Cách tạo folder mail trong Outlook 2016

Các thư mục trong  Outlook giúp các bạn sắp xếp thư email, lịch, danh bạ và tác vụ trong Outlook một  cách khoa học hơn. Vậy làm thế nào để tạo folder trong Outlook và làm thế nào để  chuyển email vào các thư mục bạn muốn? Dưới đây là cách tạo folder trong  Outlook 2010, 2013, 2016 và cách tự động chuyển email đến thư mục trong  Outlook.

Cách tạo folder trong Outlook 2010, 2013, 2016

Mời các bạn cùng  theo dõi cách tạo folder trong Outlook 2010, 2013, 2016, và cách tự động chuyển  email đến thư mục trong Outlook mà bài viết chia sẻ dưới đây.

Tạo folder trong Outlook

Để thêm folder  trong Outlook các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên các bạn cần mở Outlook 2010, 2013 hoặc 2016, dưới đây sử dụng  Outlook 2016 với Outlook 2010, 2013 các bạn thực hiện tương tự.

Mở Outlook

Bước 2: Trên giao diện Outlook, các bạn chọn chuột phải vào nơi các bạn muốn thêm  thư mục và chọn New folder (Thư mục  mới).

Ví dụ các bạn muốn  thêm thư mục vào phần Inbox (hộp thư dến) thì các bạn nhấn chuột phải vào Inbox  và chọn New folder.

Chọn chuột phải vào nơi muốn thêm thư mục và chọn New folder

Bước 3: Các bạn nhập tên cho thư mục và nhấn Enter trên bàn phím để lưu.

Nhập tên cho thư mục và nhấn Enter trên bàn phím để lưu

Như vậy các bạn  đã tạo xong thư mục trong Outlook.

Như vậy đã tạo xong thư mục trong Outlook

Cách chuyển mail đến thư mục bằng Rules

Bước 1: Nhấn chọn vào email mà các bạn muốn chuyển đến thư mục vừa tạo, sau đó nhấn  chuột phải chọn Rules -> Create Rule.

Nhấn chọn vào email, sau đó nhấn chuột phải chọn Rules - Create Rule

Hoặc các bạn chọn  thẻ Home -> Rules -> Create Rule.

Hoặc chọn thẻ Home - Rules - Create Rule

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Create Rule, trong phần When I get e-mail with all of the selected  conditions chính là các điều kiện của email để chuyển vào thư mục, lúc này  trong phần From (email được gửi từ), Subject contains (chủ đề email chứa), Sent to (email gửi tới) đã được điền  nội dung chính là các thông tin từ email mà bạn vừa chọn. Các bạn cũng có thể  thay đổi điều kiện theo ý muốn. Nếu các bạn cần xác định điều kiện nào để email  chuyển vào thư mục thì các bạn đánh dấu tích chọn vào ô vuông trước điều kiện  đó.

Hộp thoại Create Rule

Phần Do the following các bạn có 3 tùy chọn:

  • Display in the New Item Alert window: hiển thị email trong cửa sổ New Item Alert trên  máy tính của bạn.
  • Play a selected sound: phát âm thanh khi một email đến đáp ứng tiêu chí đặt ra.
  • Move the item to folder: di chuyển email vào một thư mục bạn chọn.

Nếu các bạn muốn chọn  tùy chọn nào thì các bạn đánh dấu tích chọn trước tùy chọn đó, và để di chuyển email  vào thư mục thì các bạn đánh dấu tích chọn trước Move the item to folder.

Move the item to folder: di chuyển email vào một thư mục bạn chọn

Xuất hiện hộp thoại Rules and Alerts, các bạn chọn đến  thư mục mà bạn muốn chuyển đến và nhấn OK.  Các bạn cũng có thể chọn New để tạo  thư mục mới.

Chọn thư mục muốn chuyển đến hoặc chọn New để tạo thư mục mới

Sau khi thiết lập  xong các bạn chọn OK.

Sau khi thiết lập xong chọn OK

Xuất hiện thông  báo luật đã được tạo The rule Goole  has been created, các bạn đánh dấu tích chọn Run this rule now on messages already in the current folder (chạy  quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong thư mục hiện tại) và nhấn OK để chuyển các email phù hợp với điều  kiện vào thư mục.

Đánh dấu tích chọn Run this rule now on messages already in the current folder

Như vậy tất cả  các email sẽ được chuyển vào thư mục mà bạn đã chọn.

Như vậy tất cả các email sẽ được chuyển vào thư mục đã chọn

Trên đây bài viết  đã chia sẻ đến các bạn cách tạo folder trong Outlook và cách di chuyển email đến  thư mục mà bạn tạo. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn sử  dụng Outlook một cách hiệu quả nhất.