Microsoft Word, còn được gọi là Winword, là một chương trình xử lý văn bản của công ty phần mềm Microsoft. Thao tác văn bản thô với hiệu ứng, màu sắc, phông chữ, đồ họa hoặc hiệu ứng đa phương tiện như video và âm thanh. Có nhiều công cụ khác để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới. Dưới đây là các thao tác bạn cần biết trong Microsoft Word:
- Nhập văn bản của bạn và định dạng đoạn văn hoặc văn bản:
- Nhập đúng kiểu tiếng Việt, cỡ chữ, màu chữ, font chữ.
- Chèn một bảng vào văn bản của bạn.
- Đánh số, dấu đầu dòng, khoảng cách dòng, tab, căn chỉnh đoạn, cột, hợp nhất, chèn dòng, thay đổi viền bảng...
- Vẽ một khối lập phương và chèn ảnh hoặc bản vẽ:
- Chèn ký tự:
- Chèn liên kết, ghi chú, biểu tượng,...
- Đặt mật khẩu bảo vệ bản Word
.jpg]
Kỹ năng Excel
Excel cũng là kỹ năng tin học văn phòng bắt buộc phải thành thạo. Đây là một chương trình bảng tính với các ô được tạo thành từ các hàng và cột. Excel có những tính năng tối ưu, giao diện thân thiện, chủ yếu dùng thiết lập, xử lý bảng, tính toán bằng các hàm.
Các kỹ năng vi tính văn phòng Excel bạn cần nắm vững bao gồm:
- Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu trong bảng như: định dạng bảng, định dạng số, trộn, xóa cột,…
- Định dạng tự động văn bản:
- Định dạng tự động theo yêu cầu như: ngày tháng năm sinh, tỉnh thành,…
- Dùng hàm trong Excel như: Vlookup, If, Hlookup, Sumif, Sum, Countif, Average, Year, Min, Max, Day, Month, Now,..
- Dùng lọc dữ liệu văn bản
- Vẽ biểu đồ
- Tạo đường link trong bảng.
- Thiết lập in, bảo mật file.
Kỹ năng Powerpoint
Ngoài những kỹ năng cứng về công việc ứng viên cần có kỹ năng PowerPoint với một số công việc như:
- Soạn thảo văn bản và thiết lập hệ trình chiếu, cụ thể gồm các thao tác như:
- Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối trong PowerPoint: Smartart, Shapes, Chart
- Tạo đường link trong văn bản: Hyperlink
- Dùng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Themes design, Transition
- Tạo hiệu ứng bằng animation
- Dùng slide master
- Bảo mật file đã tạo
- Trình chiếu và xuất file sang định dạng PDF
.jpg]
2
Tầm quan trọng của kỹ năng máy tính trong văn phòng
Tham khảo để rõ hơn tầm quan trọng của những kỹ năng máy tính văn phòng này là như thế nào qua chia sẻ dưới đây:
Đối với giáo dục
Trong quá trình học, sinh viên thường sử dụng tin học văn phòng để viết tiểu luận, báo cáo thực tập, thuyết trình,... Bạn cần đặt ra các yêu cầu như: trong luận văn, đề án, slide thuyết trình có ảnh, quy cách thể hiện sự chuyên nghiệp khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Đối với công việc
Hầu hết các công ty đều yêu cầu nhân viên của họ phải thông thạo máy tính văn phòng để có thể thực hiện các công việc như:
Các hoạt động liên quan đến giao dịch bằng văn bản, thủ tục giấy tờ, sổ sách kế toán, kiểm toán hoặc hành chính nhân sự.
Tất cả các công việc của công ty hay cơ quan đều cần đến chứng chỉ tin học văn phòng. Đây cũng là một kỹ năng có thể được thực hành và thành thạo khi ngồi trên ghế nhà trường.
Đối với cuộc sống
Nhờ có công nghệ thông tin, cuộc sống của con người ngày càng trở nên thuận tiện, dễ dàng và thoải mái hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên rèn luyện thường xuyên để có thể thành thạo kỹ năng văn phòng cơ bản nhằm hỗ trợ công việc được tốt hơn.
- Tìm kiếm các nguồn tài nguyên phong phú;
- Chia sẻ thông tin trên toàn thế giới;
- Giao tiếp và kết nối với nhiều người;
- Xử lý tài liệu, thông tin và thuyết trình tốt hơn.
.jpg]
3
Các kỹ năng tin học văn phòng quan trọng khác
Danh sách gồm có:
Đánh máy bằng 10 ngón tay
Kỹ năng này sẽ giúp bạn soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng và linh hoạt. Khi thành thạo, bạn có thể gõ nhanh mà không cần nhìn bàn phím. Kỹ năng này rất hữu ích nếu bạn có nhu cầu ghi nhanh cuộc họp. Đó cũng là một cách để gây ấn tượng với sếp, tạo cho họ sự tin tưởng và khiến họ đánh giá cao kỹ năng của bạn.
Sử dụng đúng phím tắt
Bàn phím của bạn có các phím tắt và tổ hợp phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn khi làm việc với nó.
Biết sử dụng email
Sử dụng email không chỉ đơn thuần là nhập văn bản hoặc gửi tệp đính kèm mà cách bạn trình bày email cũng xác định tính chuyên nghiệp của bạn. Bạn cần biết cách thiết lập chữ ký, tên, địa chỉ, chức danh và công ty của bạn. Ngoài ra, bạn có thể đặt tự động trả lời email, lọc email, đánh dấu email quan trọng, giải nén tệp và gửi email.
Trên đây là những thông tin về kỹ năng tin học văn phòng và ý nghĩa của các kỹ năng này đối với ứng viên khi tìm. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm điều kiện tìm việc thuận lợi hơn.