Một vài hướng dẫn cách scan tài liệu từ văn bản, ảnh thành file pdf cho vào máy tính cực kỳ đơn giản mà bạn đọc nên biết
Để biến những văn bản, tài liệu trên giấy thành những file lưu vào máy tính cho gọn và dễ tìm, người ta sẽ thực hiện như thế nào? Nhờ một phần mềm nhận dạng ký tự hay quét thành file ảnh? Thực ra, giải pháp khả thi cho công việc số hóa tài liệu này là quét thành những file pdf. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách scan tài liệu sang pdf cho vào máy tính:
Nếu bạn đang lưu trữ khá nhiều tài liệu cũ ở dạng sách, báo, giấy tờ viết tay… và luôn thấp thỏm lo sợ chúng sẽ bị mục nát theo thời gian, cũng như mất nhiều thời gian kiểm tra và bảo quản chúng thì có một cách giúp bạn quẳng đi gánh nặng này với chi phí khoảng chừng 850.000 đồng. Đó là số hóa tất cả những gì có thể bằng một máy quét hình [scanner], hay còn gọi là máy scan, tất nhiên là bạn đã có máy tính.
Hiện nay trên thị trường chỉ có loại máy scan khổ A4 của các nhãn hiệu Genius, HP, Epson, plustek. Tuy nhiên, vì mục đích chính là dùng vào việc số hóa tài liệu nên bạn có thể không cần quan tâm đến nhãn hiệu hay độ phân giải tối đa của từng loại máy scan. Do vậy bạn có thể chọn loại máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải 1200×2400 dpi, giá chừng 850.000 đồng. Không nên chọn loại máy có chức năng scan phim mà đắt tiền.
Sau đó, kết nối với máy tính bằng cáp USB kèm theo máy rồi cài chính xác driver cho nó. Thông thường, trên các đĩa CD kèm theo máy sẽ có rất nhiều chương trình hỗ trợ scan của nhà sản xuất nhưng bạn chỉ cần cài driver và phần mềm hỗ trợ scan là đủ.
Để dễ quản lý và lưu trữ cài tài liệu, bạn nên lưu tài liệu scan được ở dạng file sách điện tử PDF thay vì file hình dạng JPG, mặc dù kích thước file JPG nhỏ hơn khoảng 10% so với file PDF. Nếu phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất có chức năng scan tạo file PDF thì bạn không cần phải cài thêm các phần mềm hỗ trợ scan khác.
Còn nếu thấy phần mềm khó dùng và chức năng scan tạo PDF không tối ưu, hoặc không có chức năng scan tạo file PDF, bạn hãy cài thêm phần mềm Free Easy Scan to PDF để thực hiện nhanh việc scan tạo file PDF.
- Tạo file PDF: Bạn chạy phần mềm Softi Scan to PDF, bấm chọn chuẩn scan ở ô Select Scanner, chọn 200 ở ô DPI và chọn Color ngay sau ô DPI, đánh dấu chọn trước hàng chữ Show Scanner Dialog, bấm nút Scan, bấm nút Preview, quét chọn hoặc điều chỉnh vùng tài liệu scan, bấm nút Scan, bấm nút để xoay tài liệu về hướng thẳng đứng [đọc từ trên xuống], thực hiện scan trang tài liệu tiếp theo hoặc cùng chủ đề, hoặc bấm nút Save PDF để lưu file.
- Tạo file hình: Đối với tài liệu hình ảnh, bạn có thể scan tạo file hình bằng chương trình Photoshop, hoặc chia theo từng chủ đề rồi scan để lưu chúng trong một file PDF theo cách trên. Bạn chạy Photoshop, bấm menu File > Import > WIA…, chọn chế độ scan màu, giữ nguyên độ phân giải 200 hoặc tăng lên.
- Tạo file văn bản: Nếu là văn bản tiếng Anh, bạn cài và chạy phần mềm FreeOCR.net ; bấm nút Scan để scan tài liệu cần thực hiện hoặc bấm nút Open để mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình, bấm nút OCR; nội dung văn bản của tài liệu sẽ hiện trong khung bên trái, bạn có thể lưu thành file text hoặc copy vào các chương trình khác. Xong, bấm nút Clear Text Windows xóa nội dung và bắt đầu cho tài liệu khác.
Nhờ dùng công nghệ mới và phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất, hiện nay đa số các máy scan đều có tính năng tự động nhận dạng vùng tài liệu cần scan trên trang giấy và bỏ đi những vùng trống xung quanh tài liệu, hoặc tự động nhận và bắt [chọn] tất cả các tài liệu đặt rời rạc trên mặt quét của máy scan rồi lần lượt quét các vùng chọn. Cách này sẽ giúp bạn đỡ nhọc công nhưng tài liệu thu được sẽ không rõ.
Tốt nhất, bạn hãy bấm nút Preview, quét chọn vùng scan rồi bấm nút Scan. Khi bấm nút Preview, đèn quét của máy sẽ đi qua tất cả các vùng mà tài liệu đang chiếm trên mặt quét, do vậy nếu đặt cùng lúc nhiều tài liệu trên mặt quét thì bạn sẽ mất nhiều thời gian chờ hơn so với việc đặt từng tài liệu vào mặt quét.
Khi thực hiện scan, dung lượng trống của phân vùng ổ đĩa C sẽ cạn dần nhưng phần dung lượng này sẽ được khôi phục khi bạn lưu file hay tắt các chương trình scan. Do vậy, bạn chừa hoặc dọn dẹp sao cho phân vùng ổ đĩa C còn trống ít nhất là 3 GB.
Mỗi thiết bị có chức năng quét hình vào máy tính [máy scan, camera, webcam…] thường có 2 chuẩn scan, được phân biệt bằng tiền tố TWAIN hoặc WIA trước tên thiết bị. Trong đó, chuẩn WIA thường dễ dùng hơn so với chuẩn TWAIN.
Khi scan, bạn chỉ cần để độ phân giải 200 dpi là vừa, không cần thiết lập cao hơn làm tăng kích thước file, và nên chọn chế độ scan màu [color] thay vì chế độ đơn sắc [Grayscale hoặc Black and White] để giữ nguyên hình ảnh thực của tài liệu. Tuy nhiên, đối với một số tài liệu bị ố vàng, bạn có thể chọn chế độ scan đơn sắc để thấy tài liệu mới hơn.
Bạn có thể khắc một con dấu làm tên tủ sách của mình và đóng lên bề mặt tài liệu trước khi scan để nhận dạng được tài liệu của mình khi thất thoát hoặc để người đọc biết đến công trình của bạn.
Một khi đã số hóa tài liệu, ngoài việc lưu trữ file tài liệu trên đĩa cứng, bạn có thể ghi chúng lên đĩa CD/DVD để tạo thêm bản dự phòng.
Các Scan nhiều trang thành 1 file PDF
Việc scan nhiều trang thành 1 file PDF tưởng chừng rất khó nhưng sẽ thật dễ dàng nếu bạn áp dụng đúng theo những bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên, tiến hành kết nối máy scan với máy tính: Tùy thuộc vào loại máy scan mà bạn lựa chọn để kết nối bằng thiết bị khác nhau: USB, hoặc mạng
Bước 2: Đưa tài liệu muốn scan chuyển thành tập tin PDF vào máy
Bước 3: Click chuột vào trình duyệt Start [Bắt đầu] - Biểu tượng ô vuông ở góc bên trái phía cuối màn hình máy tính
Bước 4: Soạn dòng chữ Fax and Scan [Fax và Scan] trong khu Start. Lúc này máy tính sẽ mở ra chương trình scan cho bạn
Bước 5: Đưa chuột vào nút Fax and Scan - biểu tượng máy nằm phía cửa sổ Start.
Bước 6: Nhấn chuột vào nút New Scan [Scan mới] ở góc bên dưới cửa sổ. Ấn chuột vào đây bạn sẽ được mở ra một cửa sổ mới.
Bước 7: Chắc chắn rằng máy scan của bạn đã được chọn. Tiến hành kiểm tra nếu trong mạng có nhiều máy scan ở phần Scanner [máy scan] ở phía cửa sổ để chắc chắn đúng chiếc máy scan bạn mong muốn.
Ngược lại, nếu không phải máy như mong muốn hãy nhấp chuột vào Change [thay đổi]...để đưa ra sự thay đổi khác.
Bước 8: Chọn loại tài liệu: Đưa chuột vào profile [cá nhân] rồi tùy chọn theo ý muốn:
- Photo [hình ảnh]
- Documents [tài liệu]
Bước 9: Muốn chọn kiểu máy bạn đưa chuột vào phần “Source” [Nguồn] để có lựa chọn:
- Chọn Feeder [khay nạp]: nếu muốn tài liệu đưa vào máy như máy trượt. Thông thường cách này được dùng nhiều nếu muốn tạo thành file PDF
- Chọn Flatbed [Hình phẳng]: Chọn chương trình này nếu máy scan của bạn có nắp, bạn cần lật nắp để đặt tài liệu.
Bước 10: Nhấn chuột tìm đến nút scan ở phía cuối cửa sổ để bắt đầu đưa tài liệu vào máy tính. Đồng thời, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc ở bước này.
Bước 11: Click chuột vào thẻ [tập tin]: Khi tiến hành scan xong hãy đưa chuột vào thẻ ở góc bên trái cửa sổ.
Bước 12: Nhấn chuột vào Print [In]: Tùy chọn mục đã được thả xuống theo ý muốn
Bước 13: Nhấn chuột vào Printer [máy in], bạn tìm đến hộp ở góc trái cửa sổ.
Bước 14: Chọn Microsoft Print to PDF [ In thành file PDF] trong menu Printer đã thả xuống
Bước 15: Chọn Print
Bước 16: Chọn nơi lưu tài liệu mong muốn
Bước 17: Nhập tên tài liệu PDF đã scan theo ý
Bước 18: Nhấn nút chuột SAVE
Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Hotline: 0904 805 255
Email:
Website: www.sohoatailieu.com – www.fsivietnam.com.vn
Facebook: //www.facebook.com/fsivietnam.com.vn/
Công nghệ hiện đại mang đến cho cuộc sống chúng ta vô vàn những tiện ích thú vị. Scan ảnh cũng là một trong những công nghệ tiên tiến hỗ trợ con người rất nhiều trong cuộc sống. Tuy nhiên, nhiều người hiện nay vẫn chưa rõ scan ảnh là gì? Cách scan ảnh trên máy tính như thế nào? Bài viết sau đây sẽ tổng hợp tất tần tật những thông tin cần biết về công nghệ scan ảnh này, mời bạn tham khảo nhé!
Scan ảnh là gì?
Scan là hình thức chuyển các tài liệu, hình ảnh từ bản cứng thành file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua công cụ là các loại máy scan. Máy scan hay còn gọi là máy quét, có cách thức hoạt động gần giống với máy Photocopy. Tức là sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của vật thể cứng [trang giấy, tấm ảnh,..], bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ vật thể đó lên thành thông tin dạng kỹ thuật số.
Công dụng của scan ảnh trong cuộc sống
Các công nghệ scan được sáng chế ra nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của con người trong cuộc sống. Những công dụng của công nghệ scan có thể kể đến như sau:
Lưu trữ tài liệu quan trọng
Các loại giấy tờ quan trọng, những tấm hình được chụp từ ngày xưa có giá trị tinh thần rất lớn,… Tất cả những loại tài liệu này nếu chỉ lưu giữ bản cứng sẽ không thể đảm bảo độ bền theo thời gian. Dưới các tác động của nhiệt độ, khí hậu, độ ẩm, chúng rất dễ bị hư hỏng, mục nát.
Hay thậm chí xảy ra các tình trạng không mong muốn khác như mất cắp, hỏa hoạn,… Chính vì thế, việc scan những tài liệu quan trọng này thành dạng tập tin trong máy tính sẽ đảm bảo việc lưu trữ được tuyệt đối an toàn.
Dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác
Trong công việc cũng như cuộc sống thường ngày, sẽ có lúc bạn gặp những tình huống cần chia sẻ tài liệu cho người khác. Chẳng hạn như nộp hồ sơ xin việc làm trực tuyến cho công ty, gửi các loại giấy tờ có chữ ký đóng dấu xác nhận của sếp cho bên phía đối tác, hay đơn giản là chia sẻ những hình ảnh gia đình ngày xưa lên các trang mạng xã hội,… Tất cả những nhu cầu này đều có thể được thực hiện dễ dàng thông qua công nghệ scan ảnh.
Hướng dẫn cách scan ảnh trên máy tính
Hiện nay có hai cách scan ảnh trên máy tính đó là sử dụng một máy scan chuyên nghiệp hoặc máy in đa năng có chức năng scan. Các bước cơ bản để Scan ảnh bao gồm:
- Nếu sử dụng phần mềm scan ảnh, hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã được cài đặt phần mềm scan ảnh này
- Kết nối máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng thông qua hệ thống dây cáp
- Đặt tờ giấy bạn muốn scan vào máy
Cách scan ảnh trên máy tính bằng Scanner and Camera Wizard
- Bước 1: Bạn vào Start > All Programs > Accessories và chọn Scanner and Camera Wizard
- Bước 2: Xuất hiện cửa sổ Scanner and Camera Wizard, bạn nhấp chuột chọn Next
- Bước 3: Trong thẻ Choose Scanning Preferences bạn chọn Picture type để tùy chọn loại giấy tờ bạn đang chuẩn bị scan. Để xem trước bạn có thể nhấn vào nút Preview, sau đó chọn Next
- Bước 4: Trong thẻ Picture Name and Destination bạn nhập tên của tập tin bạn muốn lưu, chọn định dạng là JPG, nơi bạn muốn lưu sau đó click chọn Next
- Bước 5: Lúc này máy scan sẽ bắt đầu scan tài liệu của bạn. Trên mục Other Options, tick chọn Nothing >
- Bước 6: Trên khung Completing the Scanner and Camera Wizard bạn có thể thấy tài liệu đã được hiển thị. Nếu muốn chỉnh sửa, bạn nhấn vào nút Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences. Nếu không bạn nhấn chọn Finish để hoàn tất cách scan ảnh trên máy tính bằng phần mềm Scanner and Camera Wizard.
Cách scan ảnh trên máy tính bằng chương trình Windows Fax and Scan
Hiện nay trên các hệ điều hành Win 7, 8, 10 đều có tích hợp sẵn chương trình Windows Fax and Scan để người dùng scan ảnh tài liệu mà không cần phải cài đặt thêm các ứng dụng khác. Các bước thực hiện của cách scan ảnh trên máy tính bằng chương trình Windows Fax and Scan như sau:
- Bước 1: Bạn vào Start > All Programs > Accessories và chọn Windows Fax and Scan
- Bước 2: Nhấn chọn New scan, xuất hiện cửa sổ New Scan
- Bước 3: Trong thẻ Select Device chọn máy scan bạn muốn sử dụng
- Bước 4: Thay đổi các tùy chọn cho dữ liệu như tên, định dạng file, nơi lưu,… bên trái cửa sổ New scan
Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây
- Bước 5: Xem trước tài liệu bằng cách nhấn vào Preview
- Bước 6: Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn nhấn chọn Scan
- Bước 7: Kết quả scan sẽ được hiển thị tại cửa sổ Windows Fax and Scan. Bạn có thể lựa chọn một trong những tùy chọn như Forward as Fax [fax tài liệu vừa scan cho người khác], Forward as EMail [gửi mail tài liệu ], Save as [lưu dữ liệu với tên khác hoặc định dạng khác]
Vậy là với các bước thực hiện như trên, bạn đã có thể sao lưu các dữ liệu quan trọng của mình vào máy tính. Hy vọng bài chia sẻ cách scan ảnh trên máy tính này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích khi bạn có nhu cầu scan tài liệu. Chúc bạn thực hiện thành công!