hướng dẫn Mẹo Hay

Hướng dẫn đọc số tiền bằng chữ

Cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn như thế nào là đúng? Cần lưu ý những gì khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn? Thông tin giải đáp chi tiết sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.

1. Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Để đảm bảo tiêu thức tiền trên hóa đơn được viết chính xác, các kế toán DN phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính. Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn.

Nguyên tắc tiêu thức số tiền trên hóa đơn.

Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau: - Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm [.]. Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy [,]. - Cách thứ hai: Người viết hóa đơn dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ; đồng thời sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán. Cùng với đó, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Nếu trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thù các chữ trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

2. Những điều cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán DN cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.

Viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn cần lưu ý gì?

- Trường hợp 1: Chữ số tận cùng là số 1

Trường hợp này, kế toán DN có thể viết theo 02 cách:

Cách 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
Cách 2: Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

- Trường hợp 2: Chữ số tận cùng là số 4

Trường hợp này, kế toán DN có 2 cách viết:

Cách 1: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
Cách 2: Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

- Trường hợp 3: Chữ số tận cùng là số 5

Trường hợp này, kế toán DN cũng sẽ có 2 cách viết:

Cách 1: Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9.
Cách 2: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau”.

Thực tế, hiện nay rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song nếu viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ. \>> Có thể bạn quan tâm: Nội dung trên hóa đơn điện tử.

3. Mẹo hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Số tiền là một trong những tiêu thức quan trọng, đòi hỏi kế toán phải viết chính xác tuyệt đối trên hóa đơn bởi chỉ cần “sai một li đi một dặm”, kế toán có thể sẽ phải hủy và lập lại hóa đơn mới.

Thời đại của công nghệ và ngành công nghệ thông tin phát triển chúng ta phải làm quá nhiều thứ và dựa hầu hết hoàn toàn vào máy tính và kết hợp của các chức năng khác nhau. Ngay cả như những con số cũng được tự động quy đổi thành chữ bởi các chức năng trong Excel. Thật là tiện lợi đến những việc làm nhỏ nhất như vậy. Nhưng sự tiện lợi không bao giờ hiện ra ngay trước mắt để khi cần là chúng ta có thể áp dụng ngay. Vậy nên bài viết này trong chuỗi bài giảng học Excel online từ Unica sẽ hướng dẫn các bạn cách đọc số thành chữ trong Excel - một trong các chức năng mà không thể thiếu cho người dùng excel.

1. Cách để quy đổi số thành chữ trong excel

Để thực hiện việc quy đổi số thành chữ trong Excel trước hết chúng ta phải cài đặt phần mềm đổi là vnTools hoặc Acchelper để có thể quy đổi.

Lưu ý khi tải về các bạn cần giải nén bằng cách trỏ chuột vào và nhấp chuột phải chọn extract here, sau vài giây chúng ta đã giải nén xong.

Chọn Extract Here để giải nén

\>>> Xem thêm: Cách chuyển file excel sang word mà vẫn giữ nguyên định dạng

2. Cài đặt công cụ đọc số thành chữ trong excel

Sau khi đã giải nén xong các bạn cần cài đặt nó thì mới có thể hoạt động được chức năng.

Tuy nhiên là việc cài đặt này không giống nhau ở từng phiên bản.

2.1. Ở phiên bản 2003

Trong một trang tính bất kỳ, chọn vào Tools và chọn Add-Ins…

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2003 [1]

Để mở ra hộp thoại bên dưới đây, thực hiện theo các bước:

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2003 [2]

Thao tác xong chọn > ok

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2003 [3]

2.2. Phiên bản excel 2007

.jpg]

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2007 [1]

Làm theo các bước trên để hiển thị ra hộp thoại Excel Options > Go để lựa chọn file:

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2007 [2]

Dẫn tới Add-Ins > chọn Browse… => lựa chọn phần mềm đã tải và ok:

.jpg]

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2007 [3]

Quay lại Add-Ins nhấp chọn OK và hoàn thành việc cài đặt.

2.3. Phiên bản 2010 và 2013

Ở 2 phiên bản này chúng ta chỉ cần chọn vào File trên thanh menu và lựa chọn vào Options

Cài đặt công cụ đổi số thành chữ trong Excel 2010 và 2013

Để mở ra Excel Options và tiếp tục thực hiện các thao tác như ở phiên bản 2007.

3. Quy đổi số thành chữ trong excel bằng hàm =VND

Áp dụng công thức về hàm đọc số thành chữ trong Excel: =VND[ô muốn đổi]

Quy đổi số thành chữ trong Excel [1]

Enter và ra kết quả thành chữ:

Quy đổi số thành chữ trong Excel [2]

Trong trường hợp số lẻ, bạn nhập công thức: =VND[ô muốn đổi;“đồng”;“ảo”;3].

\>>> Xem thêm: Cách chuyển thời gian thành giờ, cách đổi giờ ra phút trong Excel

4. Hướng dẫn đọc số thành chữ bằng phần mềm vnTools

- Bước 1: Tải phần mềm vnTools về máy tính và hoàn tất các cài đặt.

Bước 1

- Bước 2: Mở File Excel cần chỉnh sửa, trên thanh công cụ chọn mục File.

Bước 2

- Bước 3: Trong danh mục More, chọn Options.

Bước 3

- Bước 4: Trong cửa sổ mới mở lên, bạn chọn Add-Ins.

Bước 4

- Bước 5: Trong phần Manage, chọn Go.

Bước 5

- Bước 6: Cửa sổ Add-Ins hiện lên, chọn Browse.

Bước 6

- Bước 7: Sau đó bạn tiếp tục tìm đến vị trí đã lưu phần mềm vnTools ở bước 1, click vào Ufuncations rồi nhấn OK.

Bước 7

- Bước 8: Sau khi thực hiện xong bước 6, cửa sổ mới sẽ hiện ra, bạn chọn mục NTD'Tools sau đó nhấn OK.

Bước 8

- Bước 9: Quay trở về giao diện Excel, đi đến thẻ vnToolss vừa thêm vào rồi chọn đổi số thành chữ.

Bước 9

- Bước 10: Chọn ô cần chuyển đổi và ô chứa kết quả. Trong đó:

+ Ô cần chuyển đổi: là ô chứa giá trị số cần chuyển thành chữ.

+ Ô chứa kết quả: là ô chứa kết quả sau khi dịch từ số ra chữ.

Bước 10

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong cách chuyển số thành chữ trong Excel vô cùng đơn giản rồi.

Hoàn thành cách chuyển số thành chữ bằng phần mềm vnTools

5. Cách đọc số thành chữ trong Excel bằng phần mềm AccHelper

- Bước 1: Tải phần mềm AccHelper về máy và hoàn thành các cài đăt.

- Bước 2: giải nén tệp đã tải bằng cách nhấn chuột phải và chọn Extract Here.

Giải nén tệp đã tải về

- Bước 3: Thêm AccHelper vào Excel bằng cách thực hiện như sau:

+ Mở file Excel cần chỉnh sửa, trên thanh công cụ, bạn chọn File sao đó chọn Options.

+ Tại giao diện Excel Options, chọn mục Add-ins, sau đó chọn Go để tiếp tục.

Hình 1

Trên giao diện màn hình chính, cửa sổ Add-ins xuất hiện, chọn Browse để đi tới thư mục chứa AccHelper.

Hình 2

Sau đó chọn phần danh mục đã lưu phần mềm đã tải ở bước 1. Tiếp tục chọn AccHelper rồi nhấn OK.

Hình 3

Sau khi chọn xong, cửa sổ Add-ins lại mở, bạn chọn mục Acchelper và nhấn OK để hoàn tất việc thêm Acchelper vào Excel.

Hình 4

- Bước 4: Sử dụng công thức đọc số thành chữ =VND [số_cần_đổi] để đổi số thành chữ.

Ví dụ tại ô A2, bạn cần chuyển số 252300 thành chữ. Bạn nhập công thức "=VND[A2]” vào ô B2 thì sẽ thu được kết quả như sau:

Hình 5

\>>> Xem thêm: Lỗi

div/0 trong excel chi tiết, đơn giản và nhanh chóng nhất

6. Đọc số thành chữ trong Excel phần file Add-in

- Bước 1: Tải File Excle Add-in về máy và hoàn thành các cài cài đặt.

- Bước 2: Thêm file vừa tải về vào Excel thông qua các bước thực hiện như sau.

+ Mở File Excel, trên thanh công cụ chọn File -> chọn Options.

Hình 1

+ Trong cửa sổ mới hiện ra, chọn Add-ins sau đó nhấn vào Go.

Hình 2

+ Chọn Browse.

Hình 3

+ Tìm đến thư mục bạn đã lưu file ở bước 1, chọn Open.

Hình 4

+ Nhấn OK để hoàn thành thao tác thêm Add-in vào Excel.

Hình 5

- Bước 3: Đổi số thành chữ thông qua công thức như sau:

+ Nếu sử dụng font chữ là Unicode, bạn nhập lệnh đọc số thành chữ trong excel =UNI[Số_Tiền]

+ Nếu sử dụng font chữ là VNI, bạn nhập công thức =VNI[Số_Tiền]

Hình 6

Sau đó nhấn Enter là bạn đã hoàn thành.

Hình 7

7. Cách loại bỏ Add-Ins trong Excel

Trong trường hợp bạn không muốn sử dụng những file đã được chọn add-Ins bên triên thì bạn thực hiện theo những bước dưới đây:

Bước 1: Mở file Excel > Chọn thẻ File.

Bước 2: Chọn More > Chọn Options.

Lưu ý: Đối với một số máy sẽ không có chữ More nên bạn hãy cứ nhấn thẳng vào mục Options.

Bước 3: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn Add-Ins.

Bước 4: Ở phần Manage > Chọn Go...

Bước 5: Bỏ tích chọn ở các lựa chọn đã được chọn > Nhấn OK.

Bước 6: Tắt và mở lại toàn bộ file Excel đang mở là bạn đã bỏ được Add-Ins trong Excel.

Ngoài những cách mà Unica đã chia sẻ, nếu bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về thao tác chuyển số thành chữ trong Excel để nâng cao hiệu suất làm việc của mình thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng sau:

Cách chuyển số thành chữ trong Excel

Trên đây là những hiểu biết của cá nhân tôi trong quá trình tìm hiểu về cách đọc số thành chữ trong Excel và hướng dẫn cho những ai chưa biết về cách quy đổi này. Hy vọng rằng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn với những công việc liên quan. Bạn là dân văn phòng muốn nâng cao kỹ năng cũng như tay nghề của mình hãy tham khảo thêm khoá học chứng chỉ IC3 online để biết có thêm chứng chỉ.