Với phân hệ kế toán e-Accounting, bạn chỉ việc nhập số liệu kế toán phát sinh như: phiếu thu, phiếu chi. Còn toàn bộ số sách kế toán sẽ được hệ thống tự động xử lý, thống kê.
Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, bạn phải nhập đúng và đủ các thông tin của nghiệp vụ đó vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu. Vấn đề đặt ra là phải biết nhập những thông tin gì? nhập ở đâu? và nhập như thế nào?
- Ngày: là ngày của chứng từ
- Mã giao dịch/Số chứng từ: hệ thống tự động phát sinh
- Nội dung: diễn giải nội dung của nghiệp vụ kế toán
- Tài khoản: chọn tài khoản phù hợp với nghiệp vụ
- Ghi Có/Nợ: tương ứng với phiếu thu/chi
- Tài khoản đối ứng: tài khoản đối ứng nếu có. Vì đây là hệ thống ghi kế toán kép [hay kế toán đối ứng]
- Số tiền: số tiền của nghiệp vụ kế toán phát sinh
- VAT: thuế VAT nếu có
Sau khi nhập đủ và đúng các thông tin của nghiệp vụ kế toán, bạn chỉ việc click Chấp nhận
Các chứng từ này mới lưu ở dạng bản thảo [chưa kết sổ], do đó bạn có thể hiệu chỉnh khi cần
Nhập liệu từ excel
Excel CRM hỗ trợ bạn nhập liệu nhanh từ file Excel, điều này cho phép nhân viên kế toán làm việc trực tiếp trên file excel [tất nhiên là thân thiện, dễ sử dụng hơn với đa số người dùng văn phòng] và đảm bảo dữ liệu chính xác và cân bằng giữa số tiền ghi có/nợ. Đầu tiên bạn cần lấy file dữ liệu mẫu từ mục Download
Thao tác:
- Click Nhập từ Excel
- Trên hộp thoại, bạn chọn file excel chứa thông tin chứng từ
- Click Đồng ý
Sao chép chứng từ
Excel CRM hỗ trợ việc sao chép một chứng từ nhằm tiết kiệm thời gian nhập liệu khi các chứng từ có nội dung giống nhau. Ví dụ: Vào ngày 23/08/20xx, doanh nghiệp có 4 nghiệp vụ chi tiền mặt. Khi đó, nhân viên kế toán chỉ việc lập một phiếu chi và 3 phiếu chi còn lại chỉ việc thực hiện sao chép và sửa lại các nội dung cần thiết cho phù hợp với các chứng từ mới.
Để sao chép một chứng từ, làm theo các bước sau:
- Chọn một chứng từ, Click lên biểu tượng trong cột Sao chép
- Hiệu chỉnh các thông tin cần thiết sao cho phù hợp với nghiệp vụ kế toán
- Click Chấp nhận
Kết sổ
Một khi dữ liệu đã nhập đúng và đủ, bạn có thể thực hiện việc kết sổ. Khi kết số, các chứng từ này không thể hiệu chỉnh được, và tất cả các số liệu sẽ được hệ thống tự động xử lý trong báo cáo bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Để thực hiện kết sổ, đơn giản chỉ click Kết sổ. Khi kết số, tất cả các dòng này sẽ được tự động gom nhóm thành một nhật ký bút toán với cùng ngày kết số và được gắn với một mã số tự động tăng [gọi là mã nhật ký bút toán] do hệ thống sinh ra.
Một số chú ý đối với file Excel
- Trường Loại: Bạn không được thay đổi từ file mẫu. Đây là quy định của hệ thống
- Trường Nợ/Có: Quy ước như sau D - Ghi Nợ [Debit] và C - Ghi Có [Credit]. Bạn bắt buộc phải dùng D hoặc C
Bộ luật lập chứng từ tự động
Đây là nơi bạn quản lý tất cả các bộ luật bao gồm cả luật do bạn tạo ra và luật do hệ thống tự tạo [Dựa vào thông tin các chứng từ đã lập với chứng từ mới lập, hệ thống sẽ học trên đó và đề xuất tự động các bộ luật nếu các lần lập chứng từ lặp đi lặp giống nhau] nhằm tăng tộc độ cho quy trình lập chứng từ.
Mẫu Phiếu thu chi trên excel [Tự động] giúp cho công việc của bạn sẽ được giảm tải đáng kể. Thời buổi hiện đại, work-smart, don’t work hard. Đại ý là Hãy làm việc một cách thông minh [lười], đừng làm việc một cách chăm chỉ. Bởi giới hạn của mỗi người đều là 24 giờ / ngày. Tại sao lại cần tự động hóa quá trình quản lý quỹ [thu – chi]: Thông thường chúng ta quản lý quỹ thủ công như sau:
- B1: Chúng ta sẽ viết Phiếu Thu – Phiếu Chi vào quyển phiếu thu – chi.
- B2: Sau đó dùng chính những thông tin ở chứng từ này để hạch toán vào sổ kế toán excel
- B3: Muốn in sổ quỹ lại phải ngồi: Lọc – Lọc – Sắp xếp… một hồi lâu mới xong cho mỗi lần được yêu cầu
Rất mất thời gian đúng không bạn.
1. Vậy bạn cần gì để giảm tải công việc quản lý quỹ
– Hạn chế tối đa thời gian thao tác chân tay – Cần có một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp tự động hóa việc tính toán, ghi phiếu, nhập dữ liệu Giải pháp là gì? Sử dụng Excel để tự động hóa việc nhập liệu và in phiếu. Ứng dụng Phiếu thu chi bằng excel do webkynang.vn chính là giải pháp bạn cần. Đặc điểm chính của ứng dụng:
- Nhập dữ liệu 1 lần duy nhất bằng cách tạo phiếu: Phiếu thu khi thu tiền, Phiếu chi khi chi tiền
- Quản lý cùng 1 lúc nhiều tài khoản: Tiền mặt, tiền gửi,…
- Khi cần in phiếu nào, ta chỉ cần nhập số phiếu cần in. Phần mềm tự động điền dữ liệu để ta in. Như vậy form mẫu vừa đẹp, đồng bộ lại nhanh chóng.
- Sổ chi tiết cập nhật đầy đủ dữ liệu phát sinh đã khai báo
- Sổ quỹ liên tục cập nhật và báo số dư từng tài khoản
- Bảng cáo quản trị cho phép xem được theo ngày: Từ ngày … tới ngày … với nhiều chỉ tiêu đa chiều
- Ứng dụng được tạo gồm có 2 liên, do đó chỉ cần điền một lần, thì thông tin tự động được chuyển sang liên thứ 2 và khi in sẽ nằm trọn vẹn trên một trang giấy A4.
- Bên cạnh đó sẽ có đường kẻ giữa 2 liên nhằm giúp cho việc tách thành 2 liên rời nhau.
Để tải bản Full – miễn phí bạn click vào nút sau:
2. Hướng dẫn cách sử dụng mẫu Phiếu thu chi trên excel
Khi bật file lên, bạn chọn Enable [nếu có] ở dòng thông báo màu vàng phía trên cùng của cửa sổ excel. Nếu không enable thì bạn không thể thao tác được trong mẫu phiếu thu chi bằng excel này.
Bước 1: KHAI BÁO THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
Bước 2: LẬP PHIẾU THU/ CHI
Giao diện lập phiếu thu
Đây là nơi nhập dữ liệu của mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó đây là phần quan trọng nhất của mẫu phiếu thu và chi bằng excel bởi lẽ: Phần in phiếu thu & chi; phần báo cáo, sổ quỹ sẽ được tự động cập nhật dữ liệu dựa trên phần “SỔ CHI TIẾT”.
Do vậy, nguồn mà bị sai thì mọi cái đi sau đều bị sai. Khi bạn sử dụng thực tế, bạn nên xóa các nghiệp vụ có sẵn trước khi nhập dữ liệu của bên bạn.
\=> Tìm hiểu thêm:
Lưu ý khi cập nhật dữ liệu thu chi:
- Ngày ghi sổ được cập nhật mặc định theo ngày hiện tại. Nếu muốn sửa ngày tháng thì chỉ sửa theo ngày hoặc tháng và đúng theo định dạng mặc định
- Số phiếu thu chi được mặc định đánh số thứ tự tự động, khi bạn sửa lại thứ tự khác thì không đánh số tự động nữa
- Số phiếu luôn mặc định:
+ Phiếu thu bắt đầu bằng PT
+ Phiếu chi bắt đầu bằng PC
Luôn nhớ 2 quy tắc này để đánh số phiếu, kể cả khi bạn muốn gõ một qui tắc phiếu khác
Bước 3: In phiếu thu & phiếu chi
Bước nay vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nhấn nút in phiếu trên thanh công cụ. Cửa sổ sau sẽ hiện lên để các bạn nhập số phiếu thu/ chi và nhấn xem/ in luôn.
Lưu ý, danh sách số phiếu thu, chi đã được lập sẵn nên bạn chỉ cần nhập số phiếu cần in trong sổ chi tiết là được.
Để tải bản Full – miễn phí bạn click vào nút sau:
Bước 4: Xem SỔ QUỸ
Là người quản lý quỹ, bạn phải nắm được thực trạng tiền ra tiền vào như thế nào trong doanh nghiệp mình. Do vậy, phần Sổ quỹ là phần rất quan trọng. Với phần mềm phiếu thu chi trên excel do webkynang.vn phát triển thì việc xem sổ quỹ cực dễ dàng. Bạn chỉ cần:
- Chọn số tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi hoặc…
- Phần mềm tự động làm hết mọi việc còn lại là tìm kiếm, tính toán,… để hiện mọi dữ liệu của tài khoản đó lên Sổ quỹ.
Bước 5: Xem BÁO CÁO QUẢN TRỊ
Tương tự như vậy, khi muốn xem tình hình phát sinh tổng quát các tài khoản. Bạn chỉ cần:
- Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Phần mềm tự động tổng hợp số liệu để hiện lên báo cáo cho bạn. Giúp bạn biết ngay được tình hình thu chi như thế nào ở tổng thể tất cả các tài khoản.
Như vậy, Trường đã giới thiệu xong tới các bạn về Mẫu phiếu thu chi bằng excel tự động. Rất mong rằng ứng dụng do bên Trường phát triển sẽ giúp ích được cho các bạn nhiều. Trên đây là một phần của phiếu thu chi trên excel. Ứng dụng này được kết nối trong một phiên bản khác đầy đủ tại quản lý bán hàng – Kho WPRO 1.4. Tại đây, bạn ghi nhận bán hàng, thu từ bán hàng, chi từ nhập hàng và theo dõi các khoản thu chi khác. Đầy đủ nhiều trong một cho bạn.