Định dạng báo cáo trong Excel

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ bảng tính Excel nào là có đúng số trong đúng ô, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính. Nhưng định dạng—có nghĩa là tùy chỉnh bảng tính để có giao diện theo một cách nhất định—cũng khá quan trọng. Một bảng tính hấp dẫn sẽ thu hút người dùng và định dạng tốt sẽ tập trung sự chú ý của họ vào chính xác nơi bạn muốn.

Một chuyên gia tài chính lành nghề với con mắt định dạng nhạy bén có thể tạo ra các bảng tính vừa đẹp vừa hiệu quả về mặt chức năng. Đó là bởi vì tính nhất quán, hiệu quả và rõ ràng có thể là sự khác biệt giữa một mô hình Excel phù hợp và một mô hình tuyệt vời.  

Tất cả chỉ cần một số hướng dẫn định dạng cơ bản và các phương pháp hay nhất. Hãy bắt đầu với 10 mẹo định dạng bảng tính hàng đầu của chúng tôi

1

Cách sử dụng màu văn bản

2

Cách sử dụng chữ đậm và chữ nghiêng

3

Cách sử dụng định dạng có điều kiện

4

Cách sao chép định dạng bằng Fill Handle

5

Cách sao chép định dạng bằng Format Painter

6

Cách định dạng dữ liệu dưới dạng bảng

7

Cách định dạng số

8

Cách định dạng phần trăm

9

Cách định dạng ngày tháng

10

Cách sử dụng định dạng kiểm tra số dư

1. Cách sử dụng màu văn bản

Văn bản mã hóa màu trong Excel cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu. Chỉ nhìn lướt qua bảng tính cũng có thể giúp bạn hiểu loại dữ liệu mà bạn đang làm việc. Đối với các mô hình tài chính, hãy làm theo các hướng dẫn sau để xác định màu nào sẽ sử dụng

  • Màu xanh dành cho các hằng số và số được mã hóa cứng như dữ liệu lịch sử và giả định
  • Màu đen đối với các công thức được liên kết với các ô khác trong cùng một trang tính
  • Màu xanh lục đối với các công thức có liên kết đến các trang tính khác trong cùng một tệp
  • Màu đỏ đối với các công thức có liên kết bên ngoài đến một tệp khác

Để tô màu văn bản của bạn

  • Chọn (các) ô bạn muốn tô màu
  • Trong tab Trang chủ, hãy nhấp vào nút thả xuống bên cạnh biểu tượng Màu phông chữ 
  • Trong bảng màu được cung cấp, chọn màu bạn muốn

Định dạng báo cáo trong Excel

2. Cách sử dụng chữ đậm và chữ nghiêng

Văn bản in đậm được sử dụng để nhấn mạnh và văn bản in nghiêng cho biết có điều gì đó đặc biệt về dữ liệu. Ví dụ: trên bảng tính dòng tiền hàng tháng, bạn có thể muốn in đậm các tổng phụ và sử dụng chữ nghiêng để hiển thị tỷ lệ phần trăm, như thế này

Định dạng báo cáo trong Excel

Đây là cách in đậm và in nghiêng văn bản

  • Chọn (các) ô bạn muốn in đậm hoặc in nghiêng
  • Trong tab Trang chủ trong phần Phông chữ, tìm các biểu tượng cho Đậm và Nghiêng rồi nhấp vào biểu tượng bạn muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào cả hai biểu tượng và định dạng văn bản theo cả hai cách nếu muốn

Định dạng báo cáo trong Excel

3. Cách sử dụng định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng ô tự động khi giá trị của chúng đáp ứng các điều kiện nhất định. Ví dụ: trong cột phương sai của ngân sách so với. báo cáo thực tế, bạn có thể muốn làm nổi bật các phương sai lớn hơn $1.000 bằng màu đỏ nhạt và màu văn bản đỏ đậm. Thực hiện theo các bước sau để áp dụng quy tắc này và định dạng các giá trị lớn hơn $1.000

  • Đầu tiên, chọn toàn bộ cột mà bạn muốn áp dụng quy tắc này
  • Trong tab Trang chủ, hãy nhấp vào biểu tượng Định dạng có điều kiện 

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Chọn Đánh dấu quy tắc ô và Lớn hơn

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Một hộp bật lên sẽ xuất hiện phản ánh các lựa chọn trước đó của bạn. Trong hộp trống, nhập 1000 và sử dụng trình đơn thả xuống ở bên phải để chọn một tùy chọn định dạng cụ thể. Nhấp vào OK

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Bạn luôn có thể tạo các quy tắc định dạng bổ sung bằng cách sử dụng các tùy chọn có sẵn khác. Khi bạn trở nên thành thạo hơn, bạn thậm chí có thể tạo các điều kiện định dạng tùy chỉnh bằng các công thức độc đáo của riêng mình

Xem báo cáo linh hoạt từ giao diện Excel dễ sử dụng giúp giảm chu kỳ lập kế hoạch của iPSL từ 6 tuần xuống còn 10 ngày như thế nào

4. Cách sao chép định dạng bằng Fill Handle

 Fill Handle nằm ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn. Khi bạn di con trỏ chuột qua dấu chấm, nó sẽ biến thành một chữ thập màu đen liền nét

Định dạng báo cáo trong Excel

Bạn có thể sử dụng Fill Handle để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nó cho các ô liền kề khác. Phương pháp sao chép định dạng trên hàng khác với sao chép xuống cột

Giả sử bạn đang tạo báo cáo thu nhập hàng tháng với các tháng làm tiêu đề cột và các danh mục doanh thu/chi phí khác nhau làm hàng của bạn. Trong ô có thể điền đầu tiên, hãy nhập một giá trị và định dạng giá trị đó theo kiểu dấu phẩy, không có số thập phân (xem mẹo số 7 bên dưới). Sau đó, bạn sẽ muốn xếp tầng định dạng này trong toàn bộ báo cáo thu nhập

Định dạng báo cáo trong Excel

Đầu tiên, sao chép định dạng trên hàng theo các bước sau

  • Chọn ô đã định dạng
  • Di con trỏ qua Fill Handle
  • Khi bạn nhìn thấy dấu chữ thập màu đen liền nét, hãy kéo nó qua hàng đến ô cuối cùng cần định dạng
  • Giá trị và định dạng từ ô đầu tiên sẽ được sao chép qua, nhưng bạn chỉ muốn sao chép định dạng
  • Nhấp vào biểu tượng Tùy chọn Tự động điền bên cạnh ô được sao chép cuối cùng để hiển thị danh sách các tùy chọn (hình bên dưới)
  • Từ danh sách này, chọn Chỉ định dạng điền. Các số sẽ biến mất khỏi các ô được sao chép, chỉ để lại số ban đầu. Bây giờ bạn đã hoàn thành việc định dạng hàng đầu tiên

Định dạng báo cáo trong Excel

Tiếp theo, sao chép định dạng từ hàng đầu tiên sang các cột, như thế này

  • Đánh dấu hàng đầu tiên bằng con trỏ của bạn
  • Giữ chuột trên Fill Handle và nhấp đúp vào
  • Tất cả các ô cho đến Thu nhập ròng sẽ được điền tuần tự với định dạng giống như hàng đầu tiên (hình bên dưới)
  • Nhấp vào biểu tượng Tùy chọn tự động điền và chọn Chỉ định dạng điền. Một lần nữa, tất cả các số bên dưới hàng đầu tiên sẽ biến mất, chỉ để lại các ô trống, được định dạng sẵn

Định dạng báo cáo trong Excel

5. Cách sao chép định dạng bằng Format Painter

Format Painter giúp bạn dễ dàng sao chép định dạng từ một ô riêng lẻ và áp dụng nó vào một phần khác của bảng tính. Nếu bạn đang cố định dạng ô hoặc nhóm ô không ở ngay cạnh nhau thì đây là công cụ bạn cần. Đây là cách sử dụng nó

  • Đánh dấu (các) ô bạn muốn sao chép định dạng từ đó
  • Nhấp vào biểu tượng Format Painter nằm trong tab Trang chủ
  • Di chuột qua bất kỳ ô nào và bạn sẽ thấy một cọ vẽ đang hoạt động. Chỉ cần nhấp hoặc tô sáng các ô bạn muốn áp dụng định dạng mới cho.  

Định dạng báo cáo trong Excel

Để khóa Format Painter và áp dụng định dạng mới cho nhiều nhóm ô, hãy làm theo các bước sau

  • Đánh dấu khu vực bạn muốn sao chép định dạng từ
  • Thay vì nhấp vào biểu tượng Format Painter một lần, hãy nhấp đúp vào biểu tượng đó
  • Sau đó, nhấp một lần hoặc tô sáng các ô bạn đang sao chép vào. Bút vẽ sẽ vẫn hoạt động và bạn có thể tiếp tục sao chép định dạng sang các ô hoặc nhóm ô khác
  • Khi hoàn tất, hãy nhấn phím Escape để thoát khỏi cọ vẽ đang hoạt động

6. Cách định dạng dữ liệu dưới dạng bảng

Tính năng bảng trong Excel rất hữu ích để làm cho khối lượng dữ liệu lớn trở nên dễ đọc, có thể sắp xếp và thân thiện với người dùng hơn. Ví dụ: giả sử bạn đang cố phân loại một số tài sản riêng lẻ theo ngày mua, giá trị ban đầu, giá trị thị trường hiện tại, v.v.   

Đây là cách bạn sẽ định dạng dữ liệu đó dưới dạng bảng

  • Chọn một ô nằm trong phạm vi dữ liệu bạn muốn chuyển thành bảng
  • Trong tab Trang chủ, hãy nhấp vào biểu tượng Định dạng dưới dạng bảng

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Chọn một định dạng từ các kiểu bảng được cung cấp trong hộp bật lên tiếp theo

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Nếu không có ô trống nào trong dữ liệu của bạn, Excel sẽ tự động phát hiện phạm vi cần thiết cho bảng. Nếu không, bạn sẽ cần nhập phạm vi dữ liệu của mình theo cách thủ công

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Đảm bảo bạn chọn Bảng của tôi có tiêu đề trong hộp bật lên (hình trên)
  • Nhấp vào OK và một bảng sẽ được tạo

Định dạng báo cáo trong Excel

Như bạn có thể thấy, bảng bây giờ dễ đọc hơn nhiều. Nếu bạn muốn sắp xếp hoặc lọc dữ liệu trong bất kỳ cột nào, chỉ cần nhấp vào menu thả xuống trong tiêu đề cột và thực hiện lựa chọn của bạn. Có rất nhiều tính năng và tùy chọn bảng khác mà bạn cũng có thể khám phá

Nếu nhóm tài chính của bạn yêu thích bảng tính, hãy xem các kỹ năng bảng tính này cho FP&A và hơn thế nữa

7. Cách định dạng số

Các số trên bảng tính phải được định dạng dựa trên những gì chúng muốn truyền đạt. Ví dụ, báo cáo tài chính tuân theo các nguyên tắc nhất định về cách trình bày các con số. Trong các báo cáo này, tiền tệ thường được đánh dấu bằng dấu phẩy, không có bất kỳ số thập phân nào. Biểu tượng tiền tệ có thể chỉ cần được hiển thị một lần trên hàng đầu tiên và một lần nữa trên hàng Thu nhập ròng

Định dạng báo cáo trong Excel

Để định dạng số của bạn như ví dụ trên, hãy làm theo các bước sau

  • Chọn ô đầu tiên ở đầu cột
  • Trong tab Trang chủ trong phần Số, hãy nhấp vào biểu tượng Số kế toán, được biểu thị bằng ký hiệu đô la (hình bên dưới)
  • Hai dấu thập phân sẽ được tự động thêm vào số, cũng như ký hiệu tiền tệ ở bên trái. Để xóa dấu thập phân, hãy nhấp vào biểu tượng Giảm số thập phân hai lần, một lần cho mỗi số thập phân (hình bên dưới)
  • Sao chép định dạng này vào ô Thu nhập ròng bằng Format Painter, sau đó in đậm ô và thêm đường viền nếu bạn muốn

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Bây giờ, định dạng phần còn lại của các số trong cột bằng cách chọn tất cả các ô giữa hàng đầu tiên và hàng cuối cùng
  • Trong tab Trang chủ trong phần Số, hãy nhấp vào biểu tượng Kiểu dấu phẩy (hình bên dưới)
  • Hai chữ số thập phân sẽ được tự động thêm vào các số. Để xóa chúng, hãy nhấp vào biểu tượng Giảm số thập phân hai lần, một lần cho mỗi số thập phân

Định dạng báo cáo trong Excel

Bạn cũng có thể định dạng các nhóm số lớn bằng menu Định dạng Ô, như thế này

  • Đánh dấu một nhóm ô cần định dạng
  • Trong tab Trang chủ trong phần Ô, hãy nhấp vào Định dạng rồi nhấp vào Định dạng ô

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Chọn định dạng có liên quan từ danh sách trong hộp bật lên tiếp theo. Để làm theo ví dụ tương tự như trên, hãy chọn Kế toán và trong trường Số thập phân, nhập 0 (hình bên dưới)
  • Trong trường Ký hiệu , hãy sử dụng trình đơn thả xuống để chọn Không có hoặc chọn ký hiệu tiền tệ thích hợp nếu cần

Định dạng báo cáo trong Excel

8. Cách định dạng phần trăm

Tỷ lệ phần trăm thường được yêu cầu trong bảng tính bao gồm các số liệu như phương sai, giả định tăng trưởng, tỷ lệ, v.v. Ví dụ: nếu bạn đang phân tích nhiều nguồn doanh thu khác nhau, thì bạn sẽ muốn sử dụng tỷ lệ phần trăm để hiển thị tỷ lệ của từng nguồn doanh thu trên tổng doanh thu, như minh họa bên dưới

Định dạng báo cáo trong Excel

Đây là cách định dạng tỷ lệ phần trăm mà không có bất kỳ số thập phân nào

  • Đánh dấu (các) ô bạn muốn định dạng
  • Trong tab Trang chủ trong phần Số, hãy nhấp vào biểu tượng Kiểu phần trăm (hình bên dưới)
  • Hai chữ số thập phân sẽ được tự động thêm vào các số. Để xóa chúng, hãy nhấp vào biểu tượng Giảm số thập phân hai lần

Định dạng báo cáo trong Excel

9. Cách định dạng ngày tháng

Bao gồm các ngày trong bảng tính của bạn là rất quan trọng đối với báo cáo tài chính, dòng tiền, ngân sách và bất kỳ mô hình tài chính nào khác. Tùy chọn và phương pháp hay nhất xác định cách định dạng ngày. Ví dụ, bảng cân đối kế toán thường có định dạng ngày dài, như thế này. 31 Tháng mười hai, 2019

Excel cung cấp quyền truy cập nhanh trong tab Trang chủ nếu bạn muốn định dạng ngày tháng bằng các kiểu phổ biến nhất. Đây là cách truy cập nó

  • Nhấp vào hộp Định dạng số trong tab Trang chủ và một menu thả xuống sẽ xuất hiện

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Hai định dạng ngày có sẵn ở đây, Ngày ngắn và Ngày dài

Định dạng báo cáo trong Excel

  • Để có thêm các tùy chọn định dạng ngày độc đáo, hãy nhấp vào Định dạng số khác (hình trên)
  • Trong hộp Định dạng ô (hình bên dưới), chọn Ngày ở bên trái rồi tìm kiểu phù hợp với nhu cầu của bạn
  • Chọn kiểu và nhấp vào OK

Định dạng báo cáo trong Excel

10. Cách sử dụng định dạng kiểm tra số dư

Khi xây dựng bất kỳ bảng tính nào, Định dạng kiểm tra số dư là một tính năng hữu ích có thể giúp bạn tránh các lỗi nhập dữ liệu. Ngay cả khi bạn là một chuyên gia Excel và một chuyên gia tài chính, bạn vẫn là con người và con người đôi khi mắc lỗi. Tuy nhiên, thật dễ dàng để chủ động kiểm tra các lỗi phổ biến với Định dạng kiểm tra số dư nếu bạn hiểu những lỗi này xảy ra như thế nào.  

Giả sử bạn đang lập ngân sách chi tiêu vốn. Khi mỗi bộ phận gửi số của họ, bạn đang theo dõi chúng trên bảng tính, cẩn thận liệt kê các chi tiết và tổng phụ của bộ phận tạo nên tổng số lớn cho công ty. Để đảm bảo rằng tổng cộng không thiếu một mục hoặc bộ phận, bạn có thể tạo công thức Kiểm tra số dư và làm cho nó hiển thị bằng cách đặt công thức ngay bên dưới tổng cộng. Đây là cách thực hiện

  • Bên dưới tổng số lớn, hãy tạo một công thức tổng hợp tất cả các dòng chi tiêu của từng công ty. Đảm bảo rằng đó là một công thức khác với công thức bạn đã sử dụng để tính tổng cộng. Vì vậy, nếu bạn vừa thêm hai tổng phụ của bộ phận để có được tổng lớn lần đầu tiên, hãy đảm bảo rằng công thức mới này bao gồm tất cả các dòng chi tiêu riêng lẻ thay vào đó
  • Mở rộng công thức mà bạn vừa tạo bằng cách tham chiếu và trừ các tổng ngay phía trên. Kết quả phải bằng 0 và sự mất cân bằng có thể nhìn thấy rõ ràng. Sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật bất kỳ giá trị nào không bằng 0
  • Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy rằng một dòng chi tiêu trong năm thứ hai đã bị thiếu trong công thức ban đầu của bạn, gây ra lỗi

Định dạng báo cáo trong Excel

Hãy nhớ rằng khi bạn tích hợp Excel với một ứng dụng phần mềm bên ngoài, có khả năng các mục nhập sổ cái chung hoặc dữ liệu khác của bạn sẽ được xuất thành bảng tính. Để tránh lỗi, hãy xây dựng công thức Kiểm tra số dư để nắm bắt các trích xuất dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác. Bạn sẽ có thể lập công thức tổng số dự kiến ​​của mình và so sánh chúng với số liệu thực tế được tải xuống Excel, giống như ví dụ ở trên

Tận dụng tối đa Excel

Cho dù bạn sử dụng màu sắc, phông chữ, kiểu số chuyên nghiệp, định dạng có điều kiện hay tất cả những thứ đó được kết hợp, điều quan trọng là phải làm theo hướng dẫn này nếu bạn muốn bảng tính tài chính của mình trở nên trang nhã và hiệu quả.  

Và nếu bạn thực sự muốn tận dụng tối đa các quy trình của Excel cho FP&A, Vena Solutions sẽ bổ sung các tính năng cấp doanh nghiệp bao gồm quy trình làm việc, kiểm soát phiên bản và khả năng kiểm tra. Vena có thể tích hợp liền mạch với tất cả các hệ thống nguồn hiện có của bạn và kéo dữ liệu tài chính của bạn ngay vào Excel, giúp dễ dàng tự động hóa các quy trình thủ công truyền thống như định dạng mẫu, phân tích chênh lệch ngân sách thành thực tế và tạo báo cáo.  

Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách hợp lý hóa các quy trình FP&A tại tổ chức của mình, đừng chỉ "xé và thay thế" Excel bằng một công cụ lạ mà nhóm của bạn không biết cách sử dụng. Thay vào đó, hãy tận dụng tối đa cả hai thế giới với Vena. tính linh hoạt, quen thuộc và sức mạnh của Excel, với tất cả các tính năng hiện đại của giải pháp đám mây