Cách ngăn Excel tự động sửa số

Excel là một chương trình bảng tính được phát triển và phân phối bởi Microsoft. Nó là một phần của bộ Office của Microsoft bao gồm một số chương trình thiết yếu nhất được sử dụng cho công việc văn phòng. Excel đã trở thành một tiêu chuẩn công nghiệp trong vài năm qua do hiệu suất hoàn hảo và nhiều tính năng của nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp đơn giản nhất để ngăn excel tự động định dạng số

Dưới đây là một số ví dụ hữu ích để sử dụng Tự động sửa lỗi [ngoài việc sửa từ sai chính tả]

ví dụ 1. Sử dụng tính năng Tự động sửa lỗi để hoàn thành các từ viết tắt

Hãy tưởng tượng bạn làm việc cho công ty 'ABC Technology Corporation Limited'

Công việc của bạn liên quan đến rất nhiều mục nhập dữ liệu trong Excel và bạn phải nhập tên công ty đầy đủ theo cách thủ công nhiều lần trong ngày

Cho dù bạn gõ nhanh đến đâu, điều này sẽ khiến bạn cảm thấy lãng phí thời gian

Bạn có muốn có một cách mà bạn chỉ cần nhập ABC [hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn] và excel sẽ thay thế nó bằng tên công ty không?

Đây là nơi mà tính năng tuyệt vời của Tự động sửa lỗi có thể trợ giúp

Bạn có thể chỉ định một từ viết tắt trong Tự động sửa lỗi và bất cứ khi nào bạn sử dụng từ viết tắt đó, Excel sẽ tự động chuyển đổi từ viết tắt đó thành văn bản được chỉ định

Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng bất cứ khi nào bạn nhập ABC, Excel sẽ tự động thay thế nó bằng 'ABC Technology Corporation Limited'

Một cái gì đó như hình dưới đây

Điều này xảy ra khi bạn thêm tự động sửa lỗi trong Excel trong đó ABC sẽ được sửa thành ” [như minh họa bên dưới trong hộp thoại tự động sửa lỗi]

Nếu bạn muốn chèn ABC và không phải họ và tên thì sao?

Trong trường hợp bạn không muốn tự động sửa đổi ABC thành tên đầy đủ, chỉ cần nhấn Control + Z để lấy lại ABC

Trong khi sử dụng Control + Z hoạt động, tốt nhất bạn nên chọn một từ viết tắt mà bạn không chắc sẽ sử dụng trong công việc của mình. Điều này đảm bảo không có khả năng bạn nhận được tên đầy đủ do nhầm lẫn [khi tất cả những gì bạn muốn là văn bản viết tắt]

Dưới đây là một số tình huống mà thủ thuật tự động sửa lỗi này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian

• Bạn có thể nhập tên tệp hoặc tên thư mục một cách nhanh chóng [thay vì phải sao chép và dán nó mỗi lần]
• Nếu bạn có một danh sách các thành viên trong nhóm, bạn có thể sử dụng tên viết tắt của họ để nhập tên của họ một cách nhanh chóng

Một lời cảnh báo. Bất kỳ tùy chọn tự động sửa lỗi nào bạn chỉ định trong Excel cũng được kích hoạt trong các ứng dụng MS khác như MS Word hoặc MS PowerPoint. Trong những trường hợp như vậy, tốt nhất bạn nên sử dụng các từ viết tắt mà bạn không có khả năng sử dụng ở bất kỳ nơi nào khác

ví dụ 2. Chèn nhanh các biểu tượng [chẳng hạn như Độ hoặc Delta]

Có một số ký hiệu khó chèn/gõ trong Excel vì chúng không có sẵn trên bàn phím [chẳng hạn như ký hiệu độ hoặc ký hiệu delta hoặc dấu đầu dòng]

Bạn cần biết phím tắt [thường dài và phức tạp] hoặc cần sử dụng hộp thoại Chèn Biểu tượng [tốn nhiều thời gian]

Nếu có một số ký hiệu bạn cần sử dụng khá thường xuyên, bạn có thể sử dụng tính năng Tự động sửa để đặt tên mã hoặc viết tắt cho các ký hiệu này

Bây giờ khi bạn phải nhập ký hiệu đó, bạn chỉ cần sử dụng tên mã và nó sẽ tự động sửa thành ký hiệu đó

Dưới đây là ví dụ tôi đang sử dụng mã DEGSYM để lấy ký hiệu độ trong Excel

Để thực hiện việc này, hãy thực hiện thay đổi sau trong hộp thoại Tự động sửa lỗi của Excel

ví dụ 3. Viết công thức nhanh hơn với tính năng tự động sửa lỗi

Thủ thuật này [mà tôi học được từ blog này] hơi xa vời, nhưng nếu bạn làm việc với nhiều công thức dài, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian

Dưới đây là một công thức sẽ kết hợp văn bản của ba ô còn lại cho ô mà công thức này được sử dụng

=INDIRECT[ADDRESS[ROW[],COLUMN[]-3]]&INDIRECT[ADDRESS[ROW[],COLUMN[]-2]]&INDIRECT[ADDRESS[ROW[],COLUMN[]-1]]

Bây giờ, nếu bạn thường cần tạo một công thức như thế này, thì tốt hơn là tạo một mã đơn giản cho nó và sử dụng nó trong Tự động sửa lỗi

Trong trường hợp này, tôi đã sử dụng mã 'com3' trong tính năng tự động sửa lỗi để lấy công thức

Bây giờ, bạn có thể sử dụng mã 'com3' để lấy toàn bộ công thức trong một vài lần nhấn phím [như hình bên dưới]

Ghi chú. Như tôi đã đề cập, đây là thứ mà hầu hết các bạn sẽ không bao giờ phải sử dụng, nhưng nó vẫn là một mẹo hay để biết [đề phòng]. Ví dụ trên là một trường hợp thực tế mà tôi hiện đang sử dụng điều này trong một trong các dự án của mình để tiết kiệm thời gian

Cách TẮT hoàn toàn Tự động sửa lỗi

Mặc dù tôi tin rằng tính năng tự động sửa lỗi là một tính năng tuyệt vời, nhưng tính năng này có thể không phù hợp với tất cả mọi người

Và trong một số trường hợp, nó thực sự có thể là một sự kích thích. Ví dụ: nếu bạn nhập [c] hoặc [r] hoặc ™, tính năng tự động sửa lỗi của Excel sẽ tự động thay đổi văn bản [thành © hoặc ® hoặc ™]

Trong những trường hợp như vậy, tốt nhất bạn nên tắt tính năng tự động sửa lỗi hoặc ít nhất là xóa các cụm từ mà bạn không muốn tự động sửa lỗi

Dưới đây là các bước để tắt tự động sửa lỗi

1. Nhấp vào tab Tệp
2. Nhấp vào Tùy chọn
3. Trong hộp thoại Tùy chọn, chọn Kiểm lỗi
4. Nhấp vào nút 'Tùy chọn Tự động Sửa lỗi'
5. Trong hộp thoại Tự động sửa lỗi, trong tab Tự động sửa lỗi, hãy bỏ chọn tùy chọn 'Thay thế văn bản khi bạn nhập'

Ghi chú. Các bước trên sẽ tắt hoàn toàn tính năng tự động điền khi tính năng này thay thế một số văn bản bằng văn bản đã chỉ định. Điều này cũng có thể có nghĩa là những từ thường viết sai chính tả đó sẽ không còn được sửa nữa

Cách Vô hiệu hóa/Thay thế Một số Từ trong Tự động sửa lỗi

Nếu bạn muốn giữ toàn bộ tính năng 'Thay thế văn bản khi bạn nhập' nhưng muốn có một số ngoại lệ, bạn có thể tìm từ đó trong danh sách và xóa thủ công [hoặc chỉnh sửa từ đó]

Dưới đây là các bước để làm điều này

1. Bấm vào tab Tệp rồi bấm vào Tùy chọn [trong màn hình Tệp mở ra]
2. Trong hộp thoại Tùy chọn, chọn Kiểm lỗi
3. Nhấp vào nút 'Tùy chọn Tự động Sửa lỗi'
4. Trong hộp thoại Tự động sửa lỗi, trong tab Tự động sửa lỗi, hãy chọn từ bạn muốn xóa
5. Nhấp vào nút Xóa

Bạn cũng có thể thay thế một từ trong Tự động sửa lỗi. Ví dụ, thay vì [c] chuyển thành ký hiệu bản quyền, bạn có thể dùng nó để chuyển thành từ – copyright

Để thay thế từ này bằng một số văn bản khác, hãy tìm và thay đổi văn bản rồi nhấp vào nút Thay thế

Cách hoàn tác các thay đổi tự động sửa lỗi trong Excel

Nếu bạn viết một cái gì đó và Excel thay đổi nó do tự động sửa lỗi, bạn có thể lấy lại văn bản gốc bằng cách nhấn Control + Z

Ví dụ: ngay khi bạn nhập [c] vào một ô trong Excel và nhấn phím cách, nó sẽ ngay lập tức được chuyển đổi thành ký hiệu bản quyền

Nhưng nếu bây giờ bạn sử dụng Control + Z, nó sẽ trở lại thành [c] và sẽ vẫn như vậy

Mặc dù Tự động sửa lỗi là một tính năng mà hầu hết người dùng Excel sẽ không bao giờ phải chỉnh sửa, nhưng thật tốt khi biết một số cách bạn có thể sử dụng tính năng này để tiết kiệm thời gian [như minh họa trong ví dụ]

Gần đây tôi đã bắt đầu sử dụng nó cho một số công thức khá lớn nhưng tôi sử dụng chúng thường xuyên [như trong ví dụ 3]

Bạn cũng có thể thích các Hướng dẫn Excel sau

• Cách tạo danh sách thả xuống Excel
• Cách chèn hộp kiểm trong Excel
• Cách theo dõi thay đổi trong Excel
• Tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel

9 suy nghĩ về “Tự động sửa lỗi trong Excel. Hướng dẫn đầy đủ + Ví dụ tiết kiệm thời gian”

1. Nilesh Chitroda

   Tháng Ba 2019 lúc 6. 23 giờ chiều

   Hiện nay nhiều doanh nghiệp nhỏ cần hóa đơn GST và phần mềm kế toán chính nên xin có sẵn loại phần mềm excel này

2. Torstein S Johnsen

   Tháng Ba 2019 lúc 12. 00 giờ chiều

   Sumit, hướng dẫn tuyệt vời, tôi đã học được một số chủ đề mới mặc dù tôi sử dụng tính năng tự động sửa lỗi rất nhiều. Và tôi thực sự đánh giá cao rằng nó hoạt động trong MS Word để. Tôi thấy hơi rườm rà khi thêm các mục mới. Điều này có thể dễ dàng đơn giản hóa với một macro vba nhỏ. Tôi cũng đã tạo một macro nhỏ để sao lưu hoặc khôi phục tất cả các mục nhập tự động sửa lỗi. bởi vì, vâng, tôi đã mất tất cả chúng một lần và không thể khôi phục chúng

3. An-ma

   Tháng Ba 2019 lúc 8. 32 giờ sáng

   Những bài học miễn phí của bạn đã dạy và giúp tôi rất nhiều trong công việc. Cảm ơn rât nhiêu vê nhưng chia sẻ

4. Sara

   Tháng Mười 2018 lúc 7. 46 giờ chiều

   Tốt đẹp. Cảm ơn vì tiền boa

5. gim

   Tháng Mười 2018 lúc 8. 36 giờ chiều

   tự động sửa lỗi không hoàn toàn phân biệt chữ hoa chữ thường.
   ABotU sẽ được sửa thành ABouT

   chữ thường sẽ sửa chữ hoa chứ không phải ngược lại, đây có thể là một cách hữu ích để tránh các trường hợp bạn KHÔNG muốn điều đó xảy ra

   bạn cũng có thể chơi trò chọc cười bạn bè của mình bằng cách tự động sửa từ “tôi” thành “Chúa tể bóng tối” chẳng hạn – họ sẽ cười như thế nào

6. gim

   Tháng Mười 2018 lúc 8. 09 giờ tối

   Một thủ thuật rất ấn tượng Sumit

   Tôi sử dụng “ii” cho “=INDEX[ResCol,MATCH[LookupVal,LookupCol,]]” – chỉ vì INDEX-MATCH không trực quan như VLOOKUP – khi đó tôi chỉ cần nhấp đúp vào từng trình giữ chỗ [
   similarly, “iii” is “=INDEX[ResArea,MATCH[LookupVal,LookupCol,],MATCH[LookupVal,LookupRow,]]” – for a two-way lookup
   “tt” is “=IF[N[ref],TIME[ref %,MOD[ref,100],],]” – this converts the stupid time formats that SAP sometimes gives us

   gim

7. H Rowe

   Tháng Năm 2014 lúc 8. 17 giờ chiều

   Một điều khác cần lưu ý là lối tắt tương tự này hiện sẽ tồn tại trong bất kỳ chương trình MS nào của bạn – vì vậy, gõ “ABC” trong từ, cũng sẽ nhập cùng tên công ty đó vào

   Bạn cũng có thể sử dụng các ký tự không thực sự là một phần của tên để đảm bảo rằng bạn luôn thực sự muốn phím tắt hoạt động theo cách đó. Chẳng hạn, tôi đã làm điều này tại nơi làm việc của mình, tạo lối tắt đến tên công ty của chúng tôi bằng cách sử dụng tên viết tắt của công ty và một số dấu chấm “S. K” [để nếu tôi có lý do để gõ SK, tôi không có Excel, Word hoặc Outlook cố gắng tự động sửa]

   • Sumit Bansal

     Tháng Năm 2014 lúc 9. 54 giờ chiều

     Gợi ý tốt. Tốt hơn nên sử dụng các ký tự mà bạn không có khả năng sử dụng trong khóa học bình thường. Cám ơn vì đã chia sẻ