Bài tập tình huống quản trị văn phòng năm 2024

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [250.15 KB, 20 trang ]

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Câu 1: Công việc hành chính văn phòng: do nhân viên thực hiện, họ làm công việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản.. Họ thường sử dụng đồ nghề và trang thiết bị hành chính văn phòng để hoàn thành công việc. Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phòng kế toán, kinh doanh… Từ các nhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính. Công việc quản trị: do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng. Mối tương quan của công việc HCVP và công việc quản trị tùy thuộc các cấp quản trị khác nhau. Cấp quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lãnh đạo quản trị. Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là những hoạt động chuyên môn thực tiễn. Bài 1: hoạt động quản trị hành chính văn phòng Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Công việc hành chính văn phòng bao gồm: soạn thảo hồ sơ công văn giấy tờ, các tường trình. Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại và thiêu hủy các hồ sơ. Tính toán hóa đơn, sổ sách, giá cả. Thông đạt dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân. Những hoạt động trên là hoạt động quản trị hành chính văn phòng. Vì các hoạt động chủ yếu là xử lý thông tin. Công việc: “Lập kế hoạch bán hàng cho quí 1/2012” và “xây dựng quy trình mua hàng”. Đây là công việc của phòng kinh doanh, qua đó nhà quản

trị lập ra một kế hoạch để sao cho bán được hàng trong quí 1 đạt hiệu quả tốt nhất. Công việc: “Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh; Tổ chức hội nghị khách hàng năm 2012; Xử lý các đơn hàng trong ngày”. Đây là các công việc thường ngày mà trong 1 tổ chức nào cũng có. Các công việc này giúp lưu trữ thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh trong một doanh nghiệp. Đưa ra ý kiến cá nhân về các trường hợp trên. Lấy công ty đang thực hành nghề nghiệp một của mình làm ví dụ. Liên hệ với thực tế hiện nay.

Bài 2 cơ cấu bộ phận hành chính chính, tập trung theo chức năng

Bài 3: quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi Văn bản đến

Văn bản đi

Bài 5. Khi nhận được các văn thư trên Tôi sẽ làm như sau: Bước 1: Tiếp nhận các văn thư đến đó. Bước 2: Phân loại văn thư, để xem văn thư nào là văn thư đến gửi cho cá nhân, các phòng ban và văn thư nào gửi cho công ty, cho giám đốc. 

Đối với “2 bộ hồ sơ xin việc vào vị trí nhân viên kinh doanh” ta tiếp tục thực hiện

Bước 3: Chuyển văn thư đến cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự tiếp nhận và xử lý. Bước 4: Lưu trữ hồ sơ lại.



Đối với “Thư gửi giám đốc và thông báo nghỉ lễ” ta tiếp tục thực hiện Bước 3: Scan lại và xem xét nội dung xem có cần thiết hay không. Bước 4: Chuyển văn thư lên giám đốc, để giám đốc xem xét và duyệt, xin ý kiến chỉ đạo. Bước 5: Giám đốc duyệt và cho ý kiến chỉ đạo, xong gửi về nơi tiếp nhận văn thư. Bước 6: Nơi tiếp nhận ý kiến của giám đốc, chuyển cho các phòng ban để thực hiện. Bước 7: Lưu trữ lại ý kiến chỉ đạo.

Bài 7: chỉnh sửa lỗi sai Một công văn do phòng hành chính của cty CP Gia Bảo sọan thảo nhằm hướng dẫn thi hành quyết định số 32/QĐ-HĐQT được cho như sau:

CÔNG TY CP GIA BẢO

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ

NGHĨA VIỆT NAM HÀNH CHÍNH

Độc lập -Tự do -Hạnh phúc

Số: 02/CV-CPGB-VP

Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008

CÔNG VĂN [V/v hướng dẫn thi hành quyết định số 32/ QĐ_HĐQT]

Văn bản trên chưa đảm bảo đúng quy định về soạn thảo văn bản vì: Mục số 1 phần quốc hiệu nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam không có in đậm, và sau dòng chữ độc lập tự do hạnh phúc cũng không có gạch chân và in đậm. Dòng chữ đầu không lớn hơn dòng chữ thứ 2 nên sai. Mục số 2 tên cơ quan và tổ chức ban hành không có in đậm và không có dấu gạch chân ở dưới nơi ban hành. Mục số 3 chữ viết phải nhỏ hơn mục số 2, cỡ chữ 13 chứ không có bằng cỡ chữ ở mục số 2. Mục số 4 tên địa danh và thời gian ngày, tháng, năm không viết nghiêng. Tháng thì không thêm số 0 trước chữ số, vì nó là số nhỏ hơn 10. Mục số 5 sai ở mục 5b, chữ viết phải ghi bình thường, kiểu chữ đứng chứ không có in nghiêng và phải nhỏ hơn mục 5a chứ không có được lớn bằng. Bài 4: phân loại hồ sơ. Phân loại theo chủ đề – Báo cáo: Tờ khai thuế quí 1/20xx – Kế toán: Hóa đơn giá trị gia tăng trong năm 20xx, Bảng kê nhập kho hàng hóa năm 20xx. – Hợp đồng: Hợp đồng mua bán với các đối tác A,B,C…trong năm 20xx – Nhân sự: Hồ sơ ứng viên – vị trí nhân viên kinh doanh, Thông báo nghỉ lễ giỗ tổ Hùng Vương 20xx, Nội quy lao động

– Kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh, Bảng báo giá sản phẩm X,Y,Z tháng 1/20xx. Bài 8: Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của cty TNHH A, chuyên họat động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn-nhà hàng, bạn phải quản lý những hồ sơ sau: – Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến nay – Các văn bản: thông báo, công văn… từ năm 2012 đến nay – Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến nay – Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến nay – Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến nay Bạn hãy cho biết cách thức lưu trữ những hồ sơ trên.

Cách thức lưu trữ hồ sơ [ko chắc] Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. –

Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến nay Các văn bản: thông báo, công văn… từ năm 2012 đến nay Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến nay Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi,

thức uống từ năm 2012 đến nay

–

Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến nay

Cách thức lưu trữ hồ sơ trên. Bước 1: phân loại hồ sơ. Phân loại hồ sơ theo chủ để. Bước 2: Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ. Bước 3 : Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm. Bước 4: Nên dùng máy quét [scanner] để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ. Bước 5: Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết [Hyperlink] để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Bước 6: Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt. Bước 7: sắp xếp hồ sơ vào tủ để bảo quản và dễ dàng kiểm tra. Bài 9: Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng. [Sinh viên có thể đưa thêm giả định phù hợp] Lưu đồ quản lý quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng.

1. 2.

Thu thập thông tin về nhà cung ứng

Lập danh sách nhà cung ứng

3.

Lập tiêu chí đánh giá: theo chất lượng; giá cả và thanh toán; khả

năng sẵn sàng cung cấp và giao hàng; uy tín. 4. Lựa chọn phương pháp đánh giá 5. Chuẩn bị đánh giá 6. Tiến hành đánh giá nhà cung ứng 7. Trao đổi ý kiến với người đánh giá 8. Quyết định đánh gía và hoàn thành 9. Lập danh sách nhà cung ứng được chọn. 10. Quản lý danh mục nhà cung ứng Bài 10: Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý quá trình mua sắm trang thiết bị văn phòng có giá trị cao. [Sinh viên có thể đưa thêm giả định phù hợp] Quy trình thực hiện mua sắm trang thiết bị có giá trị cao • •

Lập phiếu đề nghị mua Lựa chọn thầu dựa Trên cơ sở báo giá. Chọn đơn vị cung cấp [lập

biên bản xét chọn] • Trình tổng giám đốc phê duyệt quyết định chỉ định thầu • Thương thảo và kí kết hợp đồng mua • Sau khi hàng hóa được cung cấp, tổ chức nghiệm thu hàng hóa. Lập

biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lí hợp đồng. • Thanh quyết toán hợp đồng • Lưu hồ sơ mua sắm theo dõi bảo hành. Bài 11: Quy trình quản lý quá trình sửa chữa trang thiết bị văn phòng • • • • • • •

Báo hỏng Kiểm tra sửa chữa TTPM lập biên bản xác định tình trạng của trang thiết bị Để nghị sửa chữa Giám đốc phê duyệt Sửa chữa, thay thế thiết bị Nghiệm thu, bàn giao

• •

Thanh toán quyết toán Lưu hồ sơ thiết bị.

Bài 12: Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý quá trình cấp phát văn phòng phẩm. [Sinh viên có

thể đưa thêm giả định phù hợp] Quy trình thực hiện cấp phát văn phòng phẩm Chức năng này cho phép quản lý quá trình cấp phát văn phòng phẩm trong từng doanh nghiệp trực tuyến để giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý. Quy trình thực hiện cấp phát văn phòng phẩm như sau: •

• •

Các cá nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt. Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt Lãnh đạo duyệt và chuyển cho đơn vị trực tiếp quản lý văn phòng phẩm

•

Mua văn phòng phẩm, nhập kho và phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm.

Chức năng chính •

Quản lý phòng ban sử dụng văn phòng phẩm

•

Quản lý danh mục nhóm văn phòng phẩm

•

Phân quyền sử dụng: như quyền quản trị Module, quyền lãnh đạo duyệt phiếu mua Văn phòng phẩm

•

Lập phiếu cung cấp văn phòng phẩm theo phòng ban

•

Lập phiếu trình lãnh đạo duyệt mua văn phòng phẩm

•

Lập phiếu nhập, xuất kho

•

Báo cáo thống kế sử dụng văn phòng phẩm theo phòng ban

Bài 13:Giả sử Anh/Chị là nhân viên hành chính thuộc phòng hành chính nhân sự của một công ty A tại Tp HCM, trong ngày 15/7/20xx anh chị nhận được những yêu cầu sau: Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo 1 máy tính để bàn bị hư hỏng, đề nghị kiểm tra, sửa chữa ngay trong ngày; Nhân viên phòng kế toán gọi điện yêu cầu cấp thêm 10 ram giấy in

khổ A4 do nhu cầu tăng đột xuất, ngoài kế hoạch văn phòng phẩm dự kiến trong tháng của phòng. Anh/Chị sẽ xử lý công việc như thế nào? –

Đối với trường hợp 1 ta nên giải quyết như sau: Ta nên liên hệ với phòng thiết bị cho người xuống kiểm tra thiết bị để sửa chữa. Nếu tình trạng thiết bị không có gì nghiêm trọng ta có thể để nhân viên phòng kĩ thuật sửa chữa luôn. Nếu tình trạng thiết bị vượt quá khả năng cho phép, ta nên lập biên bản xác định tình trạng thiết bị bị hư hỏng. Sau đó ghi một cái đơn đề nghị sửa chữa gửi lên cho giám đốc duyệt. Sau khi giám đốc duyệt thì ta tiến hành kêu người sửa chữa thiết bị. Khi thiết bị được hoàn thành ta tiến hành bàn giao cho phòng kinh doanh. Thanh toán hóa đơn cho người sửa chữa, quyết toán vào sổ. Sau đó lưu hồ sơ thiết bị vào quá trình sửa chữa. Đối với trường hợp 2: Nhân viên phải lập một phiếu trình yêu cầu cấp thêm giấy in khổ A4 gửi cho trưởng phòng kế toán. Trưởng phòng sau đó phải gửi lên cho lãnh đạo duyệt. Lãnh đạo duyệt chuyển cho phòng hành chính để cấp phát cho phòng kế toán. Sau đó lưu vào hồ sơ. Bài 14: Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty A, vào thứ 6 của tuần hiện tại, bạn nhận được thông tin công tác của tuần sau gồm: – Sáng thứ hai: họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh, sau đó trưởng phòng kinh doanh có cuộc họp quan trọng với ban giám đốc vào lúc 9h30.

Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B họp triển khai kế hoạch bán hàng tháng x/20xx – Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán

hàng họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 20xx – Sáng thứ 5: trưởng phòng gặp đối tác quan trọng – Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng Bạn hãy lập bản kế hoạch công tác tuần cho phòng kinh doanh? [Sinh viên có thể đưa thêm các giả định phù hợp] –

Kế hoạch công tác của phòng kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ nhà đất Hưng Long trong tuần sau 

Mục đích chuyến đi công tác

Bàn giao kế hoạch tuần này cho nhân viên phòng kinh doanh Triển khai kế hoạch bán hàng Họp để triển khai kế hoạch chi ân khách hàng Mở rộng quan hệ với đối tác quan trọng Thành phần: Trưởng phòng kinh doanh; Nhân viên phòng kinh doanh; Nhân viên sale. 

Địa điểm và thời gian Địa điểm: Phòng kinh doanh của công ty và phòng họp 

Thời gian: Sáng thứ hai: Từ 8h đến 9h15 họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh. Sau đó từ 9h15 trưởng phòng kinh doanh chuẩn bị đi dự cuộc họp quan trọng với ban giám đốc.

Sáng thứ 3: từ 8h đến 8h30 chuẩn bị giấy tờ cho kế hoạch bán hàng tháng 5/2015. Từ 8h30 tới 10h30 tiến hành cuộc họp và triển khai kế hoạch. Từ 10h30 đến 11h tổng kết và triển khai kế hoạch. Sáng thứ 4: từ 8h đến 11h Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hàng tiến hành họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 2015 Sáng thứ 5: 9h trưởng phòng gặp đối tác quan trọng của công ty tại phòng họp để bàn về việc phân phối sản phẩm. Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng tại nhà hàng Ming Dynasty tại quận 7 và giới thiệu tiện ích của sản phẩm Chuẩn bị Giấy tờ và báo cáo hoạt động kinh doanh cho cuộc họp sáng thứ 2. 

Chuẩn bị bản kế hoạch bán hàng cho cuộc họp sáng thứ 3. Chuẩn bị tai liệu cho cuộc họp sáng thứ 4. Chuẩn bị hợp đồng cho cuộc họp sáng thứ 5 Chuẩn bị giấy mời chi ân khách hàng, các tài liệu liên quan và kinh phí cho cuộc gặp mặt chi ân khách hàng Bài 15: Công ty TNHH An Phước có trụ sở tại Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu dùng các loại. Giám đốc công ty cần đi công tác tại Hà Nội từ ngày 13/06/20xx đến 17/06/20xx để gặp 1 đối tác quan trọng và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Chuyến đi gồm có Giám đốc, trưởng phòng kinh doanh và trợ lý Giám đốc. Với tư cách là trợ lý Giám đốc, Anh/Chị hãy viết một bản kế hoạch chuẩn bị cho chuyến công tác này? [Anh/Chị có thể đưa các giả

định phù hợp]

Kế hoạch “ chuyến đi công tác ở Hà Nội” Sự kiện Giám đốc gặp đối tác quan trọng để ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa 

Mục đích chuyến đi Gặp đối tác quan trọng để kí hợp đống mua bán hàng hóa. 

Thánh phần Giám đốc công ty TNHH An Phước. 

Trưởng phòng kinh doanh; Trợ lý giám đốc. Địa điểm và thời gian công tác Địa điểm: Thành phố Hà Nội 

Thời gian: Ngày đi 13/06/2015 Ngày về 17/06/2015 Trong đó: Chiều 17h, ngày 13/06 bay từ Tp.HCM vào Hà Nội. Tổng thời gian mất 2 tiếng, đến 19h nghỉ tại khách sạn tại Hà Nội. Sáng 9h ngày 14/06 tới văn phòng của khách hàng để trình bày sản phẩm và giải quyết các thách mắc của đối tác. Chiều 15h, Ngày 15/06 tới văn phòng công ty đối tác để điều chỉnh lại

hợp đồng. Sáng 9h, ngày 16/06 gặp đối tác để kí hợp đồng. Rạng sáng lúc7h ngày 17/06 bay từ Hà Nội vào lại Tp.HCM. 

Chuẩn bị

Thủ tục hành chính: ban thư kí có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm: giấy quyết định cử đi công tác; giấy tờ tùy thân do các thành viên tự chuẩn bị. Phương tiện đi lại và nơi ăn, nghỉ, làm việc: Di chuyển từ Tp.HCM vào Hà Nội bằng máy bay của VietNam Airlines. Di chuyển từ sân bay về khách sạn và từ khách sạn tới công ty đối tác bằng taxi. Chuẩn bị tài liệu: tài liệu trình bày về sản phẩm, hợp đồng kinh doanh, laptop cá nhân. 

Kinh phí

Tiến vé máy bay: 10.000.000 đồng Tiến ăn nghỉ tại khách sạn: 8.000.000 đồng Lệ phí giải quyết thủ tục hành chính: 2.000.000 đồng Chi phí dự phòng: 1.000.000 đồng Tổng cộng: 21.000.000 đồng. Bài 17: kế hoạch tổ chức buổi hội nghị công nhân viên chức 

Mục đích của cuộc hội nghị

Tổng kết quá trình hoạt động của công ty TNHH An Phước. Đưa ra mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty cho năm 2016.



Thành phần Lãnh đạo của công ty TNHH An Phước: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, nhân viên công ty.



Địa điểm và thời gian Địa điểm: Hội trường công ty. Thời gian: ngày 31/12/2015

Trong đó: 7h30 đến 8h: đón tiếp khách, ban lãnh đạo và nhân viên công ty. 8h đến 9h: tổng kết quá trình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2015. 9h đến 9h15: thời gian giải lao. 9h15 đến 10h30: đưa ra mục tiêu và phương pháp hoạt động của công ty trong năm 2016. 10h30 đến 11h: tổng kết lại hoạt động của hội nghị.  Chuẩn bị Chuẩn bị thư mời tham dự hội nghị cho các thành viên. Lấy quyết định của công ty về việc tổ chức cuộc họp. Chuẩn bị phương tiện để tiến hành của họp như: máy chiếu, hệ thống loa, bàn ghế…. Chuẩn bị nước cho lãnh đạo. Chuận bị tài liệu cho cuộc họp như: kết quả hoạt động, phương hướng

của công ty trong năm 2015. Và dự kiến kinh phí thực hiện. Bài 16 kế hoạch tập huấn nghiệp vụ văn phòng Sự kiện tập huấn nghiệp vụ văn phòng của công ty TNHH An Phước  Mục đích 

Nhằm nâng cao nghiệp vụ và năng của cán bộ nhân viên về nghiệp vụ văn phòng tại công ty. Học tập trao đổi kinh nghiệm giữa các phòng ban. 

Thành phần

Lãnh đạo công ty bao gồm: giám đốc, phó giám đốc. Phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự, phòng kho hàng.



Địa điểm và thời gian

Địa điểm: Hội trường lầu 6, cs2 Phổ Quang của trường Đại Học Tài Chính – Marketing. Thời gian: 2 đợt. Đợt 1 từ ngày 13/06/2015 đến 17/06/2015, đợt 2 từ ngày 20/6/2015 đến 24/06/2015. Trong đó: Đợt 1 diễn ra từ ngày 13/06/2015 đến 17/06/2015. Bao gồm: ban lãnh đạo và phòng kinh doanh.

Đợt 2 từ ngày 20/6/2015 đến 24/06/2015. Bao gồm: Phòng kế toán, Phòng hành chính nhân sự, Phòng kho hàng. 

Chuẩn bị

Thủ tục hành chính: quyết định mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng, chuẩn bị giấy mời tham dự lớp học. chuẩn bị giấy tớ tùy thân của từng cá nhân Mỗi học viên chuẩn bị 2 hình 3×4, bản sao CMND nộp bổ sung về phòng tổ chức hành chính trước ngày 18/08/2015 để làm giấy cấp chứng chỉ xác nhận hoàn thành lớp bồi dưỡng. Chuẩn bị tài liệu: chuẩn bị tài liệu cho buổi họp. Chuẩn bị phương tiện: mang theo laptop, kiểm tr máy chiếu, hệ thống loa, đèn trước khi diễn ra lớp học Chuẩn bị kinh phí và nước cho học viên.

trị lập ra một kế hoạch để sao cho bán được hàng trong quí 1 đạt hiệu quảtốt nhất. Công việc : “ Đánh giá hiệu suất cao việc làm của nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại ; Tổchức hội nghị người mua năm 2012 ; Xử lý những đơn hàng trong ngày ”. Đâylà những việc làm thường ngày mà trong 1 tổ chức triển khai nào cũng có. Các côngviệc này giúp tàng trữ thông tin và xử lý những yếu tố phát sinh trong mộtdoanh nghiệp. Đưa ra quan điểm cá thể về những trường hợp trên. Lấy công ty đang thực hành nghề nghiệp một của mình làm ví dụ. Liên hệvới trong thực tiễn lúc bấy giờ. Bài 2 cơ cấu tổ chức bộ phận hành chính chính, tập trung chuyên sâu theo chức năngBài 3 : quá trình giải quyết và xử lý văn bản đến và văn bản điVăn bản đếnVăn bản điBài 5. Khi nhận được những văn thư trên Tôi sẽ làm như sau : Bước 1 : Tiếp nhận những văn thư đến đó. Bước 2 : Phân loại văn thư, để xem văn thư nào là văn thư đến gửi cho cánhân, những phòng ban và văn thư nào gửi cho công ty, cho giám đốc. Đối với “ 2 bộ hồ sơ xin việc vào vị trí nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại ” ta tiếp tụcthực hiệnBước 3 : Chuyển văn thư đến cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự tiếp nhậnvà giải quyết và xử lý. Bước 4 : Lưu trữ hồ sơ lại. Đối với “ Thư gửi giám đốc và thông tin nghỉ lễ ” ta liên tục thực hiệnBước 3 : Scan lại và xem xét nội dung xem có thiết yếu hay không. Bước 4 : Chuyển văn thư lên giám đốc, để giám đốc xem xét và duyệt, xin ýkiến chỉ huy. Bước 5 : Giám đốc duyệt và cho quan điểm chỉ huy, xong gửi về nơi tiếp nhậnvăn thư. Bước 6 : Nơi đảm nhiệm quan điểm của giám đốc, chuyển cho những phòng ban đểthực hiện. Bước 7 : Lưu trữ lại quan điểm chỉ huy. Bài 7 : chỉnh sửa lỗi saiMột công văn do phòng hành chính của cty CP Gia Bảo soạn thảo nhằmhướng dẫn thi hành quyết định hành động số 32 / QĐ-HĐQT được cho như sau : CÔNG TY CP GIA BẢOCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAMHÀNH CHÍNHĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcSố : 02 / CV-CPGB-VPĐà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008C ÔNG VĂN [ V / v hướng dẫn thi hànhquyết định số 32 / QĐ_HĐQT ] Văn bản trên chưa bảo vệ đúng pháp luật về soạn thảo văn bản vì : Mục số 1 phần quốc hiệu nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khôngcó in đậm, và sau dòng chữ độc lập tự do niềm hạnh phúc cũng không có gạchchân và in đậm. Dòng chữ đầu không lớn hơn dòng chữ thứ 2 nên sai. Mục số 2 tên cơ quan và tổ chức triển khai phát hành không có in đậm và không có dấugạch chân ở dưới nơi phát hành. Mục số 3 chữ viết phải nhỏ hơn mục số 2, cỡ chữ 13 chứ không có bằng cỡchữ ở mục số 2. Mục số 4 tên địa điểm và thời hạn ngày, tháng, năm không viết nghiêng. Tháng thì không thêm số 0 trước chữ số, vì nó là số nhỏ hơn 10. Mục số 5 sai ở mục 5 b, chữ viết phải ghi thông thường, kiểu chữ đứng chứkhông có in nghiêng và phải nhỏ hơn mục 5 a chứ không có được lớn bằng. Bài 4 : phân loại hồ sơ. Phân loại theo chủ đề – Báo cáo : Tờ khai thuế quí 1/20 xx – Kế toán : Hóa đơn giá trị ngày càng tăng trong năm 20 xx, Bảng kê nhập kho hànghóa năm 20 xx. – Hợp đồng : Hợp đồng mua và bán với những đối tác chiến lược A, B, C … trong năm 20 xx – Nhân sự : Hồ sơ ứng viên – vị trí nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại, Thông báo nghỉ lễgiỗ tổ Hùng Vương 20 xx, Nội quy lao động – Kinh doanh : Giấy ghi nhận ĐK kinh doanh thương mại, Bảng miêu tả công việcnhân viên kinh doanh thương mại, Bảng làm giá mẫu sản phẩm X, Y, Z tháng 1/20 xx. Bài 8 : Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh thương mại của cty TNHH A, chuyên hoạt độngkinh doanh trong nghành khách sạn-nhà hàng, bạn phải quản trị nhữnghồ sơ sau : – Lịch công tác làm việc tuần, tháng, từ năm 2012 đến nay – Các văn bản : thông tin, công văn … từ năm 2012 đến nay – Các hợp đồng phân phối dịch vụ với đối tác chiến lược từ năm 2012 đến nay – Hợp đồng mua và bán những loại sản phẩm : thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến nay – Bảng làm giá những mẫu sản phẩm : thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thứcuống từ năm 2012 đến nayBạn hãy cho biết phương pháp tàng trữ những hồ sơ trên. Cách thức tàng trữ hồ sơ [ ko chắc ] Công tác tàng trữ là giữ lại và tổ chức triển khai khoa học văn bản, sách vở có giá trị, hình thành trong hoạt động giải trí của cơ quan, cá thể để làm dẫn chứng và tracứu khi thiết yếu. Hồ sơ phải được tàng trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy vấn sẽnhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách mạng lưới hệ thống hồ sơ của đơn vị chức năng. Nhờ vàodanh mục này mà tất cả chúng ta hoàn toàn có thể sắp xếp, quản trị và tra cứu hồ sơ nhanhchóng. Lịch công tác làm việc tuần, tháng, từ năm 2012 đến nayCác văn bản : thông tin, công văn … từ năm 2012 đến nayCác hợp đồng phân phối dịch vụ với đối tác chiến lược từ năm 2012 đến nayHợp đồng mua và bán những mẫu sản phẩm : thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến nayBảng làm giá những loại sản phẩm : thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thứcuống từ năm 2012 đến nayCách thức tàng trữ hồ sơ trên. Bước 1 : phân loại hồ sơ. Phân loại hồ sơ theo chủ để. Bước 2 : Dùng bút chì đánh số ở góc phải những hồ sơ tàng trữ. Bước 3 : Bên ngoài tập tàng trữ có nhãn in hồ sơ từ số … đến số … để dễ truytìm. Bước 4 : Nên dùng máy quét [ scanner ] để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạngtập tin *. jpg, đánh số để tàng trữ hồ sơ. Bước 5 : Vào bảng tính Excel để lập số tàng trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng công dụng siêu link [ Hyperlink ] để link với tập tin hình ảnh cầnlưu. Bước 6 : Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong vănphòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt. Bước 7 : sắp xếp hồ sơ vào tủ để dữ gìn và bảo vệ và thuận tiện kiểm tra. Bài 9 : Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xâydựng lưu đồ quản trị quy trình nhìn nhận, lựa chọn nhà phân phối sản phẩmdịch vụ văn phòng. [ Sinh viên hoàn toàn có thể đưa thêm giả định tương thích ] Lưu đồ quản trị quy trình nhìn nhận, lựa chọn nhà cung ứng mẫu sản phẩm dịch vụvăn phòng. 1.2. Thu thập thông tin về nhà cung ứngLập list nhà cung ứng3. Lập tiêu chuẩn nhìn nhận : theo chất lượng ; Ngân sách chi tiêu và giao dịch thanh toán ; khảnăng sẵn sàng chuẩn bị cung ứng và giao hàng ; uy tín. 4. Lựa chọn giải pháp đánh giá5. Chuẩn bị đánh giá6. Tiến hành nhìn nhận nhà cung ứng7. Trao đổi quan điểm với người đánh giá8. Quyết định nhìn nhận và hoàn thành9. Lập list nhà đáp ứng được chọn. 10. Quản lý hạng mục nhà cung ứngBài 10 : Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựnglưu đồ quản trị quy trình shopping trang thiết bị văn phòng có giá trịcao. [ Sinh viên hoàn toàn có thể đưa thêm giả định tương thích ] Quy trình thực thi shopping trang thiết bị có giá trị caoLập phiếu đề xuất muaLựa chọn thầu dựa Trên cơ sở làm giá. Chọn đơn vị chức năng phân phối [ lậpbiên bản xét chọn ] • Trình tổng giám đốc phê duyệt quyết định hành động chỉ định thầu • Thương thảo và kí kết hợp đồng mua • Sau khi sản phẩm & hàng hóa được phân phối, tổ chức triển khai nghiệm thu sát hoạch sản phẩm & hàng hóa. Lậpbiên bản nghiệm thu sát hoạch và biên bản thanh lí hợp đồng. • Thanh quyết toán hợp đồng • Lưu hồ sơ shopping theo dõi bh. Bài 11 : Quy trình quản trị quy trình thay thế sửa chữa trang thiết bị văn phòngBáo hỏngKiểm tra sửa chữaTTPM lập biên bản xác lập thực trạng của trang thiết bịĐể nghị sửa chữaGiám đốc phê duyệtSửa chữa, sửa chữa thay thế thiết bịNghiệm thu, bàn giaoThanh toán quyết toánLưu hồ sơ thiết bị. Bài 12 : Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựnglưu đồ quản trị quy trình cấp phép văn phòng phẩm. [ Sinh viên cóthể đưa thêm giả định tương thích ] Quy trình thực thi cấp phép văn phòng phẩmChức năng này được cho phép quản trị quy trình cấp phép văn phòng phẩmtrong từng doanh nghiệp trực tuyến để giảm thiểu thời hạn và chi phíquản lý. Quy trình triển khai cấp phép văn phòng phẩm như sau : Các cá thể phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến ngườitrưởng phòng duyệt. Trưởng phòng / ban trình chỉ huy duyệtLãnh đạo duyệt và chuyển cho đơn vị chức năng trực tiếp quản trị văn phòngphẩmMua văn phòng phẩm, nhập kho và phân phát tới đơn vị chức năng nhận vănphòng phẩm. Chức năng chínhQuản lý phòng ban sử dụng văn phòng phẩmQuản lý hạng mục nhóm văn phòng phẩmPhân quyền sử dụng : như quyền quản trị Module, quyền lãnh đạoduyệt phiếu mua Văn phòng phẩmLập phiếu phân phối văn phòng phẩm theo phòng banLập phiếu trình chỉ huy duyệt mua văn phòng phẩmLập phiếu nhập, xuất khoBáo cáo thống kế sử dụng văn phòng phẩm theo phòng banBài 13 : Giả sử Anh / Chị là nhân viên cấp dưới hành chính thuộc phòng hành chínhnhân sự của một công ty A tại Tp TP HCM, trong ngày 15/7/20 xx anh chịnhận được những nhu yếu sau : Nhân viên phòng kinh doanh thương mại gọi điện thoại thông minh báo 1 máy tính để bànbị hư hỏng, ý kiến đề nghị kiểm tra, thay thế sửa chữa ngay trong ngày ; Nhân viên phòng kế toán gọi điện nhu yếu cấp thêm 10 ram giấy inkhổ A4 do nhu yếu tăng đột xuất, ngoài kế hoạch văn phòng phẩm dựkiến trong tháng của phòng. Anh / Chị sẽ giải quyết và xử lý việc làm như thế nào ? Đối với trường hợp 1 ta nên xử lý như sau : Ta nên liên hệ với phòng thiết bị cho người xuống kiểm tra thiết bị để sửachữa. Nếu thực trạng thiết bị không có gì nghiêm trọng ta hoàn toàn có thể để nhânviên phòng kĩ thuật sửa chữa thay thế luôn. Nếu thực trạng thiết bị vượt quá khảnăng được cho phép, ta nên lập biên bản xác lập thực trạng thiết bị bị hư hỏng. Sau đó ghi một cái đơn ý kiến đề nghị sửa chữa thay thế gửi lên cho giám đốc duyệt. Saukhi giám đốc duyệt thì ta thực thi kêu người sửa chữa thay thế thiết bị. Khi thiếtbị được hoàn thành xong ta triển khai chuyển giao cho phòng kinh doanh thương mại. Thanhtoán hóa đơn cho người thay thế sửa chữa, quyết toán vào sổ. Sau đó lưu hồ sơthiết bị vào quy trình thay thế sửa chữa. Đối với trường hợp 2 : Nhân viên phải lập một phiếu trình nhu yếu cấp thêm giấy in khổ A4 gửicho trưởng phòng kế toán. Trưởng phòng sau đó phải gửi lên cho lãnhđạo duyệt. Lãnh đạo duyệt chuyển cho phòng hành chính để cấp phép chophòng kế toán. Sau đó lưu vào hồ sơ. Bài 14 : Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh thương mại của công ty A, vào thứ 6 củatuần hiện tại, bạn nhận được thông tin công tác làm việc của tuần sau gồm : – Sáng thứ hai : họp giao ban toàn thể nhân viên cấp dưới phòng kinh doanh thương mại, sau đó trưởng phòng kinh doanh thương mại có cuộc họp quan trọng với bangiám đốc vào lúc 9 h30. Sáng thứ 3 : Nhóm bán hàng B họp tiến hành kế hoạch bán hàngtháng x / 20 xx – Sáng thứ 4 : Trưởng phòng, phó phòng và những trưởng giám sát bánhàng họp bàn kế hoạch tổ chức triển khai hội nghị tri ân người mua nãm20xx – Sáng thứ 5 : trưởng phòng gặp đối tác chiến lược quan trọng – Sáng thứ 6 : Tổ chức hội nghị tri ân khách hàngBạn hãy lập bản kế hoạch công tác làm việc tuần cho phòng kinh doanh thương mại ? [ Sinhviên hoàn toàn có thể đưa thêm những giả định tương thích ] Kế hoạch công tác làm việc của phòng kinh doanh thương mại của công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn dịch vụ nhàđất Hưng Long trong tuần sauMục đích chuyến đi công tácBàn giao kế hoạch tuần này cho nhân viên cấp dưới phòng kinh doanhTriển khai kế hoạch bán hàngHọp để tiến hành kế hoạch chi ân khách hàngMở rộng quan hệ với đối tác chiến lược quan trọngThành phần : Trưởng phòng kinh doanh thương mại ; Nhân viên phòng kinh doanh thương mại ; Nhân viên marketing. Địa điểm và thời gianĐịa điểm : Phòng kinh doanh thương mại của công ty và phòng họpThời gian : Sáng thứ hai : Từ 8 h đến 9 h15 họp giao ban toàn thể nhân viên cấp dưới phòngkinh doanh. Sau đó từ 9 h15 trưởng phòng kinh doanh thương mại sẵn sàng chuẩn bị đi dựcuộc họp quan trọng với ban giám đốc. Sáng thứ 3 : từ 8 h đến 8 h30 sẵn sàng chuẩn bị sách vở cho kế hoạch bán hàngtháng 5/2015. Từ 8 h30 tới 10 h30 thực thi cuộc họp và tiến hành kếhoạch. Từ 10 h30 đến 11 h tổng kết và tiến hành kế hoạch. Sáng thứ 4 : từ 8 h đến 11 h Trưởng phòng, phó phòng và những trưởng giámsát bán hàng thực thi họp bàn kế hoạch tổ chức triển khai hội nghị tri ân kháchhàng nãm 2015S áng thứ 5 : 9 h trưởng phòng gặp đối tác chiến lược quan trọng của công ty tạiphòng họp để bàn về việc phân phối loại sản phẩm. Sáng thứ 6 : Tổ chức hội nghị tri ân người mua tại nhà hàng quán ăn MingDynasty tại Q. 7 và trình làng tiện ích của mẫu sản phẩm Chuẩn bịGiấy tờ và báo cáo giải trình hoạt động giải trí kinh doanh thương mại cho cuộc họp sáng thứ 2. Chuẩn bị bản kế hoạch bán hàng cho cuộc họp sáng thứ 3. Chuẩn bị tai liệu cho cuộc họp sáng thứ 4. Chuẩn bị hợp đồng cho cuộc họp sáng thứ 5C huẩn bị giấy mời chi ân người mua, những tài liệu tương quan và kinh phícho cuộc gặp mặt chi ân khách hàngBài 15 : Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn An Phước có trụ sở tại Tp. HCM, chuyên kinh doanhhàng tiêu dùng những loại. Giám đốc công ty cần đi công tác làm việc tại TP. Hà Nội từ ngày13 / 06/20 xx đến 17/06/20 xx để gặp 1 đối tác chiến lược quan trọng và ký kếthợp đồng mua và bán sản phẩm & hàng hóa. Chuyến đi gồm có Giám đốc, trưởngphòng kinh doanh thương mại và trợ lý Giám đốc. Với tư cách là trợ lý Giám đốc, Anh / Chị hãy viết một bản kế hoạchchuẩn bị cho chuyến công tác làm việc này ? [ Anh / Chị hoàn toàn có thể đưa những giảđịnh tương thích ] Kế hoạch “ chuyến đi công tác làm việc ở Thành Phố Hà Nội ” Sự kiệnGiám đốc gặp đối tác chiến lược quan trọng để ký kết hợp đồng mua và bán hàng hóaMục đích chuyến điGặp đối tác chiến lược quan trọng để kí hợp đống mua và bán sản phẩm & hàng hóa. Thánh phầnGiám đốc công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn An Phước. Trưởng phòng kinh doanh thương mại ; Trợ lý giám đốc. Địa điểm và thời hạn công tácĐịa điểm : Thành phố Hà NộiThời gian : Ngày đi 13/06/2015 Ngày về 17/06/2015 Trong đó : Chiều 17 h, ngày 13/06 bay từ Tp. HCM vào Thành Phố Hà Nội. Tổng thời hạn mất 2 tiếng, đến 19 h nghỉ tại khách sạn tại TP.HN. Sáng 9 h ngày 14/06 tới văn phòng của người mua để trình diễn sản phẩmvà xử lý những thách mắc của đối tác chiến lược. Chiều 15 h, Ngày 15/06 tới văn phòng công ty đối tác chiến lược để kiểm soát và điều chỉnh lạihợp đồng. Sáng 9 h, ngày 16/06 gặp đối tác chiến lược để kí hợp đồng. Rạng sáng lúc7h ngày 17/06 bay từ TP.HN vào lại Tp. HCM.Chuẩn bịThủ tục hành chính : ban thư kí có trách nhiệm chuẩn bị sẵn sàng sách vở cần thiếtcho chuyến đi công tác làm việc gồm có : giấy quyết định hành động cử đi công tác làm việc ; giấy tờtùy thân do những thành viên tự sẵn sàng chuẩn bị. Phương tiện đi lại và nơi ăn, nghỉ, thao tác : Di chuyển từ Tp. HCM vàoHà Nội bằng máy bay của VietNam Airlines. Di chuyển từ trường bay vềkhách sạn và từ khách sạn tới công ty đối tác chiến lược bằng taxi. Chuẩn bị tài liệu : tài liệu trình diễn về loại sản phẩm, hợp đồng kinh doanh thương mại, máy tính cá thể. Kinh phíTiến vé máy bay : 10.000.000 đồngTiến ăn nghỉ tại khách sạn : 8.000.000 đồngLệ phí xử lý thủ tục hành chính : 2.000.000 đồngChi phí dự trữ : một triệu đồngTổng cộng : 21.000.000 đồng. Bài 17 : kế hoạch tổ chức triển khai buổi hội nghị công nhân viên chứcMục đích của cuộc hội nghịTổng kết quy trình hoạt động giải trí của công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn An Phước. Đưa ra mụctiêu và phương hướng hoạt động giải trí của công ty cho năm năm nay. Thành phầnLãnh đạo của công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn An Phước : Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng kinh doanh thương mại, nhân viên cấp dưới công ty. Địa điểm và thời gianĐịa điểm : Hội trường công ty. Thời gian : ngày 31/12/2015 Trong đó : 7 h30 đến 8 h : đón tiếp khách, ban chỉ huy và nhân viên cấp dưới công ty. 8 h đến 9 h : tổng kết quy trình hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của công ty trongnăm 2015.9 h đến 9 h15 : thời hạn giải lao. 9 h15 đến 10 h30 : đưa ra tiềm năng và chiêu thức hoạt động giải trí của công tytrong năm 2016.10 h30 đến 11 h : tổng kết lại hoạt động giải trí của hội nghị.  Chuẩn bịChuẩn bị thư mời tham gia hội nghị cho những thành viên. Lấy quyết địnhcủa công ty về việc tổ chức triển khai cuộc họp. Chuẩn bị phương tiện đi lại để thực thi của họp như : máy chiếu, mạng lưới hệ thống loa, bàn và ghế …. Chuẩn bị nước cho chỉ huy. Chuận bị tài liệu cho cuộc họp như : hiệu quả hoạt động giải trí, phương hướngcủa công ty trong năm năm ngoái. Và dự kiến kinh phí đầu tư thực thi. Bài 16 kế hoạch tập huấn nhiệm vụ văn phòngSự kiện tập huấn nhiệm vụ văn phòng của công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn AnPhước  Mục đíchNhằm nâng cao nhiệm vụ và năng của cán bộ nhân viên cấp dưới về nghiệp vụvăn phòng tại công ty. Học tập trao đổi kinh nghiệm tay nghề giữa những phòng ban. Thành phầnLãnh đạo công ty gồm có : giám đốc, phó giám đốc. Phòng kinh doanh thương mại, phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự, phòng khohàng. Địa điểm và thời gianĐịa điểm : Hội trường lầu 6, cs2 Phổ Quang của trường Đại Học TàiChính – Marketing. Thời gian : 2 đợt. Đợt 1 từ ngày 13/06/2015 đến 17/06/2015, đợt 2 từngày 20/6/2015 đến 24/06/2015. Trong đó : Đợt 1 diễn ra từ ngày 13/06/2015 đến 17/06/2015. Bao gồm : ban lãnhđạo và phòng kinh doanh thương mại. Đợt 2 từ ngày 20/6/2015 đến 24/06/2015. Bao gồm : Phòng kế toán, Phòng hành chính nhân sự, Phòng kho hàng. Chuẩn bịThủ tục hành chính : quyết định hành động mở lớp tập huấn nhiệm vụ văn phòng, sẵn sàng chuẩn bị giấy mời tham gia lớp học. chuẩn bị sẵn sàng giấy tớ tùy thân của từng cánhânMỗi học viên sẵn sàng chuẩn bị 2 hình 3×4, bản sao CMND nộp bổ trợ về phòngtổ chức hành chính trước ngày 18/08/2015 để làm giấy cấp chứng từ xácnhận triển khai xong lớp tu dưỡng. Chuẩn bị tài liệu : chuẩn bị sẵn sàng tài liệu cho buổi họp. Chuẩn bị phương tiện đi lại : mang theo máy tính, kiểm tr máy chiếu, hệ thốngloa, đèn trước khi diễn ra lớp họcChuẩn bị kinh phí đầu tư và nước cho học viên .