Cách sử dụng Outlook để gửi email

Trong quá trình làm việc bạn muốn gửi email cho một nhóm người, bạn có thể giởi email cho từng người một nhưng đây là cách cũ và mất rất nhiều thời gian.

Giờ đây, bạn sẽ biết quá trình gửi cho một nhóm người trở nên nhanh chóng và dễ dàng như thế nào. Có thể có nhiều cách để gửi cùng một email đến nhiều người nhận, MM Group chia sẻ với các bạn mẹo nhanh nhất và hiệu quả nhất thông qua 8 bước dưới đây.

Hướng dẫn gửi email hàng loạt trong Outlook

Bước 1: Nhấp Contacts, tiếp theo chọn người nhận mà bạn muốn gửi email đến hàng loạt, rồi bấm Home > Mail Merge.

Bước 2:

• Trong của sổ Mail Merge Contacts, chọnOnly selected contactstrongContacts.
• Trong phầnMerge optionschọnForm LetterstừDocument type,EmailtừMerge to, rồi nhập chủ đề vào hộpMessage subject line.

Gửi nhiều Mail trong Outlook

Bước 3: Tiếp theo nhấp vào nút OK và vào Microsoft Word sẽ mở bằng một tài liệu mới. Cửa sổ sẽ tự động ở dưới Mailings ribbon. Sau đó, bạn nên nhấp vàoGreeting Linedưới tabMailings.

Gửi nhiều mail trong Outlook

>>Xem thêm: Đổi font và size trong Outlook.

Bước 4: Trong hộp thoại InsertGreeting Linexuất hiện, hãy xác định định dạng dòng lời chào khi bạn cần. Trước khi đưa ra quyết định, bạn có thể xem trước tin nhắn của mình bằng cách nhấp vàoPreview.

Bước 5: Sau đó nhấnOK, và bạn có thể thấyGreeting Lineđã được chèn vào tài liệu, sau đó nhấn phímEnterđể chuyển tới dòng tiếp theo để soạn nội dung thư bạn muốn gửi.

Gửi nhiều mail trong Outlook

Bước 6: Sau khi chỉnh sửa nội dung thư, chọn vàoMailings > Finish & Merge > Send Email Messages.

Gửi mail trong Outlook

Bước 7: Trong hộp thoạiMerge to Email, bạn có thể bấm trực tiếp nútOKvà email cùng một lúc. Hãy nhớ rằng những email này sẽ chỉ được gửi đến những người liên hệ bạn đã chọn lúc đầu.

Gửi nhiều mail trong Outlook

Bước 8: Sau khi hoàn thành việc gửi email, bạn có thể vào thư mụcSent Itemsđể xem kết quả và email đã được gửi đến từng người nhận riêng lẻ với lời chào của riêng họ.

>>Xem thêm: Tạo thư mục cho từng người gởi trong Outlook.

Hướng dẫn ngắn gọn này đã chỉ ra cho bạn biết bạn có thể gửi email đến nhiều người nhận một cách nhanh chóng và đơn giản như thế nào khi sử dụng Outlook. Tránh sử dụng cáctrường BCC và CCcó thể bị coi là cung cấp thông tin liên hệ.