Cách làm business process modelling
|
Business Process là gì? Hệ thống BPM bao gồm những thành phần nào? Cách thức chúng hoạt động ra sao? Đối với các doanh nghiệp thì hệ thống BPM đã mang đến những lợi ích gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau để hiểu hơn nhé.
Show  1. Định nghĩaBusiness Process là gì? Business Process được hiểu là quá trình kinh doanh. Đây là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau nhằm hoàn thành một mục tiêu nào đó của tổ chức. Họ cùng thực hiện một công việc cụ thể nào đó với mục đích cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Qúa trình kinh doanh hay còn được hiểu là quá trình sử dụng tiền (vốn) để tạo ra số tiền nhiều hơn số tiền đã bỏ ra ban đầu. Qúa trình này sẽ lặp đi lặp lại theo một trật tự nhất định để tạo thành một chu kì kinh doanh. Thì thông thường, một chu kì sẽ diễn ra 3 quá trình:
2. Ví dụĐể các bạn có thể hình dùng dễ hơn về Business process, hãy cùng tìm hiểu về quy trình mở thẻ ngân hàng để hiểu hơn. Công việc này bao gồm một chuỗi các hoạt động sau:
3. Phân loạiHiện nay có 3 loại quy trình kinh doanh được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp là:
Quy trình này được xem là quy trình cơ bản mà một doanh nghiệp cần phải có, quy trình này giúp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng. Mỗi một hoạt động của quy trình đều hướng đến việc tăng giá trị cho đợt chào bán sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp.
Quy trình này không tham gia trực tiếp vào giá trị cuối của sản phẩm. Mà chúng tạo nên môi trường và không gian cho quy trình chính hoạt động hiệu quả hơn.
Quy trình quản lý chi phối hoạt động quản trị và quản lý chiến lược phát triển, quy trình này đề ra các mục tiêu để 2 quy trình trên hoạt động hiệu quả. Ngoài ra quy trình này sẽ tham gia giám sát, kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. Các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng vào quy trình quản lý trong việc hoạch định chiến lược, chiến thuật, lập kế hoạch hoạt động. Business Process Management là gì?Business Process Management hay còn gọi tắt là BPM, được dịch ra sát nghĩa là Quản lý quy trình doanh nghiệp. Đây là cách doanh nghiệp tạo ra, chỉnh sửa, phân tích các quy trình có thể dự đoán được nhằm tạo nên cốt lõi của hoạt động doanh nghiệp. Với quản lý quy trình doanh nghiệp, công ty có thể lùi một bước và xem xét tất cả các quy trình này một cách tổng thể và riêng lẻ. Giúp doanh nghiệp phân tích trạng thí hiện tại và xác định những điểm cần cải thiện giúp tổ chức hiệu quả hơn. 1. Một số hiểu lầm về Business Process ManagementBPM không phải là một sản phẩm. Như đã nói, BPM là một hoạt động và chuỗi các hoạt động. BPM không phải là một phân khúc thị trường. Các sản phẩm hỗ trợ BPM mới là như vậy. Một ứng dụng không làm BPM. Ứng dụng chỉ là một kết quả của hoạt động BPM, có thể nó thực thi quy trình nghiệp vụ, hay hỗ trợ người ta thực thi quy trình ấy. Và nhiêu đây không đủ để coi nó đang thực hiện BPM. BPM cải thiện quy trình nhưng không phải cái gì cải thiện quy trình cũng là BPM. BPM không chỉ là tất cả các hoạt động được hỗ trợ từ Ứng dụng BPM (BPMS). Và đương nhiên, không phải chỉ vì bạn thao tác trên BPMS có nghĩa là bạn đang làm BPM. 2. Có bao nhiêu loại BPM?Các hệ thống BPM thường sẽ được phân chia dựa vào mục đích sử dụng của nó. Và 3 loại dưới đây là 3 loại phổ biến nhất.
Đây là hệ thống quản lý quy trình kinh doanh xử lý các quy trình chủ yếu của các hệ thống hiện có của bạn. Ví dụ như: ERP, CRM, HRMS,… mà không cần đến sự tham gia của con người. Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh tập trung vào tích hợp có các trình kết nối và quyền truy cập API rộng rãi để có thể tạo ra các quy trình diễn ra nhanh chóng
Quy trình này chủ yếu do con người thực hiện và lấy con người làm trung tâm. Những việc này thường có rất nhiều sự chấp thuận và các nhiệm vụ được thực hiện bởi các cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và theo dõi nhanh chóng.
Các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh này được yêu cầu khi cần một tài liệu. Ví dụ như hợp đồng, thỏa thuận,… là trọng tâm của quy trình. Chúng cho phép định tuyến, định dạng, xác minh và ký tài liệu khi các nhiệm vụ được thực hiện theo quy trình làm việc. Tầm quan trọng của BPM đối với doanh nghiệpKhi không được tổ chức và hệ thống quá, các quy trình doanh nghiệp kém hiệu quả sẽ trở nên hỗn loạn, sự hỗn loạn sẽ ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp. Dưới góc nhìn cá nhân, mọi người sẽ chỉ thấy được một phần của quy trình mà khó có thể nhìn nhận được toàn bộ tác động quy trình. Gồm có nơi bắt đầu và kết thúc, dữ liệu gốc cần thiết, những điểm tắc nghẽn tiềm ẩn, thiếu hiệu quả,… Thực hiện tốt BPM góp phần quản lý tài chính lành mạnh và cung cấp khả năng hiển thị về mức độ thành công của một tổ chức trong việc đáp ứng các mục tiêu:
Vòng đời của BPMDưới đây là các bước trong quản lý quy trình doanh nghiệp Bước 1: Thiết kếHầu hết các quy trình bao gồm một biểu mẫu để thu thập dữ liệu và quy trình công việc để xử lý. Xây dựng biểu mẫu và xác định ai sẽ đảm nhiệm từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc. Bước 2: Mô hình hóaThể hiện quy trình trong một bố cục trực quan. Chỉnh sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện để đưa ra ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quá trình. Bước 3: Thực thiThực hiện quy trình bằng cách thử nghiệm trên một team nhỏ. Sau đó áp dụng nó cho tất cả người dùng. Hãy chắc chắn hạn chế quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm. Bước 4: Giám sátTheo dõi quá trình quy trình làm việc. Sử dụng các phương pháp đo lường phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí quy trình bị nghẽn. Bước 5: Tối ưu hóaKhi phân tích, hãy chú ý bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện đối với biểu mẫu hoặc quy trình làm việc, nhằm giúp chúng hiệu quả hơn. Bài viết trên đã tổng hợp đầy đủ những thông tin cơ bản nhất về Business Process là gì? Hy vọng sẽ giúp các bạn áp dụng tốt cho tổ chức của mình. >>> Xem thêm: Phần mềm HRM là gì? Tổng quan về HRM |
