Cách xử lý với hóa đơn ghi nội dung sai năm 2024

Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là một trong các lỗi thường gặp nhất. Việc viết sai sẽ ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà có các cách xử lý khác nhau đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.

1. Căn cứ pháp lý quy định xử lý hóa đơn chứng từ khi có sai sót

Hiện nay, hóa đơn điện tử [HĐĐT] đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị. Để có thể thực hiện chuyển đổi số thành công và thống nhất việc lập và quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót hiện được thực hiện theo hướng dẫn tại:

Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Các sai sót sẽ được xử lý theo quy định đảm bảo thống nhất.

2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được xử lý như sau.

2.1. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý sai sót trên HĐĐT đã được cấp mã của Cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót.
Người bán lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.

Cách 1:

Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách 2:

Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. "Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế."

Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:

Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP

Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai

Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới

Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế [trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”].
Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai thông tin hàng hóa, dịch vụ nhưng đã gửi cho người mua

Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:

“Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.”

Như vậy, các bước thực hiện được mô phỏng như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:

Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

"b2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm"

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].”

Như vậy, bạn đọc xử lý như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập [chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử]

Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế