Khi thảo luận về các nguyên tắc của hệ thống, tôi xác định thành công, phát triển, và hạnh phúc như những đặc tính trội. Tôi cũng khẳng định rằng, để nắm bắt được các đặc tính trội, chúng ta cần hiểu được tiến trình hình thành nên chúng. Tôi đã nói rằng chọn lựa ngụ ý một khả năng và mong muốn tạo dựng tương lai và khả năng là phương tiện tiềm năng để kiểm soát, ảnh hưởng và nhận thức đúng những thông số tác động đến sự tồn tại của hệ thống.
Tuy nhiên, các thông số cùng tạo dựng tương lai được hình thành dựa trên những tương tác của năm chiều kích của một hệ thống xã hội. Năm chiều kích này, theo kinh nghiệm của tôi, hình thành một tập hợp bao hàm toàn diện các biến số mà nó có thể cùng góp phần mô tả tổ chức trong tổng thể của nó.
- Việc sản sinh và phân phối của cải, hay sản xuất những hàng hóa và dịch vụ cần thiết và phân phối chúng công bằng.
- Việc sản sinh và phổ biến sự thật, hay thông tin, tri thức và sự hiểu biết.
- Việc sáng tạo và phổ biến cái đẹp, khía cạnh cảm xúc của sự tồn tại, sự có ý nghĩa và sự kích thích của cái được thực hiện của trong và chính nó.
- Việc hình thành và thể chế hóa các giá trị nhằm mục đích điều tiết và duy trì các mối quan hệ cá nhân: sự hợp tác, sự liên kết, cạnh tranh và xung đột.
- Phát triển và tái lập quyền lực, các vấn đề về tính hợp pháp, quyền hạn và trách nhiệm hay, nói chung, khái niệm về quản trị.
Trong lịch sử, việc xác định các chiều kích của hệ xã hội mang cả tính phản ứng [phản ứng trước một số vấn đề đã biết trong đời sống xã hội] lẫn tính chủ động [đạt đến cái thiện tối hậu]. Về phương diện phản ứng, năm chiều kích của các hệ xã hội tương ứng với năm lĩnh vực vấn đề chính phải đối mặt trong lịch sử của tất cả các xã hội loài người: kinh tế, khoa học, mỹ học, đạo đức và chính trị.
Mặc dù một số nhà tư tưởng xã hội xuất chúng đã mặc nhiên xem xét nhiều chiều kích trong các phân tích của mình, phần lớn họ đã chọn một chiều kích độc nhất và, không có gì ngạc nhiên, khi một chức năng tách biệt trở thành nguyên nhân chính của tất cả các hiện tượng xã hội. Marx, chẳng hạn, xem xét kinh tế, về phương thức sản xuất, như một nguyên nhân tiềm ẩn của các hiện thực xã hội. Nhưng với Weber, quyền lực, được hỗ trợ bởi những khái niệm về quyền hạn và tính hợp pháp, lại dường như là vấn đề chính. Bagdanov đã sử dụng tri thức nhưng nguyên tắc tổ chức của xã hội. Trong khi đó, các nhà tư tưởng tôn giáo đã đặt các giá trị là cốt lõi của mọi vấn đề.
Từ phía tính chủ động, Ackoff, trong thảo luận của mình về các hệ thống tìm kiếm ý tưởng, xác định bốn loại hình hoạt động xã hội cần về mặt cá nhân và đủ về mặt tập thể đưa để đạt tới ý tưởng về sự toàn quyền: theo đuổi sự thật [chức năng khoa học], sự đầy đủ [chức năng kinh tế], cái tốt [chức năng đạo đức – tinh thần], và cái đẹp [chức năng thẩm mỹ].
Đến từ một nền văn hóa khác, tôi đã có một cái nhìn khác biệt. Ngoài tri thức, của cải và giá trị tôi đã thêm vào quyền lực, đặc biệt hơn nữa là quyền lực để thực hiện [sự tự do và có khả năng chọn lựa] như là một chức năng quan trọng của các hệ thống xã hội. Thật đáng ngạc nhiên, tôi đã bỏ lỡ khái niệm về thẩm mỹ như một chiều kích riêng biệt. Khi tôi gặp Ackoff, khoảng 31 năm trước đây, chúng tôi đã tranh cãi về vấn đề này trong nhiều ngày, cho đến khi ông ta quyết định rằng tôi cần một bài giảng tốt về chủ đề nay. Đó là bài giảng về cái đẹp, và tôi đã nhận thức rằng tôi đã thiếu hụt khái niệm về cái đẹp cùng lý do chính xác như Ackoff đã bỏ lỡ khái niệm về quyền lực.
Suy nghĩ từ đáy lòng mình, tôi coi cái đẹp là sức sống định hình nên cuộc sống. Cái đẹp đối với tôi là một chỉnh thể, hay một đặc tính trội. Mặt khác, hiện tượng chọn lựa đã là một mối quan tâm chính yếu của Ackoff. Ông đã thấy khả năng thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn về bản chất tương đương với khả năng. Khả năng với Ackoff là vấn đề quyền lực để thực hiện [để phân biệt với quyền lực phủ quyết, là quyền lực thống trị] và đặc tính trội của cái tổng thể. Có lẽ đó là một sự thật cũng giống như kiểu loài cá không nhận biết được rằng một thứ gì đó được gọi là nước tồn tại.
Xem xét lại khái niệm của Aristotle về “cuộc sống tốt”, việc mưu cầu hạnh phúc, và sự phối hợp phức tạp của ông xác định những yếu tố cần thiết để có được một cuộc sống tốt [Adler, 1978], xác nhận khẳng định trước đây của tôi rằng các chiều kích trên có thể hình thành một tập hợp tổng thể và cùng nhau xác định một chỉnh thể.
Song song với năm chiều kích của chúng tôi về quyền lực, của cải, tri thức, cái đẹp và giá trị là sự kết hợp của Aristotle về tự do cho chọn lựa và sự chủ tâm trong việc thực hiện những chọn lựa; thảo luận của ông về sức khỏe, sức sống, và sức mạnh thể chết dưới chủ đề của cải; lập luận sâu sắc về nhu cầu hiểu biết và kỹ năng tư duy; khẳng định rằng cuộc sống không có tình yêu là cuộc sống không đáng sống; và, cuối cùng, là khái niệm tuyệt vời về các đức hạnh của tinh thần [những thói quen tốt của việc chọn lựa đúng].
Trong một bối cảnh khác, vào khoảng 2000 năm sau, John Dewey [1989], một nhà triết học nổi tiếng người Mỹ, khi bàn luận về tự do và văn hóa, đề cập một cách rõ ràng đến các thực trạng về chính trị, kinh tế, khoa học, nghệ thuật và đạo đức như những yếu tố cơ bản cảu văn hóa mà nó xác định tình trạng xã hội. Tất nhiên, khái niệm về nghệ thuật của Dewey bao hàm cả phạm vi cảm xúc. Và trong bối cảnh này, ông đã lập luận một cách thuyết phục rằng cảm xúc có hiệu lực hơn là lý trí trong việc định hình nhận thức công cộng.
Nhận thức năm chiều kích này như một tập hợp hoàn chỉnh, không như thông lệ thực tiễn, không có nghĩa là cô lập mỗi chiều kích để nó có thể được phân tích một cách riêng biệt. Thay vào đó, nó nhấn mạnh đến những tương tác giữa các chiều kích. Điều này thực sự khả thi để sử dụng bất kỳ bốn trong những chiều kích trên để giải thích phần nào những đặc tính của chiều kích thứ năm. Chẳng hạn, quyền lực, như khả năng để thực hiện, có thể được xác định rõ theo chiều kích của của cải, tri thức, cái đẹp [uy tín], và giá trị [truyền thống]. Mỗi chiều kích có thể là nguồn của quyền lực. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần nhận rõ tầm quan trọng của quyền lực trong tiến trình quyết định và với tính cách là một yếu tố tổ chức căn bản của xã hội.
Mục đích chính của chúng tôi ở đây, đó là, khám phám những tác động thực tiễn của năm chiều kích này trong việc thiết kế các tiến trình kinh doanh. Sơ đồ dưới đây [hình 3.1] mô tả những mối liên hệ giữa quyền lực, tri thức, cái đẹp và giá trị [các tiến trình tổ chức] với thông lượng [throughput] [sản sinh và phân phối của cải].
Chức năng chính của một hoạt động kinh doanh, tất nhiên, là sản xuất một thông lượng – đó là, theo nghĩa thông thường, sản sinh và phân phối củ cải. Trong bối cảnh này, thông lượng xác định làm thế nào đầu ra của tổ chức được tạo ra. Đó là hiệu quả của quá trình này mà kết quả cuối cùng trong mối bận tâm của kinh doanh về thành công hay thất bại. Tuy nhiên, một thông lượng hiệu quả không thể được thiết kế một cách độc lập với tiến trình tổ chức mà nó cung cấp một nền tảng và hạ tầng cho các hoạt động của nó.
Phương pháp tiếp cận tổng thể đòi hỏi các nhà thiết kế xác định một cách rõ ràng các thông số của các tiểu hệ thống và hiểu được ý nghĩa về hành vi của các thiết kế khác nhau. Lý thuyết hệ thống về tổ chức cho rằng những cản trở lớn trong việc phát triển các hệ đa trí tuệ là những kết quả của một sự cố trong một hay tất cả năm chiều kích của các hệ thống xã hội.
Các thông số và đặc tính cho việc thiết kế các tiến trình của tổ chức được xác định căn bản bởi các giả định và đòi hỏi của nền văn hóa chi phối hay các mô hình được sử dụng cho từng tổ chức. Bốn tiến trình tổ chức được định hướng bởi rất nhiều sự phụ thuộc và giá trị. Cùng nhau, chúng xác định những thuộc tính quan trọng của văn hóa tổ chức. Thường thì, những thuộc tính này được tạo ra một cách mặc định hơn là được thiết kế ra. Xa hơn nữa, dù thế nào, chúng vẫn giữ nguyên vẹn trong suốt những thăng trầm của sự thay đổi về công nghệ.
Tiến trình thông lượng, mặt khác, được định hướng bởi công nghệ. Chúng xác định một cách rõ ràng làm thế nào đầu ra của một tổ chức được tạo ra trong bối cảnh của công nghệ hiện có. Được thiết kế duy nhất cho mỗi đầu ra, các tiến trình thông lượng có thể dễ dàng thay đổi và cải tiến liên tục.
Bởi các thông lượng được thiết kế lại thường xuyên, chúng luôn luôn có một khả năng xác thực rằng những thiết kế thông lượng thế hệ mới sẽ trở nên không tương thích với các tiến trình tổ chức truyền thống hiện có. Đây đã là nguyên nhân chủ yếu của những thất bại, đã được chứng kiến, trong hầu hết các nỗ lực tái cấu trúc trong thời gian gần đây. Một tiến trình thông lượng được tái thiết kế không thể được thực hiện một cách hiệu quả mà không quan tâm thích đáng đến những khả năng tương thích của nó với trật tự hiện tồn và các tiến trình tổ chức hiện có.
Phần còn lại của bài này sẽ khám phá những nguyên tắc hoạt động và các yếu tố căn bản của hệ thống thông lượng, sau đó thảo luận những vấn đề cơ bản của các tiến trình tổ chức theo trình tự sau:
- Thành viên
- Hệ thống quyết định
- Quản trị xung đột
- Học tập và kiểm soát
[còn tiếp]
Dịch và hiệu đính: T.Giang – SCDRC
Nguồn tham khảo: Jamshid Gharajedaghi – Tư duy hệ thống, quản lý hỗn độn và phức hợp – NXB KHXH 2005 và Jamshid Gharajedaghi – Managing Chaos and Complexity: A Platform for Designing Business Architecture – Elsevier 2006.