Hướng dẫn nộp hồ sơ xin việc qua mạng
17/11/2021 15:30 Gửi hồ sơ/CV xin việc qua email không phức tạp nhưng lại cần ứng viên chú trọng tới nhiều yếu tố, tiểu tiết. Từ bước chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ xin việc tới bước viết email gửi nhà tuyển dụng đều yêu cầu sự chỉn chu, chuyên nghiệp của bạn. Rất nhiều ứng viên - cả các bạn đã có kinh nghiệm tìm việc và những bạn mới ứng tuyển việc làm hầu như đều cảm thấy rằng, việc gửi email xin việc rất đơn giản, chỉ là gửi thư có đính kèm CV và thư xin việc. Thực tế, nếu qua loa hoặc làm không khéo, không chuẩn thì rất có thể, bạn đã bị loại đáng tiếc ngay từ bước đầu tiên tiếp cận với nhà tuyển dụng.
Hướng dẫn cách gửi hồ sơ/CV xin việc qua email chuyên nghiệp Trước khi đi vào tìm hiểu chi tiết cách gửi hồ sơ/CV xin việc qua email, điều đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu là trả lời thắc mắc của rất nhiều ứng viên - chọn nộp hồ sơ xin việc trực tiếp hay qua email sẽ "có lợi" hơn? Rõ ràng, việc bạn gửi CV xin việc, hồ sơ ứng tuyển bằng cách nào cũng nhằm một mục tiêu là giới thiệu bản thân với hình ảnh hoàn hảo nhất, phù hợp nhất tới nhà tuyển dụng. Bạn có thể nghĩ rằng nộp hồ sơ xin việc trực tiếp thì cho thấy sự chuẩn bị đầy đủ, hoặc đơn giản là bạn thích cách đó hơn. Dù thế, ở thời đại công nghệ số như hiện nay, kênh ứng tuyển qua email phổ biến và hiệu quả hơn hẳn.Những lý do bạn nên gửi hồ sơ/CV xin việc qua email là:
Nhà tuyển dụng khác nhau, vị trí tuyển dụng khác nhau có thể có yêu cầu không giống nhau về tài liệu ứng tuyển. Cụ thể, một số doanh nghiệp chỉ cần ứng viên gửi CV xin việc qua email, trong khi những công ty và tổ chức khác có thể cần bạn gửi hồ sơ ứng tuyển hoàn chỉnh hơn với các tài liệu bổ sung chứng minh năng lực và ảnh chụp chẳng hạn. Về cơ bản, hồ sơ xin việc đầy đủ sẽ bao gồm: CV là một bản tóm tắt ngắn gọn nhưng đầy đủ để bạn tự giới thiệu về mình, gồm có các thông tin cá nhân (tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email), học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng và các chứng chỉ, thông tin tham chiếu, sở thích, hoạt động,... Một bản CV xin việc chuẩn để ứng tuyển qua email cần đảm bảo các yếu tố như sau:
Nếu như bạn chưa rõ CV xin việc của mình đã đúng chuẩn hay chưa, hãy tham khảo ngay các mẫu CV xin việc chuyên nghiệp trong bộ công cụ CV Pro của JobOKO. Hàng chục mẫu CV được thiết kế đẹp, phân loại theo từng ngành nghề và dành cho cả ứng viên có kinh nghiệm, chưa có kinh nghiệm, lao động phổ thông,... kèm theo hướng dẫn viết chi tiết có thể giúp bạn hoàn thành CV ứng tuyển chất lượng trong thời gian ngắn. CV là tài liệu quan trọng khi gửi hồ sơ xin việc qua email Thư xin việc (cover letter) là tài liệu khác trong hồ sơ xin việc qua email. Thường thì nhà tuyển dụng sẽ không yêu cầu bắt buộc phải có đơn xin việc, tuy nhiên, đa số các ứng viên chọn gửi kèm cả tài liệu này. Thư xin việc sẽ cần:
Tùy vào lĩnh vực cụ thể, portfolio thường bao gồm link bài báo, nội dung đã viết trên blog, website (Nhân viên content), bộ ảnh chụp (Nhiếp ảnh), sản phẩm thiết kế (Nhân viên thiết kế đồ họa),... Portfolio nên là dạng infographic, thiết kế đẹp, thể hiện được tài năng, phong cách của bạn và chỉ nên bao gồm những tác phẩm tốt nhất. Ngoài ra, nếu nhà tuyển dụng yêu cầu gửi kèm hình ảnh cá nhân (thường là với các vị trí lễ tân, trợ lý giám đốc,...) hoặc chứng chỉ, bằng cấp liên quan thì bạn sẽ phải scan file mềm để đính kèm trong hồ sơ xin việc gửi qua email. Sau khi đã hoàn thành hồ sơ/CV xin việc qua email, đã đến lúc tìm hiểu cách gửi hồ sơ/CV xin việc qua email đúng cách. Tiêu đề (phần Subject) trong email quyết định "số phận" hồ sơ xin việc của bạn có đến tay nhà tuyển dụng hay không, và họ có mở ra xem hay không. Nếu tiêu đề không đúng định dạng (hoặc tệ hơn là không có tiêu đề) thì email bạn gửi ứng tuyển dễ bị đẩy vào mục Spam hoặc nhà tuyển dụng đánh giá ngay lập tức là ứng viên thiếu chuyên nghiệp là loại không đọc email cũng như không xem CV. Cách đặt tiêu đề email xin việc như sau:
Viết tiêu đề email xin việc theo cấu trúc nào phù hợp? Cách gửi hồ sơ/CV xin việc qua email thực chất quan trọng nhất chính là phần nội dung của email. Nội dung thường ngắn gọn nhưng phải được trình bày rõ ràng và có định dạng dễ theo dõi, cũng như cung cấp các thông tin mà nhà tuyển dụng muốn biết. Cụ thể hơn, bạn cần viết email thế nào để nhà tuyển dụng muốn mở CV và hồ sơ xin việc bạn đính kèm.
Lưu ý, tránh các xưng hô quá xuề xòa như "Gửi anh [tên]" hoặc quá câu nệ như "Thưa Ngài/Thưa Ông/Bà". Các bạn sinh viên mới ra trường cũng có thể viết đơn giản là "Kính gửi Anh/Chị" (dù không thực sự chuyên nghiệp nhưng có thể chấp nhận được).
Hoặc: "Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, em đã biết về các sản phẩm/dịch vụ và danh tiếng của công ty, ao ước được trở thành một thành viên góp phần làm nên những thành công ấn tượng hơn nữa trong tương lai. Vì vậy, khi biết công ty đang tuyển vị trí [tên vị trí], em đã ngay lập tức ứng tuyển. Em chắc chắn rằng với kết quả học tập loại Xuất sắc và kinh nghiệm 2 năm qua, em có thể học hỏi nhanh, cống hiến và nỗ lực vì mục tiêu chung". Lưu ý: Dù bạn viết lý do ứng tuyển là gì, đừng quên nhấn mạnh rằng bạn mong muốn được tham gia phỏng vấn. Có thể viết là: "Vì vậy, em/tôi gửi email ứng tuyển vào vị trí này với kỳ vọng có được cơ hội phỏng vấn và sớm trở thành nhân viên chính thức trong công ty".
Có lẽ ứng viên hiện nay không còn xa lạ với những lời khuyên cần để chữ ký email thế nào cho chuyên nghiệp. Dù vậy, lưu ý cũng không bao giờ là thừa. Chữ ký của bạn nên bao gồm họ tên, số điện thoại và địa chỉ email, có thể thêm nghề nghiệp (chức danh). Cách này giúp nhà tuyển dụng một lần nữa nhớ về bạn như một ứng viên tiềm năng. Tính tổng thể, một email xin việc nên được viết ngắn gọn trong khoảng 200 - 250 từ. Đây được xem là độ dài phù hợp nhất để email không quá "cụt ngủn" mà cũng tránh dài dòng (vì nhà tuyển dụng sẽ hiểu thêm về bạn, đánh giá chính xác hơn dựa trên hồ sơ xin việc đầy đủ nên bạn không nên ôm đồm, nhồi nhét hết thông tin trong email). Độ dài Email từ 200 - 250 chữ là hợp lý Nhà tuyển dụng hiểu rằng, chắc hẳn bạn sẽ ứng tuyển cùng lúc ở các công ty, tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn có thể CC một email xin việc cho tất cả các nhà tuyển dụng. Không cá nhân hóa nội dung email khi gửi hồ sơ xin việc, bạn đang thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng nhà tuyển dụng.Cá nhân hóa ở đây có nghĩa là, mỗi email gửi cho nhà tuyển dụng khác nhau, bạn cần điều chỉnh tên vị trí ứng tuyển cho chính xác, nội dung email cũng nên thay đổi đúng tên công ty,... Lưu ý, hãy chỉnh thông tin cần thiết cả ở CV, thư xin việc và email ứng tuyển bạn nhé. Thông qua cách gửi hồ sơ/CV xin việc qua email, bạn có thể thấy rằng quy trình không khó, thế nhưng trên thực tế vẫn có nhiều ứng viên phạm phải các lỗi "khó lòng tưởng tượng". Nhận thức được các lỗi hay gặp khi gửi hồ sơ xin việc qua email là một cách hữu ích để bạn tránh không "đi vào vết xe đổ".
Dưới đây là một số gợi ý để bạn lựa chọn thời gian gửi email xin việc hiệu quả:
Lựa chọn thời điểm thích hợp để ứng tuyển việc làm sẽ gia tăng tỷ lệ thành công Tham khảo các mẫu email ứng tuyển việc làm được thiết kế chuẩn sau đây (dành cho các đối tượng ứng viên khác nhau) sẽ giúp bạn dễ hình dung về bố cục, nội dung của email khi gửi hồ sơ/CV xin việc. Tham khảo và tùy chỉnh thông tin cho phù hợp nhất với công việc, ngành nghề, kinh nghiệm bạn nhé. Chưa có kinh nghiệm, bạn có thể diễn đạt rằng dù chưa có kinh nghiệm nhưng đã đi thực tập/làm thêm, bổ sung rằng bạn học hỏi nhanh, trân trọng cơ hội của công ty nếu trúng tuyển,...Kính gửi Phòng Tuyển dụng Công ty [tên công ty] Em là Trần Minh N, sinh viên mới tốt nghiệp chuyên ngành... Qua nền tảng tuyển dụng JobOKO.com, em được biết công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí Nhân viên Kế toán. Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, em đã biết về các sản phẩm/dịch vụ và danh tiếng của công ty, ao ước được trở thành một thành viên góp phần làm nên những thành công ấn tượng hơn nữa trong tương lai. Vì vậy, khi biết công ty đang tuyển vị trí [tên vị trí], em đã ngay lập tức ứng tuyển. Em chắc chắn rằng với kết quả học tập loại Xuất sắc và kinh nghiệm 2 năm qua, em có thể học hỏi nhanh, cống hiến và nỗ lực vì mục tiêu chung. Vì vậy, em gửi email ứng tuyển vào vị trí này với kỳ vọng có được cơ hội phỏng vấn và sớm trở thành nhân viên chính thức trong công ty. Thông tin chi tiết, anh/chị vui lòng xem tại file CV đính kèm. Rất mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ công ty. Trần Minh N Các mẫu email ứng tuyển cho ứng viên có kinh nghiệm sẽ có thể làm nổi bật thông tin như kinh nghiệm, thành tích, làm việc ở công ty có thương hiệu mạnh, quy mô lớn. Email ứng tuyển bằng tiếng Anh cần đảm bảo đủ nội dung thông tin, trong khi dùng từ hợp lý, không sai ngữ pháp hoặc chính tả. Cách gửi hồ sơ/CV xin việc qua email thực chất là một quy trình đầy đủ các bước từ việc chuẩn bị tài liệu tới khi gửi đến nhà tuyển dụng. Tìm hiểu và ghi nhớ các phương pháp và mẹo kể trên, bạn có thể chuẩn hóa quy trình ứng tuyển của mình và gia tăng cơ hội được mời phỏng vấn, nhận việc. |