Định dạng báo cáo trong Excel
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ bảng tính Excel nào là có đúng số trong đúng ô, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính. Nhưng định dạng—có nghĩa là tùy chỉnh bảng tính để có giao diện theo một cách nhất định—cũng khá quan trọng. Một bảng tính hấp dẫn sẽ thu hút người dùng và định dạng tốt sẽ tập trung sự chú ý của họ vào chính xác nơi bạn muốn. Show
Một chuyên gia tài chính lành nghề với con mắt định dạng nhạy bén có thể tạo ra các bảng tính vừa đẹp vừa hiệu quả về mặt chức năng. Đó là bởi vì tính nhất quán, hiệu quả và rõ ràng có thể là sự khác biệt giữa một mô hình Excel phù hợp và một mô hình tuyệt vời. Tất cả chỉ cần một số hướng dẫn định dạng cơ bản và các phương pháp hay nhất. Hãy bắt đầu với 10 mẹo định dạng bảng tính hàng đầu của chúng tôi 1 Cách sử dụng màu văn bản 2 Cách sử dụng chữ đậm và chữ nghiêng 3 Cách sử dụng định dạng có điều kiện 4 Cách sao chép định dạng bằng Fill Handle 5 Cách sao chép định dạng bằng Format Painter 6 Cách định dạng dữ liệu dưới dạng bảng 7 Cách định dạng số 8 Cách định dạng phần trăm 9 Cách định dạng ngày tháng 10 Cách sử dụng định dạng kiểm tra số dư 1. Cách sử dụng màu văn bảnVăn bản mã hóa màu trong Excel cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu. Chỉ nhìn lướt qua bảng tính cũng có thể giúp bạn hiểu loại dữ liệu mà bạn đang làm việc. Đối với các mô hình tài chính, hãy làm theo các hướng dẫn sau để xác định màu nào sẽ sử dụng
Để tô màu văn bản của bạn
2. Cách sử dụng chữ đậm và chữ nghiêngVăn bản in đậm được sử dụng để nhấn mạnh và văn bản in nghiêng cho biết có điều gì đó đặc biệt về dữ liệu. Ví dụ: trên bảng tính dòng tiền hàng tháng, bạn có thể muốn in đậm các tổng phụ và sử dụng chữ nghiêng để hiển thị tỷ lệ phần trăm, như thế này Đây là cách in đậm và in nghiêng văn bản
3. Cách sử dụng định dạng có điều kiệnĐịnh dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng ô tự động khi giá trị của chúng đáp ứng các điều kiện nhất định. Ví dụ: trong cột phương sai của ngân sách so với. báo cáo thực tế, bạn có thể muốn làm nổi bật các phương sai lớn hơn $1.000 bằng màu đỏ nhạt và màu văn bản đỏ đậm. Thực hiện theo các bước sau để áp dụng quy tắc này và định dạng các giá trị lớn hơn $1.000
Xem báo cáo linh hoạt từ giao diện Excel dễ sử dụng giúp giảm chu kỳ lập kế hoạch của iPSL từ 6 tuần xuống còn 10 ngày như thế nào 4. Cách sao chép định dạng bằng Fill HandleFill Handle nằm ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn. Khi bạn di con trỏ chuột qua dấu chấm, nó sẽ biến thành một chữ thập màu đen liền nét Bạn có thể sử dụng Fill Handle để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nó cho các ô liền kề khác. Phương pháp sao chép định dạng trên hàng khác với sao chép xuống cột Giả sử bạn đang tạo báo cáo thu nhập hàng tháng với các tháng làm tiêu đề cột và các danh mục doanh thu/chi phí khác nhau làm hàng của bạn. Trong ô có thể điền đầu tiên, hãy nhập một giá trị và định dạng giá trị đó theo kiểu dấu phẩy, không có số thập phân (xem mẹo số 7 bên dưới). Sau đó, bạn sẽ muốn xếp tầng định dạng này trong toàn bộ báo cáo thu nhập Đầu tiên, sao chép định dạng trên hàng theo các bước sau
Tiếp theo, sao chép định dạng từ hàng đầu tiên sang các cột, như thế này
5. Cách sao chép định dạng bằng Format PainterFormat Painter giúp bạn dễ dàng sao chép định dạng từ một ô riêng lẻ và áp dụng nó vào một phần khác của bảng tính. Nếu bạn đang cố định dạng ô hoặc nhóm ô không ở ngay cạnh nhau thì đây là công cụ bạn cần. Đây là cách sử dụng nó
Để khóa Format Painter và áp dụng định dạng mới cho nhiều nhóm ô, hãy làm theo các bước sau
6. Cách định dạng dữ liệu dưới dạng bảngTính năng bảng trong Excel rất hữu ích để làm cho khối lượng dữ liệu lớn trở nên dễ đọc, có thể sắp xếp và thân thiện với người dùng hơn. Ví dụ: giả sử bạn đang cố phân loại một số tài sản riêng lẻ theo ngày mua, giá trị ban đầu, giá trị thị trường hiện tại, v.v. Đây là cách bạn sẽ định dạng dữ liệu đó dưới dạng bảng
Như bạn có thể thấy, bảng bây giờ dễ đọc hơn nhiều. Nếu bạn muốn sắp xếp hoặc lọc dữ liệu trong bất kỳ cột nào, chỉ cần nhấp vào menu thả xuống trong tiêu đề cột và thực hiện lựa chọn của bạn. Có rất nhiều tính năng và tùy chọn bảng khác mà bạn cũng có thể khám phá Nếu nhóm tài chính của bạn yêu thích bảng tính, hãy xem các kỹ năng bảng tính này cho FP&A và hơn thế nữa 7. Cách định dạng sốCác số trên bảng tính phải được định dạng dựa trên những gì chúng muốn truyền đạt. Ví dụ, báo cáo tài chính tuân theo các nguyên tắc nhất định về cách trình bày các con số. Trong các báo cáo này, tiền tệ thường được đánh dấu bằng dấu phẩy, không có bất kỳ số thập phân nào. Biểu tượng tiền tệ có thể chỉ cần được hiển thị một lần trên hàng đầu tiên và một lần nữa trên hàng Thu nhập ròng Để định dạng số của bạn như ví dụ trên, hãy làm theo các bước sau
Bạn cũng có thể định dạng các nhóm số lớn bằng menu Định dạng Ô, như thế này
8. Cách định dạng phần trămTỷ lệ phần trăm thường được yêu cầu trong bảng tính bao gồm các số liệu như phương sai, giả định tăng trưởng, tỷ lệ, v.v. Ví dụ: nếu bạn đang phân tích nhiều nguồn doanh thu khác nhau, thì bạn sẽ muốn sử dụng tỷ lệ phần trăm để hiển thị tỷ lệ của từng nguồn doanh thu trên tổng doanh thu, như minh họa bên dưới Đây là cách định dạng tỷ lệ phần trăm mà không có bất kỳ số thập phân nào
9. Cách định dạng ngày thángBao gồm các ngày trong bảng tính của bạn là rất quan trọng đối với báo cáo tài chính, dòng tiền, ngân sách và bất kỳ mô hình tài chính nào khác. Tùy chọn và phương pháp hay nhất xác định cách định dạng ngày. Ví dụ, bảng cân đối kế toán thường có định dạng ngày dài, như thế này. 31 Tháng mười hai, 2019 Excel cung cấp quyền truy cập nhanh trong tab Trang chủ nếu bạn muốn định dạng ngày tháng bằng các kiểu phổ biến nhất. Đây là cách truy cập nó
10. Cách sử dụng định dạng kiểm tra số dưKhi xây dựng bất kỳ bảng tính nào, Định dạng kiểm tra số dư là một tính năng hữu ích có thể giúp bạn tránh các lỗi nhập dữ liệu. Ngay cả khi bạn là một chuyên gia Excel và một chuyên gia tài chính, bạn vẫn là con người và con người đôi khi mắc lỗi. Tuy nhiên, thật dễ dàng để chủ động kiểm tra các lỗi phổ biến với Định dạng kiểm tra số dư nếu bạn hiểu những lỗi này xảy ra như thế nào. Giả sử bạn đang lập ngân sách chi tiêu vốn. Khi mỗi bộ phận gửi số của họ, bạn đang theo dõi chúng trên bảng tính, cẩn thận liệt kê các chi tiết và tổng phụ của bộ phận tạo nên tổng số lớn cho công ty. Để đảm bảo rằng tổng cộng không thiếu một mục hoặc bộ phận, bạn có thể tạo công thức Kiểm tra số dư và làm cho nó hiển thị bằng cách đặt công thức ngay bên dưới tổng cộng. Đây là cách thực hiện
Hãy nhớ rằng khi bạn tích hợp Excel với một ứng dụng phần mềm bên ngoài, có khả năng các mục nhập sổ cái chung hoặc dữ liệu khác của bạn sẽ được xuất thành bảng tính. Để tránh lỗi, hãy xây dựng công thức Kiểm tra số dư để nắm bắt các trích xuất dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác. Bạn sẽ có thể lập công thức tổng số dự kiến của mình và so sánh chúng với số liệu thực tế được tải xuống Excel, giống như ví dụ ở trên Tận dụng tối đa ExcelCho dù bạn sử dụng màu sắc, phông chữ, kiểu số chuyên nghiệp, định dạng có điều kiện hay tất cả những thứ đó được kết hợp, điều quan trọng là phải làm theo hướng dẫn này nếu bạn muốn bảng tính tài chính của mình trở nên trang nhã và hiệu quả. Và nếu bạn thực sự muốn tận dụng tối đa các quy trình của Excel cho FP&A, Vena Solutions sẽ bổ sung các tính năng cấp doanh nghiệp bao gồm quy trình làm việc, kiểm soát phiên bản và khả năng kiểm tra. Vena có thể tích hợp liền mạch với tất cả các hệ thống nguồn hiện có của bạn và kéo dữ liệu tài chính của bạn ngay vào Excel, giúp dễ dàng tự động hóa các quy trình thủ công truyền thống như định dạng mẫu, phân tích chênh lệch ngân sách thành thực tế và tạo báo cáo. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách hợp lý hóa các quy trình FP&A tại tổ chức của mình, đừng chỉ "xé và thay thế" Excel bằng một công cụ lạ mà nhóm của bạn không biết cách sử dụng. Thay vào đó, hãy tận dụng tối đa cả hai thế giới với Vena. tính linh hoạt, quen thuộc và sức mạnh của Excel, với tất cả các tính năng hiện đại của giải pháp đám mây |