Căn cứ Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 hướng dẫn về hóa đơn, Thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế GTGT thì: "Cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hoá đơn, nếu người mua yêu cầu cung cấp hoá đơn thì phải lập hoá đơn theo quy định, trường hợp không lập hoá đơn thì phải lập Bảng kê bán lẻ. Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ Bảng kê bán lẻ để lập hoá đơn làm căn cứ tính thuế." Trường hợp Công ty là trường học khi thu học phí của học viên từ 100.000 đồng trở lên [trước 01/01/2011] thì phải lập hóa đơn giao cho học sinh, trường hợp học sinh không nhận hóa đơn thì Công ty lưu liên 2 tại cuống. Ngày 19-9-2010 Trân trọng.
i công văn số 120219/VAIS ngày 12/02/2019 của Công ty Cổ phần Quốc tế VAIS Việt - Mỹ [sau đây gọi tắt là Công ty] hỏi về hóa đơn, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
+ Tại Khoản 2 Điều 16 hướng dẫn về cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:
“Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.”
+ Tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 hướng dẫn về xử lý đối với hóa đơn đã lập:
“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].”
Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, có phát sinh một số trường hợp học sinh đã đóng học phí cho cả năm học, Công ty đã khai thuế nhưng sau đó học sinh thôi học giữa kỳ, Công ty thực hiện hoàn trả học phí thì hai bên lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, Công ty thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu ra theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài Chính sửa đổi bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi được trừ khi xác nhận thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp [TNDN]:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [giá đã bao gồm thuế GTGT] khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
…
Do đơn vị chưa cung cấp rõ thông tin về chương trình học và đối tượng theo học, Cục Thuế TP.HCM hướng dẫn về nguyên tắc việc xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, đề nghị Công ty nghiên cứu theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC [đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC].
Hóa đơn học phí điện tử là bước tiến lớn trong cải cách hành chính Thuế nói riêng và chuyển đổi số nói chung giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh đồng thời tạo sự minh bạch cho môi trường kinh doanh. Nhưng với những ngành khá đặc thù như ngành Giáo dục – đào tạo thì liệu hóa đơn điện tử đem lại những lợi ích gì và mẫu hóa đơn như thế nào mới đáp ứng được nhu cầu sử dụng của ngành này?
Thầy Huỳnh Thanh Phú, Hiệu trưởng Trường Trường THPT Nguyễn Du [quận 10] cho rằng, vai trò của người đứng đầu nhà trường rất quan trọng, có dám đột phá, chủ động hay không.
Nếu việc số hóa này được triển khai triệt để, ngoài giảm bớt việc cho giáo viên, còn giúp lãnh đạo trường quản lý dễ dàng, nhanh chóng. Tính liên thông của nó có thể giúp các học sinh chuyển trường dễ dàng mà không cần nhiều thủ tục, giấy tờ liên quan như hiện nay”, thầy Phú nói.
\>> Hóa đơn điện tử là gì? \>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng \>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice \>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
1. Trường học có xuất hóa đơn không?
Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP quy định về đối tượng không chịu thuế:
13. Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học; dạy múa, hát, hội họa, nhạc, kịch, xiếc, thể dục, thể thao; nuôi dạy trẻ và dạy các nghề khác nhằm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, kiến thức chuyên môn nghề nghiệp.
Trường hợp các cơ sở dạy học các cấp từ mầm non đến trung học phổ thông có thu tiền ăn, tiền vận chuyển đưa đón học sinh và các khoản thu khác dưới hình thức thu hộ, chi hộ thì tiền ăn, tiền vận chuyển đưa đón học sinh và các khoản thu hộ, chi hộ này cũng thuộc đối tượng không chịu thuế.”
Như vậy, hoat động dạy học thuộc trường học không thuộc đối tượng chịu thuế VAT. Khi tiến hành thu học phí của học sinh bằng phiếu thu và xuất hoá đơn trực tiếp thì đơn vị kê khai doanh thu học phí của học sinh vào mục không chịu thuế GTGT.
Khi đăng khí tham gia khoá học Spa tại Học viện Thẩm mỹ Royal bạn cũng có thể yêu cầu xuất hoá đơn học phí điện tử nếu trung tâm có sử dụng.
Hóa đơn ngành giáo dục phải thực hiện theo quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ. Thu học phí là khoản thu phát sinh từ doanh nghiệp giáo dục, cơ sở giáo dục công, bao gồm cả tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ đào tạo.
Đơn vị thu học phí từ các hoạt động trên phải xuất hoá đơn học phí thu được từ sinh viên/học viên.
Theo Khoản 2 Phụ lục 04 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định cách viết hóa đơn thu tiền học phí như sau:
Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.”
Như vậy, khi thu tiền học phí lĩnh vực dạy học, dạy nghề theo quy định pháp luật thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, công ty lập hoá đơn VAT thì trên dòng thuế suất, không ghi số thuế GTGT và gạch bỏ.
3. Cơ sở giáo dục gặp những khó khăn gì khi sử dụng hoá đơn học phí giấy?
Trong số các cơ sở giáo dục, trường học là mô hình sử dụng hoá đơn với số lượng lớn, gây ra nhiều bất cập trong quá trình xuất hoá đơn, cụ thể:
- Chi phí thời gian
- Quản lý dữ liệu học sinh khó lưu trữ, dễ mất má
- Tra cứu hóa đơn mất công sức, thời gian.
3.1 Hoá đơn học phí giấy gây mất chi phí thời gian
Kế toán trường học phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn. Thời gian để kế toán ngồi viết tay từng hóa đơn là rất lãng phí, chi phí cơ hội cao. Thay vào đó, kế toán có thể tận dụng chi phí cơ hội đó để thực hiện nhiều nghiệp vụ hơn, tăng hiệu quả công việc.
3.2 Quản lý dữ liệu học sinh khó lưu trữ, dễ mất mát
Sử dụng hóa đơn giấy không thể đồng bổ dữ liệu của học sinh, lớp học khiến người kế toán trường học hoặc cơ sở giáo dục nhập tay dữ liệu, khi có sai sót sẽ gây ra nhiều khó khăn. Thêm vào đó, nhà trường phải gửi hoá đơn đến từng phụ huynh nếu được yêu cầu, tốn kém chi phí, thời gian.
Còn nhiều khó khăn trong lưu trữ, có nguy cơ bị phạt mất hóa đơn do quản lý hóa đơn không tốt.
3.3 Khó khăn trong tra cứu hóa đơn học phí
Theo tôi thấy, sử dụng hóa đơn giấy rất khó tra cứu hóa đơn khi cần thiết. Bạn phải tìm, lật giở từng tập tài liệu thì mới tìm được hóa đơn mình cần. Hóa đơn càng lâu thì lại càng khó tìm.
Ngay khi nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2018 có hiệu lực, Sở GD&ĐT đều nhất trí đồng ý việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để thu học phí tại các cơ sở giáo dục.
3.4 Khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, ngại đổi mới
- Chưa có cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt.
- Khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, ngại đổi mới.
- Hệ thống máy móc và trạng thiết bị để vận hành và sử dụng hóa đơn điện tử còn sơ sài.
- Nguồn nhân lực để sử dụng hóa đơn điện tử chưa được đào tạo chuyên sâu dẫn đến chưa biết cách xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng.
- Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kỹ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông và các điều kiện khác khiến các trường học e dè trong đăng ký sử dụng
Ngay khi nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2018 có hiệu lực, Sở GD&ĐT thống nhất triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để thu học phí tại các cơ sở giáo dục.
Sở GD&ĐT đã có công văn yêu cầu các cơ sở giáo dục căn cứ vào số lượng học sinh hiện có, xác định số lượng hóa đơn cần sử dụng trong năm để chọn mua gói cước phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác sử dụng hóa đơn khi thu học phí.
4. Hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng mọi nhu cầu của ngành giáo dục – đào tạo
4.1 MISA meInvoice đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho các cơ sở giáo dục
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được phát triển bởi MISA – đơn vị uy tín hàng đầu Việt Nam với 25 năm kinh nghiệm trong việc triển khai các giải pháp tài chính – kế toán cho hơn 250.000 khách hàng trong đó có rất nhiều đơn vị trường học trên cả nước.
Hoá đơn điện tử chính là giải pháp tối ưu giúp Doanh nghiệp hỗ trợ công tác quản lý hóa đơn thu học phí và phiếu thu
Hoá đơn điện tử giúp Doanh nghiệp, tổ chức giải quyết bài toán về Chi phí và thời gian tối ưu nhất. Đồng thời hỗ trợ việc kế toán – kiểm toán – hạch toán, quản trị, đối chiếu dữ liệu trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa – tối ưu hóa công tác quản trị trường học cũng như góp phần bảo vệ môi trường sống. Cụ thể lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại cho Trường học:
– Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nhà trường có thể chủ động thiết kế mẫu hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi trên định dạng A5, A4,…phù hợp với nhu cầu và yêu cầu quản lý của mỗi trường.
– Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp và kết xuất thông tin – dữ liệu của học sinh, sinh viên. Nạp và lưu trữ thông tin học sinh, sinh viên trên phần mềm đảm bảo việc xuất và gửi hóa đơn, phiếu thu nhanh chóng, chính xác, hạn chế tối đa sai sót.
– Xuất hóa đơn cho Học sinh, sinh viên toàn trường chỉ mất vài phút. Thay vì việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây Trường học phải đối soát, in ấn hóa đơn sau đó gửi đến tay học sinh, sinh viên học phụ huynh.
– Học phí, các khoản thu chi,…được gửi đến gia đình phụ huynh học sinh hàng loạt mà không mất thời gian vận chuyển, phát tới từng lớp,…Bảo quản hóa đơn tiết kiệm, tránh thất lạc, làm mất, làm ướt,…
– Bảo mật thông tin hóa đơn, an toàn, loại bỏ vấn nạn hóa đơn giả, sửa đổi hóa đơn trái phép bởi mỗi hóa đơn điện tử đều có chữ ký điện tử và dữ liệu mã hóa không thể làm giả hay thay đổi
– Phần mềm hóa đơn điện tử trong trường học hỗ trợ kết xuất bảng biểu, báo cáo thuế [BC26], báo cáo tình hình nộp học phí, phiếu thu,.…giúp trường học đưa ra báo cáo học phí, thu chi nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.
Ví dụ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Kế toán trường học có thể thống kê danh sách các Học sinh, sinh viên nộp thiếu học phí, em đó thuộc lớp nào…để kịp thời báo cáo ban giám hiệu và thông báo tới các em Học sinh, sinh viên. Đảm bảo công tác thu phí nhanh nhất.
– Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, quản lý, bán hàng,…. việc quản lý, tìm kiếm và công tác kế toán được tối giản, giảm thiểu các thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót thông tin,…
4.2 Mẫu hóa đơn học phí điện tử dành cho ngành giáo dục
Nội dung trên hóa đơn điện tử của ngành giáo dục – đào tạo phải đáp ứng đầu đủ quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể:
- Tên và ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua [nếu người mua có mã số thuế]
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế giá trị gia tăng [nếu là hóa đơn giá trị gia tăng]
- Tổng số tiền thanh toán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và của người mua [nếu có]
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử; Mã của cơ quan thuế [đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế]
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan [nếu có].
Dựa trên những quy định pháp luật trên, MISA xin phép đưa ra mẫu hóa đơn điện tử được thiết kế bởi phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice dành riêng cho ngành giáo dục – đào tạo như sau: