Làm cách nào để bạn tự động cập nhật các từ trong excel?

Làm cách nào để thực hiện điều này về cơ bản là 3 cột với mỗi hàng có 1 tên khác nhau, 2 chủ đề khác nhau [cái này nằm trong hàng chủ đề trên triển vọng] 3 địa chỉ email khác nhau

Tôi đã được thông báo rằng điều này có thể được thực hiện

GHI CHÚ. Hợp nhất thư có thể dễ dàng như hợp nhất email. Thêm một cột vào bảng tính excel của bạn có chứa địa chỉ email để gửi từng chữ cái được hợp nhất tới. Trong phần 'Hoàn tất và hợp nhất', hãy chọn 'Gửi thư điện tử' và để TO chỉ định tên cột chứa địa chỉ email và chỉ định ĐỐI TƯỢNG sẽ sử dụng

Microsoft Word là chương trình tiêu chuẩn công nghiệp để tạo tài liệu Microsoft Office, từ tài liệu nghiên cứu đến báo cáo chuyên nghiệp

Nhưng đôi khi, bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn cần tham khảo; . Biết cách nhập dữ liệu đó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian

Bài viết này sẽ đề cập đến các phương pháp khác nhau để nhập dữ liệu vào tài liệu Microsoft Word. Một số phương pháp hữu ích cho các báo cáo—trong khi những phương pháp khác hữu ích cho các mẫu thư và các dự án tương tự

1. Nhập bảng từ Microsoft Excel

Vì Microsoft Excel là tài nguyên linh hoạt nhất để nhập dữ liệu từ đó, chúng tôi sẽ bắt đầu với tài nguyên đó

Định dạng bảng trong Microsoft Word thật tệ. Đó là lý do tại sao Microsoft Excel tồn tại, phải không? . Để nhập dữ liệu từ Excel sang Word, hãy làm theo các bước dưới đây

1. Bắt đầu bằng cách mở tệp Excel của bạn và chọn các ô bạn muốn sao chép
2. Bây giờ, nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn Sao chép trong menu ngữ cảnh

3. Mở tài liệu Microsoft Word mà bạn muốn nhập nội dung vào
4. Bây giờ, vào Trang chủ > Dán > Dán Đặc biệt

5. Hơn nữa, chọn tùy chọn Dán liên kết và thay đổi loại thành Đối tượng Trang tính Microsoft Excel

6. Cuối cùng, nhấn nút OK
7. Bây giờ, bạn sẽ thấy các ô bạn đã chọn ngay trong tài liệu Microsoft Word của mình. Và vì bạn đã chọn Dán liên kết thay vì Dán nên các ô đó sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi trong bảng tính Microsoft Excel của mình

Vì vậy, nếu bạn không cần cập nhật—nếu bạn đang in hoặc bạn sẽ gửi tệp qua email cho người khác và tệp cần hiển thị dữ liệu chính xác chẳng hạn—bạn có thể muốn sử dụng Dán. Đây là một tính năng khá tiện ích nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ Excel sang Word một cách dễ dàng

Có liên quan. Các kỹ năng Microsoft Word & Excel tốt nhất bạn nên biết

2. Nhập một ô từ Microsoft Excel

Rất may, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tương tự như trên cho các ô riêng lẻ

Tuy nhiên, trong trường hợp này, thay vì chọn Microsoft Excel Worksheet Object, bạn phải chọn Unformatted Text;

Nó vẫn được cập nhật theo cùng một cách, nhưng bạn không phải đối phó với việc cố gắng đặt hộp văn bản ở đúng vị trí

Bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự để định dạng toàn bộ bảng trong tài liệu Word của mình. Nếu điều này không hiệu quả hoặc bạn cần hành vi phức tạp hơn từ một ô duy nhất của mình, bạn có thể thử sử dụng Visual Basic để tích hợp dữ liệu Excel vào tài liệu Word của mình

3. Nhập biểu đồ hoặc biểu đồ từ Microsoft Excel

Cũng giống như nhập bảng, có thể rất thuận tiện để nhập biểu đồ hoặc biểu đồ từ Microsoft Excel vào Word để nó tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với bảng tính Excel

Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn phải tạo các báo cáo thường xuyên bao gồm các biểu đồ. May mắn thay, Microsoft đã làm cho quá trình này trở nên cực kỳ dễ dàng. chỉ cần sao chép và dán biểu đồ từ Microsoft Excel vào Word

Bạn cũng có thể nhấp và kéo biểu đồ từ Microsoft Excel sang Word để nhúng vào tệp. Dù bạn thực hiện theo cách nào, biểu đồ giờ đây sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với bảng tính gốc

4. Trộn thư từ Microsoft Excel

Phối thư cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo nhiều chữ cái giống nhau, mỗi chữ cái có bố cục, định dạng và văn bản riêng. Khi bạn gửi phối thư, Microsoft Word sẽ kết nối tệp Excel với tài liệu của bạn

Tuy nhiên, trước khi bạn bắt đầu hợp nhất, hãy đảm bảo rằng tệp Excel của bạn có tất cả họ và tên, lời chào, mã zip và địa chỉ mà bạn muốn đưa vào tài liệu của mình

Nếu bạn là người mới, bạn nên đọc bài viết của chúng tôi về cách trộn thư trong Word để có cái nhìn sâu hơn về chủ đề này. Có thể mất một chút thời gian để làm quen với việc sử dụng tính năng trộn thư, nhưng một khi bạn đã có nó, nó sẽ là một trong những công cụ hữu ích nhất trong kho vũ khí Office của bạn

5. Nhập tệp PDF

Đối với các tệp PDF dựa trên văn bản, phương pháp này không hữu ích lắm. Nhưng nếu có bất kỳ hình ảnh nào trong tệp, sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc phải sao chép và dán hoặc tìm cách biến tệp PDF thành tệp hình ảnh để bạn có thể chèn chúng vào tài liệu Microsoft Word của mình

Thực hiện theo các bước đơn giản sau để thêm PDF vào Word

1. Mở tài liệu Word nơi bạn muốn thêm tệp PDF và nhấp vào nút Chèn > Đối tượng
2. Bây giờ, trong cửa sổ đối tượng, chọn Tạo từ tệp
3. Nhấp vào nút Duyệt qua và điều hướng đến tệp PDF bạn muốn đưa vào

4. Sau khi định vị nó, chọn tệp và nhấp vào Chèn
5. Cuối cùng bấm OK

Để tìm hiểu cách chèn một tệp PDF vào Word trong khi vẫn giữ được khả năng chỉnh sửa tệp đó, hãy nhấp vào Chèn > mũi tên bên cạnh Đối tượng > Văn bản từ tệp. Điều này hướng dẫn Word tạo một phiên bản PDF có thể chỉnh sửa của tài liệu và đặt nó vào đó

6. Tự động nhập văn bản từ các tài liệu Word khác

Nếu bạn thường xuyên cần nhập nội dung giống nhau, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đặt nội dung đó vào tài liệu Microsoft Word và chỉ cần tham khảo nội dung đó từ tài liệu khác

Giả sử bạn có một loạt các mẫu đơn cần gửi đi, tất cả đều cần có tên của bạn và công ty bạn làm việc, nhưng nhà tuyển dụng của bạn thay đổi thường xuyên

Bạn không muốn thay đổi mọi chữ cái bất cứ khi nào bạn nhận được một hợp đồng mới, vì vậy bạn chỉ có thể lưu phần phê duyệt của mình trong một tài liệu và tất cả các tài liệu khác được cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi

Đi qua một ví dụ sẽ giúp làm rõ điều này. Đây là tài liệu "văn bản có thể cập nhật" mà chúng tôi đã lưu

Giả sử bạn muốn bao gồm cả hai điều này—thông tin liên hệ và thông tin liên hệ—trong mỗi chữ cái. Để làm điều này, bạn phải tạo một dấu trang cho từng người

Làm theo tuần tự các bước sau để tạo dấu trang và tự động nhập văn bản một cách dễ dàng

1. Tạo một tài liệu Word và nhập văn bản bạn cần hầu hết thời gian
2. Để tạo dấu trang, hãy tô sáng văn bản bạn muốn liên kết với các tài liệu khác, sau đó bấm vào Chèn > Dấu trang trên ruy-băng

3. Bây giờ, hãy nhập tên dấu trang của bạn và nhấp vào Thêm

4. Bây giờ, hãy lưu tệp và ghi lại đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tệp. Ví dụ: chúng tôi đã lưu tệp của mình trên Bàn làm việc và do đó, đường dẫn là C. \Users\HIMAN\Desktop\Signoff. docx
5. Để chèn văn bản đã lưu của bạn, hãy chuyển đến một tài liệu Microsoft Word khác và nhấn Chèn > Trường. Chọn Bao gồm Văn bản từ menu Tên trường
6. Bây giờ, trong hộp văn bản Tên tệp hoặc URL, hãy nhập đường dẫn nơi bạn đã lưu tệp trước đó của mình

7. Cuối cùng, nhấn OK và bạn sẽ thấy văn bản được chèn vào tài liệu của mình

Điều này có vẻ tốn nhiều công sức, nhưng nếu bạn phải gõ những thứ giống nhau một cách thường xuyên, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong thời gian dài

Phải mất một chút thời gian thiết lập ở giao diện người dùng, nhưng bạn sẽ thấy sự tiện lợi của hệ thống này ngay lập tức

7. Nhập văn bản từ tệp văn bản hoặc tài liệu Microsoft Word

Nếu bạn muốn lấy văn bản từ một tệp văn bản hoặc tài liệu Word mà không cần phải mở nó—chúng tôi đã hỗ trợ bạn. Nó cực kỳ đơn giản để làm điều đó chỉ với một hoặc hai cú nhấp chuột. Làm theo các bước sau để chỉ nhập văn bản từ tệp văn bản hoặc tài liệu Word

1. Mở tệp Word mà bạn muốn nhập tất cả văn bản
2. Bây giờ, bấm vào Chèn > Đối tượng > Văn bản từ tệp
3. Chọn tệp mà bạn muốn trích xuất văn bản và mở tệp đó trong Word. Nếu bạn không thể xem bất kỳ loại tệp nào khác, chỉ cần thay đổi loại tệp thành Tất cả tệp
4. Cuối cùng, nhấp vào Chèn

Ngoài ra, nếu bạn cũng muốn thêm đầu trang và chân trang, hãy đảm bảo đặt nội dung từ tệp vào một phần riêng biệt. Điều này sẽ đảm bảo rằng đầu trang và chân trang chỉ được áp dụng cho các trang cần chúng

8. Nhập văn bản từ một trang web

Nếu bạn muốn giữ một bản sao cập nhật của trang web trong tài liệu Microsoft Word, bạn cũng có thể làm điều đó. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng trình chuyển đổi HTML sang DOC trực tuyến để làm cho việc này đơn giản hơn rất nhiều đối với người mới

Thực hiện theo các bước đơn giản sau để nhập văn bản từ một trang web

1. Truy cập trang web mà bạn muốn nhập và lưu dưới dạng tệp HTML. Nếu bạn không phải là người đam mê máy tính, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi để tìm hiểu cách lưu bất kỳ trang web nào dưới dạng tệp HTML bằng trình duyệt web của bạn

2. Chuyển đến chuyển đổi. co và tải lên tệp bạn vừa lưu
3. Sau đó, nhấp vào nút Chuyển đổi

4. Tải xuống tệp đã chuyển đổi và mở nó

Bạn có thể phải thử nghiệm một chút, nhưng nó có thể là một công cụ rất hữu ích. Hy vọng rằng, phương pháp này đã mang lại cho bạn những gì bạn muốn. Hiện tại, không có nhiều công cụ tốt cho việc này vì mọi người không làm việc này thường xuyên

Nhập dữ liệu dễ dàng vào Microsoft Word

Chúng tôi đã đề cập đến nhiều loại tệp khác nhau mà bạn có thể nhập vào Microsoft Word tại đây—nhưng có thể có các tùy chọn bổ sung khả dụng. Những kỹ năng mới này có thể hơi khó học lúc đầu, nhưng chúng chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả trong thời gian dài