Làm cách nào để chỉ cho phép văn bản trong excel?
|
Xác thực dữ liệu là một công cụ trong Excel mà bạn có thể sử dụng để giới hạn những gì người dùng có thể nhập vào một ô. Đây là một công cụ tuyệt vời để tạo biểu mẫu hoặc bất kỳ thứ gì mà bạn muốn đảm bảo rằng các giá trị sai không được nhập vào bảng tính Show
phầnXác thực dữ liệu trong Excel là gì? Cách thêm xác thực dữ liệu Các loại xác thực dữ liệu Tham chiếu ô Xóa xác thực dữ liệu Nhập tin nhắn trợ giúp Thông báo lỗi tùy chỉnh ghi chú Xác thực dữ liệu trong Excel là gì?Dưới đây là một ví dụ đơn giản về Xác thực dữ liệu được sử dụng để tạo menu thả xuống cho phép người dùng chọn một giá trị để nhập vào một ô  Nếu bạn cố gắng nhập một giá trị không có trong danh sách đó, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như thế này Cách thêm xác thực dữ liệu vào một ô
Các loại xác thực dữ liệu và cách sử dụng chúngPhần khó nhất về Xác thực dữ liệu là biết những gì cần đưa vào trường Nguồn, đặc biệt đối với loại Tùy chỉnh Trong các phần tiếp theo, tôi sẽ xem qua tất cả các loại Xác thực dữ liệu khác nhau và chỉ cho bạn cách giới hạn chính xác việc nhập giá trị vào các ô. Các loại khác nhau đều nằm trong menu thả xuống Cho phép Bất kỳ giá trị nào - Cho phép bất kỳ giá trị nào được nhập vào một ôĐây là cài đặt mặc định cho bất kỳ ô nào trong Excel và điều đó có nghĩa là bạn có thể nhập bất kỳ thứ gì vào ô đó Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn Xác thực dữ liệu khỏi một ô, bạn có thể chọn tùy chọn này, giống như cách nhấp vào nút Xóa tất cả ở dưới cùng bên trái của cửa sổ Số nguyên - Chỉ cho phép nhập số nguyên vào một ôĐiều này cho phép bạn giới hạn đầu vào của một ô ở một số không có bất kỳ vị trí thập phân nào nhưng nằm giữa hai số nguyên khác Bạn có thể giới hạn đầu vào ô ở một số từ 1 đến 5 hoặc 500 và 1000 hoặc bất kỳ số nào bạn muốn miễn là số đó là số nguyên Đặt số nhỏ nhất bạn muốn cho phép vào trường Tối thiểu và số lớn nhất bạn muốn cho phép vào trường Tối đa như thế này Điều này nói rằng số nhỏ nhất bạn có thể đặt vào ô là 1 và số lớn nhất là 5 Cài đặt mặc định cho các số nguyên là giới hạn đầu vào ở một giá trị nằm giữa hai số. Nếu bạn muốn thay đổi điều đó, chỉ cần thay đổi tùy chọn trong menu thả xuống Dữ liệu Số thập phân - Chỉ cho phép nhập số vào một ô, bao gồm số có số thập phânĐiều này tương tự như ví dụ về Số nguyên ở trên ngoại trừ việc bây giờ chúng ta có thể đặt các số có phần thập phân vào ô Chẳng hạn, giờ đây chúng tôi có thể cho phép người dùng nhập các số như 1. 5 hoặc 3. 33 hoặc 100. 23434 vào một ô nhưng vẫn giới hạn số nhỏ nhất và số lớn nhất được phép nhập vào ô Bây giờ hãy nhập 1. 5 thành Tối thiểu và 5. 5 vào các trường Tối đa Khi chúng tôi nhấn OK, bây giờ chúng tôi có thể nhập bất kỳ số nào trong khoảng từ 1. 5 và 5. 5 vào ô Điều này có nghĩa là chúng ta có thể làm một cái gì đó như thế này Cài đặt mặc định cho các số thập phân là giới hạn đầu vào ở một giá trị nằm giữa hai số. Nếu bạn muốn thay đổi điều đó, chỉ cần thay đổi tùy chọn trong menu thả xuống Dữ liệu Danh sách - Hạn chế đầu vào vào một ô trong danh sách giá trị được xác định trước (Bao gồm danh sách menu thả xuống)Đây là một trong những cách sử dụng tuyệt vời nhất cho Xác thực dữ liệu vì nó cho phép bạn đặt menu thả xuống trong một ô trong Excel. Điều này giúp người dùng chỉ có thể đặt một giá trị từ danh sách vào ô Đây cũng là ví dụ được sử dụng ở đầu hướng dẫn để chỉ cho bạn cách sử dụng Xác thực dữ liệu Đây là màn hình dùng để tạo danh sách Nếu bạn muốn có menu thả xuống trong ô, hãy đảm bảo chọn tùy chọn thả xuống trong ô. Nếu bạn không làm điều này, người dùng sẽ vẫn bị giới hạn bởi những gì họ có thể nhập vào một ô, họ sẽ không thấy menu hoặc bất kỳ thứ gì hiển thị cho họ những gì họ có thể nhập vào ô Có nhiều cách để tạo danh sách, nhưng mỗi cách đều liên quan đến những gì bạn nhập vào trường Nguồn Bạn có thể nhập một dải ô chứa danh sách giá trị Hoặc, bạn có thể chỉ cần nhập trực tiếp danh sách các giá trị vào trường Nguồn Lưu ý rằng bạn không cần đặt văn bản trong dấu ngoặc kép. Bạn chỉ cần tách từng giá trị bằng dấu phẩy. Điều này hoạt động tương tự với các số Bạn cũng có thể sử dụng văn bản và số cùng nhau ở đây hoặc thậm chí tham chiếu một dải ô từ một trang tính khác cho danh sách, giống như bạn sẽ tham chiếu các ô từ một trang tính khác trong một công thức Đây là một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất của Xác thực dữ liệu vì nó cho phép bạn hiển thị cho người dùng những gì họ có thể nhập vào ô mà không làm lộn xộn bảng tính Ngày - Giới hạn ô nhập vào một ngàyTính năng này cho phép bạn giới hạn ngày nhập vào ô và sau đó giới hạn ngày có thể nhập vào ô Điền vào các trường Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc bằng một ngày ở định dạng mà Excel có thể hiểu hoặc tham chiếu đến một ô có ngày và đó là ngày
Cài đặt mặc định cho các ngày là giới hạn đầu vào ở một giá trị giữa hai ngày. Nếu bạn muốn thay đổi điều đó, chỉ cần thay đổi tùy chọn trong menu thả xuống Dữ liệu Thời gian - Giới hạn đầu vào ô theo thời gianThời gian hoạt động giống như Ngày ở chỗ nó giới hạn số lần người dùng có thể nhập vào một ô. Ngoài ra, nó giới hạn đầu vào của một ô chỉ ở một giá trị thời gian, do đó bạn cần đảm bảo rằng bạn nhập thời gian ở định dạng mà Excel hiểu được Nhập thời gian vào Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc Lưu ý rằng Excel của tôi đang sử dụng AM và PM, nhưng đồng hồ 24 giờ cũng sẽ hoạt động mà không gặp sự cố Cài đặt mặc định cho tùy chọn thời gian là giới hạn đầu vào ở một giá trị giữa hai lần. Nếu bạn muốn thay đổi điều đó, chỉ cần thay đổi tùy chọn trong menu thả xuống Dữ liệu Độ dài văn bản - Hạn chế ô nhập vào văn bản và kiểm soát độ dài của nóĐiều này khá đơn giản; Hãy đặt 5 cho Tối thiểu và 10 cho Tối đa Điều này có nghĩa là chúng ta phải đặt tối thiểu 5 ký tự vào ô nhưng không thể đặt nhiều hơn 10 ký tự vào ô Lưu ý rằng khoảng trắng được bao gồm trong số ký tự Cài đặt mặc định cho độ dài văn bản là giới hạn số ký tự có thể nhập vào một số nằm giữa hai số. Nếu bạn muốn thay đổi điều đó, chỉ cần thay đổi tùy chọn trong menu thả xuống Dữ liệu Tùy chỉnh - Giới hạn đầu vào ô ở bất cứ thứ gì bạn muốn trong ExcelĐây là nơi Xác thực dữ liệu trở nên phức tạp, nhưng cũng là nơi nó có thể hữu ích nhất Ở đây, bạn chỉ có một trường để làm việc, trường Công thức Bạn phải đặt một công thức hoặc hàm đánh giá là TRUE hoặc FALSE trong trường này. Nghĩa là, công thức phải là một công thức logic sẽ chỉ trả về TRUE hoặc FALSE Bạn có thể đặt các hàm trong các hàm và phép tính toán học phức tạp hoặc chỉ cần kiểm tra nhiều ô khác nhau cùng một lúc. Chẳng hạn, bạn có thể chỉ cho phép nhập dữ liệu vào một ô khi hai ô khác đạt đến một giá trị nhất định Điều này nói rằng Excel sẽ CHỈ cho phép nhập vào một ô khi ô D2 chứa một số lớn hơn 1 và ô D3 chứa một số lớn hơn 5 Đây là một ví dụ rất đơn giản, nhưng bạn có thể đặt bất kỳ loại công thức nào, công thức kiểm tra bất kỳ thứ gì, vào Xác thực dữ liệu để ngăn việc nhập một giá trị hoặc các giá trị nhất định vào một ô; Tham chiếu ô trong xác thực dữ liệuTất cả các trường yêu cầu đầu vào cho Xác thực dữ liệu cũng có thể tham chiếu đến một ô trong trang tính hoặc trên một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc. Nút nhỏ ở bên phải của các trường nhập liệu, khi được nhấp vào, sẽ thu nhỏ cửa sổ để cho phép bạn chọn các ô từ trang tính dễ dàng hơn. Sau khi click vào nút nó sẽ như thế này Nhấn nút bên phải hoặc dấu X màu đỏ để đóng cửa sổ và quay lại cửa sổ trước đó Xóa xác thực dữ liệuĐể xóa Xác thực dữ liệu, chỉ cần chọn ô hoặc các ô mong muốn và chuyển đến cửa sổ Xác thực dữ liệu (tab Dữ liệu > Xác thực dữ liệu) và nhấp vào nút Xóa tất cả ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Trợ giúp Nhập dữ liệu vào ôBạn có thể tạo một thông báo xuất hiện khi người dùng chọn một ô có Xác thực dữ liệu. Thông báo này cho phép bạn cho người dùng biết những gì hoặc khi nào họ có thể nhập một giá trị vào ô. Về cơ bản, bạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn muốn ở đây. Chuyển đến cửa sổ Xác thực dữ liệu rồi đến tab Thông báo đầu vào Điều này rất hữu ích khi bạn sử dụng Xác thực dữ liệu không phải là menu danh sách thả xuống vì người dùng có thể không biết những gì có thể được nhập vào ô Dưới đây là một ví dụ cho ví dụ Xác thực dữ liệu tùy chỉnh của chúng tôi ở trên Thông báo này chỉ xuất hiện khi bạn chọn ô chứ không phải khi bạn di chuột qua ô Thông báo lỗi tùy chỉnhThông báo lỗi tùy chỉnh là một thứ nhỏ thú vị cho phép bạn thay đổi thông báo lỗi mặc định thành bất kỳ thứ gì bạn muốn. Thông báo lỗi xuất hiện khi người dùng cố gắng nhập một giá trị không hợp lệ vào một ô đang sử dụng Xác thực dữ liệu Đây là thông báo lỗi mặc định Mặc dù điều này tốt ở chỗ nó cho người dùng biết điều gì đang xảy ra, nhưng nó không giúp họ hiểu họ cần làm gì Chuyển đến cửa sổ Xác thực dữ liệu rồi đến tab Cảnh báo lỗi Tại đây, bạn có thể chọn loại biểu tượng bạn muốn cho lỗi của mình (thêm về điều này bên dưới) Và sau đó bạn có thể nhập tiêu đề và tin nhắn Bây giờ, hãy xem thông báo của chúng tôi khi chúng tôi cố gắng nhập một giá trị không chính xác Lưu ý rằng lần này, chúng tôi được phép tiếp tục nhập giá trị, mặc dù nó không được phép nhập vào ô. Điều này là do chúng tôi đã chọn thông báo lỗi kiểu Cảnh báo. Đây là một điều rất quan trọng cần nhớ rằng bạn không chỉ thay đổi biểu tượng mà còn cả chức năng của thông báo lỗi khi bạn thay đổi tùy chọn Kiểu Tùy chọn Thông tin cũng cho phép chúng tôi giữ giá trị không chính xác sau khi nó bật lên Cái duy nhất thực sự sẽ dừng đầu vào của các giá trị không chính xác là kiểu Dừng ghi chúChà, như bạn có thể thấy, có rất nhiều tùy chọn khi giới hạn việc nhập dữ liệu vào một ô trong Excel và chúng tôi thậm chí còn chưa vạch ra bề nổi của các khả năng phức tạp hơn Bạn có thể có các danh sách được cập nhật động, các công thức phức tạp giới hạn văn bản có thể đi đến đâu trong một ô, giới hạn về số lượng khoảng trắng trong một ô và về cơ bản, bất kỳ thứ gì bạn có thể nghĩ ra Bạn thậm chí có thể tạo thông báo hữu ích xuất hiện khi ô được chọn, thông báo lỗi hữu ích hoặc cho phép nhập giá trị không chính xác vào ô sau khi hiển thị cảnh báo Xác thực dữ liệu là một công cụ tuyệt vời để giữ tính toàn vẹn của dữ liệu trong sổ làm việc của bạn, đặc biệt là khi bạn gửi chúng cho những người khác, những người phải nhập dữ liệu theo đúng cách Kết hợp điều này với việc bảo vệ các ô và trang tính và bạn có thể tạo các tệp Excel hoàn hảo Đảm bảo tải xuống sổ làm việc Excel cho hướng dẫn này để bạn có thể xem nhiều ví dụ về xác thực dữ liệu đang hoạt động |
