18 phút đọc

Cách cắt danh sách trong Excel

Dùng Tự Lọc hoặc toán tử so sánh dựng sẵn như "lớn hơn" và "10 vị trí hàng đầu" trong Excel để hiển thị dữ liệu bạn muốn và ẩn phần còn lại. Sau khi lọc dữ liệu trong dải
Cách cắt danh sách trong Excel

Dùng Tự Lọc hoặc toán tử so sánh dựng sẵn như "lớn hơn" và "10 vị trí hàng đầu" trong Excel để hiển thị dữ liệu bạn muốn và ẩn phần còn lại. Sau khi lọc dữ liệu trong dải ô hoặc bảng, bạn có thể áp dụng lại một bộ lọc để có được kết quả cập nhật hoặc xóa bộ lọc để tái phát tất cả dữ liệu.

WindowsWebmacOS

Dùng bộ lọc để tạm thời ẩn một số dữ liệu trong một bảng, để bạn có thể tập trung vào dữ liệu bạn muốn xem.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video.

Lọc phạm vi dữ liệu

Chọn ô bất kỳ trong phạm vi.

Chọn Bộ> lọc Dữ liệu.

Nút Bộ lọc

Chọn mũi tên tiêu đề

Mũi tên lọc

.

Chọn Bộ lọc Văn bản hoặc Bộ lọc Số, rồi chọn so sánh, chẳng hạn như Between.

Các Bộ lọc Số Giữa

Nhập tiêu chí lọc, rồi chọn OK.

Hộp thoại Tự Lọc Tùy chỉnh

Lọc dữ liệu trong bảng

Khi bạn đặt dữ liệu vào bảng,các điều khiển bộ lọc sẽ tự động được thêm vào tiêu đề bảng.

Một bảng Excel hiện các bộ lọc dựng sẵn

Chọn mũi tên tiêu đề

Mũi tên thả xuống bộ lọc

cột cho cột bạn muốn lọc.

Bỏ chọn (Chọn Tất cả) và chọn những hộp bạn muốn hiện.

Bộ sưu tập Bộ lọc

Bấm vào OK.

Mũi tên tiêu đề

Mũi tên thả xuống bộ lọc

cột đổi thành biểu

Biểu tượng bộ lọc được áp dụng

Lọc. Chọn biểu tượng này để thay đổi hoặc xóa bộ lọc.

Chủ đề liên quan

Excel Nội dung đào tạo: Lọc dữ liệu trong bảng

Hướng dẫn và ví dụ để sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu

Lọc dữ liệu trong PivotTable

Lọc bằng tiêu chí nâng cao

Loại bỏ bộ lọc

Dữ liệu đã lọc chỉ hiển thị những hàng đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định và ẩn những hàng bạn không muốn hiển thị. Sau khi lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép, tìm kiếm, sửa, định dạng, biểu đồ và in tập hợp con của dữ liệu đã lọc mà không cần sắp xếp lại hoặc di chuyển nó.

Bạn cũng có thể lọc theo nhiều cột. Bộ lọc được thêm vào, nghĩa là mỗi bộ lọc bổ sung dựa trên bộ lọc hiện tại và làm giảm thêm tập dữ liệu con.

Lưu ý:Khi bạn sử dụng hộp thoại Tìm để tìm kiếm dữ liệu đã lọc, chỉ có dữ liệu được hiển thị mới được tìm kiếm; dữ liệu không được hiển thị sẽ không được tìm kiếm. Để tìm kiếm tất cả dữ liệu, hãy xóa tất cả bộ lọc.

Tìm hiểu thêm về lọc

Hai loại bộ lọc

Sử dụng Tự Lọc, bạn có thể tạo hai loại bộ lọc: theo giá trị danh sách hoặc theo tiêu chí. Mỗi kiểu bộ lọc này có tính chất loại trừ lẫn nhau cho mỗi phạm vi ô hoặc bảng cột. Ví dụ, bạn có thể lọc theo một danh sách các số, hoặc một tiêu chí nhưng không thể theo cả hai; bạn có thể lọc theo biểu tượng hoặc theo bộ lọc tùy chỉnh nhưng không thể lọc theo cả hai.

Áp dụng lại một bộ lọc

Để xác định xem bộ lọc có đang được áp dụng hay không, hãy lưu ý biểu tượng trong đầu đề cột:

Mũi tên thả xuống

Mũi tên thả xuống bộ lọc

nghĩa là tính năng lọc được bật nhưng không được áp dụng.

Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột có tính năng lọc được bật nhưng chưa được áp dụng, mẹo màn hình sẽ hiển thị "(Hiển thị Tất cả)".

Nút Bộ lọc có

Biểu tượng bộ lọc được áp dụng

nghĩa là một bộ lọc được áp dụng.

Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột được lọc, mẹo màn hình sẽ hiển thị bộ lọc được áp dụng cho cột đó, chẳng hạn như "Bằng màu ô màu đỏ" hoặc "Lớn hơn 150".

Khi bạn áp dụng lại một bộ lọc, các kết quả khác nhau sẽ xuất hiện vì những lý do sau:

Dữ liệu đã được thêm, sửa đổi hoặc xóa vào phạm vi ô hoặc cột bảng.

Giá trị do một công thức trả về đã thay đổi và trang tính đã được tính toán lại.

Không phối các kiểu dữ liệu

Để có kết quả tốt nhất, đừng kết hợp các kiểu dữ liệu, chẳng hạn như văn bản và số, hoặc số và ngày trong cùng một cột, vì chỉ có một loại lệnh lọc sẵn dùng cho mỗi cột. Nếu có kết hợp các kiểu dữ liệu, lệnh được hiển thị là kiểu dữ liệu diễn ra thường xuyên nhất. Ví dụ: nếu cột chứa ba giá trị được lưu dưới dạng số và bốn giá trị dưới dạng văn bản, lệnh Bộ lọc Văn bản sẽ được hiển thị.

Lọc dữ liệu trong bảng

Khi bạn nhập dữ liệu vào một bảng, các điều khiển lọc được tự động thêm vào tiêu đề của bảng.

Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng thành Bảng, rồi chọn Định dạng dưới dạng Bảng.

Nút để định dạng dữ liệu dưới dạng bảng

Trong hộp thoại Tạo Bảng, bạn có thể chọn xem bảng của bạn có tiêu đề hay không.

Chọn Bảng của tôi có tiêu đề để biến hàng trên cùng của dữ liệu thành tiêu đề bảng. Dữ liệu trong hàng này sẽ không được lọc.

Không chọn hộp kiểm nếu bạn muốn Excel dành cho web đề chỗ dành sẵn (mà bạn có thể đổi tên) phía trên dữ liệu bảng của mình.

Hộp thoại để chuyển đổi phạm vi dữ liệu thành bảng

Bấm OK.

Để áp dụng bộ lọc, hãy bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn một tùy chọn lọc.

Lọc phạm vi dữ liệu

Nếu bạn không muốn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng, bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc cho một phạm vi dữ liệu.

Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Để có kết quả tốt nhất, các cột cần có đầu đề.

Trên tab Dữ liệu, chọn Bộ lọc.

Tùy chọn lọc cho bảng hoặc phạm vi

Bạn có thể áp dụng tùy chọn Lọc chung hoặc bộ lọc tùy chỉnh dành riêng cho kiểu dữ liệu. Ví dụ: khi lọc số, bạn sẽ thấy Bộ lọc Số ,đối với ngày, bạn sẽ thấy Bộ lọc Ngày đối với văn bản, bạn sẽ thấy Bộ lọc Văn bản. Tùy chọn bộ lọc chung cho phép bạn chọn dữ liệu bạn muốn xem từ danh sách dữ liệu hiện có như sau:

Tùy chọn bộ lọc số tùy chỉnh

Bộ lọc Số cho phép bạn áp dụng một bộ lọc tùy chỉnh:

các tùy chọn bộ lọc tùy chỉnh khả dụng cho giá trị số.

Trong ví dụ này, nếu bạn muốn xem các khu vực có doanh thu dưới $6.000 trong tháng 3, bạn có thể áp dụng một bộ lọc tùy chỉnh:

áp dụng bộ lọc tùy chỉnh cho giá trị số

Đây là cách thực hiện:

Bấm vào mũi tên lọc bên cạnh Tháng > Bộ lọc Số > Nhỏ Hơn và nhập 6000.

áp dụng bộ lọc tùy chỉnh để hiện giá trị bên dưới một tiêu chí

Bấm OK.

Excel dành cho web bộ lọc và chỉ hiển thị các khu vực có doanh số dưới $6000.

Kết quả áp dụng bộ lọc số tùy chỉnh

Bạn có thể áp dụng bộ lọc ngày tùy chỉnh và bộ lọc văn bản theo cách tương tự.

Để xóa bộ lọc khỏi cột

Bấm vào nút Lọc

Biểu tượng bộ lọc được áp dụng

cạnh tiêu đề cột, rồi bấm Xóa Bộ lọc khỏi <"Tên Cột">.

Để loại bỏ tất cả các bộ lọc khỏi bảng hoặc dải ô

Chọn ô bất kỳ trong bảng hoặc dải ô của bạn và trên tab Dữ liệu, bấm vào nút Bộ lọc.

Việc này sẽ loại bỏ bộ lọc khỏi tất cả các cột trong bảng hoặc dải ô của bạn và hiển thị tất cả dữ liệu của bạn.

Bộ lọc cho bộ giá trị trên cùng hoặc dưới cùng

Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy bấm Bộ lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên cho thấy cột được lọc

trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Bên dưới Bộlọc , bấm vào Chọn Một, rồi nhập tiêu chí lọc của bạn.

Trong hộp Bộ lọc, hãy chọn Chọn Một

Lưu ý:

Mỗi lần bạn chỉ có thể áp dụng bộ lọc cho một phạm vi ô trên một trang tính.

Khi bạn áp dụng bộ lọc cho cột, bộ lọc duy nhất sẵn dùng cho các cột khác là các giá trị hiển thị trong dải ô được lọc hiện tại.

Chỉ có 10.000 mục nhập duy nhất đầu tiên trong một danh sách mới xuất hiện trong cửa sổ bộ lọc.

Bộ lọc cho một số cụ thể hoặc một phạm vi số

Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy bấm Bộ lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên cho thấy cột được lọc

trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Bên dưới Bộlọc , bấm vào Chọn Một, rồi nhập tiêu chí lọc của bạn.

Trong hộp Bộ lọc, hãy chọn Chọn Một

Trong hộp bên cạnh menu bật lên, hãy nhập số mà bạn muốn sử dụng.

Tùy theo lựa chọn của bạn, bạn có thể được cung cấp các tiêu chí bổ sung để chọn:

Trong hộp Bộ lọc, hãy chọn And hoặc Or để bổ sung thêm tiêu chí

Lưu ý:

Mỗi lần bạn chỉ có thể áp dụng bộ lọc cho một phạm vi ô trên một trang tính.

Khi bạn áp dụng bộ lọc cho cột, bộ lọc duy nhất sẵn dùng cho các cột khác là các giá trị hiển thị trong dải ô được lọc hiện tại.

Chỉ có 10.000 mục nhập duy nhất đầu tiên trong một danh sách mới xuất hiện trong cửa sổ bộ lọc.

Thay vì lọc, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm cho các số trên cùng hoặc dưới cùng trở nên nổi bật trong dữ liệu của bạn.

Lọc theo màu phông, màu ô hoặc bộ biểu tượng

Bạn có thể nhanh chóng lọc dữ liệu dựa trên tiêu chí trực quan, chẳng hạn như màu phông chữ, màu ô hoặc bộ biểu tượng. Và bạn có thể lọc xem bạn đã định dạng các ô, áp dụng kiểu ô hay đã sử dụng định dạng có điều kiện.

Trong phạm vi ô hoặc cột bảng, bấm vào ô có chứa màu ô, màu phông hoặc biểu tượng bạn muốn lọc theo đó.

Trên tab Dữ liệu, hãy bấm Bộ lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên Tự Lọc

tên trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Bên dướiBộ lọc , trong menu bật lên Theo màu, chọn Màu Ô ,Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô ,rồi bấm vào một màu.

Lọc ô trống

Tùy chọn này chỉ sẵn dùng nếu cột bạn muốn lọc có chứa ô trống.

Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn lọc.

Trên thanh công cụ Dữ liệu, bấm Bộ lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên Tự Lọc

tên trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Trong khu vực (Chọn Tất cả), cuộn xuống, rồi chọn hộp kiểm (Trống).

Lưu ý:

Mỗi lần bạn chỉ có thể áp dụng bộ lọc cho một phạm vi ô trên một trang tính.

Khi bạn áp dụng bộ lọc cho cột, bộ lọc duy nhất sẵn dùng cho các cột khác là các giá trị hiển thị trong dải ô được lọc hiện tại.

Chỉ có 10.000 mục nhập duy nhất đầu tiên trong một danh sách mới xuất hiện trong cửa sổ bộ lọc.

Bộ lọc cho văn bản cụ thể

Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy bấm Bộ lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên Tự Lọc

tên trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Bên dưới Bộlọc, bấm vào Chọnmột , rồi trong menu bật lên, thực hiện một trong các bước sau:

Để lọc dải ô cho

Bấm

Các hàng có chứa văn bản cụ thể

Chứa hoặc Bằng.

Các hàng không chứa văn bản cụ thể

Không Chứa hoặc                                    Không Bằng.

Trong hộp bên cạnh menu bật lên, hãy nhập văn bản bạn muốn sử dụng.

Tùy theo lựa chọn của bạn, bạn có thể được cung cấp các tiêu chí bổ sung để chọn:

Trong hộp Bộ lọc, hãy chọn And hoặc Or để bổ sung thêm tiêu chí

Đến

Bấm

Lọc cột hoặc vùng chọn bảng để cả hai tiêu chí đều đúng

.

Lọc cột hoặc vùng chọn bảng để một hoặc cả hai tiêu chí có thể đúng

Hoặc.

Lọc để bắt đầu hoặc kết thúc dòng văn bản

Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn lọc.

Trên thanh công cụ Dữ liệu, bấm Bộ lọc .

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên Tự Lọc

tên trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Bên dưới Bộlọc, bấm vào Chọnmột , rồi trong menu bật lên, thực hiện một trong các bước sau:

Để lọc

Bấm

Phần đầu của dòng văn bản

Bắt đầu Với.

Cuối dòng văn bản

Kết thúc Bằng.

Các ô có chứa văn bản nhưng không bắt đầu bằng chữ cái

Không Bắt đầu bằng.

Các ô có chứa văn bản nhưng không kết thúc bằng chữ cái

Không Kết thúc bằng.

Trong hộp bên cạnh menu bật lên, hãy nhập văn bản bạn muốn sử dụng.

Tùy theo lựa chọn của bạn, bạn có thể được cung cấp các tiêu chí bổ sung để chọn:

Trong hộp Bộ lọc, hãy chọn And hoặc Or để bổ sung thêm tiêu chí

Đến

Bấm

Lọc cột hoặc vùng chọn bảng để cả hai tiêu chí đều đúng

.

Lọc cột hoặc vùng chọn bảng để một hoặc cả hai tiêu chí có thể đúng

Hoặc.

Sử dụng ký tự đại diện để lọc

Ký tự đại diện có thể được dùng để giúp bạn xây dựng tiêu chí.

Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn lọc.

Trên thanh công cụ Dữ liệu, bấm Bộ lọc.

Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên Tự Lọc

tên trong cột có chứa nội dung bạn muốn lọc.

Bên dưới Bộlọc, bấm vào Chọn một, rồi chọn tùy chọn bất kỳ.

Trong hộp văn bản, hãy nhập tiêu chí của bạn và đưa vào một ký tự đại diện.

Ví dụ: nếu bạn muốn bộ lọc của mình nhập cả từ "seat" và "seam", hãy nhập sea?.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Sử dụng

Để tìm

? (dấu hỏi)

Ký tự đơn bất kỳ

Ví dụ: sm?th sẽ tìm "smith" và "smyth"

* (dấu hoa thị)

Số ký tự bất kỳ

Ví dụ: *east sẽ tìm "Northeast" và "Southeast"

~ (dấu ngã)

Dấu chấm hỏi hoặc dấu sao

Ví dụ: có~? tìm "there?"

Loại bỏ hoặc áp dụng lại bộ lọc

Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

Để

Thực hiện như sau

Loại bỏ tiêu chí bộ lọc cụ thể cho một bộ lọc

Bấm vào mũi

Mũi tên Tự Lọc

tên trong cột có chứa bộ lọc, rồi bấm vào Xóa Bộ lọc.

Loại bỏ tất cả các bộ lọc được áp dụng cho một dải ô hoặc bảng

Chọn các cột của phạm vi hoặc bảng có bộ lọc được áp dụng, rồi trên tab Dữ liệu, bấm Bộ lọc.

Loại bỏ mũi tên lọc hoặc áp dụng lại mũi tên lọc vào một phạm vi hoặc bảng

Chọn các cột của phạm vi hoặc bảng có bộ lọc được áp dụng, rồi trên tab Dữ liệu, bấm Bộ lọc.

Tìm hiểu thêm về lọc

Khi bạn lọc dữ liệu, sẽ chỉ xuất hiện những dữ liệu đáp ứng tiêu chí của bạn. Dữ liệu không đáp ứng tiêu chí đó sẽ bị ẩn. Sau khi lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép, tìm kiếm, sửa, định dạng, biểu đồ và in tập hợp con của dữ liệu đã lọc.

Bảng có áp dụng bộ lọc 4 mục trên cùng

Bộ lọc bốn giá trị cao nhất

Bộ lọc được thêm vào. Điều này có nghĩa là mỗi bộ lọc bổ sung đều dựa trên bộ lọc hiện tại và làm giảm thêm tập dữ liệu con. Bạn có thể tạo bộ lọc phức tạp bằng cách lọc trên nhiều giá trị, nhiều định dạng hoặc nhiều tiêu chí. Ví dụ: bạn có thể lọc tất cả các số lớn hơn 5 cũng ở dưới mức trung bình. Nhưng một số bộ lọc (trên cùng và dưới cùng là mười, trên và dưới mức trung bình) dựa trên phạm vi ô ban đầu. Ví dụ: khi bạn lọc mười giá trị trên cùng, bạn sẽ thấy mười giá trị trên cùng của toàn bộ danh sách, không phải mười giá trị trên cùng của tập hợp con của bộ lọc cuối cùng.

Trong Excel, bạn có thể tạo ba loại bộ lọc: theo giá trị, theo định dạng, hoặc theo tiêu chí. Tuy nhiên, mỗi kiểu bộ lọc này lại có tính chất loại trừ lẫn nhau. Ví dụ, bạn có thể lọc theo màu ô hoặc theo danh sách các số, nhưng không phải theo cả hai. Bạn có thể lọc theo biểu tượng hoặc bằng bộ lọc tùy chỉnh, nhưng không thể lọc theo cả hai.

Bộ lọc ẩn dữ liệu không liên quan. Theo cách này, bạn có thể tập trung vào những gì bạn muốn xem. Ngược lại, khi bạn sắp xếp dữ liệu, dữ liệu sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự nào đó. Để biết thêm thông tin về sắp xếp, hãy xem Sắp xếp danh sách dữ liệu.

Khi bạn lọc, hãy xem xét các hướng dẫn sau:

Chỉ có 10.000 mục nhập duy nhất đầu tiên trong một danh sách mới xuất hiện trong cửa sổ bộ lọc.

Bạn có thể lọc theo nhiều cột. Khi bạn áp dụng bộ lọc cho cột, bộ lọc duy nhất sẵn dùng cho các cột khác là các giá trị hiển thị trong dải ô được lọc hiện tại.

Mỗi lần bạn chỉ có thể áp dụng bộ lọc cho một phạm vi ô trên một trang tính.

Lưu ý:Khi bạn sử dụng Tìm để tìm kiếm dữ liệu đã lọc, chỉ có dữ liệu được hiển thị mới được tìm kiếm; dữ liệu không được hiển thị sẽ không được tìm kiếm. Để tìm kiếm tất cả dữ liệu, hãy xóa tất cả bộ lọc.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể hỏi một chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel hoặc nhận sự hỗ trợ trongCộng đồng trả lời.