- 21:27 ,20/11/2010
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn vài kinh nghiệm trong việc in ấn một số giấy tờ theo mẫu có sẵn như giấy khen, giấy chứng nhận... Hướng dẫn soạn thảo được căn cứ theo Word và thực hiện việc in trên máy in Laser HP 1200.
IN GIẤY KHEN
Nếu bạn làm việc văn phòng trong các trường học thì cuối học kỳ hay năm học phải thực hiện việc làm giấy khen với số lượng rất nhiều. Bạn nên sử dụng máy in để thực hiện công việc cho nhanh và đạt tính mỹ thuật cao.
Lưu ý: Mọi việc in ấn nên sử dụng máy in Laser và bạn phải sử dụng tính năng trộn thư [Mail Merge] chứ nếu gõ từng người thì thà viết tay còn hơn!
Mở một trang văn bản mới, bạn dùng thước để đo chiều dài và rộng của mẫu giấy khen sau đó vào File > Page setup. Chọn thẻ Paper, trong mục Paper Size chọn mục Custom Size, sau đó gõ chỉ số cm vào ô Width [chiều rộng] và Height [chiều cao]. Chọn tiếp thẻ Margins, bạn nên chọn lề đều cho giấy là 2 cm. Kiểu giấy in đứng bình thường như giấy A4. Lưu trang này với tên là Mẫu giấy khen.
- Trong trang này, bạn sử dụng công cụ vẽ Text Box [trong thanh công cụ Drawings] để thực hiện việc vẽ khung tương ứng với những nội dung cần in thêm trên mẫu giấy khen [nên vẽ mỗi nội dung một khung]. Mục đích của việc sử dụng các Text Box là để sau này nếu in lệch thì bạn dễ dàng di chuyển cả nội dung của ô mà không làm ảnh hưởng tới các ô khác.
- Sau khi gõ nội dung vào ô [hoặc thực hiện việc trộn thư] bạn nên thực hiện việc in thử. Bạn chuẩn bị tinh thần là sẽ phải hỏng mất vài tờ mẫu trước khi bạn có một bản chính hoàn hảo.
- Giấy khen thường được in bằng loại giấy láng. Loại giấy này không chịu được nhiệt của bộ sấy trong máy in Laser nên khi in bình thường thì hay bị phồng rộp lên. Để hạn chế điều này, hãy thực hiện thủ thuật sau: Bạn lấy một tờ giấy Photocopy [giấy Fort] khổ A4 có cùng chiều rộng như tờ giấy khen, đặt xuống dưới tờ giấy khen. Một đầu của tờ giấy Fort [đoạn nằm trong máy in] sẽ kéo lên trên cao hơn giấy khen khoảng 2cm và gấp ngược lại. Để tránh kẹt giấy, bạn phải gấp và miết tay nhiều lần cho đến khi hai mặt sát nhau.
Bạn nên làm khoảng 10 tờ như thế vậy và lồng vào 10 giấy khen, thực hiện thao tác in bình thường. Cứ in xong 10 tờ bạn lại lấy ra lồng vào những mẫu giấy khen khác. Khi in, bạn phải điều chỉnh khay chứa giấy để tờ giấy phải nằm chính giữa máy in và phải sát với lề giấy, giấy in không xê dịch.
IN GIẤY KHAI SINH, GIẤY ĐĂNG KÝ KẾT HÔN...
Những loại giấy này thì đơn giản hơn. Bạn chỉ cần đo khổ giấy và thực hiện việc vẽ khung Text Box, gõ nội dung, chỉnh lại cho chính xác và in trực tiếp mà không cần lồng thêm 1 tờ giấy A4 như giấy khen. Làm thế nào để chỉnh nội dung chữ cho chính xác với các ô trong các mẫu?
- Để điều chỉnh các khung Text Box, bấm chuột vào khung, bấm Ctril+phím mũi tên để di chuyển. Lúc này khung Text Box sẽ di chuyển với khoảng cách rất ít để bạn dễ chỉnh.
- Khi in ra một tờ, bạn nên ghép tờ đã in vào một tờ mẫu rồi soi ra ánh sáng [hoặc bóng đèn điện] để dễ nhìn xem nội dung đã chính xác chưa.