Với xu hướng hội nhập ngày nay thì việc viết mail xin việc bằng tiếng anh rất phổ biến và đóng góp quan trọng trong việc tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng. Vậy nên hãy đầu tư thời gian viết nội dung email sao cho thật ấn tượng và hiệu quả. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có một email hiệu quả nhất:
- Các bạn nên viết thư một cách ngắn gọn, xúc tích. Một thư xin việc điển hình sẽ được căn trái toàn bộ nội dung, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, cách dòng 1,5 và không cách đoạn. Nội dung thư nên được tóm gọn trong diện tích một trang A4. Nhờ vậy nhà tuyển dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian đọc thư của bạn. Do đó nội dung đơn thư cần hết sức cô đọng, rõ ràng.
- Bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re: Salesman post [Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng]. Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.
- Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân [thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công tác xa…].
- Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ trong một buổi interview [I am looking forward to an interview at your office].
Một bức thư xin việc chuẩn bằng Tiếng Anh gồm có 3 phần chính: mở đầu, nội dung chính và kết luận. Trước khi viết thư, ứng viên cần nêu một số thông tin cá nhân cơ bản và nơi tiếp nhận thư. Cụ thể, trên cùng đơn thư cần ghi họ và tên [Your Name], địa chỉ liên lạc [Your Address], số điện thoại [Your Phone Number]. Tiếp đến là ngày tháng năm viết thư [day, month, year].
Nêu lí do bạn viết đơn xin việc tới nhà tuyển dụng. Các mẫu câu thông dụng nhất bao gồm:
- I am writing to apply for the ABC position which was advertised on XYZ.
- I would like to apply for the post of ABC as advertised on XYZ.
- I am writing in regards to the position of ABC currently advertised on XYZ.
- I am writing in response to your advertisement in XYZ inviting applications for ABC.
- I have recently seen an advert on the XYZ for the position of ABC and I would like to apply with interest.
Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào của bạn có thể là: Dear [tên của nhà tuyển dụng] tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như [Mr., Ms., Dr.]
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear [tên công ty]”.
Trong phần này, ứng viên chỉ nên viết từ hai đến ba đoạn văn. Giới thiệu về mình và nói với nhà tuyển dụng lý do tại sao bạn có đủ điều kiện để làm công việc dự tuyển. Những ý chính bao gồm quá trình học tập, đã tốt nghiệp trường nào [from my C.V, you will see that I graduated from ….], kinh nghiệm làm việc tính tới thời điểm hiện tại [at present, I am working for…], đặc điểm về tính cách giúp bạn làm tốt công việc mình đang ứng tuyển [in addition, I am active and enthusiastic…]. Phần nội dung còn là nơi bạn có thể chia sẻ những thành tích, câu chuyện thành công, và bất kỳ thông tin khác để giúp bạn thuyết phục nhà tuyển dụng. Đây là cơ hội để bạn cho nhà tuyển dụng biết những gì có để làm được, giải thích lý do tại sao các kỹ năng và kiến thức của bạn phù hợp cho vị trí họ đang tuyển.
Đây là nơi bạn tóm lai vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:
- Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
- Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của bạn.
- Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
- Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư [nếu có].
- Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.
Để kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hay “Sincerely” đó là những cách phổ biến. Ngoài ra, vì bạn không thể kí tên vào email nên cuối thư bạn có thể gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ kí.
The General Manager, Procurement Division, ABC Company New York Dear Mr./Ms. [Last Name] This is in reference to the job posting by your company in the [Job Board], dated February 19th , 2010. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match. I have been working for the past five years in the procurement department of [the current company]. I held the position of Senior [position] in the said company. I completed my education [DEF Education Institution]. My professional education was obtained from the [ABC of Science, Location]. My updated resume is enclosed for your review. I look forward to speaking with you soon about this employment opportunity, Your Sincerely, [Chữ ký của bạn]
[Tên bạn]
- Cách Phân biệt áo thun cotton giả hay thật
Ngày nay, việc viết email xin việc bằng tiếng Anh không có gì là lạ trong bối cảnh kinh tế hội nhập. Việc viết email bằng ngoại ngữ sẽ là "chìa khóa" khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên tốt đẹp về ứng viên. Vậy nên hãy đầu tư thời gian viết nội dung email sao cho thật ấn tượng và hiệu quả. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có một email hiệu quả nhất:
Khi bạn đang gửi email xin việc kèm CV, cần phải đặc biệt lưu ý làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng, bởi một số công ty có một số yêu cầu riêng khi nhận những email xin việc. Nếu công ty họ yêu cầu gửi CV dưới một định dạng cụ thể kèm trong email, hay yêu cầu phải có một nội dung cụ thể, hãy làm chính xác như vậy. Bộ phận nhân sự sẽ ít quan tâm tới những email không tuân thủ đúng những gì họ yêu cầu.
Một số lưu ý quan trọng khi viết email xin việc tới nhà tuyển dụng
Khi viết, bạn nên giữ cho email xin việc của mình thật ngắn gọn và súc tích, không cần dài dòng, tránh cho nhà tuyển dụng mất nhiều thời gian xem xét. Thông thường, email nên được căn lề trái để người đọc dễ theo dõi. Bạn có thể sử dụng những font chữ đơn giản như Arial hay Times New Roman [font size: 13], không nên sử dụng những font ngoằn nghèo, hoa mỹ; không sử dụng icon, không chèn nhiều hình ảnh.
Đặt tên cho file đính kèm. Khi bạn tải CV lên Email, nhà tuyển dụng có thể nhìn thấy tên file, vậy nên chúng ta cũng nên lưu ý đặt tên file cho đơn giản và chuyên nghiệp như: Họ_Tên_CV, Họ_Tên_Vị Trí Ứng Tuyển... chứ đừng đặt tên file như: CV, CV1, CV_final... bởi nhà tuyển dụng sẽ nghi ngờ mức độ nghiêm túc của những ứng viên đặt tên file như vậy.
Nội dung của email cần phải có những phần nào, điều này thì còn tùy thuộc yêu cầu của bộ phận nhân sự của mỗi công ty hoặc tùy vào những kiến thức của ứng viên. Nhưng phần lớn mọi người chỉ phân bổ nội dung email từ 3-4 đoạn: giới thiệu sơ bộ, nguyên nhân muốn ứng tuyển, trình độ bản thân... Cuối Email xin việc, đừng quên bày tỏ mong muốn được nhà tuyển dụng sắp xếp một buổi phỏng vấn trực tiếp để trao đổi rõ hơn về công việc [I look forward to speaking with you soon about this employment opportunity].
Nội dung email xin việc bằng tiếng Anh
Một email xin việc chuẩn bằng Tiếng Anh gồm có phần mở đầu, phần nội dung ctrình bày và phần kết luận. Khi bắt đầu viết email, bạn cần đưa những thông tin cá nhân cơ bản như cần ghi họ và tên [Your Name], địa chỉ liên lạc [Your Address], số điện thoại [Your Phone Number]. Tiếp đến là thời gian viết email [day, month, year].
Phần mở đầu
Đây là phần quan trọng để bạn trình bày vì sao mình viết đơn xin việc tới nhà tuyển dụng. Các mẫu câu thông dụng nhất bao gồm:
• I would like to apply for the position of Communications Director as advertised on TV.
• I read your job posting for a salesman with interest.
• I would like to express my interest in a position as an acount manager for your company.
Ở phần nội dung đầu email sẽ dựa nhiều vào những thông tin bạn có về công ty đó. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, đó sẽ là lợi thế lớn để tăng tính thân mật với họ, lời chào của bạn có thể là: Dear [Tên nhà tuyển dụng], có thể gọi họ bằng các danh xưng như [Mr, Ms, Dr.].
Còn trong trường hợp bạn không biết tên nhà tuyển dụng thì có thể viết như sau: “Dear Recruiting Team,”, “Dear Hiring Manager,” hay “Dear [tên công ty]”.
→ Phương pháp viết đoạn đầu: Trình bày đoạn đầu tiên từ 1-2 câu. Đoạn đầu của Email là phần để bạn đề cập tới vị trí mà bạn đang muốn ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.
Phần nội dung
Trong phần nội dung, bạn hãy giới thiệu về bản thân và chia sẻ về kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng của bản thân... và thể hiện rằng mình có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu cho vị trí họ đang tuyển [in addition, I am active and enthusiastic…]. Bạn có thể chia sẻ về số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương [at present, I'm working for…], hoặc bằng cấp mà bản thân đã từng đạt được. Ngoài ra, bạn có thể tóm tắt quá trình học tập của mình [from my C.V, you will see that I graduated from ….]
Bạn có thể chia sẻ thêm bất kỳ thông tin khác để giúp bạn thuyết phục công ty tuyển dụng.
→ Phần nội dung là nơi bạn thể hiện những gì có để làm được, thuyết phục nhà tuyển dụng tăng tại sao các kỹ năng và kiến thức của bạn phù hợp cho vị trí họ đang tìm kiếm nhân sự.
Phần kết luận
Đây là nơi bạn tóm lai vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:
- Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, như mong muốn của bạn khi được phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng của họ để có thể trao đổi nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của mình.
- Gửi thông tin liên lạc [như số điện thoại hoặc địa chỉ], để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ.
- Đính kèm Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu nhà tuyển dụng yêu cầu.
Kết thúc thư bạn có thể viết một số cách phổ biến như “Best” hay “Sincerely”.
Mẫu viết email xin việc
Dear Ms. Hoa
This is in reference to the job posting by your company in the Assitant, dated September 14th , 2020. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match.
I have been working for the past four years in the procurement department of Danlc Inc. I held the position of Senior [position] in the said company.
I completed my education [DEF Education Institution]. My professional education was obtained from the [ABC of Science, Location]. In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job done well even under pressure or on far mission.
My updated resume is enclosed for your review.
I am looking forward to an interview at your office.
Your Sincerely,
[Chữ ký]