Kế toán tiền lương là người đảm nhận việc hạch toán lương cho nhân viên và đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương? Hãy cùng tham khảo thông tin trong bài viết sau của MISA MeInvoice.
Trước khi tìm hiểu về kế toán tiền lương, bạn có thể tìm hiểu những thông tin về kế toán để nắm tổng quan những thông tin về ngành gồm mức lương, kỹ năng cần có …
Xem thêm: Kế toán là gì? Những điều PHẢI BIẾT về ngành kế toán
1. Khái quát chung về tiền lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên khi hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào của sản xuất, cấu thành nên chi phí sản xuất. Còn với nhân viên, tiền lương là thù lao, là khoản bù đắp hao phí sức lao động mà họ nhận được trong quá trình tham gia lao động.
Tiền lương bao gồm 02 loại sau:
– Tiền lương danh nghĩa: là chỉ số lượng tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên, phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp.
– Tiền lương thực tế: là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà doanh nghiệp trao đổi được bằng tiền lương danh nghĩa của mình sau khi đã đóng các khoản thuế, khoản đóng góp, khoản nộp theo quy định. Do đó có thể nói rằng chỉ có tiền lương thực tế mới phản ánh chính xác mức sống thực của nhân viên trong các thời điểm.
Mối quan hệ mật thiết giữ tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế được phản ánh qua công thức:
Trong đó:
- ILTT: Chỉ số tiền lương thực tế
- ILTD: Chỉ số tiền lương danh nghĩa
- IG: Chỉ số giá cả
Như vậy, dựa trên công thức trên, chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa và tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả.
2.1 Căn cứ kế toán tính lương nhân viên
Cuối tháng, kế toán tiền lương phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo:
– Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.
– Hợp đồng lao động của nhân viên.
– Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.
2.2 Hạch toán chi phí tiền lương, tiền thưởng
Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.
✅Tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên
- Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng lương và phụ cấp
- Có TK 334: Tổng lương và phụ cấp ✅Tiền thưởng trả cho nhân viên – Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:
- Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên
- Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên
– Chi trả tiền thưởng cho nhân viên:
- Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên
- Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên ✅Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên: – Hàng tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch để tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên:
- Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước
- Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước
– Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên:
- Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
- Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
Hướng dẫn cách hạch toán tiền lương và bảo hiểm [các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, KPCĐ], cách hạch toán tạm ứng lương, cách hạch toán thuế TNCN của nhân viên, cách hạch toán tiền chế độ thai sản ...theo Thông tư 200
Tài khoản sử dụng - TK334 - Phải trả người lao động: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Khi tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả
Các bút toán phải xác định chi tiết là tiền lương đó trả cho bộ phận nào và DN mình sử dụng chế độ kế toán 200 để hạch toán cho chính xác. VD: Chi tiền lương cho nhân viên bán hàng [DN sử dụng chế độ kế toán theo TT 200, thì hạch toán vào: Nợ 6421], cụ thể như sau:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang
- Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
- Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công [6231]
- Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung [6271]
- Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng [6411]
- Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6421]
- Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 334 - Phải trả người lao động [3341, 3348].
Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương
Khi tính trích các khoản Bảo hiểm, KPCĐ trừ vào chi phí của DN
Doanh nghiệp phải chi tiết theo từng bộ phận: VD: Bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý…
- Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642...: Tiền lương tham gia BHXH x 23,5%
- Có TK 3383 [BHXH]: Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%
- Có TK 3384 [BHYT]: Tiền lương tham gia BHXH x 3%
- Có TK 3386 [BHTN]: Tiền lương tham gia BHXH x 1%
- Có TK 3382 [KPCĐ]: Tiền lương tham gia BHXH x 2%
Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên
- Nợ TK 334: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%
- Có TK 3383: Tiền lương tham gia BHXH x 8%
- Có TK 3384: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%
- Có TK 3386: Tiền lương tham gia BHXH x 1%
- Nợ TK 3383: Số tiền đã trích BHXH [Tiền lương tham gia BHXH x 25,5%]
- Nợ TK 3384: Số tiền đã trích BHYT [Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%]
- Nợ TK 3386 [hoặc 3385]: Số tiền đã trích BHTN [Tiền lương tham gia BHXH x 2%]
- Nợ TK 3382: Số tiền đóng kinh phí công đoàn [Tiền lương tham gia BHXH x 2%]
- Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp [Tiền lương tham gia BHXH x 34%]
- Nộp cho bên Cơ quan BH là 32%
- Nộp cho bên Liên đào lao động Quận, huyện: 2%
Tính thuế TNCN phải nộp [ nếu có]
Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên
- Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN khấu trừ
- Nợ TK 3335: số Thuế TNCN phải nộp
Khi trả lương [hoặc nhân viên ứng trước tiền lương]
- Khi thanh toán tiền lương hoặc nhân viên ứng trước tiền lương, ghi:
- Nợ TK 334: Phải trả người lao động
- Có TK 111, 112 : Số tiền trả
Trường hợp trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá
- Nếu sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT:
- Nợ TK 334 - Phải trả người lao động [3341, 3348]
- Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp [33311]
- Có TK 5118 - Doanh thu khác [Giá bán chưa có thuế GTGT]
Nếu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán: