Cách trả lời mail đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh
|
Cách trả lời email bằng tiếng anh tốt nhất cho bạn. Trong kinh doanh, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có một cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc trình bày nhất định. 1. Thông tin cá nhân của người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty. 2. Ngày tháng: Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số. 3. Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa. 4. Mã thư bạn hồi âm: Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789). 5. Cách xưng hô đầu thư: Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng Dear nếu bạn không quen người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen 6. Tiêu đề: Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư. 7. Nội dung: Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây. 8. Cuối thư: Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely Yours faithfully Yours truly 9. Chữ ký: Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực. 10. Tên họ đầy đủ của người viết: Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B 11. Chức danh của người viết: Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó. 12. Ghi chú tài liệu gửi kèm: Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2
Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty. 2. Ngày tháng: Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số. 3. Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa. 4. Mã thư bạn hồi âm: Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789). 5. Cách xưng hô đầu thư: Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng Dear nếu bạn không quen người nhận. Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen 6. Tiêu đề: Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư. 7. Nội dung: Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây. 8. Cuối thư: Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely Yours faithfully Yours truly 9. Chữ ký: Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực. 10. Tên họ đầy đủ của người viết: Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B 11. Chức danh của người viết: Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó. 12. Ghi chú tài liệu gửi kèm: Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2 Bạn đã biết cách trả lời e-mail? (Baochi.edu.vn) E-mail hiện đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động thông tin liên lạc và giao tiếp của giới trẻ. Do đó, việc trả lời e-mail cũng là phương tiện để bạn trẻ thể hiện văn hóa ứng xử. Chưa gọi là chuẩn mực nhưng phép lịch sự trong giao tiếp qua e-mail vẫn có những mẫu số chung nhất định. Dưới đây là một vài lời khuyên nho nhỏ về những việc bạn nên và không nên làm khi trả lời thư điện tử. NÊN: Luôn luôn trả lời e-mail, dù câu trả lời chỉ đơn giản là cảm ơn hay hẹn lúc khác sẽ trả lời kĩ hơn (do đang có việc bận). Đó là cách để người gửi biết chính xác rằng bạn đã đọc mail và nắm thông tin. Tất nhiên, loại trừ trường hợp thư gửi đến là thư rác. Mở đầu mail bằng dòng chào hỏi, xưng hô. Điều này thường áp dụng cho những e-mail mang tính chất công việc, nghiêm túc. Dòng Chào chị A, Anh B thân mến sẽ giúp xác định rõ người bạn muốn trao đổi là ai và giúp bức thư trọn vẹn hơn. Đi thẳng vào vấn đề, viết ngắn gọn. Những người bận rộn sẽ rất cảm ơn bạn vì điều này vì tiết kiệm thời gian cho cả hai. Chia đoạn ngắn, mỗi đoạn một ý rõ ràng. Nếu bạn phải trả lời bằng e-mail dài và nhiều thông tin thì việc này sẽ giúp người nhận thư dễ theo dõi và nắm bắt hơn. Trả lời tất cả các câu hỏi được hỏi. Đừng lười biếng và tỏ ra thiếu tôn trọng người gửi thư khi bỏ lơ các câu hỏi của họ, hoặc chỉ chọn trả lời những câu hỏi mà bạn thích. Nếu được, bạn nên trích dẫn từng ý câu hỏi để trả lời cho thấu đáo. Kết thư một cách lịch sự. Đó có thể là một lời chào, một câu chúc và bên dưới ghi tên của bạn, kèm thông tin liên lạc xem như chữ ký. Đặt tiêu đề rõ ràng cho e-mail. Người nhận thư càng nắm bắt vấn đề bạn gửi gắm nhanh và súc tích chừng nào thì càng tốt chừng nấy. Hiểu rõ và sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy). Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo mà thôi. Đọc và kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi gửi. Bạn nên lưu ý cả các lỗi chính tả, dùng từ, đặt câu. Cẩn tắc vô ưu mà! Cẩn thận với nút Reply to all. Khi gửi thư, bạn phải biết chắc là mình muốn trả lời cho ai và muốn nhận phản hồi từ ai. KHÔNG NÊN: Viết toàn bộ câu bằng chữ in hoa. Điều đó sẽ gây cảm giác như bạn đang hét vào mặt người nhận thư. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dùng chữ in hoa để nhấn mạnh ở một vài điểm cụ thể. Lạm dụng ký hiệu, biểu tượng cảm xúc. Smileys hay emoticons vẫn thường được bạn trẻ sử sụng khi giao tiếp online để biểu đạt sắc thái cảm xúc trong câu nói của mình. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều những biểu tượng này, e-mail của bạn sẽ trông kém chuyên nghiệp đi rất nhiều. Quên đính kèm tài liệu hay quên đặt tiêu đề mail. Chắc chắn là bạn không muốn tỏ ra vụn về, bất cẩn trong mắt người khác đâu nhỉ? Viết những lời bạn không muốn người thứ ba biết. E-mail không phải là chỗ riêng tư. Người nhận vẫn có thể chuyển tiếp e-mail của bạn cho người khác, mặc dù đấy là việc không đáng hoan nghênh chút nào. Dùng từ ngữ thô lỗ. Việc trao đổi qua lại những bức mail có màu sắc căng thẳng, giận dữ rất dễ châm ngòi chiến tranh. Hi vọng những quy tắc trên đây hữu ích cho các bạn trẻ trong quá trình số hóa giao tiếp. Cách 3: I.Đặc điểm của e-mail: s 1.Cách trình bày đơn giản -Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng và tính chất thông tin đa dạng. 2.Cách lưu trữ dữ liệu -Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn. 3.Chi phí -Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít hay nhiều. 4.Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người -Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC. 5.Hình thức văn bản -Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện cho việc đọc trên màn hình máy vi tính II.Cách viết e-mail Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật Đối với hình thức e-mail trang trọng: 1.CC, BCC, Return Receipt -To: địa chỉ của người nhận e-mail. -CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan. -BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nhấn mạnh gửi bí mật, nên tránh lạm dụng cách gửi này. -Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc của người nhận. -Attachment: Tài liệu kèm theo. -Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã nhận được e-mail. 2.Subject -Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước. +Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung. +Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý muốn Reply. +Tình huống khẩn cấp Urgent chỉ dùng khi thật sự cần thiết. 3.Thể hiện sự tôn trọng -Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John. -Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như Dear Pat Joners. -Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên. -Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ. ·Dear Sir / Madam -Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau: ·Dear Customer Service ·Dear Human Resources Manager ·Dear Marketing Director -Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi. -Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng Dr. (Dr. Franklin) 4.Phần nội dung -Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail. -Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi. -Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng. -Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn trong việc đọc nắm ý. -Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sự. ·I am writing/write to (tell about / let you know about ) ·I would like to (tell/send/let ) ·I enjoy/ really like (+V_ing) · -Nếu có tài liệu đính kèm thì nên báo cho người nhận biết đó là tài liệu gì. ·I enclose (daily report ) ·The attached file is (list of students ) · -Khi cần yêu cầu sự giúp đỡ, hỗ trợ từ người nhận thì phải nêu công việc cụ thể. ·Could you help me ...(inform the student of final exam), please? ·I would like to ask your help · -Khi hối tiếc về một điều gì đó xảy ra không như mong đợi. ·I regret to (tell/inform ) ·I am (very) sorry about/for ·I would like to apologize for · -Nên tránh sự diễn đạt do dự. Ví dụ: ·I can not attend the meeting. à I wish I could attend the meeting. ·We can not finish the plan until April 20. à We will finish the plan on April 20. · -Nên tránh các hình thức viết tắt, ngắn gọn. Ví dụ: ·Im à I am ·I dont à I do not ·I havent à I have not · -Chỉ sử dụng hình thức viết tắt cho phép (được chấp nhận). ·ASAP: as soon as possible ·BTW: by the way ·BFN: bye for now ·BRB: be right back ·IOW: in other words · -Yêu cầu, đề nghị lịch sự khi muốn người nhận hỏi lại nội dung hoặc bất cứ thông tin nào trong e-mail nếu chưa hiểu rõ. ·Please contact me if you have any (question, complaint )! ·Please feel free / do not hesitate to contact me if (there is any problem) · -Không gạch dưới, không dùng kiểu chữ to (chữ in hoa), in nghiêng cả câu và ký hiệu đặc biệt. Khi muốn nhấn mạnh từng phần thì ta dùng kiểu chữ to, dấu hoa thị (* *), hay dùng dấu phân cách ( _ ) Ví dụ: ·This is available to members ONLY. ·I meant *JST*, not PST. ·I will need the report by _ 10 a.m. Monday_ · -Trường hợp muốn có câu trả lời từ người nhận thì phải nêu chính xác yêu cầu và việc cần làm. Câu hỏi nên cung cấp đầy đủ thông tin và viết ở dạng nghi vấn và để người nhận có thể sắp xếp trả lời. Ví dụ: ·I would like to know when you can send it out. à When can you send it out? ·Let me know whether you can make the deadline or not. à Can you make the deadline? · -Cám ơn về e-mail hồi âm Ví dụ: ·Thank you for your (e-mail/reply/ prompt reply/ quick response) ·It is good/nice/great to hear from you. ·I am glad/happy to hear from you. · -Kết thúc e-mail ·Thank you for your (interest/assistance/cooperation) ·I am looking/look forward to (hearing from you/...) · 5.Phần kết luận -Phải thay đổi phần kết luận so với thư tín thông thường. Ví dụ: ·Best Regards, ·Best Wishes, ·Regards, ·All the best! ·Continues success, ·Sincerely yours, ·Sincerely -Nếu người nhận là người không quen biết thì có thể dùng các cách diễn đạt sau: ·Bye for now ·Talk to you later ·Talk to you soon ·Take care ·Have a nice/good/great/wonderful day! ·Have a nice/good/great/wonderful weekend! 6.Chữ ký -Thường hiển thị địa chỉ e-mail, địa chỉ trang chủ, và họ tên của người gửi. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp mà có cách viết như chức vụ, nghề nghiệp, chỗ ở, số điện thoại. Nói chung, chữ ký trong e-mail được ghi nguyên văn, nhưng cũng không nên quá dài. -Khi đọc số điện thoại trên chữ ký, tốt hơn ta nên bắt đầu từ mã quốc gia. -Từ chữ ký, ta có thể hiểu thêm về phương châm kinh doanh hoạt động của người gửi thư. -Hãy đặt quy ước về chữ ký, chẳng hạn như quy ước dùng trong kinh doanh, dùng cho cá nhân, dùng trong nước, dùng ở nước ngoài. 7.Đính kèm -E-mail có thể đính kèm tài liệu như hình ảnh, biểu đồ +Có thể đính kèm địa chỉ của mình để người nhận hiểu ngay thông điệp là do ai gửi. +Dung lượng đính kèm qua internet là 50KB. Nếu dung lượng đính kèm quá lớn, ta nên dùng phương pháp nén. +Khi gửi e-mail lần đầu không nên đính kèm tài liệu vì sẽ mất thời gian, ngay cả người nhận cũng cảm thấy không cần thiết phải đọc tài liệu đính kèm. Chỉ thực hiện việc đính kèm tài liệu khi được yêu cầu. Đối với hình thức e-mail thân mật: Xét về nội dung cần trình bày trong e-mail thì cũng tương tự như e-mail trang trọng. Nhưng hình thức trình bày đơn giản hơn, ngắn gọn hơn. Cụ thể như sau: -Đầu thư: ·Hi/ Hello/Dear + tên riêng, ·Dear Friends/Colleagues/Fellows/Members/Everyone, -Nội dung thư: ·Không cần diễn đạt ý muốn nói thành một câu văn hoàn chỉnh. ·Có thể dùng hình thức viết tắt như Im, I dont ... ·Được dùng các ký hiệu đặc biệt để diễn tả cảm xúc như L, :-( · -Cuối thư: ·Bye/ See you/ Take care ·Thanks, ·Cheer, ·Good luck · Cách viết mail tiếng Anh |
