Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.
Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.
Kích hoạt Track Changes
Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.
Xem và ẩn Track Changes
Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.
Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes
Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.
Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản
Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.
Xem các ghi nhận thay đổi
Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.
Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng
Khi có nhiều người [trên các máy tính khác nhau] cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.
Trong quá trình soạn thảo văn bản trong Word, đôi khi bạn cần thay đổi nhanh định dạng của các tiêu đề, hoặc phần văn bản có cùng định dạng. Trong bài viết này, Tinhocmos sẽ hướng dẫn bạn mẹo bôi đen và chỉnh sửa văn bản có cùng cấp bậc hoặc định dạng chỉ trong một nốt nhạc.
Mục lục
Thông thường, để chỉnh sửa các loại văn bản thành cùng định dạng, bạn thường copy định dạng cần dùng bằng cách sử dụng chức năng Format Painter để dán định dạng mới. Tuy nhiên cách này sẽ mất thời gian và phải thực hiện lặp đi lặp lại nếu bạn cần sửa nhiều dòng, đoạn khác nhau.
Giả sử Tinhocmos đang có file mục lục cuốn giáo trình Làm chủ bài thi MOS Word Specialist 2016 gồm 5 trang:
Bạn cần chọn nhanh tất cả các tên chủ đề rồi đổi màu thành màu xanh dương. Nếu bạn chính sửa từng chủ đề một sẽ mất thời gian, nhưng nếu làm theo cách mà Tinhocmos hướng dẫn, bạn chỉ cần tốn chưa tới 5 giây để thực hiện điều này.
Bước 1: Đặt chuột ở vị trí có định dạng mà bạn muốn sửa cùng lúc
Trong ví dụ này Tinhocmos sẽ đặt chuột click vào Chủ đề A Tạo tài liệu
Bước 2: Tại thẻ Home, mục Editing chọn Select -> Select Text With Similar Formating
Chức năng này sẽ giúp Word chọn tất cả phần văn bản có cùng định dạng. Bạn sẽ thấy toàn bộ phần văn bản có cùng định dạng với phần văn bản ban đầu bạn đặt chuột sẽ được bôi đen.
Bước 3: Chỉnh sửa văn bản đã chọn theo ý muốn
Vậy là chỉ cần làm một lần duy nhất, bạn đã chỉnh sửa xong toàn bộ phần văn bản bôi đen mà không cần tốn sức làm nhiều lần.
@tinhocmos Bôi đen các văn bản có cùng định dạng trong Wordtinhocmos
learnontiktok
microsoftword
word
xuhuong
fyp ♬ Chopin Nocturne No. 2 Piano Mono – moshimo sound design
Follow ngay kênh TikTok @tinhocmos để học được những mẹo về tin học văn phòng thú vị và hack não!
Lời kết
Chỉ với 3 bước đơn giản, không cần tốn công thực hiện nhiều lần, bạn có thể chọn nhanh tất cả phần văn bản có cùng định dạng để chỉnh sửa văn bản trong Word nhanh chóng nhất. Chắc chắn mới thủ thuật cực xịn này, sếp và đồng nghiệp sẽ phải bất ngờ với năng suất làm việc của bạn đấy.
Theo dõi fanpage, website, Instagram, Tiktok… của Trung tâm tin học văn phòng MOS để cập nhật và nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của bạn mỗi ngày!
Nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong việc thực hiện, đừng ngại liên hệ tới Trung tâm tin học văn phòng MOS – Tinhocmos để được tư vấn. Tham khảo khóa học MOS Word ở đây.