Tài liệu bạn cần in có thể là dạng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, PDF, hoặc các tài liệu chuyên dụng khác như Photoshop, Autocad ... Mỗi giao diện của mỗi phần mềm sẽ khác nhau, tuy nhiên chúng đều có 1 cửa sổ chung để các bạn khai báo thông số cho đúng trước khi bấm nút Print, để đảm bảo trang in ra đúng như kết quả mình mong muốn.
Ví dụ, tại phần mềm soạn thảo văn bản Word, sau khi bạn soạn thảo format xong văn bản, khi bạn bấm Ctrl + P, sẽ xuất hiện cửa sổ như bên dưới, bạn bấm vào Printer Properties
Sẽ xuất hiện cửa sổ như bên dưới:
Tại cửa sổ này, các bạn lưu ý những thẻ tab sau:
*Tab Page setup:
- Page Size:Là kích thước khổ giấy của máy, mặt định khổ giấy là Letter [bạn chọn A4]
- Ouput Size: Là kích thước khổ giấy in ra [bạn chọn A4]
-Copies: là số bản [bộ] cần in [1-999 bản cần in]:
- Orientation:
+ Portrait: Là in theo khổ dọc [đứng]
+ Landscape: Là in theo khổ ngang
- Paper Layout: in theo Sheets [ in theo slides]: in 2 trang trên 1 tờ giấy, 4 trang trên 1 tờ giấy 8,16 trang trên 1 tờ giấy .
- Manual Scaling: Phóng to thu nhỏ bản in theo tùy chọn: Scaling: 25-200 % của văn bản:
*Tab Finishing:
- Finishing:
+ Off: in theo Group: Giả sử hợp đồng có 5 trang, bạn in 3 bộ: nếu chọn off sẽ in hết trang số 1, rồi in tiếp hết trang số 2, ., in đến hết trang số 5. Bạn sẽ xếp ra bàn tờ 1 tờ 2 ,, tờ 5 rồi bấm lại thành 1 hợp đồng, rồi làm tương tự bấm ra 3 bản hợp đồng khác nhau.
+ Collate: in theo đối chiếu: tức là in trang 1,2,..,5 rồi in tiếp trang 1,2,..,5. Lúc này bạn chỉ cần bấm lại là xong bộ hợp đồng
+ Trong Finishing Details:
. Detect paper size in Multi-purpose tray: Check Khổ giấy trên MP tray [khay đa năng, khay tay]
. Rotate Print Data 180 Degrees: Xoay file in 180 độ
. Use Skip Black Pages Mode: bỏ qua trang in trắng, không có nội dung
*Tab Paper Sources
- Paper type: Là loại giấy in dày hay mỏng, mặc định là plain: giấy in thông thường định lượng 60-90 gms. Nếu bạn in giấy cứng để đóng bìa của báo cáo thì có thể chọn Paper type : Heavy
*Tab Quality:
Mặc định của nó là Standard, bạn có thể tăng, giảm chất lượng bản in bằng cách vào Details để chỉnh độ đậm nhạt của bản in, cũng có thể chọn chế độ toner save để tiết kiệm mực in, tuy nhiên:
Nếu bạn kéo về light nhiều thì bản in sẽ mờ hơn, còn nếu bạn kéo về dark nhiều bản in đậm hơn nhưng sẽ hao mực
Còn nếu bạn tick chọn User Toner Save thì máy sẽ chuyển sang chế độ tiết kiệm mực tuy nhiên điều này sẽ làm cho bản in bị mờ hơn.