Cách chỉnh sửa tài liệu trong Word

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

X

Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow luôn cẩn trọng giám sát công việc của các biên tập viên để đảm bảo rằng mọi bài viết đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.

Bài viết này đã được xem 34.855 lần.

wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ "Track Changes" trên Microsoft Word để hiển thị tất cả chỉnh sửa mà bạn đã thực hiện bằng mực đỏ trên tài liệu.

Các bước

Phần 1 của 2:Bật tính năng "Track Changes"

1Mở tài liệu mà bạn muốn chỉnh sửa. Nhấp đúp trực tiếp vào tài liệu Microsoft Word hoặc mở Microsoft Word và chọn tài liệu từ trang "Recently Opened" (Đã mở gần đây).

• Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu hiện tại, bạn nên cân nhắc tạo một bản sao và chỉnh sửa trên bản sao đó thay vì tài liệu gốc. Bằng cách này, bạn sẽ có tài liệu dự phòng nếu lỡ xảy ra trục trặc.

2Nhấp vào thẻ Review (Xem lại) nằm trong phần màu xanh đầu trang tài liệu. Bộ tùy chọn mới liên quan đến việc chỉnh sửa tài liệu sẽ mở ra.

3Nhấp vào Track Changes. Tùy chọn nằm đầu trang Word, gần giữa màn hình. Tính năng "Track Changes" sẽ được bật trên Microsoft Word.

4Nhấp vào trình đơn thả xuống cạnh Track Changes. Những tùy chọn sau sẽ hiện ra:

• Simple Markup  Vẽ đường gạch dọc màu đỏ bên trái bất kỳ văn bản nào được thêm hoặc xóa, nhưng không hiển thị chỉnh sửa khác.
• All Markup  Hiển thị tất cả thay đổi mà bạn đã thực hiện trên tài liệu bằng văn bản màu đỏ và khung chú thích bên trái trang.
• No Markup  Hiển thị thay đổi bên cạnh tài liệu gốc, nhưng không đánh dấu bằng chữ đỏ hay khung chú thích.
• Original  Hiển thị tài liệu gốc không có thay đổi.

5Nhấp vào All Markup. Tùy chọn này sẽ hiển thị toàn bộ chỉnh sửa mà bạn đã thực hiện trên tài liệu gốc bằng mực đỏ, trong khi đó văn bản của tài liệu là mực đen.

Phần 2 của 2:Chỉnh sửa tài liệu

1Xóa văn bản khỏi tài liệu. Bất kỳ nội dung nào, cho dù là dấu cách hay một đoạn văn khi bị xóa đều sẽ biến mất khỏi tài liệu. Bạn sẽ thấy một khung màu đỏ hiện ra bên phải màn hình với nội dung "[Name] Deleted: [Writing]" trong đó, "Writing" là phần văn bản mà bạn đã xóa.

• Nếu bạn định dạng lại toàn bộ tài liệu (chẳng hạn nếu bạn thay đổi phông chữ), chi tiết về việc định dạng lại cũng sẽ hiển thị trong khung bên của màn hình.

2Nhập văn bản mới để hiển thị bằng chữ đỏ. Bất kỳ văn bản nào mà bạn thêm vào tài liệu đều sẽ hiển thị bằng mực đỏ.

• Nếu bạn bắt đầu dòng văn bản mới bằng cách nhấn  Enter (hoặc  Return), bạn sẽ thấy một đường gạch dọc màu xám hiện ra bên trái màn hình nơi dòng mới bắt đầu.

3Nhấp vào New Comment (Chú thích mới) để thêm chú thích cho văn bản được tô sáng. Nút New Comment có hình bong bóng đối thoại với dấu cộng nằm gần đầu trang tài liệu Word. Một cửa sổ sẽ mở ra bên phải màn hình để bạn nhập chú thích.

• Bạn có thể nhấp vào bất cứ đâu trên màn hình để lưu chú thích sau khi nhập xong.

4Chấp nhận hoặc từ chối chỉnh sửa khi hoàn tất. Để tiến hành, bạn nhấp vào Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối) để thay đổi chỉnh sửa được tô sáng, ngoài ra bạn có thể kích vào dấu bên dưới Accept/Reject và chọn All Changes để chấp nhận/từ chối tất cả thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu. Mọi định dạng Track Changes (như chữ đỏ và khung chú thích) sẽ bị loại bỏ.

• Bạn cũng có thể lưu tài liệu đã được đánh dấu thay đổi bằng cách bỏ qua bước này.

5Lưu tài liệu. Để tiến hành, bạn nhấn giữ phím Ctrl (hoặc  Command trên máy tính Mac) và S. Tài liệu sẽ lưu lại thay đổi mà bạn đã thực hiện.

Lời khuyên

• Một số chương trình đọc email sẽ hiển thị văn bản đã xóa dưới dạng chữ đen với đường gạch đỏ xuyên qua.

Cảnh báo

• Nếu bạn không lưu bản sao tài liệu gốc trước ki sử dụng Track Changes thì nội dung trên tài liệu ban đầu có thể bị mất.