Qua bài viết sau bạn sẽ hiểu rõ hơn về khái niệm Access cũng như đáp án cho câu hỏi Caption trong Access là gì? Mời các bạn tham khảo!
Trong Access, Caption là Quy định một chuỗi ký tự dùng làm tên cột trong Form, Report, nên gõ bằng tiếng Việt có dấu sao cho dễ đọc và nhận biết. Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption nếu có sẽ được sử dụng làm tiêu đề cho các trường tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form Wizard hay Report Wizard sau này sẽ rất tiện lợi.
Trong Microsoft Access, caption là một tùy chọn cho các đối tượng trong một bảng hoặc form. Caption là một chuỗi văn bản mà người dùng có thể xem để hiểu rõ hơn về mục đó trong bảng hoặc form. Caption thường được sử dụng để đặt tên cho các trường dữ liệu, nút điều khiển, v.v.
Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa các thông tin về khách hàng, bạn có thể đặt caption cho các trường dữ liệu như "Tên khách hàng", "Địa chỉ", "Số điện thoại", v.v. Điều này sẽ giúp người dùng hiểu rõ hơn về nội dung của từng trường dữ liệu trong bảng.
Bạn có thể thay đổi caption của một đối tượng bằng cách chỉnh sửa thuộc tính Caption trong Properties window hoặc bằng cách sử dụng câu lệnh SQL.
Lớp 12 Chương II Bài 4-Cấu trúcbảng
1. Các khái niệm chính
Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và các hàng. Bảng là thành phần cơ sở tạo nên CSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần khai thác.
Ví dụ, bảng HOC_SINH [hình 20] lưu trữ thông tin về học sinh của lớp, gồm nhiều cột và nhiều hàng. Mỗi hàng của bảng dùng để lưu thông tin của một học sinh. Mỗi cột dùng để lưu một thuộc tính của học sinhgoomf mã số [MaSo], họ và đệm [HoDem], tên [Ten], giới tính [GT], ngày sinh [NgSinh], là đoàn viên hay không [DoanVien], địa chỉ [DiaChi], tổ [To]. [hình 20]
Hình 20 Bảng danh sách học sinh
Trường [Field]: Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cân quản lí.
Ví dụ, trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, NgSinh, DiaChi, GT,
Bản ghi [Record]:Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí.
Ví dụ, trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 5 có các dữ liệu là:
{5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 05/12/1991, không là đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2}
Kiểu dữ liệu [Data Type]:Là kiểu cảu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.
Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:
Ví dụ, MaSo có kiểu dữ liệu là Number [kiểu số], HoDem có kiểu Text [văn bản], NgSinh có kiểu dữ liệu là Date/Time [ngày/giờ], DoanVien có kiểu Yes/ No [logic]
2. Tạo và sửa cấu trúc bảng
Muốn có dữ liệu, trước hết cần khai báo cấu trúc của bảng, sau đó nhập dữ liệu và bảng. Dưois đay xét việc tạo cấu trúc bảng.
a. Tạo cấu trúc bảng
Để tạo cấu trúc bảng trong chế dộ thiết kế, thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Nháy đúp Create table in Design View.
Cách 2: Nháy nút lệnh
Sau khi thực hiện mộtt rong hai cách trên, trên cửa sổ làm việc của Access xuất hiện thanh côpng cụ thiết kế bảng Table Designvà cửa sổ cấu trúc bảng [hình 21]
Hình 21 Thanh công cụ thiết kế bảng
Cấu trúc của bảng được thực hiện bởi các trường, mỗi trường có tên trường [Field Name], kiểu dữ liệu [Data Type], mô tả trường [Description] và các tính chất của trường [Field Properties]. Cửa sổ cấu trúc bảng được chia làm hai phần, phần định nghĩa trường và phần các tính chất của trường [hình 22]
Hình 22 Cửa sổ cấu trúc bảng
Để tạo một trường, ta thực hiện:
1. Gõ tên trường vào cột Field Name
2. Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Typebàng cách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ô thuộc cột Data Typerồi chọn kiểu trong danh sách mở ra [hình 23]
Hình 23 Chọn kiểu dữ liệu cho một trường
3. Mô tả nội dung trường trong cột Description [không nhất thiết phải có]
4. Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.
Các tính chất của trường
Các tính chất của trường được dùng để quy định cách thức dữ liệu được lưu trữ, nhập hoặc hiển thị như thế nào. Tính chất của mỗi trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó.
Một số tính chất trường thường dùng
Field Size [kích thước trường]: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trữ trong trường với các kiểu dữ liệu Text, Number hoặc AutoNumber.
Ví dụ:
Nếu đặt tính chất này là 25 cho trường kiểu Text thì dữ liệu nhập vào tương ứng phải là một xâu dài không quá 25 kí tự.
Nếu đặt tính chất này là Bytecho trường kiểu Number thì dữ liệu nhập vào tương ứng phải là một số nguyên nằm trong khoảng 0 đến 255
Format[định dạng]: Quy định cách thức hiển thị và in dữ liệu.
Ví dụ, nếu kiểu dữ liệu là Date/ Timevà giá trị nhập cho tính chất này là Short Datethì dữ liệu nhập vào tương ứng sẽ có dạng dd/ mm/ yyyy [ví dụ: 27/11 /2007].
Caption: Cho phép thay tên trường bằng các phụ đề dễ hiểu với ngưoif dùng khi hiển thị. Ví dụ: Caption là Tổ thay cho tên trường To.
Default Value[giá trị ngầm định]: Tính chất này dùng để xác định giá trị tự dộng đưa vào trường khi tạo bản ghi mới.
Ví dụ: nếu giá trị ngầm định của trường THANH_PHO là Hà Nội thì mỗi khi thêm bản ghi mới có thể dùng ngay h\gái trị này hoặc sửa thànhteen thành phố khác.
Để thay đổi tính chất của trường:
1. Nháy chuột vào dòng định nghĩa; Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Propertiesở nửa dưới của cửa sổ cấu trúc bảng [hình 22]
2. Thực hiện các thay đổi cần thiết.
Chỉ định khóa chính
Trong bảng được thiết kế tốt không có hai hàng dữ liệu giống nhau, nghĩa là mỗi bản ghi phải là duy nhất. Vì vậy, khi xây dụng mỗi bảng trong Access, người dùng cần chỉ ra trường mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi hàng của bảng. Trường đó tạo thành khóa chính [Primary Key]của bảng.
Ví dụ: trong bảng HOC_SINH [hình 20], có thể dùng trường MaSo [mã số] làm khóa chính nhưng không thể dùng Ten làm khóa chính vì các học sinh có thể trùng tên.
Để chỉ định khóa chính, ta thực hiện:
1. Chọn trường làm khóa chính
2. Nháy nút
Access hiển thị hình chiếc chìa khóa ở bên trái trường được chỉ định là khóa chính.
Chú ý:
Khóa chính có thể là một hoặc nhiều trường
Khi tạo bảng trong Access, người dùng luôn được nhắc hãy chỉ định khóa chính cho bảng. Nếu không chỉ dịnh khóa chính, Access sẽ hỏi người dùng có tạo một trường làm khóa chính, có tên là ID và kiểu dữ liệu là AutoNumberhay không và tự động tạo ra trường này.
Lưu cấu trúc bảng
Sau khi thiết kế một bảng ta cần đặt tên và lưu cấu trúc của bảng đó:
1. Chọn lệnh File > Savehoặc nháy nút lệnh
2. Gõ tên bảng vào ô Table Nametrong hộp thoại Save As
3. Nháy nút OKhoặc nhấn phím Enter
Một bảng sau khi được tạo và lưu cấu trúc thì có thể nhập dữ liệu vào bảng đó
b. Thay đổi cấu trúc bảng
Ta có thể thay đổi cấu trúc bảng nếu thấy cấu trúc đó chưa thật phù hợp, chẳng hạn thêm/ xóa trường, thay đổi tên, kiểu dữ liệu của trường, thứ tự các trường,
Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế
Thay đổi thứ tự các trường
1. Chọn trường muốn thay đổi vị rtis, nhấn chuột và giữ. Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏ nầm ngang ngay trên trường được chọn
2. Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của trường
3. Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn
Thêm trường
Để thêm một trường vào bên trên [bên trái] trường hiện tại, thực hện:
1. Chọn Insert > Rowhoặc nháy nút
2. Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất của trường [nếu có]
Chú ý: Trường có mũi tên
Xóa trường
1. Chọn trường muốn xóa
2. Chọn Edit > Delete Rowshoặc nháy nút
Chú ý: Cấu trúc bảng sau khi thay đổi phải được lưu bàng lệnh File > Savehoặc bằng cách nháy nút [save]
Thay đổi khóa chính
1. Chọn trường muốn chỉ định là khóa chính
2. Nháy nút [key]