Cách viết email xin bảo trợ truyền thông

Mọi kế hoạch đã được bàn bạc, thảo luận, lên chương trình từ A ->Z.  Tất cả đã rất hoàn hảo, chỉ chờ đợi các tổ chức thổi hồn biến ý tưởng  thành hiện thực bằng những khoản tài trợ lớn.                          

CÁCH VIẾT MAIL XIN TÀI TRỢ
CÁCH THỨC GỬI MAIL MỜI TÀI TRỢ



Mẫu 1:              

 

Kính gửi: ........................................................................................................

Lời đầu tiên, Ban tổ chức xin gửi lời chúc sức khỏe và thành đạt đến  Quý công ty. Chúc Quý công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển.

Thưa Quý công ty,

Đông đã vào mùa với gió với lạnh, với những chiếc gang  tay, vòng khăn ấm, cả trong những cái ôm dịu dàng và những bàn tay đan  chặt đầy yêu thương!
Mùa đông cũng có nghĩa là một mùa noel nữa lại sắp về như đã hẹn với tháng 12.
Mùa đông, mùa noel cũng là mùa để chúng ta trao gửi cho nhau những món  quà, những cử chỉ yêu thương ấm áp, hay đơn giản hơn chỉ là những nụ  cười những ánh mắt đong đầy tình yêu mến. Có biết bao em bé mồ côi, bao  em bé tật nguyền cũng đang khát lắm, cần lắm một ngày lễ giáng sinh trọn  vẹn - một ngày mà các em được hát, được cười, được nhận những món quà  không chỉ là vật chất mà đôi khi chỉ là một món quà tinh thần thật ý  nghĩa cho một mùa đông thật lạnh! Chính vì vậy, chúng tôi Nhóm tình  nguyện Niềm tin, cùng clb Tình Nguyện Trẻ tổ chức chương trình :

Chương trình được tổ chức từ 13h30 đến 20h .........................

Chương trình với ý nghĩa tốt đẹp, được truyền thông rộng rãi trên  nhiều phương tiện khác nhau. Ban tổ chức tin tưởng đây không chỉ là cơ  hội quảng bá thương hiệu tốt cho Quý công ty mà còn là một nghĩa cử cao  đẹp mà công ty sẽ đóng góp cho xã hội.

Với những lý do trên, BTC rất mong nhận được sự quan tâm và hợp tác của Quý công ty với tư cách Nhà tài trợ cho chương trình.

Xin trân trọng cảm ơn!

Mẫu 2:

Hà Nội, ngày  tháng  năm 2010

Trưởng ban tổ chức

1. Phần trình bày.

+ Các bạn lưu ý, phải sử dụng phông chữ Times  New Roman, không nên sử dụng các phông khác, tránh trường hợp lỗi  phông. Cỡ chữ nên để mức 12 hoặc 13.

+ Phần Tới:Ok .  Các bạn đánh địa chỉ mail của người đó vào.

Tiếp theo các bạn nhìn xuống dưới, sẽ thấy ngay ô nhỏ đề Thêm Cc thì ấn vào đó và gõ địa chỉ .....trong trường hợp các bạn không dùng hòm mail này gửi email cho doanh  nghiệp. Đây là việc bắt buộc. Nếu các bạn dùng gmail chung để gửi thì  thôi, không cần thêm CC.

+ Phần Đính kèm: Các bạn tải file Hồ sơ mời tài trợ và một số các  scan văn bản hợp tác giữa HTX TN với các đợn vị, file mềm khác có liên  quan.

+ Phần Tiêu đề: Các bạn ghi MỜI TÀI TRỢ........_ TÊN CÔNG TY

+ Phần Nội dung bên dưới, các bạn ghi như sau:

Dear Anh/ Chị .. (kèm theo tên)

Dear Sir/ Madam,  (nếu không biết tên)

Em là ........, em hiện đang phụ trách công tác Đối ngoại của  chương trình ............. . Bên em đang triển  khai chương trình trong tháng 3 này ạ. Chương trình được thực hiện bởi  150 TNV đến từ 6 tổ chức, CLB hoạt động xã hội tại Thái Nguyên  và Tổ  chức ........................ là đơn vị tổ chức chính, chương  trình đã đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của Sở Công Thương tỉnh, Sở  văn Hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh, các cơ quan bảo trợ thông tin tỉnh.   Em gửi hồ sơ kèm theo để bên mình nghiên cứu và hỗ trợ tài trợ cho  chương trình của bọn em.

Mọi thông tin chi tiết, Anh/ chị vui lòng liên hệ theo:

- Trường hợp các bạn tự tin trả lời all những gì họ hỏi nếu họ gọi thì các bạn ghi:

+ Tên các bạn đầy đủ.

+ Số điện thoại (ít nhất 02 số cố định).

+ Địa chỉ gmail.

Em cảm ơn Anh/ Chị nhiều ạ!

Em chào Anh/ Chị,

Em là ..................... thành viên ban đối ngoại của chương trình ..................... Chương trình của bọn em nhận được sự  hưởng ứng và tham gia của các đơn vị, cơ quan tổ chức xã hội trên địa  bàn tỉnh với mong muốn chung tay vì môi trường trong sạch hơn.

Mong Anh/.............................bớt  chút thời gian quan tâm tới chương trình của bên em. Em xin cảm ơn ạ!

Thời điểm này, Hồ sơ tài trợ cũng đã được hoàn tất và đặt lên bàn sếp.  Bạn chỉ còn mỗi việc lao đi và kiếm tìm nguồn tài trợ, biến dự án trên  giấy thành một đề án đầy tính khả thi và sau tất cả là biến chúng thành  hiện thực.
Và thế là cả công ty bạn lao vào kiếm nguồn tài trợ.

Gửi mail, chuyển hồ sơ, xin contact, gặp mặt trực tiếp...rất nhiều động  thái đã được Thực hiện. Bạn là một trong những nhân viên mới toanh. Bạn  chưa bao giờ đi xin tài trợ. Hoặc bạn đã thử nhập cuộc nhưng luôn bị  các nhà tài trợ từ chối khéo. Bạn cảm thấy công việc này dường như quá  sức. Nó làm bạn chỉ muốn bỏ cuộc.
Sự thực thì, việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng  không phải vì thế mà bạn chỉ có thể chọn cách bó tay. Nắm vững những  nguyên tắc dưới đây có thể bạn sẽ thấy tình hình lạc quan hơn.


MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

I. Một số nguyên tắc chung trong mời tài trợ

1. Tôi là ai ?
Tôi = hình ảnh của tổ chức mà tôi đại diện
Hình ảnh của Tổ chức = Quên đi cái tôi của mình .
2. Đối tác của tôi là ai?
Đừng có lội qua một con suối nếu không biết nó nông  sâu
Biết càng nhiều thông tin người mình gặp sẽ giúp bạn dễ dàng nói chuyện và tiếp cận hơn
Hãy chuẩn bị cho mình một phong cách phù hợp với người mình cần gặp
3. Mục tiêu của tôi là gì ?
Trong những chuyện tầm phào , bạn có thể Bắn trị thiên, bạn có thể  chém gió nhưng trong công cuộc làm ăn , nều không xác định rõ mục tiêu  , bạn sẽ tự bắn mình.
4. Tôi sẽ cùng đối tác giải quyết công việc gì ?
Nếu bạn muốn nắm thế chủ động trong đàm phán thì bạn phải nắm rõ nội dung công việc hơn ai hết .
Hãy chuẩn bị các giải pháp ; phân loại tính nghiêm trọng , cần thiết của  công việc thì bạn sẽ ra được quyết định nhanh hơn , chính xác hơn

II. Một số nguyên tắc chính: 1. Nguyên tắc Win - Win
Mọi người thường có xu hướng nghĩ về cái lợi của mình hơn là nghĩ mình có thể làm gì cho người khác
Người ta cần gì và mình có thể đáp ứng được những gì ?
Hãy nhớ rằng : Muốn nhận thì hãy cho đi .

2. Tiếp cận
Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân
Thể hiện sự am hiểu về đối tác
Trình bày rõ ràng mong muốn/ý định của mình

A. Giao tiếp qua thư
A.1 Hình thức
Là phương tiện trang trọng nhất
Hình thức rõ ràng , nổi bật trong những nội dung chính
Không viết tắt , sai chính tả
A.2 Nội dung
Thư ngỏ (cover letter) tóm tắt nội dung chính
Đính kèm các văn bản cần thiết
Nội dung rõ ràng , triển khai ý nhanh
Để lại số điện thoại / địa chỉ liên hệ
Nên gửi đích danh người nhận
A.3 Chú ý
In nghiêng , tô đậmnhững nội dung chính , số điện thoại , địa chỉ liên lạc .
Giới thiệu quá trình hoạt động , thế mạnh ưu điểm của Tổ chức của mình
Gợi mở vấn đề một cách khôn khéo

B. Giao tiếp qua Email
Địa chỉ Email nghiêm túc
Phải có tên người gửi
Không dùng Emoticons
Tóm tắt nội dung chính , phân đoạn rõ ràng trang trọng
Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung Email quá dài , lỗi font chữ)

C. Giao tiếp qua điện thoại
Chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn
Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2 ; nên gọi vào khoảng 9h-10h buổi sáng và 3h-4h buổi chiều)
Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không , nếu không hãy hỏi xem có thể gọi lại vào lúc nào
Giới thiệu vắn tắt , rõ ràng về bản thân
Trình bày ngắn gọn mong muốn/ý định
Xin địa chỉ Email
Xin một cuộc hẹn (rất quan trọng)
Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp

3. Gặp gỡ
3.1 Ngoại hình
Đừng quên : Tôi = Hình ảnh Tổ chức Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình thành trong bảy giây đầu gặp gỡ
Ăn mặc :Gọn gàng , sạch sẽ
Phù hợp với tổ chức mình đại diện
Phù hợp với mục đích
Thể hiện sự chăm chút vừa phải đối với bản thân
3.2. Phong thái
Tự tin nhưng khiêm nhường
Thể hiện sự tôn trọng đối tác Echo effect (hiệu ứng tiếng vang  nói gì thì nghe lại vậy  cho gì thì nhận nấy)
Biết cách thể hiện bản thân đúng lúc
3.3. Thuyết phục
Bằng kiến thức / sự am hiểu một lĩnh vực nào đó
Bằng sự nhạy bén / năng động
Bằng sự câu thị / ham học hỏi
Bằng sự nhiệt tình / sức trẻ / niềm đam mê
Phải biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào
3.4. Lắng nghe
Con người chỉ có một cái miệng và có tới hai cái tai
Quan sát -> Sự thật ngầm hiểu
Đặt câu hỏi
Bày tỏ thiện chí
Hướng đến một kết quả , một mục đích rõ ràng
3.5. Duy trì và phát triển quan hệ
Nhớ rằng : mối quan hệ là một tài sản quý giá nhất
Phải có thiện chí xây dựng mối quan hệ và quan tâm thực sự đến đối tác
Phân biệt : Tận dụng mối quan hệ # Lợi dụng mối quan hệ.

Cách viết Email xin việc ấn tượng
Làm gì khi được mời phỏng vấn
Cách trả lời thư mời nhận việc khôn ngoan nhất
Cách chăm sóc khách hàng VIP tốt nhất
Tiếp cận khách hàng mới như thế nào



(ST)