Hướng dẫn viết cv xin việc qua email

Bên cạnh CV xin việc thì thư xin việc cũng cần được trình bày, thiết kế ấn tượng nếu muốn chinh phục được nhà tuyển dụng. Vậy viết thư xin việc như thế nào cho đúng chuẩn và thu hút được nhà tuyển dụng? Tham khảo bài viết dưới đây của TopCV để nắm rõ cách viết email xin việc chuyên nghiệp là như thế nào?

Email xin việc là gì? Tại sao cần viết email xin việc?

Email xin việc là phần nội dung bạn viết trên email khi gửi hồ sơ xin việc hay CV ứng tuyển cho nhà tuyển dụng. Khi viết email xin việc nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn với nhà tuyển dụng. 

Trong phần email xin việc bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì bản CV hay hồ sơ xin việc đính kèm đã có đầy đủ. Phần email chỉ là lời mở đầu giới thiệu để nhà tuyển dụng nắm được mục đích gửi email và vị trí bạn muốn ứng tuyển là gì?

>> Xem thêm: Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết hồ sơ xin việc đầy đủ nhất?

Email xin việc là gì? và khi nào cần viết email xin việc?

Hướng dẫn viết email xin việc chuẩn

Viết email xin việc như thế nào? Đâu là cách viết email xin việc chuyên nghiệp nhất? Đây là câu hỏi mà rất nhiều ứng viên khi gửi CV cho nhà tuyển dụng đau đầu suy nghĩ. Tuy nhiên, bạn sẽ biết cách biết email xin việc đúng chuẩn, thu hút nhà tuyển dụng sau khi xem hướng dẫn dưới đây. 

Tiêu đề email

Cách viết tiêu đề email xin việc sẽ có 2 trường hợp phổ biến có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ thông tin về tiêu đề email xin việc.

Thông thường ở cuối nội dung tuyển dụng sẽ ghi rõ yêu cầu cụ thể hình thức nhận hồ sơ xin việc của ứng viên. Ví dụ: “ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ email với tiêu đề được hiển thị rõ ràng gồm họ và tên - vị trí ứng tuyển - tên công ty.”

Với yêu cầu này bạn chỉ cần làm theo công thức, điền thông tin cá nhân của mình vào. Lưu ý bạn hãy làm theo đúng yêu cầu chi tiết của nhà tuyển dụng. Điều này sẽ giúp họ thực hiện lọc email dễ dàng cũng như tăng hiệu quả trong quá trình tuyển dụng 

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không ghi rõ yêu cầu về email xin việc. 

Với trường hợp này tiêu đề xin việc của bạn phải đầy đủ, ngắn gọn chứa đầy đủ thông tin và vị trí ứng tuyển. Bạn có thể tham khảo cách ghi tiêu đề email xin việc theo mẫu sau: “ Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty/doanh nghiệp- Ngày ứng tuyển”

Viết tiêu đề email xin việc như thế nào cho hấp dẫn ?

Nội dung email xin việc

Phần mở đầu 

Cách mở đầu email xin việc bằng cụm từ “kính gửi” sẽ  thể hiện sự tôn trọng, lịch sự với nhà tuyển dụng

Nếu bạn biết rõ người nhận email xin việc của bạn là cá nhân thì nên viết “Kính gửi Anh/Chị - Tên phòng ban”.

Chẳng hạn: Kính gửi Anh Nguyễn Văn A - Bộ phận hành chính

Hoặc trong trường hợp bạn chưa rõ cá nhân nào sẽ nhận đơn xin việc mà chỉ biết bộ phận trực thuộc sẽ tiếp nhận thì nên ghi “Kính gửi bộ phận - Tên công ty”.

Ví dụ: Kính gửi phòng hành chính nhân sự - Công ty cổ phần Y

Phần nội dung

Tại phần nội dung của email xin việc bạn hãy nêu đầy đủ:

• Tóm tắt giới thiệu về bản thân
• Nêu mục đích bạn viết và gửi email này để ứng tuyển vị trí nào của công ty
• Nêu kinh nghiệm, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật, ấn tượng nhất để chứng tỏ với nhà tuyển dụng bạn là ứng viên sáng giá phù hợp với vị trí công ty đang cần.

Phần kết

Khi kết thúc email xin việc bạn sẽ viết lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng đã tạo cơ hội và xem hồ sơ ứng tuyển của bạn, cũng như bày tỏ hy vọng có thể sớm trở thành một thành viên chính thức của doanh nghiệp bạn đang ứng tuyển.

Chú ý câu từ và nội dung của email xin việc 

Chữ ký email 

Đây là phần khá nhiều bạn bỏ qua và không để ý đến. Trên thực tế, chữ ký email trong khi viết email xin việc là một trong những dấu hiệu cho thấy sự chuyên nghiệp cả bạn. Thông thường một mẫu chữ ký email mang tính cá nhân hóa sẽ bao gồm 

1. Họ và tên
2. Số điện thoại
3. Tên bộ phận - doanh nghiệp.
4. Một số thông tin liên lạc khác như facebook, website, địa chỉ nhà,..

Nếu bạn chưa biết tạo chữ ký trong email như thế nào thì hãy làm theo các bước sau: 

• Bước 1: Vào phần cài đặt (setting)
• Bước 2: Trong mục chung (tab General) chọn mục chữ ký
• Bước 3: Khung chữ ký hiện ra bạn thực hiện sửa chữ ký theo ý của bạn và chọn lưu thay đổi (save)

Sử dụng hình ảnh/file đính kèm

File đính kèm là một phần rất quan trọng trong email xin việc. Để đính kèm trước hết bạn cần kiểm tra số lượng file sẽ đính kèm để đảm bảo gửi đầy đủ. Bạn cũng nên đổi file giống tên tài liệu bạn gửi để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin và lưu trữ thay vì tên file là một cụm số/chữ cái khó nhớ.

Ví dụ: Nguyễn Minh Anh - CV ứng viên vị trí Digital Marketing

Hãy lưu ý đính kèm CV dạng .pdf trong email. Hãy hạn chế xuất CV dưới dạng ảnh và chèn trực tiếp vào mail nhé, điều này có thể khiến CV của bạn bị vỡ nét hoặc co lại, rất khó để tiếp cận thông tin nhé.

Nên gửi email xin việc vào lúc nào?

Để thành công ứng viên không chỉ cần trình độ chuyên môn và kỹ năng mà còn cần cách tiếp cận chiến lược. Một trong những chiến lược đó là chọn thời gian tốt nhất để gửi email hồ sơ, CV xin việc. Vậy nên gửi email xin việc vào lúc nào?  Ngày tốt nhất trong tuần có thể gửi CV của bạn là từ thứ 3 đến thứ 5. Bởi những ngày này, nhà tuyển dụng đã xử lý xong email tồn từ cuối tuần và chưa cần tập trung làm báo cáo gửi vào cuối tuần. 

• Thứ hai: Nhà tuyển dụng phải đọc, kiểm tra và trả lời rất nhiều email quan trọng nên họ sẽ bỏ qua email của bạn.
• Thứ sáu hoặc cuối tuần: Thời điểm này bạn cũng không nên gửi email vì nhà tuyển dụng rất bận rộn để làm báo cáo.
• Các ngày từ thứ ba đến thứ 5: Thời điểm giữa tuần nhà tuyển dụng có nhiều thời gian để đọc và phản hồi email.

Theo nghiên cứu của các chuyên gia, thời gian tốt nhất để gửi email CV trong ngày là sáng sớm hoặc sau 21 giờ tối. Thời gian này sẽ đảm bảo rằng CV của bạn được nhà tuyển dụng nhìn thấy khi họ kiểm tra email lần đầu trong ngày. 

Tóm lại, thời gian tốt nhất để gửi email CV xin việc là sáng sớm trước 9 giờ sáng hoặc sau 9 giờ tối từ thứ ba đến thứ 5 hàng tuần. Chọn thời điểm phù hợp gửi email cho nhà tuyển dụng giúp bạn thể hiện sự thông minh, khéo léo và tôn trọng nhà tuyển dụng

Lựa chọn thời gian thích hợp để gửi email xin việc

Một số lưu ý khi viết email xin việc

Viết email xin việc là một công việc đơn giản nhưng nếu không để tâm và làm cẩn thận thì sẽ khiến bạn mất đi ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số lưu ý khi viết email xin việc bạn không được bảo qua. 

1. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp: Đây là quy tắc đầu tiên mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng quan tâm đến. Email xin việc của bạn sẽ bị phớt lờ, thậm chí bị xóa vì cho là thư rác với. Bởi vậy hãy tạo ngay cho mình một tài khoản email chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
2. Chú ý phần tiêu đề: Nhà tuyển dụng mỗi ngày sẽ nhận rất nhiều email và họ cũng không có nhiều thời gian rảnh để xem các email không có tiêu đề rõ ràng. Đây chính là lý do vì sao bạn nên dành nhiều thời gian để có phần tiêu đề nổi bật. Một tiêu đề súc tích, đi vào trọng tâm sẽ thu hút sự chú ý và kích thích nhà tuyển dụng mở email.
3. Tránh sử dụng từ viết hoa cả cụm: Viết hoa là một trong những cách tạo điểm nhấn cho nội dung email. Tuy nhiên, bạn không nên làm phần nội dung email dày đặc các từ viết hoa sẽ tạo cảm giác rối mắt và khó chịu cho người đọc.
4. Tránh lỗi chính tả: Lỗi chính tả hay lỗi đánh máy sẽ gây mất thiện cảm với nhà tuyển dụng. Trước khi gửi email xin việc bạn nên kiểm tra nhiều lần để tránh mắc sai sót không đáng có. Sẽ chẳng có nhà tuyển dụng muốn tuyển nhân viên không cẩn thiện viết email xin việc mà sai chính tả cả.
5. Đối với file đính kèm: Thường bạn sẽ gửi tệp đính kèm hồ sơ xin việc thông qua email. Tuy nhiên, hiện tại đa phần các công ty chỉ yêu cầu xem CV của bạn qua email sau đó sẽ nhận hồ sơ vào ngày phỏng vấn.  Bởi vậy, tệp đính kèm chỉ nên chưa CV và những file nhà tuyển dụng yêu cầu.
6. Trình bày email: Phần mở đầu email nên để chữ in đậm. Văn phong nên trang trọng, lịch sự và không nên sử dụng quá nhiều câu biểu cảm.
7. Kiểm tra lại email: Lưu ý khi gửi email xin việc bạn nên kiểm tra lần cuối để tránh những sai sót không đáng có. Hãy kiểm tra cả nội dung và địa chỉ email nhé!

>> Có thể bạn quan tâm: Những lưu ý khi viết CV xin việc mà bạn không nên bỏ qua

Lưu ý khi viết và gửi email xin việc 

Email xin việc hiện nay là một trong những xu hướng tất yếu khi ứng tuyển bất kể vị trí công việc nào trong thời buổi công nghệ. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp ở trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức bổ ích liên quan đến việc viết email xin việc.

>> Tạo CV chuẩn, độc, lạ tại TopCV đẻ ứng tuyển những công việc hấp dẫn

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.