Asana là phần mềm quản lý dự án và công việc trên nền tảng trực tuyến. Ứng dụng này cho phép các doanh nghiệp sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ, phân công người thực hiện cũng như đặt ra thời hạn hoàn thành thích hợp. Thông qua đó, các thành viên trong nhóm có thể phối hợp hiệu quả với nhau. Ngoài ra, công cụ quản lý dự án phần mềm Asana còn hỗ trợ người dùng đính kèm các báo cáo, hình ảnh cũng như nhiều dữ liệu khác.
Phần mềm Asana hoạt động dựa trên 3 nguyên tắc chính:
- Thông báo công việc chứ không phải thư tín
- Các thành viên có thể trao đổi trực tiếp trên một trang
- Mọi hành động đều được đồng bộ theo nhóm, không thực hiện riêng lẻ từng người
Asana là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án và công việc
Những yếu tố này đã giúp gia tăng tính minh bạch, hiệu quả trong công việc. Nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân sẽ được phân chia rõ ràng, tránh hiện tượng trốn tránh trách nhiệm. Thêm vào đó, nhờ sự gia tăng khả năng kết hợp giữa các thành viên trong đội mà dự án sẽ được đẩy nhanh tiến độ, nâng cao chất lượng, năng suất.
\>>>> Tìm Hiểu Thêm: Software for small and medium enterprises
2. Ưu điểm của phần mềm Asana
Phần mềm quản lý công việc nội bộ, dự án Asana được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ vào những tính năng tuyệt vời mà nó đem lại. Bằng việc gia tăng hiệu quả trong quá trình phân chia công việc, các công ty có thể đạt được thành công trong những dự án của mình. Công cụ quản lý dự án này được biết đến với 3 ưu điểm vượt trội.
2.1 Thao tác các đầu việc dễ dàng
- Thao tác trên các đầu việc trực quan: Với Asana, các doanh nghiệp có thể dễ dàng chia nhỏ các nhiệm vụ và chỉ định cho từng cá nhân thực hiện. Các yếu tố như thời hạn công việc, người đảm nhận cũng như trình tự ưu tiên sẽ được thể hiện một cách rõ ràng, chi tiết. Khi một thành viên đã hoàn thành xong đầu việc của mình, ứng dụng sẽ gửi thông báo đến những người khác trong nhóm. Lúc này, mọi người có thể góp ý, bình luận hoặc gửi các file đính kèm ngay trên giao diện của hệ thống.
- Chuyển đổi các đầu việc thành dự án nhanh chóng: Không những vậy, công cụ còn hỗ trợ người dùng chuyển đổi các đầu việc thành dự án một cách nhanh chóng. Các công ty sẽ không phải tốn thời gian vào việc sao chép dữ liệu qua nhiều dự án khác nhau. Chỉ với một vài thao tác nhấp chuột, các thành viên có thể dễ dàng chuyển đổi từ nhiệm vụ [task] thành một dự án [project].
2.2 Tạo báo cáo nhanh chóng, tự động
Ở giai đoạn dùng thử miễn phí, phần mềm làm việc nhóm Asana cho phép doanh nghiệp lập các báo cáo liên quan đến tiến độ công việc. Người dùng có thể theo dõi số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành trên tổng số, từ đó phân tích được hiệu suất thực hiện dự án. Nếu muốn sử dụng các báo cáo cao cấp hơn, hệ thống sẽ yêu cầu nâng cấp lên phiên bản trả phí.
2.3 Tính bảo mật cao
Những tác vụ trên Asana sẽ được đồng bộ với app quản lý thời gian Google Calendar, giúp trực quan hóa các thông tin và công việc cụ thể. Mỗi dự án sẽ được phân quyền riêng tư nhất định. Hệ thống sẽ đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình sẽ không bị rò rỉ.
Asana đảm bảo các thông tin quan trọng của doanh nghiệp sẽ được bảo mật
3. Hướng dẫn sử dụng Asana để quản lý dự án và công việc
Sau khi đã trả lời được câu hỏi Asana là gì, doanh nghiệp cũng nắm rõ cách thức ứng dụng công cụ này vào trong công việc. Để sử dụng được những tính năng tuyệt vời của phần mềm thì công ty cần hiểu biết cách thức mà Asana vận hành. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Asana một cách chi tiết, dễ hiểu nhất
3.1 Cách đăng nhập
Tương tự như những nền tảng trực tuyến khác, doanh nghiệp cần có một tài khoản cố định để đăng nhập vào Asana. Người dùng có thể đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc đăng ký trực tiếp trên ứng dụng. Dưới đây là các bước cần thực hiện để sử dụng phần mềm:
- Tải ứng dụng về thiết bị
- Tiến hành đăng ký tài khoản để đăng nhập theo hướng dẫn
- Phần mềm xuất hiện một cửa sổ mới với đường dẫn xác nhận tài khoản
- Nhấn vào liên kế đó và bắt đầu trải nghiệm ứng dụng
Đăng nhập vào Asana
Sau khi hoàn tất quá trình này, giao diện chính thức của Asana sẽ mở ra. Phía bên trái màn hình sẽ là các thông tin liên quan đến việc kiểm soát tiến độ dự án. Chính giữa màn hình là các nội dung quan trọng, liên quan đến việc hoàn thành công việc. Doanh nghiệp có thể bổ sung các ghi chú, dữ liệu khác vào phía bên phải màn hình.
3.2 Cách xây dựng dự án trên Asana
Sau khi nắm vững được giao diện của Asana, người dùng cũng cần hiểu biết cách thức tạo dựng các dự án trên phần mềm này. Quy trình thực hiện vô cùng đơn giản:
- Nhấp chuột vào phần Project + ở phía cuối pane bên trái.
- Hệ thống sẽ hiển thị một dự án mới với các thông tin liên quan ở chính giữa màn hình.
- Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các nội dung liên quan để tiến hành phân bổ nhiệm vụ sao cho phù hợp.
Asana cho phép xây dựng một dự án mới để quản lý
3.3 Cách thực hiện các thao tác với task
Asana hỗ trợ chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để phân công cho từng cá nhân thực hiện. Thao tác thực hiện tạo task mới sẽ được tiến hành như sau:
- Chọn một dòng tùy ý trong pane chính giữa và nhấn Enter.
- Tiến hành đặt tên cho nhiệm vụ.
- Bổ sung các thông tin liên quan đến người thực hiện, thời hạn hoàn thành, mô tả công việc... bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng bên phải dòng task.
3.4 Cách sử dụng tính năng Calendar
Bên cạnh đó, Anasa còn hỗ trợ người dùng thực hiện công việc hiệu quả hơn bằng cách thể hiện thời gian biểu một cách trực quan, rõ ràng. Ứng dụng sẽ hỗ trợ các nhóm làm việc lên kế hoạch, quản lý lịch trình và nhắc nhở khi đến hạn. Thao tác tạo lịch mới trên Calendar cũng vô cùng đơn giản. Người dùng chỉ cần ấn vào dấu cộng bên cạnh dòng chữ "My calendar" và chọn "New calendar", sau đó thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình.
4. Nhược điểm của Asana
Chắc có lẽ bạn đã có cái nhìn tổng quan về phần mềm Asana là gì. Tuy nhiên, ứng dụng này có nhược điểm rất lớn là chi phí sử dụng khá cao. Ứng dụng cung cấp các tính năng miễn phí như lập kế hoạch, xây dựng báo cáo,... nhưng chỉ giới hạn ở mức 15 người dùng. Nếu quy mô doanh nghiệp lớn hơn thì việc cộng tác chung trên nền tảng chung này sẽ trở nên khó khăn.
Nhược điểm lớn nhất của phần mềm Asana là chi phí khá cao
Ngoài ra, để trải nghiệm các công cụ cao cấp hơn như tìm kiếm công việc nâng cao, thiết lập quyền riêng tư cho từng dự án,... thì bắt buộc công ty phải sử dụng bản trả phí. Vì vậy, có thể thấy để sử dụng đầy đủ các tác vụ của Asana thì doanh nghiệp phải chịu một mức phí khá cao.
Sau đây là bảng giá của phần mềm Asana:
Tên gói
Giá
Basic
Miễn phí
Premium
250,000 VNĐ
Business
560,000 VNĐ
5. Có giải pháp khác thay thế Asana không?
Bên cạnh Asana, hiện nay đã xuất hiện rất nhiều các phần mềm quản lý dự án hiệu quả được đánh giá cao. Mỗi phần mềm sẽ có các ưu, nhược điểm riêng và phù hợp với từng nhu cầu của doanh nghiệp. Người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn một công cụ giúp tối đa năng suất làm việc trong khi vẫn tiết kiệm được chi phí.
Viindoo Project ra đời với mục tiêu đem đến cho người dùng trải nghiệm quản lý dự án và công việc một cách trơn tru, hiệu quả nhất. Sau nhiều năm nghiên cứu và phát triển, giờ đây công cụ này đã tự tin có thể thỏa mãn tối đa nhu cầu của doanh nghiệp.
Viindo Project là phải pháp thay thế hoàn hảo cho các doanh nghiệp
Một vài tính năng tuyệt vời của Viindo Project sẽ phải kể đến như:
- Theo dõi tiến độ, quy trình thực hiện công việc một cách chặt chẽ.
- Phân chia nhiệm vụ, nắm bắt tình hình thực hiện để xử lý kịp thời khi dự án xảy ra vấn đề.
- Xây dựng quy trình thực hiện công việc một cách khoa học, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng của các bên liên quan.
- Cho phép cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Tối ưu hiệu quả làm việc, đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng trong hoạt động.
- Phân bổ nguồn lực và cho ra những dự báo, phân tích chặt chẽ. Doanh nghiệp có thể xem đây là căn cứ để đưa ra các chiến lược kinh doanh trong tương lai.
- Tích hợp đầy đủ các ứng dụng khác của Viindo như bán hàng, CRM, chấm công, quản lý hóa đơn.
Ngoài ra, phần mềm Viindo Project còn khắc phục được nhược điểm của Asana bằng việc cung cấp một mức giá vô cùng hợp lý. Để có thể sở hữu các tính năng ưu việt của Viindo Project, doanh nghiệp Việt Nam chỉ phải trả một mức phí là 198.000đ 1 tháng/1 người dùng. Các công ty với quy mô nhỏ cũng vẫn có thể lựa chọn phần mềm này để gia tăng hiệu suất hoạt động của tổ chức trong khi vẫn giữ chi phí ở mức ổn định.
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
Viindoo Project - Lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ kịp thời, kiểm soát quy trình làm việc của tất cả nhân sự trên cùng một phần mềm.