Cột để văn bản Excel
|
Chuyển văn bản thành cột là một tính năng tuyệt vời trong Excel xứng đáng nhận được nhiều tín dụng hơn mức bình thường Show
Đúng như tên gọi, nó được dùng để chia văn bản thành nhiều cột. Ví dụ: nếu bạn có tên và họ trong cùng một ô, thì bạn có thể sử dụng điều này để nhanh chóng tách chúng thành hai ô khác nhau Điều này có thể thực sự hữu ích khi bạn lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hoặc bạn nhập dữ liệu đó từ các định dạng tệp khác như Văn bản hoặc CSV Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về nhiều điều hữu ích có thể được thực hiện bằng cách sử dụng Văn bản thành Cột trong Excel Hướng dẫn này bao gồm
Nơi tìm văn bản thành cột trong ExcelĐể truy cập Văn bản thành Cột, hãy chọn tập dữ liệu và đi tới Dữ liệu → Công cụ dữ liệu → Văn bản thành Cột Thao tác này sẽ mở Trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột Trình hướng dẫn này có ba bước và lấy một số thông tin đầu vào của người dùng trước khi chia văn bản thành các cột (bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau này có thể được sử dụng như thế nào trong các ví dụ bên dưới) Để truy cập Văn bản thành Cột, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt – ALT + A + E Bây giờ, hãy đi sâu vào và xem một số nội dung thú vị mà bạn có thể thực hiện với Chuyển văn bản thành Cột trong Excel Ví dụ 1 – Tách Tên thành Tên và HọGiả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Để nhanh chóng tách tên và họ và lấy chúng trong các ô riêng biệt, hãy làm theo các bước dưới đây
Điều này sẽ ngay lập tức cung cấp cho bạn kết quả với tên trong một cột và họ trong cột khác Ghi chú
Also read: How to Sort by the Last Name in Excel Ví dụ 2 – Chia Id Email thành Tên người dùng và Tên miềnVăn bản thành Cột cho phép bạn chọn dấu phân cách của riêng mình để chia văn bản Điều này có thể được sử dụng để chia địa chỉ email thành tên người dùng và tên miền vì chúng được phân tách bằng dấu @ Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Đây là một số id email hư cấu của một số siêu anh hùng tuyệt vời (ngoại trừ bản thân tôi, tôi chỉ là một anh chàng thường xuyên lãng phí thời gian trên Netflix) Dưới đây là các bước để tách các tên người dùng và tên miền này bằng tính năng Văn bản thành Cột
Điều này sẽ chia địa chỉ email và cung cấp cho bạn tên và họ trong các ô riêng biệt Ví dụ 3 – Lấy tên miền gốc từ URLNếu bạn làm việc với các URL web, đôi khi bạn có thể cần biết tổng số tên miền gốc duy nhất Ví dụ: trong trường hợp http. //www. Google. com/example1 và http. //Google. com/example2 , tên miền gốc giống nhau, đó là www. Google. com Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Dưới đây là các bước để lấy tên miền gốc từ các URL này
Điều này sẽ phân tách URL và cung cấp cho bạn tên miền gốc (trong cột thứ ba vì có hai dấu gạch chéo lên trước nó) Bây giờ nếu bạn muốn tìm số lượng tên miền duy nhất, chỉ cần loại bỏ các tên trùng lặp Ghi chú. Điều này hoạt động tốt khi bạn có tất cả các URL có http. // ở thời điểm bắt đầu. Nếu không, thì bạn sẽ nhận được tên miền gốc trong chính cột đầu tiên. Một phương pháp hay là làm cho các URL này nhất quán trước khi sử dụng Văn bản thành Cột Ví dụ 4 – Chuyển đổi định dạng ngày không hợp lệ thành định dạng ngày hợp lệNếu bạn lấy dữ liệu của mình từ các cơ sở dữ liệu như SAP/Oracle/Capital IQ hoặc bạn nhập dữ liệu đó từ một tệp văn bản, thì có khả năng định dạng ngày tháng không chính xác (i. e. , một định dạng mà Excel không coi là ngày tháng) Chỉ có một vài định dạng mà Excel có thể hiểu được và bất kỳ định dạng nào khác cần được chuyển đổi thành định dạng hợp lệ để sử dụng trong Excel Giả sử bạn có ngày ở định dạng dưới đây (không phải ở định dạng ngày Excel hợp lệ) Dưới đây là các bước để chuyển đổi chúng thành định dạng ngày hợp lệ
Thao tác này sẽ ngay lập tức chuyển đổi các định dạng ngày không hợp lệ này thành các định dạng ngày hợp lệ mà bạn có thể sử dụng trong Excel Ví dụ 5 – Chuyển văn bản thành sốĐôi khi bạn nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hoặc các định dạng tệp khác, các số được chuyển thành định dạng văn bản Có một số cách điều này có thể xảy ra
Vấn đề với điều này là những số này (ở định dạng văn bản) bị bỏ qua bởi các hàm Excel, chẳng hạn như SUM và AVERAGE Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới với các số ở định dạng văn bản (lưu ý rằng các số này được căn sang trái) Sau đây là các bước sử dụng Text to Columns để chuyển văn bản thành số
Thao tác này sẽ chuyển đổi những số này trở lại định dạng Chung mà hiện có thể được sử dụng trong các công thức Ví dụ 6 – Trích xuất 5 ký tự đầu tiên của chuỗiĐôi khi bạn có thể cần trích xuất một vài ký tự đầu tiên của chuỗi. Đây có thể là trường hợp khi bạn có dữ liệu giao dịch và năm ký tự đầu tiên (hoặc bất kỳ số lượng ký tự nào khác) đại diện cho một mã định danh duy nhất Ví dụ: trong tập dữ liệu hiển thị bên dưới, năm ký tự đầu tiên là duy nhất cho một dòng sản phẩm Dưới đây là các bước để nhanh chóng trích xuất năm ký tự đầu tiên từ dữ liệu này bằng Văn bản thành Cột
Điều này sẽ phân chia tập dữ liệu của bạn và cung cấp cho bạn năm ký tự đầu tiên của mỗi id giao dịch trong một cột và tất cả còn lại trong cột thứ hai Ghi chú. Bạn cũng có thể đặt nhiều đường thẳng đứng để chia dữ liệu thành nhiều hơn 2 cột. Chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu trong khu vực Xem trước dữ liệu và kéo con trỏ để đặt dải phân cách Ví dụ 7 – Chuyển đổi số có dấu trừ ở cuối thành số âmMặc dù đây không phải là điều có thể gặp phải thường xuyên, nhưng đôi khi, bạn có thể thấy mình đang sửa các số có dấu trừ ở cuối và biến các số này thành số âm Văn bản thành Cột là cách hoàn hảo để sắp xếp này Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Dưới đây là các bước để chuyển đổi các dấu trừ ở cuối này thành số âm
Điều này sẽ ngay lập tức đặt dấu trừ từ cuối số đầu của nó. Bây giờ bạn có thể dễ dàng sử dụng những con số này trong công thức và tính toán Bạn cũng có thể thích các Hướng dẫn Excel sau
SÁCH EXCEL MIỄN PHÍ Nhận Ebook 51 mẹo Excel để tăng năng suất và hoàn thành công việc nhanh hơn
Tên CÓ - GỬI SÁCH ĐIỆN TỬ CHO TÔI 11 suy nghĩ về “7 điều tuyệt vời mà Excel có thể chuyển văn bản thành cột cho bạn”
|
