Hướng dẫn quản lý dự án xây dựng

Việc quản lý dự án đầu tư xây dựng theo quy trình giúp ban lãnh đạo kiểm soát xuyên suốt tiến độ, thời gian thực hiện từng hạng mục trong dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản lý không chỉ là khuyến khích của Chính phủ mà còn được xem là giải pháp hữu hiệu giảm tải tắc nghẽn, cải thiện hiệu suất nhờ thay thế tối đa các tác vụ thủ công của con người.

Phân loại các công trình xây dựng

Theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, dựa vào công năng sử dụng và các cấp mà phân loại công trình xây dựng thành 5 loại:

• Công trình dân dụng;
• Công trình công nghiệp;
• Công trình giao thông;
• Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn
• Công trình kỹ thuật hạ tầng;

Trong công trình dân dụng lại gồm có 8 loại công trình khác được thể hiện chi tiết qua hình ảnh dưới đây.

Quy định của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng

Nghị định số 15/2021/NĐ-CP Chính phủ vừa ban hành quy định chi tiết một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng.

Trình tự đầu tư xây dựng được quy định thực hiện qua 3 giai đoạn cụ thể với những công việc rõ ràng.

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án

• Khảo sát xây dựng
• Lập, thẩm định, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, quyết định hoặc chấp nhận chủ trương đầu tư [nếu có]
• Lập, thẩm định, phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng phục vụ lập báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng
• Lập, thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi để phê duyệt/quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án. 

Giai đoạn thực hiện dự án

• Chuẩn bị mặt bằng xây dựng
• Rà phá bom, mìn [nếu có]
• Khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng 
• Cấp giấy phép xây dựng [đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng]
• Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng
• Thi công xây dựng công trình
• Giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành
• Vận hành, chạy thử
• Nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng
• Bàn giao công trình đưa vào sử dụng và các công việc cần thiết khác

Giai đoạn kết thúc xây dựng

• Quyết toán hợp đồng xây dựng
• Quyết toán dự án hoàn thành, xác nhận hoàn thành công trình, bảo hành công trình xây dựng, bàn giao các hồ sơ liên quan và các công việc cần thiết khác.

Nghị định cũng nêu rõ, khi đầu tư xây dựng công trình phải có giải pháp kỹ thuật và biện pháp quản lý nhằm sử dụng hiệu quả năng lượng, tiết kiệm tài nguyên, bảo vệ môi trường. Nhà nước khuyến khích xây dựng, phát triển và đánh giá, chứng nhận công trình hiệu quả năng lượng, công trình tiết kiệm tài nguyên, công trình xanh. Khuyến khích áp dụng mô hình thông tin công trình, giải pháp công nghệ số trong hoạt động xây dựng và quản lý vận hành công trình.

Tải mẫu Excel quản lý tiến độ thi công dự án xây dựng

Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Từ các quy định mới của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng, có thể dễ dàng thiết lập quy trình quản lý với 6 bước.

Mô tả cụ thể các bước trong quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Bước 1: Lên ý tưởng

Đây là giai đoạn phác thảo ý tưởng và mục đích triển khai dự án. Ý tưởng được xuất phát từ nhà đầu tư hoặc thẩm quyền đầu tư. Giai đoạn khởi đầu này theo quá trình thực hiện dự án xuyên suốt.

Bước 2: Khởi động

• Trình bày ý tưởng với cơ quan chức năng để phê duyệt vốn.
• Xin phép chủ trương thông qua đề cương, tờ trình, cơ quan thẩm quyền ban hành. 

Bước 3: Chuẩn bị

• Chọn đơn vị đầu tư và triển khai lập dự án
• Lập báo cáo xây dựng và xin phép đầu tư
• Lập dự án đầu tư xây dựng, báo cáo kỹ thuật và kinh tế xây dựng
• Cơ quan thẩm định và phê duyệt dự án

Bước 4: Thực hiện dự án

Xin cấp giấy phép đầu tư

Chuẩn bị trước xây lắp

• Thẩm định, phê duyệt đấu thầu và tiến độ dự án 
• Chọn đơn vị tư vấn thiết kế, thiết kế bản vẽ và cung cấp các thiết bị công nghệ
• Lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế 
• Dự toán và tổng dự toán xây dựng

Các bước thực hiện sau thiết kế và duyệt dự toán

• Xin phép xây dựng
• Chọn thầu công trình, lắp máy móc
• Chọn thầu giám sát 
• Mua bảo hiểm và lắp đặt thiết bị

Bước 5: Quy trình thực hiện

• Tiến hành khởi công- thi công
• Thực hiện xây lắp công đoạn
• Lắp đặt thiết bị công trình
• Quản lý thi công về chất lượng, tiến độ, an toàn lao động và môi trường xây dựng.
• Quản lý hợp đồng và chi phí xây dựng.

Bước 6: Đóng dự án xây dựng

• Bàn giao sử dụng
• Thanh toán công trình
• Nghiệm thu, hoàn công và kiểm định chất lượng công trình
• Bàn giao đưa vào sử dụng
• Báo cáo, kiểm tra quyết toán hoàn thành dự án
• Bảo hành công trình xây dựng

Các bước thực hiện dự án đầu tư xây dựng có thể tiến hành đồng thời hoặc trước một số công đoạn. Với mỗi dự án khác nhau sẽ có công việc và các bước thực hiện khác nhau.

Có thể bạn quan tâm: Case Study quản lý công việc trong doanh nghiệp Xây dựng, Thi công công trình

Sử dụng FastWork WorkFlow tự động hóa quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Khi đã xác định rõ các giai đoạn trong quy trình cùng danh sách công việc cần thực hiện, cấp quản lý cần tiếp tục sắp xếp nhân sự phụ trách kèm theo thời gian, kết quả cần hoàn thành.

Ví dụ:

Sau đó số hóa lên hệ thống phần mềm quản lý quy trình FastWork Workflow, giao diện sẽ hiển thị như sau:

Tại mỗi giai đoạn, nhà quản lý có thể điều chỉnh linh hoạt các điều kiện chuyển tiếp, giám sát chặt chẽ các hoạt động của từng nhân viên tham gia vào quy trình. Toàn bộ các tài liệu, hình ảnh đính kèm đều được lưu trữ và quản lý tập trung giúp tìm kiếm nhanh chóng khi cần. Nhân sự thực hiện, theo dõi giai đoạn có thể xem nhanh ngay các file tài liệu, hình ảnh, video trên điện thoại mà không cần tải về. Tạo môi trường cộng tác, trao đổi toàn diện, gia tăng kết nối, cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc chung.

Giải quyết triệt để vấn nạn “làm việc không có quy trình” tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp Việt, FastWork Workflow ra đời thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, tự động hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ liên phòng ban trên một nền tảng tập trung trực tuyến. 

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân sự mà không một phương thức truyền thống nào có thể hỗ trợ.

• Số hóa và thiết lập linh hoạt các quy trình
• Tự động hóa trong quy trình
• Chuẩn hóa và tối ưu quy trình
• Kiểm soát quy trình chặt chẽ
• Hệ thống báo cáo tự động

Để nhận DEMO miễn phí Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 hoặc điển thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Cần thiết cho doanh nghiệp Xây dựng: Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý thi công xây dựng FastCons qua video dưới đây!

Doanh nghiệp Xây dựng tham khảo thêm:

Ngày nay, các dự án đầu tư xây dựng được hiểu là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định.

Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng. Khi tiến hành dự án đầu tư xây dựng chuyên hay quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực thì cần có bản quản lý để kiểm tra xem xét các dự án đó. Pháp luật Việt Nam đã ban hành các văn bản pháp luật quy định cụ thể về ban quản lý dự án đầu tư xây dựng. 

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Quản lý dự án là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động trong tổng thể một dự án đầu tư xây dựng, một chuyên ngành hay một khu vực nhất định theo sự phân công của các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền.

Ta có thể hiểu quản lý dự án chính là việc áp dụng các hoạt động và chức năng của quản lý vào suốt quá trình thực hiện các dự án khác nhau để đạt được những mục tiêu đề ra.

Trong việc quản lý dự án, ban Quản lý dự án có vai trò quan trọng và là một bộ phận tập thể, gồm nhiều cá nhân được thành lập bởi cơ quan, chủ thể có thẩm quyền nhằm nghiên cứu và thực hiện các hoạt động như sau:

– Lập kế hoạch

– Quản lý và tổ chức, giám sát quá trình, tiến độ thực hiện của dự án.

Xem thêm: Phân loại các dự án đầu tư xây dựng công trình mới nhất

– Những hoạt động liên quan khác.

Ban Quản lý dự án sẽ có nhiệm vụ áp dụng những kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật cũng như công cụ chuyên ngành, liên quan đến dự án để áp dụng vào những hoạt động của dự án nhằm đảm bảo dự án xây dựng đạt được những tiêu chuẩn, mục đích đã được đề ra trước đó.

Theo Điều 63 Luật xây dựng năm 2014 thi ban quản lý dự án đầu tư sẽ phân thành các loại sau đây:

– Thứ nhất: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành.

– Thứ hai :Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực.

Trong đó, các ban quản lý nào cũng đều có các bộ phận cơ bản bao gồm:

+ Ban giám đốc ban quản lý dự án đầu tư xây dựng.

+ Các giám đốc quản lý dự án đầu tư xây dựng.

Xem thêm: Thẩm quyền, hồ sơ, trình tự thủ tục điều chỉnh dự án đầu tư xây dựng

+ Các bộ phận quản lý dự án đầu tư xây dựng khác.

Khi được thành lập, Ban Quản lý dự án sẽ phải đảm nhiệm các chức năng cụ thể như sau: Trực tiếp quản lý dự án gồm các hoạt động như lập kế hoạch dự án, tổ chức, quản lý, giám sát, thực hiện dự án và một số công việc khác cho chủ đầu tư.

Trên thực tế, ta thấy Ban Quản lý dự án sẽ đóng vai trò quản lý dự án từ khi chuẩn bị đầu tư dự án cho đến khi dự án kết thúc, hoàn thành, dự án được nghiệm thu đưa vào sử dụng.

Các hoạt động trên của Ban quản lý dự án xây dựng đều nhằm mực tiêu để đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng tiến độ thời gian, trong phạm vi ngân sách dự án đã được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền, đạt chỉ tiêu về chất lượng cũng như các mục tiêu cụ thể, chi tiết đã đề ra đối với dự án. Bên cạnh đó, chức năng nhiệm vụ ban quản lý dự án còn là đảm bảo về tính hiệu quả kinh tế, tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành đang điều chỉnh và tính khả thi của dự án. Ta có thể kể ra các chức năng chính của Ban Quản lý dự án như sau:

– Ban Quản lý dự án có chức năng làm chủ đầu tư các dự án đầu tư xây dựng thuộc lĩnh vực dân dụng và công nghiệp sử dụng vốn ngân sách, vốn Nhà nước ngoài ngân sách do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định đầu tư, trừ các trường hợp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định giao cho cơ quan, tổ chức khác làm chủ đầu tư.

– Ban Quản lý dự án tiếp nhận và quản lý sử dụng vốn để đầu tư xây dựng theo quy định của pháp luật.

– Ban Quản lý dự án phải tuân thủ việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ đầu tư, Ban Quản lý Dự án quy định tại Điều 68, Điều 69 của Luật Xây dựng năm 2014 và quy định của pháp luật có liên quan.

– Ban Quản lý dự án phải thực hiện các chức năng khác khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án đầu tư xây dựng.

Xem thêm: Điều kiện năng lực đối với Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

– Ban Quản lý dự án nhận ủy thác quản lý dự án của các chủ đầu tư khác khi được yêu cầu và các hợp đồng tư vấn xây dựng khác khi có đủ năng lực để thực hiện trên cơ sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý các dự án đã được giao.

– Ban Quản lý dự án thực hiện hiện bàn giao công trình xây dựng hoàn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụng công trình khi kết thúc xây dựng hoặc trực tiếp quản lý vận hành, khai thác sử dụng công trình hoàn thành theo yêu cầu của người quyết định đầu tư;

– Nhận ủy thác quản lý dự án của các chủ đầu tư khác khi được yêu cầu và các hợp đồng tư vấn xây dựng khác khi có đủ năng lực để thực hiện trên cơ sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý các dự án đã được giao.

Với tất cả các chức năng nếu trên, ta nhận thấy, Ban Quản lý dự án có chức năng chính là đóng vai trò giám sát, quản lý một cách trực tiếp dự án, quyết định đến tính hiệu quả về kinh tế, sự thành công, đạt được mục tiêu đề ra đối với mỗi dự án xây dựng được đề ra trên thực tiễn.

Đối với tất cả các dự án đầu tư xây dựng, Ban Quản lý dự án cũng đều sẽ có những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

– Ban Quản lý dự án phải tiến hành các Thủ tục về giao nhận đất, giải phóng mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng, xin giấy phép xây dựng,… để chuẩn bị cho việc bắt đầu xây dựng  công trình.

– Ban Quản lý dự án phải lập hồ sơ dự án gồm: thiết kế, dự toán ngân sách, tổng hợp dự toán xây dựng công trình để cấp có thẩm quyền tiến hành thẩm định, phê duyệt.

– Ban Quản lý dự án phải lập hồ sơ mời dự thầu, tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu. Chuẩn bị hồ sơ để Trưởng Ban Quản lý dự án ký kết hợp đồng với các Nhà thầu.

Xem thêm: Dự án nhóm B là gì? Thủ tục quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B?

– Ban Quản lý dự án phải giám sát thi công xây dựng công trình, nghiệm thu, tổng quyết toán xây dựng phần công trình đã hoàn thành trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

– Ban Quản lý dự án phải quản lý tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, chi phí xây dựng của dự án.

– Ban Quản lý dự án thực hiện kiểm tra thi công về chất lượng, tiền độ, khối lượng công trình hoàn thành, khối lượng, chi phí phát sinh, thực hiện các thủ tục thanh toán, giải trình đối với các khối lượng phát sinh nhỏ, không có chứng từ hợp lệ.

– Ban Quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp có thẩm quyền trong đơn vị Chủ thầu đã thành lập Ban quản lý dự án về chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án trong Quyết định thành lập.

Theo nội dung nêu trên thì nhiệm vụ chính Ban quản lý dự án được thành lập để: Giao làm chủ đầu tư một số dự án đầu tư xây dựng và để thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án, tham gia tư vấn quản lý dự án khi cần thiết.

3. Trách nhiệm của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng:

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực có những trách nhiệm cụ thể sau đây:

– Thứ nhất, thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư theo quy định tại Điều 68 của Luật xây dựng năm 2014, trực tiếp quản lý đối với những dự án do người quyết định đầu tư giao và thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định tại Điều 69 của Luật xây dựng năm 2014.

– Thứ hai, bàn giao công trình cho cơ quan, đơn vị quản lý vận hành, khai thác sử dụng; trường hợp cần thiết được người quyết định đầu tư giao thì trực tiếp quản lý vận hành, khai thác sử dụng công trình.

Xem thêm: Cách tính và định mức chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực được thực hiện tư vấn quản lý dự án đối với dự án khác khi có yêu cầu và thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định tại Điều 70 của Luật xây dựng năm 2014.

Hiện nay, nội dung quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng được quy định tại Điều 66 Luật xây dựng 2014 như sau:

– Quản lý về phạm vi, kế hoạch, khối lượng công việc; quản lý chất lượng dự án đầu tư xây dựng; quản lý tiến độ, gia hạn dự án đầu tư xây dựng;

– Quản lý chi phí đầu tư xây dựng;

– Quản lý an toàn trong thi công xây dựng; bảo vệ môi trường trong xây dựng; lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng; quản lý rủi ro của dự án đầu tư xây dựng;

– Quản lý hệ thống thông tin công trình, hồ sơ quản lý dự án đầu tư xây dựng và các nội dung cần thiết khác được thực hiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

– Đồng thời, chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện hoặc giao Ban quản lý dự án, tư vấn quản lý dự án, tổng thầu [nếu có] thực hiện một phần hoặc toàn bộ các nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng theo quy định về nội dung quản lý dự án đầu tư tại Điều 66 Luật Xây dựng.

Hiện nay đã xuất hiện rất nhiều những phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng giúp việc quản lý có trình tự, hiệu quả, nhanh chóng, đầy đủ hơn.

Xem thêm: Điều kiện thành lập, cơ cấu tổ chức ban quản lý dự án