Kiểm soát [tiếng Anh: Control] là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo đạt được mục tiêu.
Hình minh họa. Nguồn: economiahumana
Định nghĩa
Kiểm soát trong tiếng Anh là Control. Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.
Mục đích kiểm soát
- Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định
- Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu
- Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra
- Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
- Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm
- Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp
- Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
Các nguyên tắc kiểm soát
Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
- Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.
- Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.
Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
- Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
- Việc kiểm soát phải khách quan.
Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
- Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
- Việc kiểm soát phải tiết kiệm.
Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
- Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động.
Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
[Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế tài chính]
Minh Lan
Kiểm soát [ Control ] là gì ? Kiểm soát tiếng Anh là gì ? Khái niệm, mục tiêu và những nguyên tắc của kiểm soát ? Vai trò của kiểm soát ? Một số quan tâm trong hoạt động giải trí kiểm soát ?
Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra hay kiểm soát thường mang ý nghĩa xấu đi, kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Nhiều nhân viên cấp dưới hay người mua thường không bằng lòng với những hoạt động giải trí kiểm tra, kiểm soát do tại chúng tác động ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá thể. Vì nguyên do này, kiểm soát thường là điểm trung tâm của tranh luận và những đấu tranh chủ trương trong tổ chức triển khai. Tuy nhiên, kiểm soát là thiết yếu và hữu dụng. Kiểm soát hiệu suất cao là một trong số những tuyệt kỹ để ngày càng tăng doanh thu của những công ty lớn. Vậy, kiểm soát là gì, khái niệm, mục tiêu và những nguyên tắc của kiểm soát.
Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng.
Tất cả những nhà quản trị đều có nghĩa vụ và trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát mặc dầu những bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản trị không hề thật sự hiểu hết những bộ phận của họ đã được triển khai đúng hay chưa cho đến khi họ đã nhìn nhận những hoạt động giải trí nào đã triển khai xong và so sánh tác dụng trong thực tiễn với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó. Theo khoa học quản trị thì thường có hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp là : Kiểm soát của chủ sở hữu so với người quản trị công ty và kiểm soát của người quản trị công ty so với hàng loạt hoạt động giải trí trong khoanh vùng phạm vi mình quản trị. Một mạng lưới hệ thống kiểm soát hiệu suất cao phải bảo vệ rằng những hoạt động giải trí được hoàn thành xong theo đúng những giải pháp mà hoàn toàn có thể đạt được như tiềm năng của tổ chức triển khai đề ra. Hệ thống kiểm soát hữu hiệu là một mạng lưới hệ thống mà ở đó mọi người đều phải thao tác hết mình và không ai dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro đáng tiếc trên con đường hướng đến tiềm năng mà doanh nghiệp đã đề ra. Mọi chính sách và quy định mà doanh nghiệp đưa ra và thiết kế xây dựng đều hướng đến một mạng lưới hệ thống kiểm soát như vậy. Mất mát gia tài chỉ là một chuyện rất nhỏ trong chuyện làm bậy đó thôi. Lúc đó thiệt hại hoàn toàn có thể còn cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần gia tài thất thoát do làm bậy.
Kiểm soát tiếng Anh có nghĩa là : Control. Control is a process of monitoring activities to ensure that they are carried out according to plan and to correct significant deviations.
3. Khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát
* Khái niệm
Kiểm soát là quy trình xác lập thành quả đạt được trên thực tiễn và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm mục đích phát hiện sự xô lệch và nguyên do sự rơi lệch, trên cơ sở đó đưa ra giải pháp kiểm soát và điều chỉnh sự rơi lệch để bảo vệ tổ chức triển khai đạt được tiềm năng.
* Mục đích
– Xác định rõ những tiềm năng, hiệu quả đã đạt theo kế họach đã định – Bảo đảm những nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu – Xác định và Dự kiến sự dịch chuyển của những yếu tố nguồn vào lẫn đầu ra – Xác định đúng mực, kịp thời những sai sót và nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cá thể, bộ phận trong tổ chức triển khai – Tạo điều kiện kèm theo thực thi thuận tiện những tính năng chuyển nhượng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chính sách nghĩa vụ và trách nhiệm – Hình thành mạng lưới hệ thống thống kê, báo cáo giải trình theo những biễu mẫu thích hợp – Đúc rút, phổ cập kinh nghiệm tay nghề, nâng cấp cải tiến công tác làm việc quản trị
* Nguyên tắc kiểm soát
Để thực thi có hiệu suất cao công tác làm việc kiểm soát, cần triển khai theo những nguyên tắc kiểm soát sau đây : – Kiểm soát phải trên cơ sở tiềm năng, kế hoạch của tổ chức triển khai và phải tương thích với cấp bậc của đối tượng người tiêu dùng được kiểm soát. Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận kinh tế tài chính, kiểm soát công tác làm việc của phó giám đốc khác kiểm soát công tác làm việc của tổ trưởng. – Việc kiểm soát phải được phong cách thiết kế theo nhu yếu của nhà quản trị.
Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
– Việc kiểm soát phải được thực thi tại những điểm trọng điểm. Những yếu tố có ý nghĩa so với hoạt động giải trí của tổ chức triển khai là những điểm phản ảnh rõ nhất tiềm năng và thực trạng không đạt tiềm năng ; đo lường và thống kê tốt nhất sự rơi lệch, biết được ai là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về sự thất bại ; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu suất cao nhất. – Việc kiểm soát phải khách quan. Nếu việc kiểm soát được triển khai với những định kiến, thiên vị sẽ cho tác dụng không đúng và xô lệch. – Việc kiểm soát phải tương thích với văn hóa truyền thống tổ chức triển khai, tương thích với bầu không khí của tổ chức triển khai. Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng mệt mỏi, xích míc không đáng có. – Việc kiểm soát phải tiết kiệm ngân sách và chi phí. Hoạt động kiểm soát luôn yên cầu những ngân sách nhất định. Do vậy cần phải giám sát để làm thế nào hoạt động giải trí kiểm soát được tiết kiệm ngân sách và chi phí nhất. – Việc kiểm soát phải đưa đến những hành vi. Việc kiểm soát chỉ có hiệu suất cao khi những rơi lệch được sửa sai, kiểm soát và điều chỉnh ; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên không có ý nghĩa.
4. Vai trò của kiểm soát
Kiểm soát nhằm mục đích làm sáng tỏ những hiệu quả đã thực thi, địa thế căn cứ vào đó mà nhà quản trị xác lập được thứ tự ưu tiên để từ đó có tác động ảnh hưởng kiểm soát và điều chỉnh. Dự đoán được khunh hướng hoạt động giải trí chính của từng bộ phận hay của hàng loạt mạng lưới hệ thống quản trị. Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót, địa thế căn cứ vào đó mà xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm, quyền hạn, tính năng để có sự kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Đáp ứng được nhu yếu báo cáo giải trình đơn cử và đúng chuẩn những số lượng đáng đáng tin cậy lên những nhà quản trị cấp cao để so sánh với tiềm năng kế hoạch đề ra. Là những địa thế căn cứ để nhà quản trị ra quyết định hành động thiết yếu, kịp thời và đúng chuẩn nhằm mục đích giảm đến mức thấp nhất tổn thất, để đem lại hiệu suất cao cao nhất.
5. Một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát
Kiểm soát thị trường : Là một cách tiếp cận về kiểm soát trong đó sử dụng cơ chế thị trường bên ngoài như cạnh tranh đối đầu Ngân sách chi tiêu, thị trường tương đối, để thiết lập nên tiêu chuẩn sử dụng trong mạng lưới hệ thống kiểm soát. Phương thức này thường được sử dụng bởi những tổ chức triển khai mà trong đó những loại sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty rất rõ ràng và độc lạ và ở đó sự cạnh tranh đối đầu trên thị trường là đáng kể. Trong những điều kiện kèm theo đó, những phân bộ của một công ty thường được chuyển thành những TT doanh thu và được nhìn nhận bởi tỷ suất Tỷ Lệ trong tổng doanh thu chung thu được mà mỗi phân bộ đó góp phần. Kiểm soát hành chính : là chiêu thức tiếp cận tập trung chuyên sâu vào quyền hạn dựa trên những pháp luật hành chính, luật lệ, thủ tục và những chủ trương. Cách kiểm soát này dựa trên việc tiêu chuẩn hóa những hoạt động giải trí, bản diễn đạt việc làm chi tiết cụ thể, và những chính sách hành chính khác như ngân quỹ bảo vệ rằng những nhân viên cấp dưới bộc lộ cách cư xử đúng mực và đạt được những tiêu chuẩn hoạt động giải trí. Kiểm soát nhóm : điểu chỉnh hành vi của nhân viên cấp dưới bằng những giá trị san sẻ, những chuẩn mực, truyền thống lịch sử, lễ nghi, niềm tin và những góc nhìn khác của văn hóa truyền thống tổ chức triển khai. Hình thức này được sử dụng bởi những tổ chức triển khai trong đó những nhóm hay tổ đội được sử dụng và công nghệ tiên tiến đổi khác nhanh gọn. Hầu hết những tổ chức triển khai, công ty không chỉ dựa trọn vẹn vào một trong những cách kiểm soát trên khi phong cách thiết kế một mạng lưới hệ thống kiểm soát tương thích. Thay vì vậy, ngoài việc sử dụng những giải pháp kiểm soát thị trường, những tổ chức triển khai lựa chọn việc lựa chọn kiểm soát hành chính hoặc kiểm soát nhóm. Điều then chốt là phong cách thiết kế một mạng lưới hệ thống để giúp cho những doanh nghiệp đạt được những tiềm năng đề ra một cách hiệu suất cao và hiệu suất. Kiểm soát là hoạt động giải trí rất là quan trọng. Việc hoạt động giải trí hoàn toàn có thể được hoàn thành xong, cấu trúc tổ chức triển khai hoàn toàn có thể tạo nên sự thuận tiện hiệu suất cao để hoàn thành xong những tiềm năng, và nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể được khuyến khích bởi những nhà chỉ huy giỏi, nhưng vẫn không có sự bảo vệ nào những hoạt động giải trí sẽ được triển khai như kế hoạch và hoàn toàn có thể đạt được đúng như tiềm năng mà những nhà quản trị theo đuổi trong thực tiễn hay không. Do đó, hoạt động giải trí kiểm soát rất quan trọng vì nó là sự liên kết ở đầu cuối trong công dụng quản trị. Đó chính là cách duy nhất để những nhà quản trị hoàn toàn có thể biết được mục tiêu của tổ chức triển khai đề ra có được thực thi hay không. Gía trị cơ bản nhất của công dụng kiểm soát, tuy nhiên nhờ vào vào những hoạt động giải trí hoạch định và ủy quyền. Một nhà quản trị giỏi cần phải theo dõi để bảo vệ rằng những gì người khác phải làm sẽ được làm trong trong thực tiễn, và bảo vệ rằng những tiềm năng đang được thực thi. Trên thực tiễn, hoạt động giải trí kiểm soát là một tiến trình liên tục và những hoạt động giải trí kiểm soát những hoạt động giải trí phân phối một sự liên kết quan trọng với việc hoạt động giải trí. Nếu những nhà quản trị không kiểm soát, họ không hề biết được những tiềm năng và những kế hoạch họ đề ra có đạt được như mong ước hay không và hành vi tiếp theo cần làm là gì.
Một lý do khác để nói việc kiểm soát là quan trọng là việc các nhà quản trị ủy thác quyền hạn và ủy quyền nhân viên. Rất nhiều nhà quản trị miễn cưỡng giao quyền cho nhân viên của họ vì họ sợ rằng nhân viên của họ sẽ làm sai và người gánh trách nhiệm lại chính là họ. Do đó, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc một mình để tránh ủy quyền hoặc trao quyền. Tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể làm giảm bớt nếu các nhà quản trị xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả. Một hệ thống kiểm soát như vậy có thể cung cấp thông tin và phản hồi về hoạt động của nhân viên. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát hiệu quả là quan trọng bởi vì các nhà quản trị cần phải ủy thác trách nhiệm và ủy quyền cho nhân viên ra các quyết định. Nhưng vì các nhà quản trị là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các kết quả hoạt động, họ cũng cần một cơ chế phản hồi mà hệ thống kiểm soát có thể cung cấp cho họ.
Kiểm soát là một mạng lưới hệ thống phản hồi. Công việc kiểm soát quản trị về cơ bản là một mạng lưới hệ thống nối ngược thông tin để kiểm soát. Vòng liên hệ ngược kiểm soát quản trị trình diễn một cách tổng lực và hiện thực hơn quy trình kiểm soát cơ bản. Để thực thi sự kiểm soát và điều chỉnh thiết yếu họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động giải trí kiểm soát và điều chỉnh và thực thi chương trình này nhằm mục đích đi đến hiệu quả mong ước. Các quyết định hành động của nhà quản trị trong tiến trình kiểm soát : Các tiêu chuẩn được kiến thiết xây dựng dựa trên những tiềm năng được tăng trưởng trong quy trình hoạch định. Các tiềm năng cung ứng cơ sở cho tiến trình kiểm soát, đó là một dòng liên tục giữa việc giám sát, so sánh và thực thi những hoạt động giải trí quản trị. Tùy theo hiệu quả so sánh, những quyết định hành động của một nhà quản trị về chuỗi hành vi hoàn toàn có thể triển khai, hoàn toàn có thể là không làm gì, kiểm soát và điều chỉnh tiêu chuẩn hoặc kiểm soát và điều chỉnh hoạt động giải trí.