Bộ Tư pháp trả lời vấn đề này như sau:
Điều 6, Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch quy định: Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân; mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh. Trường hợp thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch thì thực hiện cải chính hộ tịch.
Do đó, nếu ông Nguyễn Đình Sang có cơ sở [giấy tờ, tài liệu hợp lệ, bảo đảm giá trị lịch sử, pháp lý] chứng minh có sai sót trong nội dung đăng ký khai sinh thì ông có quyền đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện việc cải chính theo quy định nêu trên.
1. Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch
- Thay đổi họ, tên, chữ đệm đã được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng cá nhân có yêu cầu thay đổi khi có lý do chính đáng theo quy định của bộ Luật dân sự
[Quyền thay đổi họ, tên [Điều 27 Bộ Luật Dân sự]
Cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận việc thay đổi họ, tên trong các trường hợp sau đây:
+ Theo yêu cầu của người có họ, tên mà việc sử dụng họ, tên đó gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó;
+ Theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi về việc thay đổi họ, tên cho con nuôi hoặc khi người con nuôi thôi không làm con nuôi và người này hoặc cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại họ, tên mà cha đẻ, mẹ đẻ đã đặt;
+ Theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc người con khi xác định cha, mẹ cho con;
+ Thay đổi họ cho con từ họ của cha sang họ của mẹ hoặc ngược lại;
+ Thay đổi họ, tên của người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình;
+ Thay đổi họ, tên của người được xác định lại giới tính;
+ Các trường hợp khác do pháp luật về hộ tịch quy định.]
- Cải chính những nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng có sai sót trong khi đăng ký.
- Xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ Luật Dân sự.
[Người đã thành niên, cha đẻ và mẹ đẻ hoặc người giám hộ của người chưa thành niên có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định lại dân tộc trong các trường hợp sau đây:
+ Xác định lại theo dân tộc của cha đẻ hoặc mẹ đẻ, nếu cha đẻ, mẹ đẻ thuộc hai dân tộc khác nhau;
+ Xác định lại theo dân tộc của cha đẻ, mẹ đẻ trong trường hợp làm con nuôi của người thuộc dân tộc khác mà được xác định theo dân tộc của cha nuôi, mẹ nuôi do không biết cha đẻ, mẹ đẻ là ai].
- Xác định lại giới tính của một người trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình chính xác mà cần có sự can thiệp của y học nhằm xác định rõ giới tính.
- Bổ sung những nội dung chưa được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.
2. Thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch; bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch
- UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi.
- UBND cấp huyện, mà trong địa hạt của huyện đó đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi.
3. Thủ tục, trình tự đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch
3.1. Hồ sơ
Giấy tờ phải nộp
Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch phải nộp Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong Giấy khai sinh [TP/HT-2012-TKTĐ,CCHT].
Đối với trường hợp xác định lại giới tính, thì phải nộp Giấy chứng nhận y tế do Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được phép can thiệp y tế để xác định lại giới tính theo quy định của Nghị định số 88/2008/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ về xác định lại giới tính.
Đối với việc thay đổi họ, tên, cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có ý kiến đồng ý của người đó thể hiện trong Tờ khai; trường hợp xác định lại dân tộc cho con dưới 15 tuổi phải nộp văn bản thỏa thuận của cha mẹ về việc xác định lại dân tộc cho con.
Giấy tờ phải xuất trình
- Bản chính Giấy khai sinh [của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch];
- Các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch [tuỳ theo từng trường hợp mà xác định là loại giấy tờ cụ thể nào, ví dụ: trong trường hợp thay đổi họ, tên cho con nuôi theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi thì cần xuất trình Giấy chứng nhận nuôi con nuôi; thay đổi họ từ họ của người cha sang họ của người mẹ, thì cần xuất trình giấy tờ chứng minh về họ của người mẹ v..v...].
Các giấy tờ phải nộp và xuất trình nêu trên được lập thành 01 bộ hồ sơ.
3.2. Phương thức thực hiện
Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch cho người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ.
Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch có thể trực tiếp hoặc nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Trong trường hợp gửi qua hệ thống bưu chính, thì các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực; trường hợp trực tiếp thì nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực. Riêng đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; hoặc việc cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài trước đây đã đăng ký khai sinh trước cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì phải trực tiếp nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp, nơi có thẩm quyền giải quyết các việc hộ tịch nêu trên.
3.3. Thời hạn giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì công chức làm công tác hộ tịch của UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp ghi vào Sổ đã đăng ký khai sinh trước đây và Quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Chủ tịch UBND cấp xã hoặc Chủ tịch UBND cấp huyện ký và cấp cho đương sự một bản chính Quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của đương sự. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày làm việc.
* Giải quyết việc đối với trường hợp đã đăng ký khai sinh ở nước ngoài:
+ Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nay về nước thường trú, đã ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh ở trong nước, mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch, thì cũng được giải quyết theo trình tự, thủ tục quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại điểm 5 Mục II Thông tư số 01/2008/TT-BTP.
Việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch trong trường hợp này được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi đã ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh.
+ Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký khai sinh tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nay về nước thường trú, mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch, thì cũng được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại điểm 5 Mục II Thông tư số 01/2008/TT-BTP.
Thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch trong trường hợp này là UBND cấp xã hoặc UBND cấp huyện, nơi đương sự cư trú, theo phân định thẩm quyền quy định tại Điều 37 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.
Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch, UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã phải thông báo cho Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao để Cục Lãnh sự thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nơi đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Cục Lãnh sự, thì Cục Lãnh sự cũng phải thực hiện việc ghi chú các thay đổi trên.
* Những điểm cần lưu ý khi giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính:
- Đối với trường hợp cải chính ngày, tháng, năm sinh; thì ngày, tháng, năm sinh ghi trong Giấy khai sinh hiện tại của người có yêu cầu cải chính là căn cứ tính tuổi để xác định thẩm quyền giải quyết yêu cầu cải chính.
- Cơ quan duy nhất có thẩm quyền giải quyết việc xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho công dân Việt Nam ở trong nước là UBND cấp huyện;
- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch cho người chưa thành niên [hoặc đã thành niên, nhưng mất năng lực hành vi dân sự] được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ.
- Việc cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được giải quyết đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của công chức Tư pháp hộ tịch hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết.
* Trình tự giải quyết việc bổ sung hộ tịch
Việc bổ sung hộ tịch được giải quyết ngay trong ngày; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Nội dung bổ sung được ghi trực tiếp vào những cột, mục tương ứng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Công chức làm công tác hộ tịch của UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp đóng dấu vào phần ghi bổ sung. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh phải ghi rõ nội dung bổ sung; căn cứ ghi bổ sung; họ, tên, chữ ký của người ghi bổ sung; ngày, tháng, năm bổ sung.
Những điểm cần lưu ý khi giải quyết việc bổ sung hộ tịch:
- Trong trường hợp nội dung Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh trước đây không có cột mục cần ghi bổ sung, thì nội dung bổ sung được ghi vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh.
- Trong trường hợp Sổ đăng ký khai sinh còn lưu tại UBND cấp huyện và UBND cấp xã, thì người dân có thể lựa chọn [UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã] để thực hiện yêu cầu bổ sung hộ tịch.
- Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh, mà có yêu cầu bổ sung, thì ngày, tháng sinh được xác định theo Giấy chứng sinh; nếu không có Giấy chứng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:
+ Đối với người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi về ngày, tháng sinh; thì ngày, tháng sinh được xác định theo văn bản cam kết của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ [đối với trẻ em dưới 6 tuổi]; hoặc theo lời khai của người yêu cầu bổ sung, có xác nhận của người làm chứng [đối với người từ đủ 6 tuổi trở lên].
+ Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh; thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.
+ Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên đây; thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01.
* Việc điều chỉnh nội dung phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh của người con
Trong trường hợp nội dung bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ đã thay đổi do việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, thì UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh cho người con, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ thực hiện việc điều chỉnh nội dung đó trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con cho phù hợp; nếu Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu tại UBND cấp huyện, thì UBND cấp huyện thực hiện việc điều chỉnh.
Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch
- Trong trường hợp UBND cấp xã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch; bổ sung hộ tịch, mà Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu một quyển tại UBND cấp huyện, thì UBND cấp xã có trách nhiệm gửi thông báo cho UBND cấp huyện về những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại UBND cấp huyện.
- Trong trường hợp UBND cấp huyện thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, thì UBND cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh về những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại UBND cấp xã.
* Giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, mà trước đây đã đăng ký hộ tịch trước cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
Các quy định về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005-NĐ-CP cũng được áp dụng đối với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, mà trước đây đã đăng ký hộ tịch trước cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Các quy định về cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với người nước ngoài trước đây đã đăng ký hộ tịch trước cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Sở Tư pháp mà trong địa hạt của tỉnh [thành phố] đó trước đây đương sự đã đăng ký hộ tịch có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong những trường hợp nói trên.
* Riêng đối với việc giải quyết cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà đã đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì được thực hiện như đối với công dân Việt Nam ở trong nước.