Cách viết email thông báo cho nhân viên
|
Cùng viết bởi Mary Erickson, PhD Show Tham khảo X Bài viết này đã được cùng viết bởi Mary Erickson, PhD. Mary Erickson là giáo sư trợ lý thỉnh giảng của Đại học Western Washington. Cô đã nhận bằng Tiến sĩ về Truyền thông và Xã hội của Đại học Oregon vào năm 2011. Cô là thành viên của Hiệp hội Ngôn ngữ Hiện đại, Hiệp hội Truyền thông Quốc gia và Hiệp hội Nghiên cứu Điện ảnh và Truyền thông. Mục đích của thư thông báo là cung cấp thông tin cho một nhóm người về một vấn đề cụ thể như một sự kiện, chính sách, hay nguồn lực, và khuyến khích họ thực hiện.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn Dưới đây là hướng dẫn cách viết thư thông báo hiệu quả và dễ đọc. Các bướcPhần 1 của 4:Viết Tiêu đề Thư thông báo1Đánh từ THÔNG BÁO ngay trên đầu trang viết. Ghi ngay bên ngoài văn bản là thư thông báo. Viết từ THÔNG BÁO cách đầu trang khoảng 4 cm, in đậm, căn giữa hoặc căn trái. Bạn cũng có thể chọn cỡ chữ to hơn cho từ này.[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
2Xưng hô phù hợp. Thư thông báo là một hình thức giao tiếp trong kinh doanh trang trọng nên bạn cần xưng hô phù hợp. Viết họ tên đầy đủ và chức danh của người mà bạn sẽ gửi thư thông báo.[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
3Thêm người nhận ở dòng CC. Dòng CC chỉ những người nhận được thư thông báo dưới dạng Đồng kính gửi. Đây không phải là đối tượng thư thông báo hướng tới. Đó là người cần được biết thông tin về chính sách hay vấn đề bạn đang đề cập trong thư. 4Viết tên của bạn ở dòng Người gửi. Tựa đề thư cần bao gồm tên người viết và gửi thư. Họ tên và chức danh của bạn nằm ở dòng này. 5Thêm ngày. Viết ngày đầy đủ, gồm ngày, tháng và năm. Ví dụ, viết: NGÀY: 05/01/2015 hoặc NGÀY: 05.01. 2015. 6Chọn một đoạn cụ thể để viết chủ đề. Dòng chủ đề phải gợi ý cho người đọc biết thư thông báo nói về nội dung gì. Hãy viết cụ thể và súc tích.[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
7Chỉnh định dạng tiêu đề phù hợp. Tiêu đề nên đặt ở đầu trang, căn trái. Viết hoa các từ NGƯỜI NHẬN:, NGƯỜI GỬI:, NGÀY:, và VỀ VIỆC:.
Phần 2 của 4:Viết Nội dung Thư thông báo1Cân nhắc người nhận thư là ai. Để mọi người đọc và phản hồi về thư thông báo, điều quan trọng là phải chỉnh cách diễn đạt, độ dài và mức độ trang trọng của thư phù hợp với người sẽ đọc thư đó. Để làm việc này hiệu quả, bạn cần có ý tưởng tốt về đối tượng nhận thư.
2Bỏ qua việc chào hỏi lễ nghi. Thư thông báo không bắt đầu bằng lời chào kiểu như Kính gửi ông Edwards. Thay vào đó, hãy đi thẳng vào vấn đề sẽ trao đổi trong thư ngay từ phần mở đầu.[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn 3Đề cập đến vấn đề ngay trong đoạn đầu tiên. Viết qua về lý do bạn muốn người đọc thực hiện hành động. Việc này hơi giống phần mở bài trong bài luận, tức là giới thiệu vấn đề và lý do đề cập đến vấn đề đó. Bạn cũng có thể coi phần giới thiệu như là tóm tắt của toàn bộ nội dung thư thông báo.[6] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
4Ví dụ, bạn có thể viết: Ngày 01/7/2015, Công ty XYZ sẽ thực hiện chính sách mới về bảo hiểm y tế. Các nhân viên sẽ nhận bảo hiểm y tế và được trả lương tối thiểu 6 triệu đồng/tháng. 5Cung cấp thông tin về vấn đề đang trao đổi. Người đọc có thể cần một số thông tin khái quát về vấn đề bạn đang đề cập đến. Cung cấp một số thông tin nhưng ngắn gọn và chỉ nêu những gì cần thiết.[8] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
6Hỗ trợ các lập luận trong phần trao đổi. Tóm tắt các hành động sẽ được thực hiện. Đưa ra dẫn chứng và lập luận về giải pháp mà bạn đề xuất. Bắt đầu bằng thông tin quan trọng nhất, sau đó đề cập đến những dữ kiện cụ thể hoặc hỗ trợ. Chỉ cho người đọc thấy lợi ích khi thực hiện hành động bạn đề nghị hoặc bất lợi nếu không thực hiện.
7Đề xuất hành động mà người đọc cần thực hiện. Thư thông báo là lời kêu gọi hành động đối với một vấn đề cụ thể, dù đó là thông báo về sản phẩm mới của công ty, chính sách mới về báo cáo chi phí, hay trình bày về cách công ty đang xử lý vấn đề. Nhắc lại hành động mà người đọc cần thực hiện trong đoạn kết hoặc câu kết.
8Kết thúc thư bằng phần tóm tắt có tính tích cực và khích lệ. Đoạn cuối của thư thông báo nên nhắc lại những bước tiếp theo để giải quyết vấn đề. Trong đó bao gồm cả lời nhắc nhở về sự đoàn kết của tổ chức. [10] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
Phần 3 của 4:Hoàn thiện Thư thông báo1Định dạng thư thông báo một cách phù hợp. Dùng định dạng chuẩn để đảm bảo thư dễ đọc. Dùng phông chữ Times New Roman hoặc Arial cỡ 12. Căn lề trái, lề phải và lề dưới 2,5 cm.
2Rà lại Thư thông báo. Xem lại và hiệu chỉnh thư để đảm bảo rõ ràng, súc tích, thuyết phục, không có lỗi chính tả. Kiểm tra sự thống nhất về cách diễn đạt. Loại những từ có tính chất học thuật hoặc các từ chuyên ngành.
3Ký nháy. Thư thông báo không có dòng chữ ký. Tuy nhiên, bạn nên ký nháy phần đầu trang và bên cạnh tên của bạn. Điều đó chứng tỏ bạn đã xác nhận thư thông báo.[11] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn 4Sử dụng tiêu đề thư. Bạn có thể tạo tiêu đề thư đặc biệt chuyên dùng cho thư thông báo hoặc dùng tiêu đề thư giao dịch thông thường.
5Chọn cách gửi thư. Quyết định cách tốt nhất để gửi thư thông báo. Bạn có thể in ra và phát cho mọi người. Bạn cũng có thể gửi bằng email.
Phần 4 của 4:Sử dụng Mẫu Thư thông báo1Tìm các mẫu thư có sẵn. Cân nhắc liệu bạn có muốn dùng thư mẫu thay cho viết ngay từ đầu không. Nếu có, bước đầu tiên là tìm các mẫu thư hay trên mạng. Microsoft Word cũng có các dạng thư mẫu. Các mẫu thường dùng định dạng cơ bản giống nhau, nhưng font chữ, cỡ chữ và cách trình bày thì khác nhau.[12] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
2Mở mẫu thư đã được tải về máy tính của bạn. Sau khi nhấn phím tải xuống, mẫu thư tự động tải về máy tính của bạn hoặc có thể thực hiện vài bước trước khi bắt đầu tải xuống. Mẫu thư được tải về dưới dạng tệp nén zip, bạn cần giải nén và mở trong Microsoft Word.
3Tạo phần đầu trang (header). Hãy nhớ rằng nội dung thư mẫu có thể thay đổi được. Bạn có thể chỉnh các phần của thư mẫu theo ý muốn. Ví dụ, bạn có thể thêm logo và ký hiệu bản quyền trong phần đầu trang của thư mẫu. Nhấp chuột vào phần đầu trang và nhập thông tin của công ty mình. 4Điền vào các mục trong phần đầu trang của thư mẫu. Nhớ điền mục "TO" (NGƯỜI NHẬN) và "FROM" (NGƯỜI GỬI), cũng như "CC" và "SUBJECT (VỀ VIỆC). Hãy cẩn thận khi điền vào các mục này để tránh bỏ sót, để trống, hay mắc lỗi chính tả trong quá trình đánh máy. 5Nhập nội dung thông điệp. Viết phần giới thiệu, lý do, thảo luận và tóm tắt trong nội dung thư thông báo. Nếu muốn, bạn có thể dùng gạch đầu dòng hoặc tạo danh sách để tổ chức thông tin.
6Nhớ kiểm tra phần cuối trang (footer). Phần cuối trang là phần trống ở phía cuối trang để ghi thông tin bổ sung. Bạn có thể thêm thông tin công ty hoặc thông tin liên hệ cá nhân vào chỗ này. Việc dành thời gian kiểm tra độ chính xác của thông tin là rất quan trọng. Điều cuối cùng mà bạn không muốn xảy ra là khi thư được viết rất hoàn hảo nhưng lại sai thông tin liên hệ hoặc thiếu thông tin. 7Điều chỉnh hình thức của thư. Một trong những điều hấp dẫn nhất của thư mẫu là bạn có thể thay đổi được màu của văn bản. Điều này giúp bạn thể hiện phần nào cá tính và khiến văn bản nổi bật hơn. Bạn cũng có thể chọn màu phù hợp với tình huống đang diễn ra để đảm bảo thư thông báo có bề ngoài thật nổi bật, chứ không chỉ chuyên nghiệp. 8Lưu thư thông báo dưới dạng văn bản nhất quán. Đảm bảo lưu một bản sao. Bạn sẽ có văn bản điện tử dự phòng để làm bằng cho việc trao đổi thông tin. 9Lưu thư mẫu để dùng lần sau. Bất cứ khi nào cần dùng thư mẫu với chủ đề thay đổi, bạn chỉ cần chỉnh các mục để phù hợp với chủ đề cụ thể của thư. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian, giúp bạn tạo ra thư thông báo thống nhất, chuyên nghiệp, gây sự chú ý với mọi người, nhờ đó, thư sẽ được đọc ngay. Lời khuyên
Hiển thị thêm |
