Một trong những việc cần làm đầu tiên khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là nhập liệu, thiết lập ban đầu. Bao gồm nhập các thông tin về sản phẩm hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, công nợ….
Đối với một số cửa hàng nhỏ hoặc mới bắt đầu, dữ liệu chưa nhiều thì có thể nhập trực tiếp trên phần mềm, trong từng mục. [Như hình 1.1]
Hình 1.1: Giao diện thiết lập ban đầu phần mềm quản lý bán hàng
Một số cửa hàng có quá nhiều thông tin, dữ liệu thì việc thiết lập từng danh mục như trên sẽ mất rất nhiều thời gian. Hiểu được vấn đề này phần mềm quản lý bán hàng Mekong soft tạo tính năng import dữ liệu từ file excel. Người dùng có thể thiết lập sẵn dữ liệu từ Excel mẫu mà Mekong Soft cung cấp, sau đó import vào phần mềm ở mục import trong quản trị hệ thống.
Hình 1.2: Giao diện file Excel import
Hình 1.3: Mục import [góc phải] trong phần quản trị hệ thống
Tải file excel import phần mềm quản lý bán hàng Mekong Soft tại đây.
Sau đó nhập thông tin dữ liệu vào file mẫu.
* Lưu ý trong mục hàng hóa, các cột: Trọng lượng, xuất mặc định [DVT], tồn định mức không được bỏ trống.
Sau khi đã nhập thông tin, bạn vào phần mềm chọn import, giao diện sẽ hiện ra như hình 1.4
Hình 1.4: Giao diện import trong phần mềm Mekong Soft
Nhấn vào ký hiệu bên dòng tên file tìm file Excel import
Chọn tên sheet, tên bảng cần import.
Nhấn lưu. Phần mềm sẽ xác nhận lại một lần nữa, nhấn “có” để tiếp tục.
Chờ vài giây cho dữ liệu cập nhật.
Nhấn “nhận” để hoàn tất quá trình import. Làm tương tự với những sheet/ bảng còn lại. Bạn có thể xem hướng dẫn sử dụng phần mềm đầy đủ tại đây.
Mời bạn tham khảo:
>> Phần mềm ERP
>> Phần mềm quản lý sản xuất
>> Phần mềm quản lý bán hàng
Bạn có sẵn danh sách hàng hóa, giá bán bằng file excel và muốn đưa danh sách này vào phần mềm Dân Trí Soft bằng chức năng import dữ liệu, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách thực hiện inport từ file excel.
Trải nghiệm nhanh chức năng import từ excel
Chú ý: Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.: Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.
Bước 1: Tải file excel mẫu của Dân Trí Soft: Tải file excel mẫu của Dân Trí Soft
Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Click vào Download Template để tải file excel mẫu về máy tính.
| Tải file excel mẫu để nhập liệu và import vào phần mềm |
Bước 2: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file mẫu hàng hóa: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file mẫu hàng hóa
Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu [tức 200 món hàng]. Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu [tức 200 món hàng]. Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.
| Điền thông tin hàng hóa vào file excel mẫu của DanTriSoft |
Các yêu cầu bắt buộc để import thành công
Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Tên hàng: Tên của hàng hóa nào đó.: Tên của hàng hóa nào đó.
ĐVT [Đơn vị tính]: là đơn vị tính bán ra của quán, ví dụ là lon, chai, bịch... [Đơn vị tính]: là đơn vị tính bán ra của quán, ví dụ là lon, chai, bịch...
Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.
Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.: Tên nhóm hàng của hàng hóa.
Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.
Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra [có thể có công thức tính định lượng], việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra [có thể có công thức tính định lượng], việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.
Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy [Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...].: Là món hàng được mua sao - bán vậy [Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...].
Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành [Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu].: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành [Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu].
Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm [Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v].: Để tạo ra thành phẩm [Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v].
Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.
Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh [URL của ảnh] để đưa vào file hàng hóa.: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh [URL của ảnh] để đưa vào file hàng hóa.
Giá bán: đây là giá bán lẻ của hàng hóa, nếu quán chỉ có 1 bản giá bán duy nhất thì nhập vào đây luôn. Sau khi import bảng giá cũng tự động được đưa vào phần mềm. Trường hợp quán có nhiều bảng giá bán khác nhau thì xem mục import bảng giá chi tiết hơn ở mục bên dưới.: đây là giá bán lẻ của hàng hóa, nếu quán chỉ có 1 bản giá bán duy nhất thì nhập vào đây luôn. Sau khi import bảng giá cũng tự động được đưa vào phần mềm. Trường hợp quán có nhiều bảng giá bán khác nhau thì xem mục import bảng giá chi tiết hơn ở mục bên dưới.
Bước 3: Import file excel hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm.: Import file excel hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm.
Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> chọn chức năng Import hàng hóa >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel chứa dữ liệu hàng hóa vừa tạo ra >> nhấn Import Data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.
| Tải file excel để import dữ liệu vào phần mềm |
Bước 4: Import giá bán: bước này chỉ dành cho quán có nhiều bảng giá bán ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...: Import giá bán: bước này chỉ dành cho quán có nhiều bảng giá bán ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...
Bước 4.1: Tạo bảng giá bán vào phần mềm: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá & điền thông tin bảng giá [ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...] và nhấn Lưu.: Tạo bảng giá bán vào phần mềm: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá & điền thông tin bảng giá [ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...] và nhấn Lưu.
Bước 4.2: Tải file excel import mẫu dành cho bảng giá của Dân Trí Soft bằng cách vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Import >> Download Template để tải file excel mẫu bảng giá về máy tính.: Tải file excel import mẫu dành cho bảng giá của Dân Trí Soft bằng cách vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Import >> Download Template để tải file excel mẫu bảng giá về máy tính.
Bước 4.3: Điền thông tin giá bán vào file mẫu.: Điền thông tin giá bán vào file mẫu.
Chỉ cần copy mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file excel nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file excel giá bán => Điền thông tin giá bán và lưu file.Hàng hóa và Thành phẩm từ file excel nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file excel giá bán => Điền thông tin giá bán và lưu file.
| Khai báo thông tin hàng hóa và giá bán vào file bảng giá mẫu của Dân Trí Soft |
Bước 4.4: Import file giá bán vừa làm xong vào phần mềm, bằng cách: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel bảng giá vừa khai báo xong >> kéo để chọn bảng giá để import vào phần mềm [ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...] >> nhấn Import data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.: Import file giá bán vừa làm xong vào phần mềm, bằng cách: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel bảng giá vừa khai báo xong >> kéo để chọn bảng giá để import vào phần mềm [ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...] >> nhấn Import data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.