Để trả lời câu hỏi này, cho phép kiểm tra hàng tồn kho là gì, và tại sao nó quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp.
Theo Webster, hàng tồn kho được định nghĩa là “Một danh sách được chia thành từng nhóm tài sản hiện hành” và “Danh mục hàng hóa trên tay”. Bất kể loại tài sản ta cần ứng dụng, có thể là hàng tồn kho – hàng hóa, nguyên liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ, phụ liệu…
Sử dụng một hệ thống mã vạch hàng tồn kho hiệu quả như thế nào?
Ta sẽ biết được đang có gì và nó đang ở đâu?
Ta sẽ biết được hàng nhập vào, chuyển ra [để dùng nội bộ hoặc bên ngoài] và có sự giải thích rõ ràng phù hợp, cập nhật hàng ngày các báo cáo về mức độ hàng tồn.
Sử dụng và sắp xếp lại theo thời gian tất cả các mục hàng tồn kho để dễ dàng nhập liệu và truy xuất.
Kiểm tra chu kỳ tính hàng tồn kho dễ dàng và hiệu quả.
Xuất dữ liệu cho kế toán hoặc hệ thống back-end dễ dàng.
Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, có ít nguyên liệu quan trọng có thể dẫn đến những vấn đề lớn. Nguyên tắc thời gian thực JIT [Just-in-time] của quản lý hàng tồn kho đã cách mạng hóa quá trình kiểm tra kiểm soát hàng hóa. Yêu cầu JIT đối với các nhà cung cấp tuyến dưới, và mọi người đều có thể tiết kiệm tiền nếu JIT hoạt động xuyên suốt các kênh phân phối.
Các công ty nhỏ cũng nhận ra xu hướng này, với nhiều nhà quản lý giữ một tập hồ sơ kho đảm bảo gọi là “Just-in-Case” – JIC. Nếu hệ thống được kiểm kê đầy đủ sẽ tiết kiệm được các khoản tiền thu mua và vận chuyển. Nói chung, nếu hệ thống hiện tại không yêu cầu một “kho an toàn”, dữ liệu vị trí cho từng mặt hàng thủ công dẫn đến thiếu chính xác. Phần mềm kiểm kho cùng với máy quét mã vạch có thể khắc phục tốt điều này.
Làm sao để mã vạch xuất hiện trên sản phẩm?
Mã vạch thường có 2 dạng chính là đã có sẵn trên sản phẩm do nhà sản xuất cung cấp hoặc người dùng tự tạo mã riêng để quản lý theo hệ thống riêng của mình.
Nếu hàng hóa chưa có mã vạch, có nghĩa là chưa được định danh trong danh mục hàng hóa của công ty, người ta sẽ phải thiết kế mã vạch theo mã sản phẩm và in lên tem nhãn bằng máy in mã vạch.
Máy in mã vạch là loại máy chuyên dụng dùng để in tem, độ chính xác cao và có thể tùy chọn chất lượng tem cần dùng.
Trên thị trường các loại máy chuyên dụng như Ring408PEL+/Ring412PE+/Ring4012PLM+ của Autonics, ZT-230/110Xi4/GX420T của Zebra,… đáp ứng đủ nhu cầu và quy mô của khách hàng.
Nhập mã hàng hóa bằng mã vạch có chính xác không?
Điều này là hoàn toàn chính xác, nó sẽ thay thế việc nhập bằng tay của nhân công. Mã vạch khi in ra được mã hóa thành những đường sọc đen trắng, vì thế nó sẽ phải quét tổng thể để mã hóa ra lại chứ không thể mã hóa từng phần nên một là nó sẽ mã hóa toàn bộ dãy ký tự của mã vạch, hai là mã vạch không thể quét được.
Cách sắp xếp kho như thế nào để thực hiện tốt việc ứng dụng mã vạch?
Để sắp xếp một kho hợp lý cho quy trình kho của mã vạch, ta sẽ thực hiện theo phương pháp hàng đợi. Ta sẽ sắp xếp theo sơ đồ vào-tồn-ra, đầu vào và đầu ra đều có máy quét mã vạch, còn tồn ta sẽ có máy kiểm kho để kiểm kê định kỳ.
Khi công ty, doanh nghiệp ngày càng phát triển, số lượng hàng hóa trong kho ngày càng tăng cao khiến công việc quản lý khó gặp nhiều khó khăn, vất vả. Vậy làm thế nào để có cách quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu và tiết kiệm thời gian nhất? Mời các bạn cùng tìm hiểu những thông tin hữu ích liên quan tới vấn đề quản lý kho qua bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
- Khái niệm quản lý kho hàng
- 14 cách quản lý kho hàng hiệu quả
- Kiểm tra kho định kỳ
- Sắp xếp kho theo từng khu vực
- Sử dụng thẻ kho/ sổ kho
- Quản lý theo mã sản phẩm SKU
- Sử dụng sơ đồ lưu trữ hàng hóa
- Đánh dấu dán nhãn từng mã vạch/ lô hàng
- Sử dụng phần mềm quản lý
- Ứng dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
- Sử dụng camera
- Nhân sự quản lý kho hàng
- Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước
- Quản lý theo tiêu chí thứ tự ABC
- Kiểm soát quy trình quản lý kho
- Dịch vụ quản lý kho
- Những lưu ý trong quá trình thực hiện quản lý kho
Khái niệm quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng là việc việc kiểm soát mọi hoạt động hàng ngày trong kho. Bao gồm các công việc như nhập xuất, tồn kho, chuyển kho,… Nếu các cửa hàng, doanh nghiệp biết cách quản lý kho hiệu quả sẽ giúp làm giảm chi phi bị thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa, đồng thời đưa ra kế hoạch phù hợp để gia tăng doanh thu bán hàng.
14 cách quản lý kho hàng hiệu quả
Dưới đây là 14 cách quản lý kho hàng hiệu quả mà các chủ cửa hàng, doanh nghiệp cần biết, cùng tham khảo nhé!
Kiểm tra kho định kỳ
Nên kiểm kê kho định kỳ, trung bình 6 tháng/lần. Điều này sẽ giúp bạn xác nhận số lượng hàng hóa trong kho trùng khớp với trên hồ sơ, sổ sách. Đồng thời, biết được chất lượng sản phẩm trong kho có còn đảm bảo hay không.
Sắp xếp kho theo từng khu vực
Việc sắp xếp kho khoa học là một trong những cách quản lý kho hàng hiệu quả. Đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập – xuất kho được tiến hàng dễ dàng, nhanh chóng. Từ đấy tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí để thuê nhiều nhân viên. Bạn nên sắp xếp hàng hóa theo từng khu vực dựa trên các đặc điểm nhận biết như: chủng loại, mã hàng hóa, hạn sử dụng, cách bảo quản,…
Sử dụng thẻ kho/ sổ kho
Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên kho hoặc nhân viên bán hàng cập nhật thường xuyên. Thẻ kho là một sổ tờ rời, được dùng để theo dõi số lượng hàng nhập – xuất, hàng tồn. Việc ghi chép đầy đủ sẽ giúp quá trình quản lý được chính xác, hạn chế tối đa các sai sót về số liệu.
Quản lý theo mã sản phẩm SKU
SKU hay còn được gọi là mã hàng hóa/mã sản phẩm. Việc sắp xếp theo SKU chính là dựa vào vị trí lưu hàng hóa cũng như tính chất của sản phẩm mà đặt tên cho mã hàng hóa. mã này thường là một chuỗi ký tự gồm chữ và số giúp người quản lý kho chỉ cần nhìn vào SKU là có thể xác định được vị trí của sản phẩm, hàng hóa mình muốn tìm.
Sử dụng sơ đồ lưu trữ hàng hóa
Bạn nên có một bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của mình, khi nhìn vào sơ đồ sẽ dễ hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa đang ở đâu. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có kho hàng lớn, việc này sẽ giúp chủ sở hữu có thể lên kế hoạch để kiểm soát, thay đổi kho hàng phù hợp. Giúp cho việc khai thác kho hàng đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Đánh dấu dán nhãn từng mã vạch/ lô hàng
Một cách quản lý kho hàng hiệu quả nữa mà bạn không thể bỏ qua là đánh dấu dán nhãn từng mã vạch/lô hàng. Với phương pháp này, quản lý kho sẽ có thể phân loại, tìm kiếm hàng hóa trong kho dễ dàng hơn. Đồng thời, nắm bắt được số lượng hàng tồn kho chính xác để có phương án xử lý kịp thời.
Sử dụng phần mềm quản lý
Hiện nay, sử dụng phần mềm quản lý được xem là cách quản lý kho hiệu quả nhất, được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng áp dụng. Các phần mềm quản lý sẽ giúp hạn chế tối đa các vấn đề sai sót trong số liệu, thất thoát hàng hóa. Đồng thời, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý kho, giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.
Ứng dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
Phương pháp FIFO có nghĩa là hàng hóa nhập trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước để đảm bảo về mặt thời gian sử dụng. Cách này thường áp dụng với các loại hàng hóa ngắn hạn như: thực phẩm, đồ ăn, bánh kẹo,…
Với LIFO thì sẽ ngược lại, ưu tiên các loại hàng vừa mới nhập sẽ được xuất ra trước. Điều này sẽ giúp đảm bảo về việc cập nhật thời giá, cân đối giữa chi phí sản xuất, nhập hàng với việc bán hàng sao cho phù hợp.
Sử dụng camera
Camera là công cụ đắc lực đối với các chủ cửa hàng, doanh nghiệp vì bạn không phải lúc nào cũng ở kho 24/7 để giám sát các hoạt động của nhân viên. Do đó, việc lắp Camera sẽ giúp nắm bắt được hoạt động trong kho mọi lúc, mọi nơi.
Nhân sự quản lý kho hàng
Việc thất thoát hàng trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: từ bên ngoài hoặc trong nội bộ. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập vào kho khi lưu trữ, tuy nhiên khả năng do người trong kho vẫn chiếm tỷ lệ cao hơn.
Vì vậy, bạn nên lựa chọn thật kỹ càng đối với bộ phận quản lý kho. Nên ưu tiên những người có lý lịch rõ ràng, đáng tin cậy, siêng năng và trung thực trong công việc. Đồng thời, phân công công việc cụ thể, rõ ràng ở từng bộ phận, chức danh để tránh đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước
Để có cách quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cần tuân thủ theo quy tắc Nhập trước – Xuất trước. Có nghĩa là các mặt hàng, sản phẩm nhập trước thì cần được ưu tiên xuất trước. Điều này giúp hàng hóa đảm bảo được chất lượng, hạn chế các vấn đề như hết hạn sử dụng, lỗi mốt, bị hư hỏng,…
Quản lý theo tiêu chí thứ tự ABC
Bạn có thể quản lý kho hàng theo thứ tự ABC để biết được đâu là sản phẩm, hàng hóa cần được quan tâm nhiều hơn so với các loại khác. Thông thường, 3 nhóm sản phẩm ABC được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí:
- A: Sản phẩm có giá trị cao, tuy nhiên tần suất bán ra lại khá chậm.
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra ở mức trung bình.
- C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng lại có tần suất bán ra rất cao, được nhiều người tiêu dùng sử dụng.
Kiểm soát quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý kho cần được thống nhất và tuân thủ đúng tuần bị các bước từ khi nhập hàng, xuất hàng, tạo nhãn hàng,… Nêu rõ nhân viên thực hiện là ai, công việc thế nào, sẽ phải chịu trách nhiệm ra sao nếu xảy ra các sai sót.
Dịch vụ quản lý kho
Cách quản lý kho hàng hiệu quả ngày càng được doanh nghiệp sử dụng là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý. Các đơn vị cung cấp sẵn kho hàng có đầy đủ các điều kiện để lưu trữ hàng hóa. Đồng thời thực hiện quản lý kho hàng cho doanh nghiệp từ A đến Z và sẽ gửi báo cáo xuất nhập tồn chi tiết cho khách hàng mỗi tháng.
Những lưu ý trong quá trình thực hiện quản lý kho
Ngoài việc áp dụng các cách quản lý kho hàng hiệu quả ở trên, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:
Quản lý kho cần sự cẩn thận, chặt chẽ, minh bạch
- Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định để đảm bảo an toàn, bất kỳ ai muốn ra vào trong kho cần được sự đồng ý của quản lý kho.
- Kho luôn có bảo vệ 24/7, tránh việc bị người ngoài xâm nhập có ý đồ xấu.
- Nếu sử dụng các dịch vụ quản lý kho cần có hợp đồng rõ ràng, chi tiết các điều khoản để đảm bảo quyền lợi tốt nhất.
- Với từng mặt hàng cần có định mức tồn kho để dễ dàng kiểm soát và xử lý.
Để thuận lợi trong kinh doanh, bạn cần biết cách quản lý kho hàng hiệu quả. Điều này giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình nhập – xuất hàng hóa để điều hành các hoạt động bán hàng tốt hơn. Chúc bạn có thể áp dụng các phương pháp trên hiệu quả và gặt hái được thành công!
Hoàng Hồng Hải
CEO SAMCO VINA
Luôn hướng tới giá trị đơn thuần nhưng thiết thực nhất, đó là có thể mang lại sự hài lòng cho mọi khách hàng khi tìm đến với công ty. Chính vì vậy, các sản phẩm, dịch vụ mà SAMCO VINA mang đến luôn đảm bảo được cả yếu tố chất lượng và giá cả.