Công tác chuẩn bị của hướng dẫn viên du lịch

1 . Quy Trình Chuẩn Bị Đón Khách Tại Sân Bay : 

1 ] Những việc Hướng dẫn viên cần làm trước khi đi đón khác

-Kiểm tra lần cuối những giấy tờ, vật dụng và công việc đã được chuẩn bị hay chưa chuẩn bị có trong bảng danh mục kiểm tra.

-Lập hồ sơ đoàn khách [bao gồm các giấy tờ liên quan đến đoàn và Hướng dẫn viên]

Kiểm tra giờ đến của khách tại các đầu mối giao thông

-Gọi điện lái xe phục vụ đoàn khách để thống nhất thời gian và địa điểm đón khách [nhắc nhở lái xe kiểm tra lại xăng dầu, máy móc trước khi khởi hành]

-Những việc Hướng dẫn viên cần làm khi đi đón khách tại sân bay.

2] Những việc Hướng dẫn viên cần làm khi đi đón khách tại sân bay.

Trang phục lịch sự, chỉnh tề

– Tạo tâm lý thoải mái, tự tin

-Đem theo hồ sơ đoàn khách, biển đón đoàn, hoa, tiền, điện thoại di động, hộp y tế.

2 ] Những nội dung HDV phải nghiên cứu về chương trình du lịch trước công  tác

-Tìm hiểu về địa điểm, thời gian đón, tiễn đoàn

– Xác định, ghi nhớ chính xác thời gian, địa điểm đón, tiễn đoàn

– Xác định các thông tin có liên quan đến địa điểm đón, tiễn đoàn [đường đi, các thông tin về giao thông, địa hình…]

. Nghiên cứu tìm hiểu về tuyến đường và lịch trình chi tiết

– Tìm hiểu chi tiết về tuyến đường, nắm được vị trí địa lý

– Các địa danh mà đoàn sẽ đi qua

– Các điểm dừng có trong chương trình, các tuyến đường dự phòng

. Nghiên cứu, tìm hiểu lịch trình chi tiết

– Tính được  thời gian mỗi cung đường đoàn sẽ đi qua, có thể trả lời khi khách hỏi.

– Nhớ được thời gian lịch trình chi tiết các hoạt động có trong chương trình để có thể điều chỉnh cho phù hợp khi tiến hành trong thực tế

. Nghiên cứu tìm hiểu về các điểm tham quan

– Nắm vững các thông tin về các điểm tham quan chính có trong chuơng trình du lịch

– Nắm được thông tin cơ bản về các điểm tham quan [các TNDL] khác dọc theo lộ trình

3 ] Các công việc Hướng dẫn viên cần phải làm khi thu thập thông tin về tuyến, điểm trước khi tổ chức và thực hiện chương trình du lịch

1. Xác định nguồn thông tin có thể thu thập:

– Phương tiện thông tin đại chúng

– Hiệp hội du lịch, văn phòng du lịch

– Phòng tư liệu của doanh nghiệp lữ hành

– Kinh nghiệm bản thân và các đồng nghiệp

– Dân cư địa phương

Nguồn thông tin cần được thu thập, chọn lựa kỹ càng từ những nguồn đáng tin cậy với nội dung phong phú va đa dạng.

1. Nội dung chủ yếu của thông tin về tuyến, điểm cần thu thập bao gồm:

– Môi trường tự nhiên của vùng như: vị trí địa lý, địa hình, địa chất, cảnh quan môi trường, khí hậu, động thực vật

– Lịch sử của vùng: nguồn gốc hình thành địa danh, dân tộc ở đó; các sự kiện lịch sử trong quá khứ và hiện tại; các di tích lịch sử đáng chú ý; mối quan hệ giữa lịch sử địa phương và các nước;

– Văn hóa của vùng: đời sống dân cư địa phương; phong tục tập quán; các hoạt động mang tính đặc trưng; những công trình có giá trị; sản vật quý của vùng; nghề truyền thống

– Những thông tin bổ sung: tình hình kinh tế, chính

trị, các quy định về luật pháp của địa phương

– Những điều quy định tại điểm tham quan.

1. Lựa chọn, tổng hợp xử lý thông tin

– Thông tin chính xác, phong phú, hấp dẫn, có những sự khác biệt đặc trưng riêng

– Thông tin tổng hợp, có độ chính xác, cập nhật cao

 4 ] Các công việc hướng dẫn viên cần làm khi tổ chức phục vụ ăn uống cho đoàn khách tại nhà hàng : 

1. Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn

– Trước bữa ăn 15 phút, HDV cần có mặt tại nhà hàng nơi diễn ra bữa ăn của đoàn. Trong trường hợp là ăn trưa, hướng dẫn viên ở trên xe, HDV có thể gọi điện thoại kiểm tra sự sẵn sàng của nhà hàng.

– Kiểm tra vệ sinh

– Kiểm tra việc bố trí bàn ăn chu đáo

– Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng

– Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo

1. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn

– Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ

– Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương [nguyên liệu, cách chế biến]

– Chúc khách ăn ngon miệng

– Xử lý các vấn đề phát sinh.

1. Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng.

– Ký xác nhận số lượng suất ăn và đồ uống [nếu có].

– Thanh toán và lấy hóa đơn [nếu ăn tại nhà hàng bên ngoài khách sạn]

– Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng [nếu có]

– Lấy ý kiến đánh giá phản hồi của khách về số lượng, chất lượng bữa ăn

Bạn đang quan tâm về thông tin nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch , bạn muốn tìm hiểu lớp học nghiệp vụ hướng dân viên du lịch

vui lòng xem thêm thông tin tại đây : hoc nghiep vu huong dan vien du lich 

Liên hệ : 0978468620 [ Cô Nhi-Phòng đào tạo để được tư vấn miên phí khóa học ]

Các công việc khi thực hiện việc nhận buồng cho đoàn khách

– Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đoàn đến cơ sở lưu trú.

– Xác nhận chính xác số buồng, loại buồng hạng buồng và thủ tục nhận buồng.

– Cung cấp danh sách chính xác đoàn khách cho khách sạn

– Phối hợp với khách sạn trong việc vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách [nếu có]

2 .Khi phân buồng:

– Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn để nhanh chóng, chính xác hoàn tất các thủ tục nhận buồng

– Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ… từ lễ tân khách sạn.

– Kiểm tra cẩn thận các thông tin liên quan đến các dịch vụ của khách sạn.

– Phát chìa khóa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước

– Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đoàn.

3. Sau khi phân buồng:

– Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo đúng danh sách buồng đã phân công [nếu có]

– Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách.

– Giới thiệu các dịch vụ, vị trí và cách thức sử dụng các dịch vụ của khách sạn

– Giải quyết nhanh các công việc còn tồn tại liên quan đến việc nhận buồng và thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.

* Một số điểm cần lưu ý khi phân buồng:

– Tham khảo ý kiến của trưởng đoàn [nếu có] khi phân hoặc bàn giao chìa khóa cho trưởng đoàn để họ tự phân buồng cho đoàn.

– Nếu hướng dẫn viên phân buồng cần tuân theo nguyên tắc ưu tiên: Tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khoe và quan hệ giữa khách với nhau trong đoàn.

– Thông báo cho khách thời gian, địa điểm sẽ gặp lại khách để đi ăn hoặc tham quan.

– Hướng dẫn viên cần ở lại quầy Lễ tân trong vòng 20 phút để giải quyết những việc nảy sinh [nếu có].

xem thêm : Hoc nghiep vu huong dan vien du lich 

Các công việc của HDV trong công tác tổ chức hướng dẫn tham quan cho đoàn khách : 

1 . Thông báo chính xác cho đoàn khách những thông tin về buổi tham quan đảm bảo các nội dung, tiêu chuẩn sau:

– Thời gian, địa điểm tham quan.

– Những quy định tại mỗi điểm tham quan.

– Trang phục, tư trang cần thiết cho buổi tham quan.

– Không nên mang theo những giấy tờ quan trọng, nhiều tiền bạc trong quá trình tham quan để tránh trường hợp bị rơi hoặc mất cắp.

– Chuẩn bị cá nhân:

+ Kiểm tra lại tài liệu tuyến điểm tham quan sắp tới.

+ Chuẩn bị chu đáo các dụng cụ, tư trang cho buổi tham quan.

+ Chuẩn bị trang phục cá nhân phù hợp với buổi tham quan.

1. Hướng dẫn viên là người xuống xe đầu tiên và giúp khách xuống xe.

– Tập trung đoàn đứng vào vị trí thuận lợi, an toàn trước khu vực điểm tham quan

– Làm thủ tục vào cổng

– Hướng dẫn khách tham quan

– Thuyết minh cụ thể về đối tượng tham quan

– Phiên dịch [nếu cần]

– Dành khoảng 1/3 thời gian cho khách tự tham quan và chụp ảnh

– Trả lời các câu hỏi của khách tham quan

– Quản lý đoàn khách

– Xử lý tình huống [nếu có]

3 .Cảm ơn hướng dẫn viên điểm [nếu có]

– Hướng dẫn đoàn khách lên xe

– Điểm danh đoàn khách cẩn thận

– Thông báo rời khỏi điểm tham quan

xem thêm chi tiết : Hoc nghiep vu huong dan vien du lich

Nghề hướng dẫn viên du lịch trong suy nghĩ của rất nhiều người là một nghề thường xuyên được đi đây, đi đó, được chiêm ngưỡng tất cả những cảnh đẹp của Đất Nước . Những điều thú vị mà nghề hướng dẫn viên du lịch mang lại chính là cảm giác được dẫn dắt khách du lịch tới những địa danh nổi tiếng của Đất Nước và thế giới. Cảm giác được đứng trước đám đông và thuyết trình về những truyền thuyết, huyền thoại của các nhân vật anh hùng dân tộc đầy tự hào. Bên cạnh đó, nghề hướng dẫn viên sẽ khiến cho bạn trở thành những người hoạt ngôn, tâm lý vững vàng và không sợ hãi trước đám đông .

Không chỉ là một nghề đang “hot” , nghề hướng dân viên du lịch còn đem lại cho bạn nguồn thu nhập khá ổn định ,kiến thức kinh nghiệm khi “trụ”được với nghề ,quan hệ rộng,quen biết nhiều bạn bè …Tiểm năng là vậy nhưng không phải ai cũng có điều kiện và thành công với nghề hướng dẫn .

Trước hết , để trở thành hướng dẫn viên du lịch ngoài khối lượng kiến thức nghề là vô cùng nhiều, vừa phải có bản lĩnh ,sự nhạy bén trong xử lí tình huống ,vô vàn những tình huống bất ngờ có thể xảy ra khi hướng dẫn viên du lịch đang thực hiện tour du lịch ,bên dưới là một số tình huống và cách xử lí tình huống , mời các Bạn tham khảo :

Tình Huống 1 : khi thực hiện chương trình du lịch: Sau khi nhận buồng tại khách sạn, khách đề nghị đổi buồng khác 

Cách xử lí tình huống như sau :

Bước 1 :

Chú ý lắng nghe đề nghị của khách và bày tỏ thái động thông cảm

Trao đổi với khách về lý do đổi phòng, kiểm tra tình trạng phòng, đối chiếu với ý kiến của khách, đối chiếu với thỏa thuận của KS với công ty lữ hành.

Bước 2 :

Nếu lí do là vị trí phòng không thuận lợi, ví dụ: ở cạnh khu giặt là, chạy máy nổ rất ồn…, hoặc tiện nghi kém so với phòng khác: HDV liên lạc với bộ phận lễ tân và đề nghị đổi phòng cho khách

Bước 3 :

Nếu lý do đổi phòng là thiết bị trong phòng thiếu hoặc không làm việc, HDV phải thông báo với bộ phận lễ tân cho người tới xin lỗi, sửa hoặc bổ sung kịp thời sau đó HDV phải kiểm tra đến khi nào du khách báo đã được khắc phục, trường hợp khắc phục không được thì đề nghị lễ tân đổi phòng khác cho khác

Bước 4 :

Trường hợp KS không còn phòng để đổi, HDV và lễ tân phải xin lỗi khác, trao đổi với trưởng đoàn khách thuyết phục khách và hứa sẽ ưu tiên sắp xếp cho khách chịu thiệt thòi đó ở phòng tốt hơn khi tới cơ sở lưu trú tiếp theo.

Bước 5 :

Trường hợp khách đề nghị đổi phòng vì những lý do cá nhân [theo sở thích,…] muốn ở phòng tiện nghi hơn, HDV phải trao đổi với khách và lễ tân về việc thanh toán khoản chênh lệch giá giữa 2 phòng.

Tình Huống 2 : khi thực hiện chương trình du lịch: Một khách trong đoàn bị ngộ độc thức ăn tại nhà hàng khách sạn?

Xử lí tình huống như sau [ tham khảo ]

Bước 1 : HDV phải bình tĩnh và thể hiện sự quan tâm đến khách

Bước 2 : Nhờ giúp đỡ của các thành viên trong đoàn tiến hành sơ cứu cho du khách đó.

– Phối hợp với nhà hàng để xử lý ban đầu, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ

Bước 3 : Nếu du khách bị ngộ độc ở mức độ nhẹ không ảnh hưởng đến tính mạng mà chỉ cần cho khách uống thuốc và nghỉ ngơi thì HDV sẽ đưa du khách đó về phòng để nằm nghỉ và thường xuyên đến hỏi thăm tình hình sức khỏe của du khách đó đã hồi phục chưa và có thể tiếp tục hành trình tham quan được nữa hay không.

Bước 4 :   Nếu trường hợp ngộ độc nặng HDV phải khẩn trương đưa du khách đó đến ngay bệnh viên nơi gần nhất để cấp cứu đồng thời gọi về phòng điều hành báo cáo tình hình của du khách cho phòng điều hành biết

Tình Huống 3 : khi thực hiện chương trình du lịch: Khi tiễn khách ra sân bay về nước, Hướng dẫn viên nhận được thông tin chuyến bay bị hủy chuyến bay đến ngày hôm sau.

Xử lí tình huống [ tham khảo ]

Bước 1 : Khi tiễn khách ra sân bay về nước, HDV nhận được thông tin chuyến bay bị hủy chuyến bay đến ngày hôm sau

Bước 2 : Kiểm tra lại chính xác lý do chuyến bay bị hủy,  nắm mọi thông tin về vấn đề ăn nghỉ của đoàn và chuyến bay ngày mai

Bước 3 : Thông báo đến đoàn khách về lý do chuyến bay bị hủy  cũng như mọi thông tin liên quan đến việc ăn nghỉ của đoàn và chuyến bay ngày mai

Bước 4 : Chia sẻ và động viên khách

Bước 5 : Thông báo về phòng điều hành về trường hợp này

Bước 6 : Phối hợp với hãng hàng không, phòng điều hành sắp xếp vấn đề ăn nghỉ cho đoàn khách [mọi phí tổn hãng hàng không chịu trách nhiệm]

xem thêm tại đây : nghiep vu huong dan vien du lich 

#nghiep_vu_huong_dan_vien_du_lich

#Hoc_nghiep_vu_du_lich

Liên hệ : 0978468620, 0979868657[Ms Nhi –Phòng đào tạo] để hỗ trợ hồ sơ nhập học , thủ tục xin cấp thẻ tại Hà Nội , Tp HCM

Tình Huống 1 : khi thực hiện chương trình du lịch: Trong đoàn có người bị ốm không thể tiếp tục chuyến tham quan.

xử lí tình huống như sau [tham khảo ] :

Tình Huống 2 : khi thực hiện chương trình du lịch: Trong đoàn có khách bị mất cắp hoặc bị cướp giật tài sản.

Xử lí tình huống như sau [ tham khảo ] :

Những tình huống có thể phát sinh khi hướng dẫn viên du lịch đang thực hiện chương trình tour du lịch 

Xem thêm chi tiết : Nghiep vu huong dan vien du lich 

Liên hệ : 0978468620, 0979868657[Ms Nhi –Phòng đào tạo] để hỗ trợ hồ sơ nhập học , thủ tục xin cấp thẻ tại Hà Nội , Tp HCM