Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Cách Xử Lý Mail Outlook Bị Đầy admin 02/06/2021 390

1 Lưu trữ trong Outlook là gì?2 Thời gian hết hạn mặc định của tính năng tự động lưu trữ trong Outlook2.2 Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

Bài viết này sẽ lý giải cách lưu trữ email trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bản khác của Outlook. Bạn sẽ học cách cấu hình từng thư mục với cài đặt lưu trữ tự động hoặc áp dụng các cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook thủ công và cách tạo thư mục lưu trữ nếu nó không xuất hiện tự động.

Bạn đang xem: Cách xử lý mail outlook bị đầy

Nếu hộp thư của bạn quá nhiều dữ liệu, thì đó chính lý do để lưu trữ email cũ, nhiệm vụ, ghi chú và các mục khác để giữ Outlook của bạn hoạt động nhanh chóng và sạch sẽ. Đó cũng chính là lúc tính năng lưu trữ của Outlook ra đời. Nó có sẵn trong tất cả các phiên bản của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và các phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy cho bạn cách lưu trữ email và các mục khác trong các phiên bản khác nhau một cách tự động và thủ công.

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và Tự động lưu trữ) di chuyển các email, công việc và lịch cũ sang thư mục lưu trữ, được lưu trữ ở vị trí khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển các mục cũ từ tệp .pst chính vào một tệp archive.pst riêng biệt mà bạn có thể mở từ Outlook bất cứ lúc nào bạn cần. Nhờ vậy, kích thước Outlook sẽ giảm đi và có thêm nhiều phần trống trên ổ C: \ (nếu bạn chọn lưu trữ tệp lưu trữ ở đâu đó).

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Thư mục Lưu trữ sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục:

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Khi thư mục Archive ở đó, bạn có thể tìm và mở các mục đã lưu trữ của bạn như thường lệ. Để tìm kiếm trong kho lưu trữ Outlook, hãy chọn thư mục Archive trong thanh Điều hướng và gõ văn bản tìm kiếm của bạn vào hộp Tìm kiếm nhanh (Instant Search).

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Để xóa thư mục Archive khỏi danh sách thư mục của bạn, nhấp chuột phải vào nó, sau đó bấm Đóng Archive. Đừng lo vì nó sẽ chỉ loại bỏ thư mục Archive từ thanh Điều hướng, nhưng sẽ không xóa các tập tin lưu trữ thực tế. Bạn sẽ có thể khôi phục lại thư mục Archive trong Outlook của mình bất cứ lúc nào bạn cần bằng cách thực hiện các bước trên.

Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng Tự động lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và bỏ chọn hộp Run AutoArchive mỗi N ngày.

Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

Nếu bạn không muốn lưu trữ tự động, bạn có thể lưu trữ email và các mục khác theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn đối với những mục cần lưu giữ và mục nào để di chuyển đến kho lưu trữ, nơi lưu trữ tệp lưu trữ, v.v

Hãy lưu ý rằng không giống như tính năng tự động lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu trữ thủ công là một quy trình một lần, và bạn sẽ cần lặp lại các bước dưới đây mỗi khi bạn muốn di chuyển các mục cũ vào kho lưu trữ.Trong Outlook 2016, đi tới tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010Outlook 2013, hãy nhấp vào File > Cleanup Tool > Archive

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Nếu bạn muốn lưu trữ tất cả email, lịch và công việc, hãy chọn thư mục gốc trong hộp thư Outlook của bạn, tức là thư mục ở đầu danh sách thư mục của bạn. Theo mặc định, từ phiên bản Outlook 2010 trở đi, thư mục gốc được hiển thị dưới dạng địa chỉ email của bạn (tôi đã đổi tên tôi thành Svetlana như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây):

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Và sau đó, thiết lập một vài cài đặt như sau:Trong Mục lưu trữ các mục cũ hơn( Archive items older than), nhập ngày chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó có thể được di chuyển đến thư mục lưu trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu trữ.Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao gồm các hộp kiểm Không lưu trữ tự động (Include items with Do not AutoArchive)

Cuối cùng, chọn OK, và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho lưu trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quá trình hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.

Lưu ý:Để lưu trữ một vài thư mục bằng các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của bạn lâu hơn trong thư mục Bản nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục riêng lẻ và lưu tất cả các thư mục vào cùng một tệp archive.pst. Nếu bạn chọn tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp sẽ thêm thư mục Lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn.Outlook Archive duy trì cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu bạn chọn lưu trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục gốc rỗng sẽ được tạo trong kho lưu trữ.

Các tệp lưu trữ Outlook Archive lưu ở đâu?Như đã biết, lưu trữ Outlook là một loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được tự động tạo khi lưu trữ tự động lần đầu tiên chạy hoặc khi bạn lưu trữ email theo cách thủ công.Vị trí tệp lưu trữ phụ thuộc vào hệ điều hành được cài đặt trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mặc định khi cấu hình cài đặt lưu trữ, bạn có thể tìm tệp lưu trữ ở một trong những nơi sau:Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pstWindows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pstĐối với các phiên bản từ Outlook 2007trở về trướcVista and Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pstWindows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụng và AppData là các thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> Folder Options, chuyển sang tab View, và chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files and folders.

Cách tìm vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn

Nếu bạn không thể tìm thấy tệp .pst tệp lưu trữ ở bất kỳ vị trí nào ở trên, rất có thể bạn đã chọn lưu trữ ở nơi khác khi định cấu hình cài đặt lưu trữ tự động.

Dưới đây là một cách nhanh chóng để xác định chính xác vị trí lưu trữ Outlook của bạn: nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ trong danh sách thư mục, sau đó chọn Open File Location. Thao tác này sẽ ngay lập tức mở thư mục lưu trữ tệp .pst đã lưu trữ của bạn.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Nếu bạn đã tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, bạn có thể xem tất cả các vị trí trong nháy mắt theo cách sau:Nhấp vào File > Account Settings > Account Settings.Trong hộp thoại Account Settings, chuyển sang tab Data FilesTrong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn).Để tới thư mục chứa một tệp lưu trữ nào đó, hãy chọn tệp tin mong muốn và nhấp vào Open File Location.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Một vài mẹo và thủ thuật tronng Lưu trữ Outlook

Ở phần trên, chúng ta đã đề cập đến các điều cần thiết của Outlook Archive. Còn giờ là lúc để tìm hiểu những thủ thuật khác.

Cách thay đổi vị trí hiện có của tệp lưu trữ Outlook của bạn

Nếu vì lý do nào đó bạn cần phải di chuyển vị trí lưu trữ hiện tại của Outlook, chỉ cần di chuyển tệp .pst đã lưu trữ vào một thư mục mới sẽ tạo tệp tin archive.pst mới được tạo ở vị trí mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của bạn chạy.

Để di chuyển thư mục lưu trữ của Outlook hãy thực hiện theo các bước sau.Tắt lưu trữ trong Outlook

Để ngắt kết nối thư mục Lưu trữ Outlook, hãy nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ gốc trong danh sách thư mục và nhấp vàoClose Archive.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Mẹo. Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục của bạn, bạn có thể tìm vị trí của nó qua File> Account Settings> Account Settings> Data Files tab, chọn tập tin .pst đã được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Thao tác này sẽ chỉ ngắt kết nối kho lưu trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Di chuyển tệp lưu trữ đến vị trí bạn muốn.

Đóng Outlook, duyệt đến vị trí của tệp .pst đã lưu trữ của bạn và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của bạn được sao chép, bạn có thể xóa tệp gốc. Mặc dù, một cách an toàn hơn sẽ được đổi tên nó thành kho-old.pst và giữ cho đến khi bạn đã chắc chắn rằng các tập tin sao chép đang làm việc.

Xem thêm: Hệ Điều Hành Linux Nào Tốt Nhất Cho Người Mới Bắt Đầu &Bull; Techroute

Kết nối lại tệp archive.pst đã được di chuyển

Để kết nối lại tệp lưu trữ, mở Outlook, nhấp vào Tệp> Mở> Outlook Data File, duyệt tới vị trí mới của tệp lưu trữ của bạn, chọn tệp và nhấp vào OK để kết nối. Thư mục Kho lưu trữ sẽ ngay lập tức hiển thị trong danh sách các thư mục của bạn.Thay đổi cài đặt Outlook Auto Archive của bạn

Cuối cùng là sửa đổi cài đặt Tự động lưu trữ để giờ Outlook sẽ di chuyển các mục cũ sang vị trí mới của tệp .pst đã được lưu trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác ở vị trí ban đầu.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào File > Options > Advanced > AutoArchive Settings hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn lựa chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse và trỏ đến vị trí bạn đã lưu tệp lưu trữ Outlook.

Cách xóa thư mục đã xóa và email rác tự động

Để tự động xóa các mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items và Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày và sau đó cài đặt cho các thư mục trên:Nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items folder và nhấp vào Properties > AutoArchive.Chọn thư mục Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này và chọn số ngày bạn muốn để làm sạch các mục cũ hơn.Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ và nhấp vào OK.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Lặp lại các bước trên đối với thư mục Junk Email

Chú thích. Các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi các thư mục Rác và Xóa các mục trong lần chạy Tự động tiếp theo. Ví dụ nếu bạn đã cài đặt Tự động lưu trữ để chạy mỗi 14 ngày, các thư mục sẽ được làm sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá các email rác thường xuyên hơn, hãy đặt một khoảng thời gian ít hơn đối với tính năng tự động tự động lưu trữ của Outlook.

Cách lưu trữ email theo ngày nhận

Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác định tuổi thọ của thư mục ngày nhận / ngày hoàn thành hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một email hoặc đánh dấu một công việc hoàn thành, bạn thực hiện bất kỳ thay đổi cho một mục (ví dụ như nhập hay xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc), ngày sửa đổi cũng sẽ thay đổi và mục đã đó cũng không được chuyển đến thư mục đã lưu cho đến khi tuổi thọ của chúng kết thúc.

Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua ngày sửa đổi, bạn có thể cài đặt lưu trữ theo các ngày sau:Emails  ngày nhậnLịch- lịch các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp gỡCông việc  ngày hoàn thànhGhi chú  ngày chỉnh sửa cuối cùngNhật ký hành trình  ngày tạo lập

Ghi chú.Giải pháp này yêu cầu thay đổi đăng ký trước đó, vì vậy lời khuyên là hãy sử dụng nó rất cẩn thận vì những vấn đề nghiêm trọng có thể xảy ra nếu sửa đổi không chính xác. Để cẩn thận, hãy nhớ sao lưu đăng ký trước khi sửa đổi nó. Nếu bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp, tốt hơn là bạn nên để quản trị viên của bạn làm việc này để đảm bảo an toàn.

Đối với người mới sử dụng, hãy kiểm tra phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy chắc chắn cài đặt hotfix tháng 4 năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần phải cài đặt bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 và Outlook 2016 không yêu cầu bất kỳ bản cập nhật bổ sung nào.

Còn bây giờ, hãy làm theo các bước dưới đây để tạo ra đối số đăng ký rchiveIgnoreLastModifiedTime:Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong hộp tìm kiếm, và nhấn OK.Tìm và chọn khoá đăng ký sau:HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ \ Outlook \ PreferencesVí dụ: trong Outlook 2013, đó là:HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ PreferencesTrên menu Edit, trỏ chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và nhấn Enter. Kết quả thu được như sau:

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Nhấp chuột phải vào giá trị mới được tạo ra ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong các Dữ liệu giá trị hộp, và sau đó bấm OK.Đóng Registry Editor, và khởi động lại Outlook để những thay đổi có hiệu lực.Vậy là xong!

Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không hoạt động  Nguyên nhân và cách khắc phục

Nếu Lưu trữ trong Outlook hoặc Tự động lưu trữ không hoạt động như mong đợi hoặc bạn gặp sự cố khi tìm các email lưu trữ trong Outlook, các mẹo khắc phục sự cố sau đây có thể giúp bạn xác định nguồn của sự cố.Tuỳ chọn Lưu trữ và Tự lưu trữ không có trong Outlook

Có nhiều khả năng bạn đang sử dụng hộp thư Exchange Server hoặc tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư để ghi đè lên tính năng Tự động lưu trữ của Outlook, Ví dụ: Quản trị viên của bạn đã vô hiệu hóa chúng để làm Group Policy. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra chi tiết với quản trị viên hệ thống của bạn.Tự động lưu trữ được định cấu hình nhưng không chạy

Nếu tất cả Lưu trữ Tự động Tự động của Outlook đã ngừng hoạt động, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và đảm bảo chọn hộp kiểm Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày.Một mục cụ thể không bao giờ được lưu trữ

Có hai lý do thường xuyên cho một mục nhất định được loại trừ khỏi lưu trữ tự động:

Ngày sửa đổi của mục là ngày mới hơn ngày thiết lập để lưu trữ. Tham khảo cách khắc phục tại Cách lưu trữ các mục theo ngày nhận được hoặc đã hoàn thành.

Thuộc tính Không lưu trữ tự động mục này được chọn cho một mục nhất định. Để kiểm tra, mở mục trong một cửa sổ mới, nhấp vào File > Properties, và bỏ chọn lựa này.

Bạn cũng có thể thêm trường Không Tự động Phục hồi vào chế độ xem Outlook của bạn để có được tổng quan về các mục mà tùy chọn này được chọn.Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và xác minh rằng tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp dữ liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích ở đây.Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook không thể di chuyển bất kỳ mục mới nào vào nó. Trong trường hợp này, đóng Outlook và sử dụng Công cụ sửa chữa Hộp thư đến (scanpst.exe) để sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Nếu nó không hoạt động, giải pháp duy nhất là tạo một kho lưu trữ mới.Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có kích thước tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst đầy đủ cũng có thể ngăn không cho Outlook Archive hoạt động.

Nếu tệp archive.pst đã đạt đến giới hạn, hãy dọn sạch nó bằng cách xóa các mục cũ hoặc tạo tệp lưu trữ mới.

Nếu tệp tin .pst chính đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một số mục cũ thủ công hoặc để trống thư mục Deleted Items hoặc di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn thủ công hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của bạn và sau đó Chạy Tự động lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ thủ công.

Giới hạn mặc định cho các tệp .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lưu trữ email trong Outlook. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lạibạn ở bài viết tớicủa chúng tôi vào tuần sau!

1 Lưu trữ trong Outlook là gì?2 Thời gian hết hạn mặc định của tính năng tự động lưu trữ trong Outlook2.2 Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

Bài viết này sẽ lý giải cách lưu trữ email trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bản khác của Outlook. Bạn sẽ học cách cấu hình từng thư mục với cài đặt lưu trữ tự động hoặc áp dụng các cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook thủ công và cách tạo thư mục lưu trữ nếu nó không xuất hiện tự động.

Bạn đang xem: Cách xử lý mail outlook bị đầy

Nếu hộp thư của bạn quá nhiều dữ liệu, thì đó chính lý do để lưu trữ email cũ, nhiệm vụ, ghi chú và các mục khác để giữ Outlook của bạn hoạt động nhanh chóng và sạch sẽ. Đó cũng chính là lúc tính năng lưu trữ của Outlook ra đời. Nó có sẵn trong tất cả các phiên bản của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và các phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy cho bạn cách lưu trữ email và các mục khác trong các phiên bản khác nhau một cách tự động và thủ công.

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và Tự động lưu trữ) di chuyển các email, công việc và lịch cũ sang thư mục lưu trữ, được lưu trữ ở vị trí khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển các mục cũ từ tệp .pst chính vào một tệp archive.pst riêng biệt mà bạn có thể mở từ Outlook bất cứ lúc nào bạn cần. Nhờ vậy, kích thước Outlook sẽ giảm đi và có thêm nhiều phần trống trên ổ C: \ (nếu bạn chọn lưu trữ tệp lưu trữ ở đâu đó).

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Thư mục Lưu trữ sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục:

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Khi thư mục Archive ở đó, bạn có thể tìm và mở các mục đã lưu trữ của bạn như thường lệ. Để tìm kiếm trong kho lưu trữ Outlook, hãy chọn thư mục Archive trong thanh Điều hướng và gõ văn bản tìm kiếm của bạn vào hộp Tìm kiếm nhanh (Instant Search).

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Để xóa thư mục Archive khỏi danh sách thư mục của bạn, nhấp chuột phải vào nó, sau đó bấm Đóng Archive. Đừng lo vì nó sẽ chỉ loại bỏ thư mục Archive từ thanh Điều hướng, nhưng sẽ không xóa các tập tin lưu trữ thực tế. Bạn sẽ có thể khôi phục lại thư mục Archive trong Outlook của mình bất cứ lúc nào bạn cần bằng cách thực hiện các bước trên.

Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng Tự động lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và bỏ chọn hộp Run AutoArchive mỗi N ngày.

Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

Nếu bạn không muốn lưu trữ tự động, bạn có thể lưu trữ email và các mục khác theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn đối với những mục cần lưu giữ và mục nào để di chuyển đến kho lưu trữ, nơi lưu trữ tệp lưu trữ, v.v

Hãy lưu ý rằng không giống như tính năng tự động lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu trữ thủ công là một quy trình một lần, và bạn sẽ cần lặp lại các bước dưới đây mỗi khi bạn muốn di chuyển các mục cũ vào kho lưu trữ.Trong Outlook 2016, đi tới tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010Outlook 2013, hãy nhấp vào File > Cleanup Tool > Archive

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Nếu bạn muốn lưu trữ tất cả email, lịch và công việc, hãy chọn thư mục gốc trong hộp thư Outlook của bạn, tức là thư mục ở đầu danh sách thư mục của bạn. Theo mặc định, từ phiên bản Outlook 2010 trở đi, thư mục gốc được hiển thị dưới dạng địa chỉ email của bạn (tôi đã đổi tên tôi thành Svetlana như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây):

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Và sau đó, thiết lập một vài cài đặt như sau:Trong Mục lưu trữ các mục cũ hơn( Archive items older than), nhập ngày chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó có thể được di chuyển đến thư mục lưu trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu trữ.Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao gồm các hộp kiểm Không lưu trữ tự động (Include items with Do not AutoArchive)

Cuối cùng, chọn OK, và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho lưu trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quá trình hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.

Lưu ý:Để lưu trữ một vài thư mục bằng các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của bạn lâu hơn trong thư mục Bản nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục riêng lẻ và lưu tất cả các thư mục vào cùng một tệp archive.pst. Nếu bạn chọn tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp sẽ thêm thư mục Lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn.Outlook Archive duy trì cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu bạn chọn lưu trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục gốc rỗng sẽ được tạo trong kho lưu trữ.

Các tệp lưu trữ Outlook Archive lưu ở đâu?Như đã biết, lưu trữ Outlook là một loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được tự động tạo khi lưu trữ tự động lần đầu tiên chạy hoặc khi bạn lưu trữ email theo cách thủ công.Vị trí tệp lưu trữ phụ thuộc vào hệ điều hành được cài đặt trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mặc định khi cấu hình cài đặt lưu trữ, bạn có thể tìm tệp lưu trữ ở một trong những nơi sau:Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pstWindows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pstĐối với các phiên bản từ Outlook 2007trở về trướcVista and Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pstWindows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụng và AppData là các thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> Folder Options, chuyển sang tab View, và chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files and folders.

Cách tìm vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn

Nếu bạn không thể tìm thấy tệp .pst tệp lưu trữ ở bất kỳ vị trí nào ở trên, rất có thể bạn đã chọn lưu trữ ở nơi khác khi định cấu hình cài đặt lưu trữ tự động.

Dưới đây là một cách nhanh chóng để xác định chính xác vị trí lưu trữ Outlook của bạn: nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ trong danh sách thư mục, sau đó chọn Open File Location. Thao tác này sẽ ngay lập tức mở thư mục lưu trữ tệp .pst đã lưu trữ của bạn.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Nếu bạn đã tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, bạn có thể xem tất cả các vị trí trong nháy mắt theo cách sau:Nhấp vào File > Account Settings > Account Settings.Trong hộp thoại Account Settings, chuyển sang tab Data FilesTrong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn).Để tới thư mục chứa một tệp lưu trữ nào đó, hãy chọn tệp tin mong muốn và nhấp vào Open File Location.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Một vài mẹo và thủ thuật tronng Lưu trữ Outlook

Ở phần trên, chúng ta đã đề cập đến các điều cần thiết của Outlook Archive. Còn giờ là lúc để tìm hiểu những thủ thuật khác.

Cách thay đổi vị trí hiện có của tệp lưu trữ Outlook của bạn

Nếu vì lý do nào đó bạn cần phải di chuyển vị trí lưu trữ hiện tại của Outlook, chỉ cần di chuyển tệp .pst đã lưu trữ vào một thư mục mới sẽ tạo tệp tin archive.pst mới được tạo ở vị trí mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của bạn chạy.

Để di chuyển thư mục lưu trữ của Outlook hãy thực hiện theo các bước sau.Tắt lưu trữ trong Outlook

Để ngắt kết nối thư mục Lưu trữ Outlook, hãy nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ gốc trong danh sách thư mục và nhấp vàoClose Archive.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Mẹo. Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục của bạn, bạn có thể tìm vị trí của nó qua File> Account Settings> Account Settings> Data Files tab, chọn tập tin .pst đã được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Thao tác này sẽ chỉ ngắt kết nối kho lưu trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Di chuyển tệp lưu trữ đến vị trí bạn muốn.

Đóng Outlook, duyệt đến vị trí của tệp .pst đã lưu trữ của bạn và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của bạn được sao chép, bạn có thể xóa tệp gốc. Mặc dù, một cách an toàn hơn sẽ được đổi tên nó thành kho-old.pst và giữ cho đến khi bạn đã chắc chắn rằng các tập tin sao chép đang làm việc.

Xem thêm: Hệ Điều Hành Linux Nào Tốt Nhất Cho Người Mới Bắt Đầu &Bull; Techroute

Kết nối lại tệp archive.pst đã được di chuyển

Để kết nối lại tệp lưu trữ, mở Outlook, nhấp vào Tệp> Mở> Outlook Data File, duyệt tới vị trí mới của tệp lưu trữ của bạn, chọn tệp và nhấp vào OK để kết nối. Thư mục Kho lưu trữ sẽ ngay lập tức hiển thị trong danh sách các thư mục của bạn.Thay đổi cài đặt Outlook Auto Archive của bạn

Cuối cùng là sửa đổi cài đặt Tự động lưu trữ để giờ Outlook sẽ di chuyển các mục cũ sang vị trí mới của tệp .pst đã được lưu trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác ở vị trí ban đầu.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào File > Options > Advanced > AutoArchive Settings hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn lựa chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse và trỏ đến vị trí bạn đã lưu tệp lưu trữ Outlook.

Cách xóa thư mục đã xóa và email rác tự động

Để tự động xóa các mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items và Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày và sau đó cài đặt cho các thư mục trên:Nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items folder và nhấp vào Properties > AutoArchive.Chọn thư mục Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này và chọn số ngày bạn muốn để làm sạch các mục cũ hơn.Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ và nhấp vào OK.

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Lặp lại các bước trên đối với thư mục Junk Email

Chú thích. Các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi các thư mục Rác và Xóa các mục trong lần chạy Tự động tiếp theo. Ví dụ nếu bạn đã cài đặt Tự động lưu trữ để chạy mỗi 14 ngày, các thư mục sẽ được làm sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá các email rác thường xuyên hơn, hãy đặt một khoảng thời gian ít hơn đối với tính năng tự động tự động lưu trữ của Outlook.

Cách lưu trữ email theo ngày nhận

Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác định tuổi thọ của thư mục ngày nhận / ngày hoàn thành hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một email hoặc đánh dấu một công việc hoàn thành, bạn thực hiện bất kỳ thay đổi cho một mục (ví dụ như nhập hay xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc), ngày sửa đổi cũng sẽ thay đổi và mục đã đó cũng không được chuyển đến thư mục đã lưu cho đến khi tuổi thọ của chúng kết thúc.

Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua ngày sửa đổi, bạn có thể cài đặt lưu trữ theo các ngày sau:Emails  ngày nhậnLịch- lịch các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp gỡCông việc  ngày hoàn thànhGhi chú  ngày chỉnh sửa cuối cùngNhật ký hành trình  ngày tạo lập

Ghi chú.Giải pháp này yêu cầu thay đổi đăng ký trước đó, vì vậy lời khuyên là hãy sử dụng nó rất cẩn thận vì những vấn đề nghiêm trọng có thể xảy ra nếu sửa đổi không chính xác. Để cẩn thận, hãy nhớ sao lưu đăng ký trước khi sửa đổi nó. Nếu bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp, tốt hơn là bạn nên để quản trị viên của bạn làm việc này để đảm bảo an toàn.

Đối với người mới sử dụng, hãy kiểm tra phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy chắc chắn cài đặt hotfix tháng 4 năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần phải cài đặt bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 và Outlook 2016 không yêu cầu bất kỳ bản cập nhật bổ sung nào.

Còn bây giờ, hãy làm theo các bước dưới đây để tạo ra đối số đăng ký rchiveIgnoreLastModifiedTime:Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong hộp tìm kiếm, và nhấn OK.Tìm và chọn khoá đăng ký sau:HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ \ Outlook \ PreferencesVí dụ: trong Outlook 2013, đó là:HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ PreferencesTrên menu Edit, trỏ chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và nhấn Enter. Kết quả thu được như sau:

Hướng dẫn xử lý mail outlook bị đầy

Nhấp chuột phải vào giá trị mới được tạo ra ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong các Dữ liệu giá trị hộp, và sau đó bấm OK.Đóng Registry Editor, và khởi động lại Outlook để những thay đổi có hiệu lực.Vậy là xong!

Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không hoạt động  Nguyên nhân và cách khắc phục

Nếu Lưu trữ trong Outlook hoặc Tự động lưu trữ không hoạt động như mong đợi hoặc bạn gặp sự cố khi tìm các email lưu trữ trong Outlook, các mẹo khắc phục sự cố sau đây có thể giúp bạn xác định nguồn của sự cố.Tuỳ chọn Lưu trữ và Tự lưu trữ không có trong Outlook

Có nhiều khả năng bạn đang sử dụng hộp thư Exchange Server hoặc tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư để ghi đè lên tính năng Tự động lưu trữ của Outlook, Ví dụ: Quản trị viên của bạn đã vô hiệu hóa chúng để làm Group Policy. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra chi tiết với quản trị viên hệ thống của bạn.Tự động lưu trữ được định cấu hình nhưng không chạy

Nếu tất cả Lưu trữ Tự động Tự động của Outlook đã ngừng hoạt động, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và đảm bảo chọn hộp kiểm Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày.Một mục cụ thể không bao giờ được lưu trữ

Có hai lý do thường xuyên cho một mục nhất định được loại trừ khỏi lưu trữ tự động:

Ngày sửa đổi của mục là ngày mới hơn ngày thiết lập để lưu trữ. Tham khảo cách khắc phục tại Cách lưu trữ các mục theo ngày nhận được hoặc đã hoàn thành.

Thuộc tính Không lưu trữ tự động mục này được chọn cho một mục nhất định. Để kiểm tra, mở mục trong một cửa sổ mới, nhấp vào File > Properties, và bỏ chọn lựa này.

Bạn cũng có thể thêm trường Không Tự động Phục hồi vào chế độ xem Outlook của bạn để có được tổng quan về các mục mà tùy chọn này được chọn.Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và xác minh rằng tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp dữ liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích ở đây.Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook không thể di chuyển bất kỳ mục mới nào vào nó. Trong trường hợp này, đóng Outlook và sử dụng Công cụ sửa chữa Hộp thư đến (scanpst.exe) để sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Nếu nó không hoạt động, giải pháp duy nhất là tạo một kho lưu trữ mới.Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có kích thước tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst đầy đủ cũng có thể ngăn không cho Outlook Archive hoạt động.

Nếu tệp archive.pst đã đạt đến giới hạn, hãy dọn sạch nó bằng cách xóa các mục cũ hoặc tạo tệp lưu trữ mới.

Nếu tệp tin .pst chính đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một số mục cũ thủ công hoặc để trống thư mục Deleted Items hoặc di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn thủ công hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của bạn và sau đó Chạy Tự động lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ thủ công.

Giới hạn mặc định cho các tệp .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lưu trữ email trong Outlook. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lạibạn ở bài viết tớicủa chúng tôi vào tuần sau!

Video liên quan