Cách lưu trữ hồ sơ trên Excel

Bạn đang xem: Lưu Trữ Hồ Sơ Bằng Excel  Tổng Hợp Bộ 7 File Excel Quản Lý Hồ Sơ 2020 Free Tại Tác Giả

Việc quản lý công văn, hợp đồng, văn bản trong các đơn vị hành chính, các công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà phải tự quản lý bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợpđồng trênExcel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Những công việc cần làmđể quản lý công văn, hợpđồng

Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 loại chính:

Công vănđến:Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho chúng tađể làm việcCông vănđi: Chúng ta gửi văn bản chođối tượng bên ngoàiVăn bản nội bộ: Sử dụng trong nội bộ, cácđối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vàođặc trưng của các loại văn bản này, cần xác địnhđược quy trình, trình tự quản lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký,đóng dấu, gửi thư, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách thực hiện trênExcel

Bước 1: Xây dựng quy trình, sơđồ quản lý.

Đang xem: Lưu trữ hồ sơ bằng excel

Việc lập sơđồ sẽ giúp chúng ta xácđịnhđược trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơđồ chúng ta sẽ biếtđược công việcđang xử lý tớiđâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bảnởđâu.

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiềuđối tượng:

Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượngban hành công vănđến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức làđối tác ký kết hợpđồngBên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các phòng ban, các nhân viên

Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trênExcel

Danh sách có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:

Cách lưu trữ hồ sơ trên Excel

Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ

Mở các sổ quản lý công vănđến, công vănđi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet

Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bảnđó.

Tùy theo yêu cầu quản lý,đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xácđịnhđược các chỉ tiêu, các tiêuđề cho các cột dữ liệu trong bảng.

Ví dụ: Mẫu sổ quản lý công vănđi sẽ có cấu trúc như sau:

Cách lưu trữ hồ sơ trên Excel

Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ.

Xem thêm: Soạn Bài Tóm Tắt Văn Bản Nghị Luận Siêu Ngắn, Soạn Bài Tóm Tắt Văn Bản Nghị Luận

Trong mẫu sổ này có thể thực hiện một số chức năng sau:

Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp chúng ta thiết lậpđượcđiều kiện nhập dữ liệu vào trong Sổ, tránh những lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quá trình nhập.

Ví dụ như sau:

Cách lưu trữ hồ sơ trên Excel

Lập sổ quản lý công văn đến

Với mỗi trạng thái của Công vănđến, chúng ta sẽ có thể thiết lập trong chức năng Conditional formattingđểtựđộng thông báo công văn nàođang xử lý, công văn nào chưa xử lýđể chúng ta có thể có kế hoạch cho những việc này.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợpđồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quyđịnh. Tuy nhiênđể thống nhấtđược nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tựđộng, thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợpđồng.

Công thức thường sử dụng là:

Các hàm khác liên quan tớiđịnh dạng, ghép nối chuỗiđể có thể rađược mã theoý muốn.

Xem thêm: Hình Tròn Có Bán Kính 1 2M Tính Diện Tích Của Hình Tròn Đó, Công Thức Tính Và Bài Tập Ví Dụ Liên

Trênđây là những nội dung chính những công việc cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợpđồng, công văn giấy tờ trongExcel.

Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình quản lý công văn, giấy tờ trênExcel như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học Hành chính nhân sự Online từ Ađến Z dướiđây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Chi tiết xem tại:Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Excel

Video liên quan