Trong quá trình khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử, sẽ thường xuyên xảy ra các trường hợp sai xót, không dùng được cần phải tiến hành điều chỉnh hóa đơn điện tử. Vì vậy trước tiên bạn cần nắm rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử, phân biệt rõ các trường hợp cần xóa bỏ hóa đơn hay hủy hóa đơn giúp giảm thiểu các vấn đề trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Phân biệt xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn
Xoá bỏ hóa đơn: Là hoá đơn đã in/phát hành bị mất, phải lập biên bản huỷ/điều chỉnh/thu hồi lại.
Huỷ hoá đơn: Là hoá đơn không dùng được, thông thường khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn còn dư khi giải thể, sáp nhập, v.v. .. phải làm biên bản huỷ, có hội đồng, rồi trình cơ quan thuế.
Hủy hóa đơn điện tử
Khi nào thì hủy hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc huỷ bỏ hoá đơn điện tử như sau:
- Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế khi chuyển đến người mua có sai sót thì người bán thực hiện báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế xin cấp mã hoá đơn mới thay hoá đơn đã huỷ để giao tới người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện huỷ bỏ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử
Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tiêu huỷ hoá đơn của cơ quan, tổ chức nhà nước, hộ, cá nhân kinh doanh như sau:
- Phải lập bảng kiểm kê hoá đơn cần tiêu huỷ.
- Phải thành lập Hội đồng tiêu huỷ hoá đơn, trừ tổ chức, cá nhân kinh doanh.
Hội đồng tiêu huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
- Các thành viên Hội đồng huỷ hoá đơn phải ký tên vào biên bản tiêu huỷ hoá đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai phạm.
Hồ sơ huỷ hoá đơn
Hồ sơ huỷ hoá đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân phá sản.
- Bảng kiểm kê hoá đơn cần tiêu huỷ ghi rõ: Tên hoá đơn, ký hiệu mẫu hoá đơn, loại hoá đơn, số lượng hoá đơn huỷ [từ số. .. đến số. .. hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn được huỷ không liên tục].
- Biên bản huỷ hoá đơn
- Thông báo việc huỷ hoá đơn phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hoá đơn huỷ từ chữ. .. đến số, lý do huỷ, ngày giờ huỷ, biện pháp tiêu huỷ theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu huỷ hoá đơn được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hoá đơn.
Riêng Thông báo kết quả tiêu huỷ hoá đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu và một bản gửi cho chi cục thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu huỷ hoá đơn.
Xóa bỏ hóa đơn điện tử
Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về hoá đơn điện tử như sau: Nếu hoá đơn đã lập có sai sót, gửi đến bên mua mà không giao nhận hàng hoá, cung ứng dịch vụ hoặc chưa khai thuế thì doanh nghiệp thực hiện như sau:
- Xoá bỏ hoá đơn điện tử khi đã có sự thoả thuận, thống nhất của cả hai bên.
- Huỷ hoá đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thống nhất.
- Bên bản lập hoá đơn điện tử mới thay cho hoá đơn cũ, trong hoá đơn mới phải ghi rõ “hoá đơn này thay thế hoá đơn số. .., ký hiệu. .., ngày tháng….”
Hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử
Dựa vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng để thực hiện xóa hóa đơn điện tử.
Sau khi xóa hóa đơn điện tử bạn phải tiến hành lập và phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã xóa bỏ.
Trên đây là toàn bộ nội dung phân biệt xóa bỏ và hủy hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho mọi người cái nhìn tổng quát và tránh sai xót trong quá trình xử lý các hóa đơn điện tử.
Để biết nhiều thêm các thông tin và tài liệu liên quan bạn có thể truy cập HexaSync Blogs hoặc để lại bình luận bên dưới chúng tôi sẽ giải đáp sớm nhất có thể.
Phát hiện hóa đơn lập sai, hóa đơn in sai, in trùng,… thì điền vào cột “xóa bỏ” hay “hủy”? Có rất nhiều kế toán vẫn còn lúng túng chưa biết điền chính xác vào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như thế nào?
Hãy cùng tìm hiểu nhé!
1. Phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy
Trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn [BC26/AC], doanh nghiệp cần khai báo số lượng hóa đơn XÓA BỎ, HỦY và MẤT. Trong đó cần phân biệt hóa đơn XÓA BỎ và HỦY như sau:
- Hóa đơn XÓA BỎ: Hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/ thu hồi/ điều chỉnh
- Hóa đơn HỦY: Hóa đơn “không dùng nữa”, thường trong trường hợp doanh nghiệp in hóa đơn nhưng thừa khi đóng cửa, sát nhập, v.v. cần lập biên bản hủy, có hội đồng, và gửi cơ quan thuế
Do đó với trường hợp NCC xuất hóa đơn sai thông tin cho người mua và cần thay thế bằng hóa đơn mới, thì hóa đơn bị sai gọi là hóa đơn xóa bỏ.
2. Cách xử lý hóa đơn xóa bỏ: Hóa đơn giấy và Hóa đơn điện tử
*Lưu ý ở đây, doanh nghiệp lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, nhưng hóa đơn này thực chất vẫn là hóa đơn xóa bỏ và cần được kê khai vào mục hóa đơn xóa bỏ.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn nghị định 51/2010/NĐ-CP [Nghị định 51/2010/NĐ-CP hết hiệu lực vào 1/11/2020] quy định:
Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Trên đây là những thông tin về cách phân biệt và xử lý giữa Hóa đơn xóa bỏ và Hóa đơn hủy. Nắm được những thông tin này để tránh các lỗi sai không đáng có nhé Kế toán!
Khi nào được xóa bỏ hóa đơn điện tử?
Quá trình xóa bỏ hoặc phá hủy các bản sao, bản in hoặc bản gốc của hóa đơn. Thường được thực hiện khi hóa đơn bị sai sót, không chính xác hoặc không còn cần thiết nữa. Thường được thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin trong hóa đơn.
Hóa đơn xuất bao lâu thì được huy?
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: - Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Huy và xóa bỏ hóa đơn điện tử khác nhau thế nào?
Xoá bỏ hóa đơn: Là hoá đơn đã in/phát hành bị mất, phải lập biên bản huỷ/điều chỉnh/thu hồi lại. Huỷ hoá đơn: Là hoá đơn không dùng được, thông thường khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn còn dư khi giải thể, sáp nhập, v.v. .. phải làm biên bản huỷ, có hội đồng, rồi trình cơ quan thuế.
Hóa đơn viết sai huy như thế nào?
Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trong từng trường hợp.
Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT..
Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống..
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua..