Dịch vụ lưu trữ và đồng bộ dữ liệu đám mây Google Drive ngày càng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Trong bài viết này hay cùng tìm hiểu rõ chi tiết về cách sử dụng Google Drive để tận dụng hết tất cả các tính năng hữu ích và nâng cao hiệu quả làm việc.
Trước khi bắt đầu sử dụng Google Drive trên máy tính, người dùng cần truy cập vào trang web Google Drive hoặc mở gián tiếp qua tiện ích mở rộng trên email.
1. Cách sử dụng Google Drive để tải dữ liệu lên
Bước 1: Chọn biểu tượng dấu cộng [+] trên trình duyệt hoặc ứng dụng Google Drive.
Bước 2: Chọn tiếp Tải tệp lên hoặc Tải thư mục lên để tải một hoặc nhiều tệp dữ liệu lên Google Drive.
Bước 3: Nhấn Open để bắt đầu tải tệp lên và đợi hoàn tất tải tệp là xong.
2. Cách tải tệp/thư mục từ Google Drive về máy tính hoặc điện thoại
Người dùng nhấn chuột phải vào tệp/thư mục muốn tải về máy tính rồi chọn Tải xuống. Đối điện thoại thì người dùng chỉ cần nhấn giữ biểu tượng tệp/thư mục cần tải và chọn Tải xuống.
3. Tạo tập tin hoặc tài liệu mới trên Google Drive
Trên Google Drive hỗ trợ tính năng tạo file Google Tài liệu [tương tự Microsoft Word] và Google Trang tính [như Microsoft Excel] theo các bước sau:
Bước 1: Chọn biểu tượng dấu cộng thêm mới trên màn hình rồi chọn loại tập tin/tài liệu bạn muốn tạo.
Bước 2: Một file tài liệu trống sẽ mở ra và người dùng có thể bắt đầu thao tác trên file tương tự như trên ứng dụng Word hay Excel của Microsoft Office. Thao tác đổi tên tài liệu thực hiện tại khung Tài liệu không có tiêu đề trên góc trái màn hình.
Lưu ý, tất cả các tập tin được tạo trên Google Drive sẽ tự động được sao lưu nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng mất tài liệu tắt Google Drive.
4. Cách chia sẻ tập tin/thư mục với người dùng khác
Bước 1: Cách sử dụng Google Drive để chia sẻ tập tin/ thư mục với người khác thực hiện bằng cách nhấn chuột phải vào tập tin/thư mục muốn chia sẻ rồi chọn Chia sẻ.
Bước 2: Tại cửa sổ mới hiện lên, bạn thực hiện tùy chỉnh những cài đặt lựa chọn chia sẻ như sau:
- Người nhận liên kết có thể truy cập tập tin được chia sẻ.
- Chỉ cho phép chia sẻ quyền truy cập giới hạn với một số tài khoản người dùng được cấp quyền.
Bước 3: Tiếp đó bạn cài đặt tùy chọn chia sẻ gồm: Có thể sửa [Edit], Có thể nhận xét [Comment] và Có thể xem [See] tùy thuộc nhu cầu sử dụng.
Việc chia sẻ tệp với những thành viên trong nhóm cũng hỗ trợ hiệu quả cho công việc khi mọi thành viên đều có thể thấy được lịch sử thao tác tệp của người khác trong nhóm tại mục thông tin.
>> XEM THÊM: Hướng dẫn cách mở tệp nén trong Google Drive không cần tải về
5. Cách truy cập các tệp tin trên Google Drive không cần kết nối Internet
Google Drive cho phép người dùng xem và chỉnh sửa các tệp tin Google Docs, Google Sheets hay Google Slides ở bất kỳ đâu nơi mà không kết nối Internet. Sau khi kết nối Internet trở lại thì những dữ liệu được chỉnh sửa hay thêm vào khi offline sẽ được tự động được đồng bộ và lưu lại. Để kích hoạt chế độ này, bạn nhấn vào Google Drive Offline >> Thêm vào Chrome >> Add extension. Sau đó bạn truy cập tài khoản Google Drive và đi đến Settings >> Offline.
Nhấn tích vào mục Sync Google Docs, Sheets Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline để hoàn tất thiết lập đồng bộ hóa các tệp tin.
6. Sắp xếp lại các tệp trên Drive
Với cách sử dụng Google Drive bạn nên chú ý sắp xếp các theo cách gần giống như sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính để dễ dàng quản lý file. Để tạo thư mục mới bạn chọn “+ mới” >> Thư mục rồi kéo thả tệp/thư mục liên quan vào thư mục mới tạo.
Một cách khác bạn có thể đánh "Dấu sao" với những tệp và thư mục quan trọng. Bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tệp/thư mục rồi chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Tất cả các tệp đã đánh dấu sao sẽ hiển thị tại cột trái màn hình trong phần "Có gắn dấu sao".
7. Tùy chỉnh bố cục xem trên Google Drive
Trên Google Drive có hai dạng bố cục xem tệp và thư mục có thể chuyển đổi linh hoạt giữa 2 bố cục bằng cách nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ:
- Bố cục lưới: Giúp phóng to các nội dung bên trong thư mục hay tập tin,... để dễ nhận biết nội dung bên trong.
- Bố cục danh sách: Cho tiết tổng quan thông tin tệp, bao quát số lượng tập tin, thư mục cùng lúc.
Như vậy trên đây là tất tần tật hướng dẫn cách sử dụng Google Drive từ A đến Z, từ cơ bản dành cho người mới bắt đầu sử dụng. Ngoài các tính năng kể trên, Google Drive còn rất nhiều tính năng thú vị khác đang chờ người dùng tự khám phá.
>> THAM KHẢO: Hướng dẫn dọn dẹp Google Drive một cách hiệu quả
Như các bạn cũng đã biết thì Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu hiện nay, bởi sự an toàn, uy tín và tính bảo mật tuyệt vời. Tất nhiên rồi, đây là một sản phẩm của Google mà 😀
Ngoài ra, Google Drive còn hỗ trợ tính năng đồng bộ hoá và sao lưu dữ liệu nhanh trên máy tính lên Drive và ngược lại. Giúp bạn có thể làm việc tại bất cứ đâu, chỉ cần máy tính hoặc thiết bị điện di động của bạn có kết nối mạng Internet.
Nếu như bạn đã từng sử dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến Dropbox rồi thì bạn có thể hình dung ra việc sử dụng Google Drive cũng hoàn toàn tương tự như vậy.
Vâng, để đồng bộ hoá dữ liệu giữa Google Drive với máy tính và các thiết bị di động thành công, và cũng là để giúp các bạn hiểu hơn về Google Drive thì trong bài viết ngày hôm nay mình sẽ hướng dẫn cho các bạn từng bước cụ thể, để các bạn có thể dễ dàng hiểu được tính năng đồng bộ hoá [Sync] Google Drive trên máy tính của mình.
Đọc thêm:
#1. Hướng dẫn cài đặt cấu hình tài khoản Google Drive trên máy tính
+ Bước 1: Sạn đăng nhập vào link liên kết sau: //www.google.com/drive/download/ => rồi click vào nút Tải xuống tại phần Cá nhân [Personal] - Sao lưu và đồng bộ hoá.
Để sử dụng các dữ liệu được đồng bộ trên điện thoại thì bạn chỉ cần tải và cài đặt ứng dụng Google Drive vào Smartphone của bạn là được.
+ Bước 2: Tiếp theo bạn chọn Đồng ý và tải xuống để xác nhận việc tải về file cài đặt.
+ Bước 3: Tại đây bạn click đúp chuột vào file mới tải về để chúng ta bắt đầu quá trình cài đặt ứng dụng Google Drive trên máy tính.
+ Bước 4: Sau khi cài đặt xong, bạn click Đóng để hoàn tất.
+ Bước 5: Lúc này ở dưới thanh Taskbar sẽ có một icon của Google Drive ở đây. Biểu tượng đám mây như hình bên dưới..
+ Bước 6: Tiếp theo phần mềm sẽ hiển thị một thông báo với nội dung là All or your files as your fingertips. Bạn click chọn GET STARTED để tiếp tục cài đặt cấu hình.
+ Bước 7: Sau đó bạn nhập địa chỉ tài khoản Google Drive [ tài khoản Gmail ] mà bạn muốn đồng bộ hoá vào => và click Next để đăng nhập vào tài khoản.
+ Bước 8: Rồi bạn nhập mật khẩu của tài khoản Google Drive [tài khoản gmail] => rồi nhấn Sign In để đăng nhập.
+ Bước 9: Tiếp theo bạn click vào GOT IT để chọn đồng bộ hoá.
+ Bước 10: Tại đây, Google Drive sẽ đưa ra một số thư mục mặc định để đồng bộ hoá là Desktop, Document và Pictures.
Bạn có thể click bỏ chọn nếu bạn cảm thấy không muốn đồng bộ hoá nó lên tài khoản Google Drive. Mình thì thường bỏ tích hết mấy mục này.
Mà thay vào đó, mình sẽ thiết lập những như mục thực sự cần thiết để đồng bộ nó lên Google Drive thôi. Bạn thực hiên như sau:
Click vào CHOOSE FOLDER => và chọn các thư mục quan trọng có trên máy tính mà bạn muốn đồng bộ hoá nó lên tài khoản Google Drive.
// Đây là phần thiết lập đồng bộ dữ liệu từ máy tính lên Google Drive nha các bạn.
Ví dụ ở đây mình muốn chọn thêm một Folder mà mình hay dùng và tương đối quan trọng để đồng bộ sao lưu dữ liệu.
Mình sẽ click vào CHOOSE FOLDER => và chọn tới thư mục mình muốn đồng bộ => Sau đó click chọn Select Folder để thêm thư mục đồng bộ hoá trên máy tính.
+ Bước 11: Đấy, thư mục mình vừa chọn đã được thêm vào danh sách đồng bộ. Bạn nhấn Next để tiếp tục.
+ Bước 12: Chọn GOT IT để đồng ý việc đồng bộ hóa.
+ Bước 13: Đây là phần thiết lập đồng bộ ngược lại từ Google Drive về máy tính. Bạn có thể sao lưu toàn bộ dữ liệu có trên Google Drive về máy tính một cách dễ dàng.
Nếu bạn muốn sử dụng tính năng này thì bạn nên nhấn vào nút Change... và chọn thư mục mà bạn muốn lưu trong phân vùng ổ D, E… Vì mặc định nó sẽ được lưu trữ ở ngoài màn hình Desktop nên rất tốn dung lương của ổ C.
Mình thì không muốn đồng bộ dữ liệu từ Google Drive về máy tính nên mình sẽ bỏ tích ở phần Syn My Drive to this computer.
Sau đó click START để bắt đầu đồng bộ dữ liệu từ máy tính, và ngược lại.
+ Bước 14: Kết quả đây nhé các bạn. Bạn vào lại tài khoản Google Drive => và vào mục Máy tính để xem các thư mục mà bạn đã đồng bộ từ máy tính lên.
Các thư mục trên máy tính đã được đồng bộ lên tài khoản Google Drive của bạn.
Và tất nhiên bạn cần phải chờ một lúc thì mới thấy được, vì quá trình đồng bộ hoá sẽ phải diễn ra trong vòng ít phút, nhanh hay chậm thì còn tuỳ thuộc vào số lượng cũng như dung lượng file mà bạn đồng bộ.
Bạn có thể quản phần mềm Google Drive ngay trên máy tính.
// *đọc thêm*//
Bạn có thể truy cập lại vào phần thiết lập một cách cực kỳ đơn giản, bạn làm theo hướng dẫn sau. Thực hiện:
Click chuột phải vào icon của Google Drive trên thanh Taskbar => nhấn vào dấu 3 chấm nằm dọc => và chọn Preferences....
Okay, tại đây bạn có thể dễ dàng thiết lập lại những thư mục mà bạn muốn đồng bộ hoặc ngưng đồng bộ rồi 😀
// *hết phần đọc thêm*//
#2. Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Google Drive trên máy tính
Sau khi cài đặt phần Google Drive xong thì trên màn hình Desktop sẽ xuất hiện một số ứng dụng truy cập nhanh như :
- Google Slides [giống như ứng dụng PowerPoint]
- Google Docs [giống như ứng dụng Word]
- Google Sheet [giống như ứng dụng Excel]
- Goole Drive [quản lý tệp tin đồng bộ hoá trên Drive].
Tại thư mục Google Drive bạn có thể kiểm soát các tệp tin trên tài khoản Google Drive của mình bằng cách xoá bỏ, hoặc kéo thả và Paste các tệp tin mới vào.
Và các tệp tin đã xóa sẽ biến mất trên tài khoản trực tuyến Google Drive, ngược lại các file mới sẽ được đồng bộ lên tài khoản Google Drive của mình
Nói chung là cũng tương tự như các thư mục bạn chọn đồng bộ hoá tại bước 10, 11 cũng sẽ luôn được cập nhật lên dịch vụ lưu trữ đám mây Google Drive.
#3. Lời kết
Ok, với cách thức đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy tính và tài khoản Google Drive này thì bạn có thể sử dụng các thông tin trên máy tính của mình ở mọi lúc và mọi nơi rồi, chỉ cần một điều kiện đó là có Internet là được.
Bạn có thể sử dụng các dữ liệu khi cần thiết ở bất cứ nơi đâu mà không cần bất kỳ thiết bị lưu trữ cầm tay [USB, thẻ nhớ…] nào khác.
Đến đây thì bài hướng dẫn đồng bộ dữ liệu Google Drive với máy tính của mình cũng xin được kết thúc. Hi vọng thủ thuật này sẽ hữu ích với các bạn.
Chúc các bạn thành công.
CTV: Lương Trung – Blogchiasekienthuc.com
Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !