Cách viết email báo cáo công việc bằng Tiếng Anh

18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết

bởi hangatt | Blog

18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết
18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết

4.5 (90%) 20 votes

Email là một công cụ rất quen thuộc đối với dân văn phòng, do đó, biết viết một chiếc email hoàn chỉnh là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Viết email bằng Tiếng Anh lại càng là một thử thách khó khăn hơn. Trong bài viết này, Step Up sẽ giới thiệu cho các bạn 18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng.

Nội dung bài viết

  • 1. 18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết
  • 2. Các bước viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng
  • 3. Mẫu email bằng tiếng Anh phổ biến bạn có thể áp dụng

1. 18 mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết

Hãy luôn để ý đến những chi tiết nhỏ nhất để có một chiếc email hoàn hảo
Hãy luôn để ý đến những chi tiết nhỏ nhất để có một chiếc email hoàn hảo

Hãy luôn để ý đến những chi tiết nhỏ nhất để có một chiếc email hoàn hảo

1. Cân nhắc xem liệu một chiếc email có thực sự là cần thiết?

Nghe có vẻ khá buồn cười, nhưng mẹo đầu tiên để viết một chiếc email hay là tìm cách để không phải viết. Nếu như bạn có thể nói chuyện trực tiếp, gọi điện hay gửi tin nhắn cho người mà bạn muốn trò chuyện, hãy làm như thế. Chỉ khi nào email là cách giao tiếp hiệu quả nhất thì hẵng nên sử dụng.

2. Tạo 2 tài khoản email cho công việc và cuộc sống thường ngày

Khi viết email, tùy vào đối tượng gửi mà lời văn sẽ khác nhau. Nếu như bạn gửi thư cho bạn bè, người thân, có thể sử dụng những từ ngữ như hi, thanks, cool, Nhưng nếu viết cho sếp hay đồng nghiệp thì bạn lại cần những từ ngữ trang trọng như dear, regard, Cách tốt nhất để không bị nhầm chính là tạo 2 tài khoản email, một cho công việc và một cho đời sống. Không chỉ giúp bạn phân loại thư một cách rõ ràng, chiếc email dành riêng cho công việc có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn nữa đấy.

3. Xác định rõ mục đích viết email

Bạn cũng cần phải xác định rõ mục đích của mình là gì trước khi viết email. Điều này sẽ giúp cho email của bạn có bố cục rõ ràng với một thông điệp có đầu có đuôi, dễ hiểu và không bị lẫn lộn. Có nhiều mục đích viết email như hỏi xin thông tin, cung cấp thông tin, xin lỗi, cảm ơn, phàn nàn,

4. Viết email có đầu có đuôi

Và cho dù với mục đích gì, điều bạn cần làm khi viết email Tiếng Anh là thể hiện sự chuyên nghiệp. Cần phải tuân thủ các quy định của một chiếc email hoàn chỉnh: Hãy dùng từ Dear ở đầu tiên, sử dụng Please khi yêu cầu một hành động nào đó và kết thúc email bằng Best regards hoặc Regards.

5. Thêm một câu văn thể hiện tính lịch sự

Bạn có thể thêm một câu sau đoạn Dear để hỏi thăm hay chúc sức khỏe đối tác của mình như How are you doing? hay I hope you are doing well. Các câu văn này tuy không bắt buộc nhưng sẽ thể hiện được sự thân thiết mà vẫn giữ được tính lịch sự của bức thư.

1.6. Không viết tắt trong email tiếng Anh

Đây là lỗi rất nhiều người mắc phải. Thay vì sử dụng các cụm như Im, Were, Dont, bạn cần phải viết rõ ra là I am, We are, Do not, Cũng giống như các văn bản yêu cầu tính nghiêm túc trong Tiếng Việt, việc viết tắt là cực kỳ hạn chế.

7. Không lạm dụng các từ lóng tiếng Anh

Thử nghĩ mà xem, khi viết những văn bản gửi cho đồng nghiệp, thầy cô, bạn sẽ không bao giờ dùng những từ như trẻ trâu, chém gió đúng không nào. Trong Tiếng Anh cũng vậy. Thế nhưng khó ở chỗ nhiều khi bạn lại không biết từ mình dùng là từ lóng để mà tránh. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ những từ lóng trong tiếng Anh để không mắc phải sai lầm này nhé.

8. Tránh dùng should, can, want

Hãy sử dụng would like thay cho will và could thay cho can. Điều này sẽ thể hiện tính lịch sự của chiếc email bằng tiếng Anh và làm giảm bớt tính văn nói đi rất nhiều. Ngoài ra should cũng không nên được sử dụng với đối tác của bạn vì từ này sẽ tạo cho họ cảm giác như đang bị bạn lên lớp và điều này không hay một chút nào.

9. Dùng câu ngắn trong email

Một trong những cách viết email bằng tiếng Anh tốt là hãy dùng các câu ngắn, tránh các câu phức có nhiều mệnh đề. Không giống như các bài luận hay các trang báo chí, email cần phải rõ ràng, mạch lạc. Do đó việc chỉ sử dụng câu văn ngắn gọn sẽ giúp cho bức thư của bạn trở nên thật dễ hiểu và truyền đạt thông tin theo đúng cách mà bạn mong muốn.

10. Mỗi đoạn văn nên cách nhau 1 dòng

Nếu bạn chỉ bấm xuống dòng 1 lần sau khi kết thúc một đoạn văn, kết cục là cả bức thư sẽ trở thành một cục chữ dính vào nhau rất không hợp mắt. Do đó hãy bấm Enter 2 lần mỗi khi viết xong một đoạn văn nhé.

11. Tránh lỗi về dấu câu

Các lỗi về dấu câu cũng là những lỗi cần tránh. Các dấu chấm, dấu phẩy đều phải được đặt hợp lý cả về mặt ngữ pháp lẫn mặt ngữ nghĩa của câu văn. Trong email công việc, bạn sẽ chỉ nên dùng dấu chấm và dấu phẩy, nên hạn chế tối đa việc sử dụng dấu chấm than trong mọi trường hợp.

12. Viết hoa một cách chính xác

Các lỗi về viết hoa chữ cũng là một điều mà bạn cần phải lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh. Hãy luôn viết hoa những danh từ riêng, đầu mỗi câu, mỗi đoạn văn bạn nhé. Đây là việc tuy nhỏ nhưng sẽ làm email của bạn nhìn thật chỉn chu và rõ ràng với người đọc.

Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc
Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc

Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc

13. Chú ý tránh những câu 2 nghĩa

Trong Tiếng Anh có rất nhiều từ nhiều nghĩa, do đó bạn cũng phải tránh để câu văn của bạn có 2 nghĩa, gây sự hiểu nhầm với đối tác. Nếu có thể, hãy thay thế tất cả những câu văn có 2 nghĩa bằng các mệnh đề tương đương để tạo sự rõ ràng trong giao tiếp. Để có thể hiểu hết ý nghĩa của một từ vựng, bạn nên học chúng một cách kỹ càng. Đối với dân văn phòng không có nhiều thời gian, bạn có thể cân nhắc việc học từ vựng qua phần mềm rất tiện lợi.

14. Tuyệt đối tránh mắc các lỗi chính tả

Giống như trong Tiếng Việt, lỗi chính tả sẽ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự tỉ mỉ trong cách làm việc. Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng lỗi chính tả phản ánh sự thiếu học thức, học hành không đến nơi đến chốn bởi tất cả những gì liên quan đến chính tả chúng ta đều đã được học từ bậc Tiểu học. Do đó khi viết xong email hãy nhớ luôn kiểm tra lỗi chính tả nhé.

15. Nhờ một người bản xứ hoặc một người giỏi Tiếng Anh kiểm tra lại email của bạn, nếu cần

Nhiều khi bạn mắc những lỗi giao tiếp hay sử dụng những câu từ không phù hợp mà bạn không nhận ra hay các công cụ kiểm tra chính tả cũng không thể phát hiện, có một người giúp đỡ khi đó là rất cần thiết. Ngoài ra, khi viết email cũng một phần giống như Tiếng Anh giao tiếp thường ngày, vì vậy đôi lúc bạn cũng có thể áp dụng nhiều cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp như thay đổi từ, so sánh, ví von.

16. Kiểm tra 1 lượt email của mình trước khi gửi

Bạn luôn luôn phải đọc lại xem mình có mắc lỗi ngữ pháp hay chính tả không, bức thư đã được diễn đạt một cách rõ ràng và đủ ý chưa, và cũng đừng quên kiểm tra file đính kèm nếu có. Rất nhiều người mắc phải việc gửi file đính kèm lỗi hay quên không gắn file, dẫn đến việc người nhận phải nhắn lại để xác nhận.

17. Kiểm tra tất cả tên người nhận trước khi gửi

Bạn không muốn chiếc email của mình bay vào nhầm hòm thư đúng không nào.

18. Xóa đi phần trích dẫn khi trả lời email

Một lưu ý cuối cùng, nếu như bạn đang trả lời lại một chiếc email, hãy xóa đi phần trích dẫn email trước. Việc này sẽ giúp loại bỏ đi phần email thừa và làm cho email của bạn nhìn ngắn gọn hơn rất nhiều. Nếu bạn sử dụng Gmail trên máy vi tính, rất đơn giản, bạn chỉ cần bấm ctrl A rồi sau đó là phím backspace.

2. Các bước viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng

Bạn là một nhân viên văn phòng thế nhưng kỹ năng viết mail của bản thân lại chưa thực sự tốt, đặc biệt là cách viết email bằng tiếng Anh? Có rất nhiều dân văn phòng cho đến tận bây giờ vẫn chưa biết cách viết email tiếng Anh sao cho thật hay và chuẩn.

Hãy cùng Step Up tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn và chi tiết nhất nhé!

1. Phần mở đầu  Beginning

Trước tiên bạn hãy bắt đầu việc chào hỏi cũng như xưng hô với người nhận một cách thật trang trọng trong bức thư.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Chú ý: Khi viết thư hãy chú ý rằng người nhận nếu là phụ nữ thì bạn nên sử dụng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và sử dụng Miss dành cho phụ nữ chưa lập gia đình. Chẳng hạn như bạn không chắc chắn cho vấn đề này thì bạn hoàn toàn có thể dùng các cách gọi sau đây cũng không kém phần lịch sự, trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Chú ý: Đối với việc viết email bằng tiếng Anh thì bạn hãy gọi người nhận thư bằng Last name (Họ). Cụ thể như: Bạn sẽ gửi email cho người đàn ông có tên là Adam John, vì vậy hãy viết phần mở đầu rằng Dear Mr.John. Tuy nghiên, nếu người nhận là một người Việt thì bạn hoàn toàn có thể gọi họ bằng tên riêng hay họ tên đầy đủ. Cụ thể như: Dear Mrs. Le Thi Thu or Dear Mrs. Thi Thu

2. Phần nội dung chính  Body

1. Making a request/ asking for information

Làm một yêu cầu gì đó/ hỏi để lấy thêm thông tin

  • Could you please let us know if you can attend our HappyBirthday Party/ if you are available for a attending on 25.June?: Bạn có thể vui lòng báo cho chúng tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc sinh nhật của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự vào ngày 25 tháng 6 tới đây?
  • I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within today: Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong ngày hôm nay.
  • Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available: Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có

2. Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

  • We are pleased to announce that your goods have been selected for export: Chúng tôi rất vui mừng khi thông báo rằng hàng hóa của bạn đã được chọn để xuất khẩu.
  • They are willing to arrange another meeting with you tomm: Họ sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với bạn vào ngày mai.
  • We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions: Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu.

3. Complaining

Phàn nàn

  • I am writing this letter to complain about your employee attitude: Tôi viết bức thư này để phàn nàn về thái độ nhân viên của bạn.
  • You should pay attention to your actions when deciding that: Bạn nên để ý tới hành động của bản thân khi quyết định điều gì đó.
  • I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered: Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu.

4. Apologizing

Lời xin lỗi

  • He wants to apologize for what he has done to you in the past: Anh ấy muốn xin lỗi về những điều anh ấy đã làm với bạn trong quá khứ.
  • We apologize for this delay at work: Chúng tôi xin lỗi cho sự chậm trễ này trong công việc.
  • Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused: Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra.

5. Attaching files

Đính kèm tệp

  • We will send you the email attachment: Chúng tôi sẽ gửi bạn tệp đính kèm trong email.
  • Please find attached the file you requested: Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm.
  • I am afraid I cannot open the file you have sent me: Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi.
  • Could you send it again in PDF format?: Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?.

3. Phần kết thúc  Ending

Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể thêm vào trong phần email của bản thân trước khi kết thúc và kí tên nhé:

  • If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know: Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết.
  • I look forward to hearing from you soon: Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn.
  • Thank you for your patience and cooperation: Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn.
  • Thank you for your consideration: Cảm ơn sự quan tâm của bạn.

Cuối cùng bạn sẽ kết thúc và kí tên như sau:

  • Yours faithfully(Trân trọng)  Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
  • Yours sincerely(Trân trọng)  Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
  • Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly(Trân trọng)  Phổ biến trong Anh-Mỹ

3. Mẫu email bằng tiếng Anh phổ biến bạn có thể áp dụng

Sau khi đã biết về các mẹo để viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng, bạn có thể tham khảo mẫu email bằng Tiếng Anh dưới đây để áp dụng trong công việc của mình.

Dear Professor X,

I would like to thank you for your lecture in our business class on Monday. The speech gave us much useful information that we can apply to our own projects. I really appreciate that you spent the whole morning teaching us, despite your busy work schedule.

It was a pleasure to attend your lecture. I hope that in the future we will have more opportunities to study with you.

Once again, thank you for your lecture.

Best regards,

Gửi giáo sư X,

Em muốn cảm ơn giáo sư vì đã dạy bọn em một tiết học kinh doanh vào thứ 2. Lời giảng của giáo sư đã cho chúng em rất nhiều thông tin hữu ích để có thể áp dụng vào dự án của mình. Em rất biết ơn giáo sư đã dành cả buổi sáng với chúng em, dù giáo sư có một lịch làm việc rất bận rộn.

Được dự tiết học của giáo sư là một vinh dự đối với em. Em mong rằng trong tương lai lớp em sẽ có thêm nhiều cơ hội khác để học với giáo sư.

Một lần nữa, cảm ơn giáo sư về tiết học.

Kính gửi,

Trên đây là một mẫu email bằng Tiếng Anh phổ biến của một học viên gửi cho giáo sư kinh tế của mình để cảm ơn về tiết học kinh doanh. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách viết email bằng Tiếng Anh này trong học tập hay công việc của mình.

Như vậy là Step Up đã gửi đến bạn 12 mẹo viết email bằng Tiếng Anh thông dụng cho dân văn phòng, kèm theo đó là một mẫu email thông dụng. Ngoài ra, giống như Tiếng Anh giao tiếp, bạn có thể trau dồi thêm vốn từ vựng của mình để làm cho cách viết email bằng Tiếng Anh của mình ngày càng hay hơn. Hãy tham khảo cuốn sách Hack Não 1500 từ tiếng Anh với phương pháp học từ vựng thông minh sẽ giúp bạn học từ vựng một cách hiệu quả nhất nhé.

Xem thêm : 7 câu hỏi và trả lời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh