Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc nhưng không biết như vậy có được không? Theo quy định, hành vi này có được coi là bất hợp pháp? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây của Tín Việt nhé!
1. Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc có hợp pháp không
Theo quy định, bắt đầu từ 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC [trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán]. Điều 7, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định: Tổ chức, kinh doanh có thể đồng thời tại nhiều hình thức hóa đơn khác nhau, và phải thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định. Hiện nay, mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32 với các nội dung cơ bản như sau:
- Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và điện thoại.
- Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành [từ số… đến số… ], ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Tóm lại, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn cần thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng, phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.
Với khách hàng Doanh nghiệp lớn tin dùng: MATHNASIUM, VUS, TRAVELOKA VIETNAM,… đã thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn cho Doanh nghiệp nhờ sử dụng hóa đơn điện tử VI NA. và mẫu số hóa đơn điện tử. Hãy cùng CÔNG TY PHẦN MỀM FAST cập nhật quy định mới nhất thông qua bài viết dưới đây nhé!
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử, mẫu số hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử [HĐĐT], mẫu số hóa đơn điện tử [HĐĐT] Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Quy định về ký hiệu mẫu số HĐĐT và ký hiệu HĐĐT
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Theo Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số tự nhiên gồm số 1, 2, 3, 4, 5, 6 phản ánh loại hóa đơn điện tử:
Số 1
Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng [Hóa đơn GTGT]
Số 2
Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng [Hóa đơn bán hàng]
Số 3
Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công
Số 4
Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Số 5
Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khách nhưng có nội dung của hóa đơn được quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Số 6
Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định là C hoặc K: “C” thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp theo là 1 chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Chữ T: Thể hiện hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế.
- Chữ D: Áp dụng với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.
- Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
- Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định tùy thuộc nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân cần lưu ý để cập nhật những nội dung thay đổi, bổ sung nhằm sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật. Để được tư vấn thêm về