Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

Cùng viết bởi Ashley Pritchard, MA

Tham khảo     X

Bài viết này đã được cùng viết bởi Ashley Pritchard, MA. Ashley Pritchard là chuyên viên tư vấn học đường của Trường Phổ Thông Delaware Valley Regional tại Frenchtown, New Jersey. Ashley có hơn 3 năm làm việc cho trường phổ thông, đại học và có kinh nghiệm tư vấn nghề nghiệp. Cô có bằng MA về tư vấn trong trường học với chuyên ngành về Sức khỏe Tâm thần do Đại học Caldwell cấp và được Đại học California chứng nhận là Chuyên gia Giáo dục Độc lập.

Có 7 thông tin tham khảo được trích dẫn trong bài viết này mà bạn có thể xem tại cuối trang.

Bài viết này đã được xem 140.894 lần.

Viết thư cho giảng viên đòi hỏi bạn phải suy nghĩ nhiều hơn so với gửi mail hay nhắn tin nhanh với bạn bè. Việc học của bạn chính là nền tảng cho sự nghiệp sau này, vì thế bạn nên tương tác với các kênh giao tiếp theo một cách chuyên nghiệp, trong đó bao gồm việc viết email. Khi gửi thư điện thử cho người hướng dẫn, bạn luôn phải sử dụng tài khoản email sinh viên của mình và mở đầu lá thư bằng lời chào lịch sự. Bạn cần tương tác với họ tương tự như khi viết một lá thư công việc trang trọng. Đảm bảo tính ngắn gọn và chú ý đến ngữ pháp!

Các bước

Phần 1 của 3:Tạo ấn tượng tốt ban đầu

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

1Kiểm tra giáo trình về câu hỏi. Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
  • Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

2Sử dụng tài khoản học tập của bạn. Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ emal mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn.[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

3Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý. Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Chẳng hạn, bạn có thể viết là "Câu hỏi về bài tập hiện tại" hay "Luận văn tốt nghiệp".
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

4Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó. Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng "Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng," theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là "Thầy Trần Văn Dũng."
  • Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như "Kính gửi thầy Dũng," nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân.

Phần 2 của 3:Soạn thảo nội dung email

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

1Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai. Các thầy/cô có rất nhiều học trò để theo dõi, vì thế họ sẽ cần bạn tự giới thiệu trước. Hãy cho biết tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể, ví dụ như "Toán Kinh Tế tiết 2".[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

2Tránh lạc đề. Giảng viên là những người bận rộn, vì thế bạn đừng nói lan man. Hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.[6] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Chẳng hạn, nếu bạn thắc mắc về một bài tập, hãy nói ngay: "Em có một câu hỏi về bài tập mà thầy cho chúng em vào thứ ba vừa rồi. Thầy muốn chúng em làm theo nhóm hay cá nhân?"
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

3Viết thành những câu hoàn chỉnh. Thư điện tử không phải là một bài viết Facebook hay tin nhắn gửi cho bạn bè. Nghĩa là khi viết thư cho giảng viên, bạn cần sử dụng những câu hoàn chỉnh, bất kỳ điều gì khác hơn sẽ trông thiếu tính chuyên nghiệp.[7] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Chẳng hạn bạn đừng viết, "Buổi học tuyệt vời thầy ơi... xuất sắc!"
  • Thay vì thế, hãy viết, "Thầy đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào buổi học trước."
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

4Tập trung vào giọng điệu. Khi bạn liên hệ với giáo viên vào lần đầu, hãy giữ giọng điệu và ngôn ngữ thật chuyên nghiệp. Nghĩa là bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc! Nếu cả hai bắt đầu phát triển quan hệ thư từ, bạn sẽ thấy rằng mình có thể thoải mái hơn một chút khi các học kỳ trôi qua. Điều này đặc biệt đúng nếu giảng viên chủ động tỏ ra thân mật hơn (chẳng hạn như gửi cho bạn một biểu tượng cảm xúc trong email).

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

5Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự. Nhiều sinh viên cứ đòi hỏi điều này điều nọ với giảng viên của họ. Bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.[8] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Ví dụ, bạn mong muốn giảng viên gia hạn thêm thời gian cho bài luận văn. Đừng nói rằng, "Bà của em vừa mất. Hãy cho em thêm thời gian để nộp bài luận." Nói thế này sẽ hay hơn, "Em vừa trải qua một tuần khó khăn vì sự ra đi của bà. Thầy/cô có thể cho em thêm thời gian để làm bài luận không?"
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

6Sử dụng dấu chấm câu thích hợp. Đối với email gửi cho bạn bè, bạn có thể bỏ qua việc chia đoạn và các dấu phẩy. Tuy nhiên, khi viết mail cho giáo viên, bạn cần đặt dấu câu ở những vị trí cần có.[9] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

7Viết rõ ràng các từ. Trong khi ngôn ngữ nhắn tin ngập tràn khắp internet thì email chuyên nghiệp là nơi mà bạn phải tránh sử dụng chúng. Nghĩa là bạn không được dùng "thui" để thay thế cho "thôi," hay "j" thay cho "gì", vân vân. Hãy sử dụng ngôn ngữ thuần Việt.[10] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

  • Đừng quên kiểm tra chính tả tự động trước khi gửi email.
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

8Viết hoa một cách hợp lý. Các chữ đầu câu và danh từ thích hợp phải được viết hoa. Không nhầm lẫn sang văn nói và nhớ viết hoa một cách có chọn lọc. Luôn viết hoa những từ cần phải được viết hoa.

Phần 3 của 3:Hoàn tất email

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

1Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện. Đảm bảo rằng bạn nói chính xác những gì mà bạn muốn ở giảng viên vào cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần gặp họ, hãy hỏi về điều đó.[11] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

2Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp. Rà soát lại email để chắc rằng bạn không bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ bắt gặp một hoặc hai lỗi cần sửa.[12] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

3Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên. Hãy nghĩ về nội dung lá thư để chắc rằng bạn không đòi hỏi khắt khe điều gì. Bên cạnh đó, đảm bảo rằng email của bạn thực sự súc tích. Hẳn là bạn không muốn chia sẻ quá nhiều về đời sống cá nhân của mình vì điều đó không chuyên nghiệp.[13] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

4Kết thúc email bằng một lời chào. Bạn đã mở đầu một cách trang trọng nên bạn cũng cần kết thư lịch sự như thế. Sử dụng những câu như "Trân trọng" hay "Chân thành cảm ơn," theo sau là một dấu phẩy cùng với tên đầy đủ của bạn.[14] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

5Kiểm tra email sau một tuần. Sau khi gửi email, bạn không nên làm phiền thầy/cô về câu trả lời. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy hồi âm gì trong vòng một tuần, bạn có thể gửi lại một email khác vì có thể thư của bạn đã bị lẫn lộn ngẫu nhiên ở đâu đó.[15] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học
Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học

6Xác nhận thư trả lời. Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác nhận rằng mình đã nhận được thư trả lời. Một câu "Em cảm ơn thầy!" là đủ. Nếu cần thiết, bạn có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hay thắc mắc của bạn vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.

  • Ví dụ, bạn có thể nói, "Cảm ơn vì đã giải đáp thắc mắc cho em. Hẹn gặp lại thầy/cô trên lớp."
  • Nếu muốn gặp trực tiếp giảng viên, bạn có thể viết, "Em cám ơn những chia sẻ của thầy/cô về vấn đề này. Nhưng nếu thầy/cô có thời gian, em có thể đến gặp mặt và trao đổi chi tiết hơn, được không?"

Lời khuyên

  • Bạn nên tìm đến một người bạn học trước nếu như mục đích của email là hỏi về những gì bạn đã bỏ lỡ trong lúc lơ đễnh.

Hiển thị thêm

Tải thêm tài liệu liên quan đến bài viết Cách viết mail cho giao viên xin nghỉ học