Là một kế toán viên, đóng dấu giáp lai cho hợp đồng nhiều trang là kỹ năng bạn phải làm đúng chuẩn hợp quy định. Vậy, đóng dấu giáp lai thế nào là quy chuẩn nhất? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn trong bài viết dưới đây.
Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp
- Đóng dấu tròn của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp
- Đóng dấu treo
- Đóng dấu giáp lai
- Đóng dấu hiệu chỉnh
1. Tại sao phải đóng dấu giáp lai cho HĐNT?
Khái niệm: Hiểu một cách đơn giản nhất thì dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu đóng lên phần lề trái hoặc lề phải của tập tài liệu sao cho đảm bảo hình tròn của con dấu được đóng nên trên bề mặt của các tờ giấy đường xếp trồng lên nhau.
Đóng dấu giáp lai thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Đóng dấu giáp lai là sử dụng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lên lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên. Để con dấu trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu. Nhằm:
- Đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong toàn bộ văn bản.
- Ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện đúng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
-> Đặc biệt, trong hồ sơ thầu việc sử dụng dấu giáp lai khá phổ biến bởi số lượng bộ hồ sơ tham gia các gói thầu có nhiều tài liệu trùng nhau và các bộ hồ sơ thầu phải đảm bảo sự giống nhau tuyệt đối về hồ sơ và hình thức thể hiện.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch tại điều 20 khoản 3, điểm b có quy định:
“b] Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 [hai] trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.”
-> Quy định này khá quan trọng & mới nhất về cách đóng dấu giáp lai áp dụng với các cơ quan nhà nước tại thời điểm hiện nay
Cũng theo quy định tại điều 49 của Luật Công chứng năm 2014 thì:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Thông thường khi các công ty, doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm có nhiều trang. Ngoài chữ ký và đóng dấu các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng. Thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết hợp đồng nếu tất cả các bên đều là tổ chức, cơ quan có sử dụng con dấu.
Con dấu có thể coi như một đại diện pháp lý đối với các doanh nghiệp, công ty hay một cơ quan tổ chức nào đó. Dù được sử dụng thường xuyên nhưng ít ai biết và hiểu được chính xác về nó.
Bạn làm kế toán thực tế trong một doanh nghiệp cũng cần phải nắm được cách quản lý và sử dụng con dấu cũng như phương thức, cách thức đóng dấu các loại văn bản sao cho chuẩn nhất, đúng nhất.
Theo Nghị định số 96/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Tại điều 24 của Nghị định này có ghi rõ về trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khi sử dụng con dấu: “Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Có lẽ trong các văn bản pháp luật có nêu ra việc phải quản lý, sủ dụng con dấu một cách đúng pháp luật nhưng lại không nêu đến cách thức đóng dấu sao cho chuẩn mực nhất. Chúng tôi sẽ tư vấn, hướng dẫn chi tiết các trường hợp đóng dấu khác nhau để kế toán cũng như người sử dụng con dấu nắm được nhé!
1. Dấu treo
Dấu treo là con dấu được đóng ở trang đầu và phải được đóng trùm lên một phần tên của tổ chức, cơ quan hay tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Thực tế cho thấy có một số cơ quan, tổ chức đã đóng dấu treo lên vawnbanr nội bộ để nhằm tính chất thông báo cho cơ quan hoặc có thể đóng lên trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. Đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý mà đơn thuần chỉ để khẳng định rằng văn bản được đóng dấu treo đó là một bộ phận của văn bản chính.
2. Dấu trên chữ ký ở trong văn bản
Một văn bản được đánh giá là có giá trị pháp lý khi được đóng con dấu lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Và cần lưu ý một số vấn đề sau khi đóng dấu
+ Con dấu đóng phải rõ ràng, đúng chiều và ngay ngắn, không bị nhoè, mờ và phải đúng mực dấu theo quy định.
+ Lưu ý khi đóng dấu phải đóng lên trên 1/3 chữ ký ở phía bên trái.
+ Với các văn bản phụ lục kèm theo văn bản chính thì khi đóng dấu phải đóng ở trang đầu và trùm một phần tên của tổ chức, cơ quan hay tên của phụ lục đó.
3. Dấu giáp lai
Dấu giáp lai được sử dụng một văn bản có nhiều trang khác nhau có liên quan. Khi đóng dấu giáp lai thì lưu ý đóng vào lề trái hoặc phải của văn bản trên tất cả các tờ liên quan. Có nghĩa là con dấu sẽ giáp lai trên các tờ. Việc đóng dấu giáp lai như này nhằm để đảm bảo tính chân thực và pháp lý của từng tờ văn bản, tránh việc thay đổi nội dung, giả mạo hay đính kèm thêm văn bản.
Thực tế, khi các cơ quan, công ty, doanh nghiệp ký kết các hợp đồng có nhiều trang thì ngoài chữ ký và con dấu đóng ở các phần bên trong của hợp đồng thì cần có thêm dấu giáp lai của các bên nếu các bên đều có sử dụng con dấu trong hợp đồng.
Trường hợp với hợp đồng có rất nhiều trang mà đóng dấu giáp lai một lần không thể hết thì có thể chia ra và đóng giáp lai lên các trang tiếp theo liền nhau cho đến khi hết hợp đồng. Việc đóng dấu như vậy cần phải đảm bảo khi ghép các trang lại với nhau thì con dấu giáp lai phải khớp đúng như con dấu của doanh nghiệp đóng dấu. Quy định cụ thể về việc đóng dấu giáp lai như sau:
+ Dấu giáp lai được áp dụng khi văn bản có từ hai trang trở lên nếu bản in là một mặt hoặc có từ ba trang trở lên nếu bản in là hai mặt.
+ Con dấu phải được đóng trùm lên trên một phần của tất cả các trang văn bản và vào khoảng mép giữa hay mép của văn bản đó.
+ Lưu ý khi đóng dấu giáp lai cho văn bản có nhiều trang. Mỗi con dấu đóng không quá tối đa là 05 trang nếu là bản in một mặt; 09 trang nếu là bản in hai mặt.
Ngoài việc dùng dấu giáp lai để đóng dấu trong các hợp đồng, văn bản pháp lý thì dấu giáp lai còn được sử dụng ở một số trường hợp như” giáp lai lên ảnh dán vào các loại giấy tờ, CMND hay bằng cấp các loại …
Bạn nghĩ rằng kế toán thì không cần biết đến những điều này vì đã có luật. Nhưng không, hãy trang bị cho mình để có thể kiểm soát được con dấu trên chứng từ, hoá đơn hay những văn bản hợp đồng để làm việc hợp pháp và tránh tình trạng gian lận nhé!