Với các hóa đơn đã được giao cho khách hàng và đã được khách hàng cũng như doanh nghiệp kê khai thuế, nếu phát hiện ra sai sót sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Khách hàng sau khi phát hiện ra sai sót, yêu cầu lập biên bản hoặc thỏa thuận về việc sai sót của hóa đơn.
- Kế toán bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn đã bị lập sai
- Sau khi nhận được hóa đơn trả về từ khách hàng, kế toán bán hàng gạch chéo hóa đơn lập sai, ghi nhận là hóa đơn bị xóa bỏ
- Kế toán bán hàng lập hóa đơn mới và giao lại cho khách hàng
2. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn: Tại đây [Xem hướng dẫn tải phim]
3. Hướng dẫn trên phần mềm
Lưu ý: Chỉ có thể xóa các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó.
Bước 1: Ghi nhận hóa đơn đã cấp sai cần xóa bỏ
- Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn\tab Xóa hóa đơn, chọn chức năng Thêm.
- Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn
- Tại mục Biên bản thu hồi nhấn biểu tượng … để đính kèm biên bản thu hồi hóa đơn.
- Tại mục Hóa đơn xóa nhấn biểu tượng … để tìm kiếm hóa đơn muốn xóa:
- Thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hóa đơn cần xóa, sau đó nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn muốn xóa thì xem hướng dẫn tại đây.
- Thông tin hóa đơn xóa sẽ được lấy lên mục Hóa đơn xóa như sau.
- Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Đối với công ty đa chi nhánh, các chi nhánh chỉ có thể xóa bỏ hóa đơn của chi nhánh mình, không xoá bỏ được hoá đơn của chi nhánh khác. Nhưng tổng công ty lại được xóa bỏ hóa đơn của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
2. Các hoá đơn bị xoá vẫn được lấy lên báo cáo thuế với giá trị bằng 0.
3. Sau khi thực hiện xóa hóa đơn thì số hóa đơn bị xóa này sẽ thể hiện trên báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn ở cột Xóa hóa đơn và trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa, dịch vụ bán ra sẽ ghi chú là Xóa hóa đơn
Bước 2: Cấp lại số hóa đơn mới cho chứng từ bán hàng
- Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng Chọn chứng từ bán hàng cần cấp lại hóa đơn mới, nhấn đúp chuột vào chứng từ vừa chọn hoặc nhấn chuột phải và chọn Xem. [Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ] Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế [nếu có] thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai như thế nào để có thể đảm bảo nhanh chóng, chính xác với mọi lỗi sai như: ngày tháng, tên công ty, tên hàng hóa, đơn giá, tiền thuế, tiền bằng chữ,... Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn giải đáp vấn đề này một cách chi tiết nhất.
Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai nhanh chóng, chính xác.
1. Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai nhưng chưa xé cuống
Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai với các lỗi như: sai ngày tháng năm, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, sai hóa đơn, sai thuế xuất, sai thành tiền,... nhưng nếu chưa xé cuống hóa đơn thì đều sẽ được xử lý như sau:
- Đầu tiên, bạn chỉ cần gạch chéo các liên hóa đơn là được. Cũng cần lưu ý phải lưu nguyên hóa đơn sai này tại cuống để sau này có thể giải trình dễ dàng với cơ quan thuế.
- Tiếp theo, bạn chỉ cần xuất lại hóa đơn mới là xong.
Một ví dụ minh họa cụ thể như: Vào ngày 18/12/2019, kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ Thái Sơn đã xuất hóa đơn cho Công ty A. Nhưng sau đó phát hiện lỗi sai đơn giá dịch vụ nhưng chưa xé cuống. Khi này, cách xử lý chỉ cần Công ty Cổ phần Công nghệ Thái Sơn không xé cuống hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới là xong.
Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai nhưng chưa xé cuống.
Ngoài ra, cũng tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử nếu lập sai bất kể tiêu thức nào nhưng chưa xuất hay đã xuất nhưng chưa gửi đi, bạn chỉ cần hủy bỏ số hóa đơn bị sai đó và lập lại mới là xong. Riêng với những hóa đơn có mã của cơ quan thuế, khi phát hiện sai sót mà chưa gửi cho bên mua thì bên bán cần:
- Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập nhưng có sai sót theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 của Chính Phủ.
- Tiếp theo, bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số hoặc ký điện tử rồi gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập sai để có thể gửi cho người mua.
2. Xử lý hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống
Để có thể xử lý hóa đơn GTGT viết sai nhưng đã xé cuống thì kế toán cần phải chia thành hai trường hợp cụ thể: trường hợp hóa đơn viết sai song chưa giao cho khách hàng và trường hợp đã giao cho khách hàng để có cách xử lý chính xác nhất. \>> Có thể bạn quan tâm: Quy định gạch chéo hóa đơn giá trị gia tăng.
2.1. Trường hóa đơn GTGT viết sai, đã xé cuống, chưa giao cho khách hàng
Với bất kể lỗi viết sai hóa đơn GTGT nào, hóa đơn đã xé cuống và chưa giao cho khách hàng thì kế toán doanh nghiệp có thể xử lý như sau:
- Trước tiên, kế toán cần kẹp liên 2 đã xé vào vị trí cũ vừa xé.
- Tiếp đó, kế toán gạch chéo các liên của hóa đơn đã viết sai thông tin.
- Cuối cùng, kế toán sẽ xuất lại hóa đơn mới là xong.
Khi xử lý trường hợp này, các kế toán doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý là chỉ xử lý hóa đơn thu hồi và xuất hóa đơn mới trong cùng một ngày.
2.2. Trường hợp hóa đơn GTGT viết sai, đã xé cuống, đã giao cho khách hàng
Muốn xử lý các hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống và đã giao cho khách hàng thì cần căn cứ từng trường hợp cụ thể hơn để đưa ra cách xử lý phù hợp, đúng pháp luật.
Xử lý hóa đơn GTGT viết sai đã xé cuống.
Nếu hóa đơn viết sai chưa kê khai
Theo đó, nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thì cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai như sau:
- Hai bên bán và mua phải lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã lập bị sai. Lưu ý rằng biên bản thu hồi này phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả 2 bên, cần ghi rõ lý do thu hồi và sử dụng đúng mẫu biên bản thu hồi hóa đơn hiện hành.
- Bên bán gạch chéo các liên và cần phải lưu giữ các số hóa đơn đã lập bị sai.
- Cuối cùng, bên bán xuất lại hóa đơn mới theo đúng quy định pháp lập. Cả hai bên bán mua sẽ dùng hóa đơn mới lập để kê khai thuế.
Nếu hóa đơn viết sai đã kê khai
Nếu trường hợp hóa đơn GTGT viết sai đã giao cho khách, đã được tiến hành kê khai song sai sót này không ảnh hưởng đến tiêu thức số tiền thì kế toán doanh nghiệp có thể xử lý như sau:
- Hai bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai.
- Bên bán cần tiến hành điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh này phải ghi rõ: Nội dung chiều chỉnh hóa đơn GTGT số… ký hiệu… Đồng thời cập nhật đúng mẫu hóa đơn điều chỉnh hiện hành.
Còn với những hóa đơn viết sai, đã kê khai và sai sót các tiêu thức liên quan đến số tiền như: sai đơn giá, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai tổng tiền,... thì kế toán doanh nghiệp phải xử lý như sau:
- Hai bên bán và mua điều chỉnh hóa đơn viết sai. Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Nội dung hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ tăng/giảm số lượng, giá bán,... hàng hóa/dịch vụ cho hóa đơn số.... ký hiệu…
Huy và xóa bỏ hóa đơn khác nhau thế nào?
Xoá bỏ hóa đơn: Là hoá đơn đã in/phát hành bị mất, phải lập biên bản huỷ/điều chỉnh/thu hồi lại. Huỷ hoá đơn: Là hoá đơn không dùng được, thông thường khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn còn dư khi giải thể, sáp nhập, v.v. .. phải làm biên bản huỷ, có hội đồng, rồi trình cơ quan thuế.
Khi nào thì được xóa bỏ hóa đơn điện tử?
Câu trả lời đó là khi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy [theo quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP].
Khi nào thì lập hóa đơn điều chỉnh?
Tổng kết lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, bao gồm sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách hoặc chất lượng.
Hóa đơn viết sai huy như thế nào?
Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trong từng trường hợp.
Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT..
Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống..
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua..