Để có thể sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử, quyết định sử dụng hóa đơn, mẫu hóa đơn và gửi lên cơ quan Thuế. Vậy, cần phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào? Doanh nghiệp cần những lưu ý gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử?
Hãy cùng chúng tôi giải đáp những vướng mắc trên trong bài viết dưới đây.
Trước đây: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm [05] ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai [02] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
\>> Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên CyberBill
\>> Hướng dẫn cách xuất hóa đơn trên phần mềm hóa đơn CyberBill
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng [đối với hóa đơn đặt in] và không bị xử phạt.
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai [02] ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”
Như vậy sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử [ Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC]
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử. [theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC]
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn
- Hoá đơn mẫu [do nhà phân phối giải pháp cung cấp]: Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
Để xem hóa đơn mẫu CyberBill, quý doanh nghiệp xem chi tiết tại đây
Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn – Hóa đơn mẫu qua mạng
Trước khi nộp thông báo phát hành hóa đơn – hóa đơn mẫu qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Chữ ký số [Token]
- Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm [file XML]
- Hóa đơn mẫu và quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN đính kèm vào file Word
Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> “Hóa đơn” -> “Thông báo phát hành hóa đơn” [TB01/AC]
- Nhập các thông tin bắt buộc vào thông báo phát hành -> Sau khi nhập xong chọn: “Kết xuất XML”.
Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
- Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn [Sử dụng trình duyệt Internet Explorer] hoặc thuế điện tử eTax
- Tiếp theo: Đăng nhập MST của DN
- Tiếp theo: click vào “Tài khoản” -> “Đăng ký thêm tờ khai”
- Bước tiếp: Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> Tiếp tục
- Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”
- Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế GTGT
\>> Lưu ý khi nộp tờ khai thuế
\>> Hướng dẫn sử dụng thuế điện tử eTax
Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu qua mạng
- Scan hóa đơn mẫu lựa chọn từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử và Quyết định được sử dụng hóa đơn điện tử, sau đó bạn đính kèm trong file word
- Nộp bản word đó qua mạng như sau: Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên //nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc //thuedientu.gdt.gov.vn/ các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:
- Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.
Chú ý:
- Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.
- Cách kiểm tra: Truy cập vào Website //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn tra cứu thông tin thông báo phát hành hóa đơn. Nếu các bạn thấy kết quả tra cứu trùng khớp với thông tin phát hành thì có thể sử dụng.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn
- Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
Như vậy, CyberBill đã hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, hi vọng, sẽ giúp ích được quý doanh nghiệp trong việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.