Mẫu đơn đặt hàng excel vba

Mẫu đơn đặt hàng là một giải pháp thân thiện với ngân sách và kinh doanh cực kỳ đơn giản. Nếu bạn muốn tạo đơn đặt hàng và nếu bạn đã sử dụng Excel hoặc Open Office, chỉ cần tải xuống mẫu đơn đặt hàng miễn phí của chúng tôi và bạn có thể đặt đơn đặt hàng chỉ trong vài phút với phiên bản này. Bạn chỉ thêm logo hoặc bảng lệnh màu vào biểu mẫu để tùy chỉnh biểu mẫu

Việc sử dụng rộng rãi nhất đơn đặt hàng và Hóa đơn là nơi xảy ra việc mua hàng với số lượng lớn

Công ty gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp/nhà cung cấp các mặt hàng cần mua sau đó nhà cung cấp/nhà cung cấp gửi các mặt hàng kèm theo hóa đơn cho công ty. Mẫu đơn đặt hàng là một giải pháp kinh doanh cực kỳ đơn giản và thân thiện với ngân sách. Tạo hóa đơn bán hàng rất dễ dàng, chỉ cần làm theo các bước sau

Chọn Tệp > Mới > Tìm kiếm hóa đơn trong hộp tìm kiếm và chọn loại mẫu từ nhiều mẫu

Sau khi chọn, Excel sẽ tạo một mẫu đơn đặt hàng làm sẵn trông như thế này

Nhập các chi tiết như được chỉ ra trong hình trên

Mẫu sẽ cho kết quả đầu ra như trong hình bên dưới

Hóa đơn của bạn đã sẵn sàng để gửi

Bạn chỉ cần thêm nội dung và để Excel thực hiện công việc của bạn. Hy vọng bạn đã học được Cách sử dụng các mẫu tạo Đơn đặt hàng và Hóa đơn trong Excel. Bạn có thể thực hiện các chức năng này trong Excel 2013 và 2010. Tham khảo thêm các bài viết về Excel tại đây. Vui lòng đề cập đến bất kỳ truy vấn chưa được giải quyết nào của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn

Có những công ty ngoài kia mà bạn có thể thuê để thực hiện loại dự án này. Bạn đang yêu cầu toàn bộ hệ thống được xây dựng cho bạn. Đó là rất nhiều mã phải mất hàng giờ để hoàn thành. Đây là điều bạn nên tìm kiếm từ một công ty chuyên về việc này. Ngoài ra, nhiều sản phẩm/chương trình khác nhau làm điều này cho bạn, chẳng hạn như Quickbooks, chẳng hạn

Sử dụng mẫu này để theo dõi đơn đặt hàng và thanh toán trong Excel. Tạo đơn đặt hàng tự động, chuyển khoản thanh toán và sao kê tài khoản nhà cung cấp. Mẫu này cũng tạo các báo cáo tự động bao gồm đánh giá mua hàng trong 12 tháng, phân tích độ tuổi cho từng tài khoản nhà cung cấp hoặc cá nhân, số dư tài khoản nhà cung cấp và dự báo thanh toán cho nhà cung cấp. Mẫu có thể được sử dụng cho cả nhà cung cấp dựa trên hàng tồn kho và dịch vụ

• Thích hợp kinh doanh mọi ngành nghề
• Ghi lại chi tiết kinh doanh, thông tin nhà cung cấp, đơn đặt hàng và chi tiết hóa đơn
• Kết hợp các tính toán thuế do người dùng xác định
• Đơn đặt hàng tự động [có thể chứa 25 dòng cho mỗi đơn hàng]
• Chuyển tiền thanh toán tự động [có thể chứa 30 dòng cho mỗi lần chuyển tiền]
• Báo cáo tài khoản nhà cung cấp tự động [bao gồm lão hóa]
• Mua hàng tháng, thanh toán và tính toán & biểu đồ số dư nợ
• Phân tích tuổi trên mỗi tài khoản nhà cung cấp cá nhân hoặc tất cả các tài khoản nhà cung cấp
• Báo cáo số dư tài khoản nhà cung cấp chi tiết [bao gồm tuổi]
• Dự báo thanh toán nhà cung cấp tự động

Vật mẫu

179KB

Thử nghiệm

225KB

• Danh mục mẫu
• Kế toán
• Rời bỏ
• Con nợ & Chủ nợ
• Dòng tiền
• Tài chính cá nhân
• Tài sản, Khoản vay & Định giá
• Chi phí & hàng tồn kho
• Google AdWords
• Việc bán hàng
• Tự do

• Các mẫu khác trong danh mục Con nợ & Chủ nợ
• 12 Hóa đơn & Bên nợ - Dựa trên Dịch vụ
• 13 Hóa đơn & Con nợ - Dựa trên Thương mại
• 14 Phân tích tuổi hóa đơn

Cách sử dụng mẫu Mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp

Mở bản mẫu hoặc bản dùng thử khi xem hướng dẫn này

Mẫu này cho phép người dùng tạo đơn đặt hàng tự động, chuyển khoản thanh toán & sao kê tài khoản nhà cung cấp dựa trên chi tiết kinh doanh, thông tin nhà cung cấp và đơn đặt hàng & chi tiết hóa đơn nhà cung cấp được ghi lại trên các trang thích hợp. Mẫu cũng tạo điều kiện tạo báo cáo tự động bao gồm đánh giá lịch sử mua hàng trong 12 tháng, phân tích tuổi cho từng tài khoản nhà cung cấp hoặc cá nhân, số dư tài khoản nhà cung cấp và dự báo thanh toán cho nhà cung cấp. Mẫu có thể được sử dụng cho cả nhà cung cấp dựa trên hàng tồn kho và dịch vụ

Các trang tính sau được bao gồm trong mẫu này.
Thiết lập - trang tính này cho phép người dùng tùy chỉnh mẫu cho doanh nghiệp của họ bằng cách nhập chi tiết doanh nghiệp và chi tiết thuế thích hợp. Nó cũng chứa một danh sách các mã lỗi đầu vào của người dùng cho mục đích thông tin.
Nhà cung cấp - tạo mã nhà cung cấp duy nhất cho từng nhà cung cấp và nhập địa chỉ thanh toán cũng như số tham chiếu thuế cho tất cả nhà cung cấp trên trang tính này.
Mã chứng khoán - tạo mã chứng khoán duy nhất cho mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ chứng khoán trên trang tính này và nhập mô tả và đơn vị đo lường thích hợp. Những chi tiết này sau đó sẽ tự động được đưa vào trang Chi tiết và đơn đặt hàng.
Chi tiết - nhập tất cả chi tiết đơn đặt hàng và hóa đơn nhà cung cấp trên trang tính này. Các khoản thanh toán cũng có thể được ghi lại để tự động tính toán số dư tài khoản nhà cung cấp trên các trang tính khác có trong mẫu này.
PO - trang tính này bao gồm một đơn đặt hàng tự động được điền dựa trên số đơn đặt hàng được nhập vào ô H11.
Chuyển tiền - trang tính này bao gồm chuyển khoản thanh toán tự động được điền dựa trên số chuyển tiền được nhập vào ô J10.
Bảng sao kê - trang tính này bao gồm bảng sao kê tài khoản nhà cung cấp. Tất cả thông tin phù hợp đã được nhập trên các trang tính khác sẽ tự động được đưa vào trang tính này sau khi chỉ cần chọn mã nhà cung cấp phù hợp từ hộp danh sách trong ô J11 và nhập ngày sao kê thích hợp vào ô J12. Lưu ý rằng báo cáo tài khoản nhà cung cấp cũng bao gồm phân tích tuổi.
Hàng tháng - trang tính này bao gồm phân tích mua hàng trong 12 tháng và các giao dịch mua hàng tháng, thanh toán và biểu đồ số dư nợ. Khoảng thời gian 12 tháng có trong trang tính này dựa trên ngày bắt đầu được chỉ định trong ô B4. Do đó, người dùng có thể biên dịch phân tích mua hàng trong 12 tháng cho bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào bằng cách chỉ định ngày bắt đầu thích hợp.
Tuổi tác - trang tính này bao gồm phân tích tuổi tác được biên soạn tự động dựa trên ngày sao kê được nhập vào ô B4 và tài khoản nhà cung cấp được chọn từ hộp danh sách trong ô B6. Tất cả các tính toán trên trang tính này đều được tự động hóa và bạn cũng có thể biên dịch phân tích độ tuổi cho tất cả các chủ nợ bằng cách xóa lựa chọn tài khoản nhà cung cấp khỏi hộp danh sách trong ô B6.
Số dư - trang tính này bao gồm phân tích độ tuổi cho tất cả các tài khoản nhà cung cấp được tổng hợp tự động dựa trên ngày sao kê được chỉ định trên trang tính Tuổi tác. Theo mặc định, phân tích độ tuổi bao gồm 20 tài khoản nhà cung cấp đầu tiên nhưng bạn có thể thêm các tài khoản bổ sung bằng cách sao chép công thức từ hàng cuối cùng có chứa dữ liệu và dán công thức vào số hàng bổ sung thích hợp.
Dự báo - trang tính này bao gồm dự báo thanh toán cho nhà cung cấp trong khoảng thời gian 35 ngày và 12 tháng. Các tính toán dựa trên ngày đến hạn của hóa đơn nhà cung cấp được nhập trên trang Chi tiết và các kỳ báo cáo được xác định dựa trên ngày hiện tại. Tổng số tiền quá hạn cũng được phản ánh. Trang tính không yêu cầu đầu vào của người dùng - tất cả các phép tính đều được tự động hóa.

Thành lập

Các chi tiết kinh doanh được nhập trên trang này được bao gồm ở đầu trang PO, Chuyển tiền và Sao kê. Tên doanh nghiệp cũng được sử dụng làm tiêu đề trên tất cả các trang tính khác. Mã số thuế & tỷ lệ phần trăm được chỉ định trong các ô từ A19 đến B21 được sử dụng để tính toán số tiền thuế trong cột Q trên trang Chi tiết và những số tiền này được đưa vào đơn đặt hàng tự động trên trang PO

Ghi chú. Nếu cần thay đổi tỷ lệ phần trăm thuế phù hợp, bạn cần sao chép tất cả số tiền được tính trong cột Q trên trang Chi tiết và dán các ô thích hợp làm giá trị trước khi sửa đổi tỷ lệ phần trăm thuế phù hợp trên trang Thiết lập. Nếu bạn không dán tất cả các ô này dưới dạng giá trị, thì tất cả số tiền thuế trên trang Chi tiết sẽ được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm thuế mới. Nên áp dụng ngưỡng giới hạn thích hợp trước và sau khi thay đổi tỷ lệ phần trăm để đảm bảo rằng tất cả các tính toán đều chính xác

Ghi chú. Bạn có thể thêm mã số thuế và tỷ lệ phần trăm bổ sung bằng cách chèn một hàng mới trước khi kết thúc danh sách, nhập mã mới vào cột A và tỷ lệ phần trăm thích hợp vào cột B. Mã số thuế mới sẽ tự động được đưa vào các ô danh sách tại cột K trên Bảng chi tiết và tự động được tính khi tính thuế tại cột Q trên Bảng chi tiết

Các mã lỗi được bao gồm ở cuối trang Cài đặt chỉ được hiển thị cho mục đích thông tin. Các mã lỗi này được phản ánh trong cột Z trên trang Chi tiết nếu có sự cố với đầu vào trong một số cột do người dùng nhập trên trang Chi tiết. Tham khảo phần Mã lỗi của các hướng dẫn này để biết thêm thông tin về các lỗi nhập liệu người dùng có thể gặp phải

Các nhà cung cấp

Cần tạo một mã nhà cung cấp duy nhất cho mỗi nhà cung cấp và địa chỉ thanh toán cũng như mã số thuế của mỗi nhà cung cấp cần được nhập vào trang Nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp được bao gồm trong hộp danh sách trên trang Chi tiết để đơn giản hóa việc nhập chi tiết đơn đặt hàng / hóa đơn nhà cung cấp thích hợp. Địa chỉ thanh toán của nhà cung cấp được tự động đưa vào đơn đặt hàng, chuyển tiền thanh toán và sao kê tài khoản nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp được liên kết với từng tài liệu này trên trang Chi tiết. Số ABN thích hợp cũng được bao gồm trên các tài liệu

Ghi chú. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản viết tắt của tên nhà cung cấp làm mã nhà cung cấp vì nó sẽ giúp bạn dễ dàng xác định đúng nhà cung cấp hơn khi chọn mã nhà cung cấp phù hợp từ hộp danh sách trong cột E trên trang Chi tiết. Ví dụ: có thể tạo mã nhà cung cấp ABC01 cho nhà cung cấp có tên thanh toán là "Thương mại ABC"

Mã nhà cung cấp cũng có thể được chọn trên trang Statement và Aging để tự động biên soạn báo cáo tài khoản hoặc phân tích tuổi cho một nhà cung cấp cụ thể. Tham khảo phần Báo cáo tài khoản và Phân tích tuổi của các hướng dẫn này để được hướng dẫn về các tính năng này

Ghi chú. Tất cả các cột trên bảng Nhà cung cấp đã được đưa vào bảng Excel. Tính năng này cực kỳ hữu ích khi nhập dữ liệu ở định dạng bảng vì các công thức được bao gồm trong các cột được tính toán sẽ tự động được sao chép khi các hàng mới được chèn vào bảng hoặc khi dữ liệu được nhập vào hàng trống đầu tiên bên dưới bảng. Do đó, bạn có thể thêm nhà cung cấp vào bảng bằng cách nhập mã nhà cung cấp mới vào ô trống đầu tiên trong cột A - sau đó bảng sẽ tự động mở rộng để bao gồm mã nhà cung cấp mới

Trong một số trường hợp, có thể ưu tiên phân bổ các đơn đặt hàng hoặc hóa đơn cho một mã nhà cung cấp chung thay vì tạo một mã nhà cung cấp duy nhất cho từng nhà cung cấp. Ví dụ: các nhà cung cấp giao dịch trên cơ sở tiền mặt hoặc COD có thể không yêu cầu tài khoản nhà cung cấp riêng vì sẽ không có số tiền chưa thanh toán [ví dụ:. mã "XXX01" có thể được tạo cho mục đích này]

Mã chứng khoán

Bảng StockCode đã được bao gồm trong mẫu để phù hợp với việc nhập mã chứng khoán, mô tả và đơn vị đo lường [UOM] duy nhất trên trang Chi tiết để bao gồm các chi tiết này trong đơn đặt hàng. Do đó, một mã chứng khoán duy nhất có thể được thêm vào trang Mã chứng khoán cho tất cả các mặt hàng trong kho và mô tả chứng khoán và UOM sẽ được tự động điền vào cột G và H trên trang Chi tiết dựa trên mã chứng khoán được chọn trong cột F trên trang Chi tiết

Do đó, mô tả và UOM trong cột G và H trên trang Chi tiết được điền tự động dựa trên mô tả & UOM được đính kèm với mã chứng khoán được chọn. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp không cung cấp hàng tồn kho mà thay vào đó là dịch vụ. Do đó, các công thức trong cột G và H cũng có thể được sử dụng để đưa ra mô tả về các dịch vụ được cung cấp bằng cách thêm mã dịch vụ vào trang StockCode, thêm mô tả về dịch vụ và sử dụng đơn vị đo lường chung như giờ hoặc đơn vị

Ghi chú. Mã, mô tả và UOM của tất cả các mã chứng khoán được tự động đưa vào đơn đặt hàng trên bảng PO đối với các mặt hàng và dịch vụ chứng khoán. Điều này có nghĩa là bạn cần chọn mã chứng khoán trên trang Chi tiết cho mỗi mục nhập để các phần này trên đơn đặt hàng được điền. Nếu một mô tả duy nhất không áp dụng cho tất cả các dịch vụ, bạn có thể thêm nhiều mã, mô tả & đơn vị đo lường vào bảng StockCode cho cùng một nhà cung cấp. Nếu điều này là không thực tế, bạn có thể ghi đè các công thức trong các cột mô tả & UOM trên trang Chi tiết bằng các giá trị duy nhất mà sau đó sẽ được đưa vào đơn đặt hàng

Ghi chú. Nếu bạn muốn nhập mô tả cho tất cả các mục nhập đơn đặt hàng, bạn hoàn toàn không cần sử dụng trang StockCode và bạn có thể ghi đè tất cả các công thức trong cột mô tả và cột UOM trên trang Chi tiết [cột G và H]. Sau đó, một mã tiêu chuẩn như "NON-STOCK" có thể được sử dụng làm mã chứng khoán nhưng chúng tôi khuyên bạn nên giữ lại trang StockCode nếu không một số công thức được liên kết với trang này có thể không hoạt động bình thường

Ghi chú. Tất cả các cột trên trang StockCode đã được đưa vào bảng Excel. Tính năng này cực kỳ hữu ích khi nhập dữ liệu ở định dạng bảng vì các công thức được bao gồm trong các cột được tính toán sẽ tự động được sao chép khi các hàng mới được chèn vào bảng hoặc khi dữ liệu được nhập vào hàng trống đầu tiên bên dưới bảng. Do đó, bạn có thể thêm các mặt hàng mới vào bảng bằng cách chỉ cần nhập mã chứng khoán mới vào ô trống đầu tiên trong cột A - sau đó bảng sẽ tự động mở rộng để bao gồm mã chứng khoán mới

Đơn đặt hàng / Chi tiết hóa đơn nhà cung cấp

Tất cả các chi tiết giao dịch có trong đơn đặt hàng tự động [bảng PO] được tổng hợp từ dữ liệu được nhập trên trang Chi tiết. Chi tiết giao dịch bao gồm số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, mã chứng khoán, mô tả, đơn vị đo lường [UOM], số lượng, giá cả và số tiền. Mã nhà cung cấp được chọn trên trang Chi tiết được sử dụng để xác định nhà cung cấp thích hợp và bao gồm các chi tiết của nhà cung cấp trên đơn đặt hàng. Mã số thuế cho mỗi mục nhập trên trang Chi tiết được sử dụng để tính thuế áp dụng cho đơn đặt hàng cụ thể được bao gồm ở cuối trang PO

Tất cả các tiêu đề cột trên trang Chi tiết đều chứa mũi tên chọn bộ lọc - tính năng này cho biết tính năng Bộ lọc đã được áp dụng cho trang tính. Tính năng Excel này rất hữu ích khi bạn cần lọc dữ liệu dựa trên một trong các tiêu chí lọc có sẵn sau khi nhấp vào mũi tên lựa chọn. Tính năng Bộ lọc cũng có thể được sử dụng để sắp xếp dữ liệu dựa trên một cột và bao gồm tùy chọn bộ lọc "Tùy chỉnh" cho phép bạn chỉ định bộ lọc tùy chỉnh cần được áp dụng cho dữ liệu trên trang tính

Thí dụ. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị các đơn đặt hàng cho một tháng cụ thể, bạn có thể lọc dữ liệu dựa trên cột Ngày đặt hàng bằng cách chỉ định tiêu chí lọc bao gồm tất cả các ngày giao dịch lớn hơn hoặc bằng ngày đầu tiên của tháng và nhỏ hơn hoặc bằng . Sau khi xem xét dữ liệu đã lọc, chỉ cần chọn tùy chọn "Tất cả" trong cột được lọc để xóa bộ lọc và hiển thị tất cả các mục nhập trên trang tính

Bạn sẽ nhận thấy rằng có tổng số được bao gồm trong các ô phía trên tất cả các cột số tiền [được định dạng in nghiêng]. Các ô này chứa hàm Tổng phụ dẫn đến tất cả các bản ghi đã lọc được bao gồm trong tổng số được tính. Điều này có nghĩa là sau khi lọc dữ liệu, chỉ những mục được hiển thị trên trang tính mới được đưa vào phép tính [tổng cột]. Do đó, nếu bạn in trang tính trong khi bộ lọc đang có hiệu lực, tổng số phía trên các tiêu đề cột sẽ được tính toán chính xác và chỉ bao gồm các giao dịch được lọc đã được in

Ghi chú. Tất cả các cột trên trang Chi tiết đã được đưa vào bảng Excel. Tính năng này cực kỳ hữu ích khi nhập dữ liệu ở định dạng bảng vì các công thức được bao gồm trong các cột được tính toán [với tiêu đề cột màu xanh lam nhạt] sẽ tự động được sao chép khi các hàng mới được chèn vào bảng hoặc khi dữ liệu được nhập vào hàng trống đầu tiên bên dưới . Do đó, bạn có thể thêm các mục nhập mới vào bảng bằng cách nhập số thứ tự mới vào ô trống đầu tiên trong cột A - sau đó bảng sẽ tự động mở rộng để bao gồm mục nhập mới

Tất cả các cột có tiêu đề cột màu vàng yêu cầu đầu vào của người dùng trong khi các cột có tiêu đề cột màu xanh nhạt chứa các công thức được sao chép tự động cho tất cả các mục nhập mới được thêm vào bảng Excel. Thông tin sau phải được đưa vào các cột yêu cầu người dùng nhập.
Số đơn đặt hàng - số đơn đặt hàng có thể ở bất kỳ định dạng nào và được sử dụng làm tài liệu tham khảo chính để bao gồm chi tiết đơn đặt hàng trên tờ PO. Nếu bạn chỉ sử dụng mẫu cho hóa đơn của nhà cung cấp, cột này có thể để trống hoặc bạn có thể nhập đơn đặt hàng theo bất kỳ chuỗi số chung nào. Nếu bạn cần nhập nhiều hàng cho cùng một đơn đặt hàng, số đơn đặt hàng cần được lặp lại trong mỗi hàng.
Ngày đặt hàng - nhập ngày đặt hàng vào cột này. Nếu bạn không sử dụng đơn đặt hàng, bạn có thể nhập ngày hóa đơn của nhà cung cấp vào cột này. Nếu bạn cần nhập nhiều hàng cho cùng một đơn đặt hàng, ngày đặt hàng cần được lặp lại trong mỗi hàng.
Số hóa đơn của nhà cung cấp - nhập số hóa đơn của nhà cung cấp vào cột này. Nếu bạn cần nhập nhiều hàng cho cùng một hóa đơn nhà cung cấp, số hóa đơn nhà cung cấp cần được lặp lại trong mỗi hàng.
Ngày lập hóa đơn - nhập ngày lập hóa đơn của nhà cung cấp vào cột này. Nếu bạn cần nhập nhiều hàng cho cùng một hóa đơn nhà cung cấp, ngày lập hóa đơn nhà cung cấp cần được lặp lại trong mỗi hàng.
Mã nhà cung cấp - chọn mã nhà cung cấp phù hợp từ các hộp danh sách trong cột E. Tất cả các mã nhà cung cấp đã được thêm vào bảng Nhà cung cấp được bao gồm trong các hộp danh sách. Do đó, bạn cần tạo mã nhà cung cấp phù hợp trên trang Nhà cung cấp trước khi mã này có sẵn để lựa chọn.
Mã chứng khoán - chọn mã chứng khoán phù hợp từ các hộp danh sách trong cột F. Tất cả các mã chứng khoán đã được thêm vào trang StockCode được bao gồm trong các hộp danh sách. Do đó, bạn cần tạo mã chứng khoán phù hợp trên trang StockCode trước khi mã này có sẵn để lựa chọn.
Số lượng - nhập số lượng đơn đặt hàng vào cột này. Đối với các mặt hàng trong kho, đây phải là số lượng đặt hàng nhưng đối với các dịch vụ, bạn có thể sử dụng số lượng là 1 nếu bạn định nhập toàn bộ chi phí của dịch vụ vào cột Giá. Nếu dịch vụ dựa trên một đơn vị đo lường cụ thể [chẳng hạn như giờ], thì cần nhập đúng số lượng đã đặt hàng vào cột này.
Giá - nhập giá của mặt hàng đã đặt vào cột này. Giá phải bao gồm thuế và nhất quán với đơn vị đo lường mà bạn đã sử dụng khi nhập số lượng vào cột trước đó. Nếu mặt hàng được đặt hàng không phải là mặt hàng trong kho, tổng chi phí bao gồm có thể được nhập vào cột này và số lượng 1 có thể được nhập vào cột trước đó. Nếu một đơn vị đo lường thay thế đã được áp dụng cho dịch vụ, giá phải nhất quán với đơn vị đo lường này. Ví dụ: nếu số giờ đã được nhập vào cột Số lượng, giá bao gồm mỗi giờ sẽ được nhập vào cột này.
Mã số thuế - chọn một mã số thuế từ các hộp danh sách ở cột K. Tất cả các mã số thuế đã được thêm vào trang Thiết lập sẽ được bao gồm trong các hộp danh sách và số tiền thuế sẽ được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm đã được chỉ định trên trang Thiết lập. Lưu ý rằng nếu bạn để trống lựa chọn mã số thuế, các tính toán sẽ dựa trên mã số thuế đầu tiên đã được tạo trên bảng Thiết lập. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn không được đăng ký cho mục đích thuế, bạn nên đảm bảo rằng tỷ lệ phần trăm đầu tiên trên bảng Thiết lập trong ô B19 có giá trị bằng không.
Ngày đến hạn của hóa đơn - nhập ngày đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Ngày này sẽ được sử dụng để tính toán dự báo thanh toán cho nhà cung cấp trên trang Dự báo và do đó sẽ được đưa vào cho tất cả các mục nhập được thêm vào trang Chi tiết.
Số tiền thanh toán - nhập số tiền được trả cho nhà cung cấp. Nếu hóa đơn nhà cung cấp chưa được thanh toán, hãy để trống cột số tiền thanh toán và ngày thanh toán. Số tiền thanh toán phải bằng số tiền đã bao gồm thuế nếu hóa đơn được thanh toán đầy đủ. Tham khảo phần Ghi lại các khoản thanh toán từng phần của các hướng dẫn này để biết hướng dẫn về cách ghi lại nhiều khoản thanh toán từng phần.
Ngày thanh toán - nhập ngày thanh toán được thực hiện trong cột này. Nếu hóa đơn nhà cung cấp chưa được thanh toán, hãy để trống cột số tiền thanh toán và ngày thanh toán. Tham khảo phần Ghi lại các khoản thanh toán từng phần của các hướng dẫn này để biết hướng dẫn về cách ghi lại nhiều khoản thanh toán từng phần.
Số chuyển tiền - nhập số chuyển tiền thanh toán vào cột này. Số chuyển tiền được sử dụng để điền thông tin chuyển khoản thanh toán trên trang Chuyển tiền và có thể ở bất kỳ định dạng nào mặc dù chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng kết hợp các chữ cái và số.

Các cột được tính toán sau [có tiêu đề cột màu xanh lam nhạt] được bao gồm trong trang Chi tiết.
Mô tả - mô tả chứng khoán trong cột G được bao gồm dựa trên mã chứng khoán đã được chọn trong cột F và được nhập vào bảng Mã chứng khoán trong cột B. Tuy nhiên, bạn có thể ghi đè công thức trong cột này bằng đầu vào của người dùng nếu bạn không sử dụng mã chứng khoán cho tất cả các mục nhập.
UOM - đơn vị đo lường trong cột H được bao gồm dựa trên mã chứng khoán đã được chọn trong cột F và được nhập vào bảng Mã chứng khoán trong cột C. Tuy nhiên, bạn có thể ghi đè công thức trong cột này bằng đầu vào của người dùng nếu bạn không sử dụng mã chứng khoán cho tất cả các mục nhập.
Số tiền đã bao gồm thuế - số tiền trên hóa đơn đã bao gồm thuế được tính bằng cách nhân số lượng ở cột I với giá ở cột J.
Số tiền thuế - những số tiền này được tính dựa trên mã số thuế được chọn trong cột K và tỷ lệ phần trăm thuế được chỉ định cho từng mã số thuế trên trang Thiết lập.
Số tiền không bao gồm - những số tiền này được tính bằng cách trừ số tiền thuế khỏi số tiền đã bao gồm thuế.
Số dư hóa đơn - số dư chưa thanh toán hiện tại của mỗi hóa đơn được hiển thị trong cột này. Nếu một hóa đơn đã được nhập vào nhiều dòng, chỉ dòng đầu tiên liên quan đến hóa đơn cụ thể sẽ chứa số dư.
ID1, PO1, SC1, Tham chiếu hóa đơn, Chuyển tham chiếu và RM1 - các phép tính trong các cột này được sử dụng để biên soạn các báo cáo tự động có trong mẫu này.
Mã lỗi - nếu bất kỳ cột nào người dùng nhập chứa dữ liệu không hợp lệ, mã lỗi sẽ được phản ánh trong cột này. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng không có ô nào trong cột này chứa mã lỗi. Để biết thêm thông tin về các mã lỗi có thể gặp phải, hãy tham khảo phần Mã lỗi của các hướng dẫn này.

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, số tiền thuế trong cột Q được tính bằng cách áp dụng tỷ lệ phần trăm thuế được chỉ định trên bảng Thiết lập cho số tiền hóa đơn bao gồm trong cột P. Nếu cần sửa đổi phần trăm thuế, trước tiên bạn phải sao chép và dán các giá trị trong cột Q làm giá trị trước khi thay đổi phần trăm thuế trên trang Thiết lập. Nếu bạn không dán tất cả các ô dưới dạng giá trị, tỷ lệ phần trăm thuế mới cũng sẽ được áp dụng cho các hóa đơn đã được phát hành trước khi sửa đổi thuế

Ghi chú. Khi nhập nhiều dòng cho cùng một hóa đơn nhà cung cấp, điều quan trọng là mã nhà cung cấp chính xác được chỉ định trong cột E, nếu không, tất cả các dòng sẽ không được đưa vào đơn đặt hàng, chuyển tiền và báo cáo nhà cung cấp

Ghi lại đơn đặt hàng

Khi ghi đơn mua hàng vào bảng Chi tiết thì nhập số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, mã nhà cung cấp, mã kho, số lượng, giá, mã số thuế trên bảng Chi tiết theo hướng dẫn trên. Chỉ nên nhập số hóa đơn của nhà cung cấp và ngày lập hóa đơn sau khi đã nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp thích hợp, sau đó có thể nhập ngày đến hạn của hóa đơn, ngày thanh toán và số tiền thanh toán

Ghi chú. Đơn đặt hàng chỉ được đưa vào tính toán số dư bên nợ trên các trang tính khác sau khi số hóa đơn đã được nhập vào cột C. Do đó, các đơn đặt hàng chưa nhận được hóa đơn của nhà cung cấp không được coi là chủ nợ. Tuy nhiên, chúng tôi đã bao gồm tổng số đơn đặt hàng chưa thanh toán trong cột E trên trang tính Hàng tháng. Nếu cột này chứa các giá trị, chúng tôi khuyên bạn nên theo dõi các đơn đặt hàng mà không có hóa đơn của nhà cung cấp nào được nhập trên trang Chi tiết vì các mục nhập này có thể đại diện cho các khoản nợ chưa được ghi lại

Ghi lại các khoản thanh toán một phần

Tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được phân bổ theo giá trị hóa đơn dựa trên số tiền thanh toán và ngày thanh toán được nhập vào cột M và N trên trang Chi tiết. Nếu hóa đơn của nhà cung cấp được thanh toán đầy đủ, người dùng chỉ cần nhập số tiền thanh toán và ngày thanh toán vào các cột này và hóa đơn sẽ không được gộp chung với các hóa đơn chưa thanh toán khác

Nếu thanh toán một phần được thực hiện, về cơ bản, người dùng cần nhập từng số tiền thanh toán và ngày thanh toán dưới dạng một mục nhập riêng biệt trong hai cột này. Nếu đơn đặt hàng bao gồm nhiều dòng, người dùng có tùy chọn nhập từng khoản thanh toán riêng biệt vào từng dòng trong số nhiều dòng này. Sẽ không có gì khác biệt nếu số tiền thanh toán đầu tiên nhiều hơn số tiền đã bao gồm thuế đã được nhập vào dòng đầu tiên vì tất cả nhiều dòng cho cùng một hóa đơn được hợp nhất khi khớp các khoản thanh toán

• Nếu số tiền thanh toán từng phần nhiều hơn số dòng, người dùng cần thêm một dòng để ghi số tiền thanh toán & ngày thanh toán. Quá trình sau đây cần phải được hoàn thành
• Tìm hóa đơn thích hợp trên trang Chi tiết và chèn một hàng mới bên dưới mục nhập cuối cùng cho hóa đơn cụ thể
• Sao chép toàn bộ mục nhập cuối cùng của hóa đơn vào hàng trống mới sao cho nội dung của hàng được sao chép và hàng mới hoàn toàn giống nhau
• Trong hàng mới, xóa mã chứng khoán khỏi cột F và nhập giá trị không vào cột số lượng và giá
• Thay đổi số tiền thanh toán trong cột M và ngày thanh toán trong cột N để phản ánh lần thanh toán cuối cùng được thực hiện. Đồng thời nhập số chuyển tiền mới vào cột O
• Quá trình này có thể được lặp lại với số lần thanh toán một phần không giới hạn

Mã lỗi

Các mã lỗi sau đây có thể do nhập liệu không chính xác trên trang Chi tiết và sẽ được hiển thị trong cột Mã lỗi. Tiêu đề của cột đầu vào bị ảnh hưởng cũng sẽ được đánh dấu bằng màu cam

• E1 - mã lỗi này có nghĩa là ngày thanh toán đã được nhập vào cột N trên trang Chi tiết trước ngày lập hóa đơn trong cột D. Những lỗi này có thể được sửa chữa bằng cách sửa đổi ngày hóa đơn phù hợp hoặc sửa đổi ngày thanh toán phù hợp
• E2 - mã lỗi này có nghĩa là mã nhà cung cấp đã được chọn trong cột E trên trang Chi tiết không hợp lệ. Tất cả các mã nhà cung cấp đã được nhập vào trang Nhà cung cấp sẽ được bao gồm trong các hộp danh sách trong cột E và do đó có thể sửa lỗi bằng cách chỉ cần chọn một mã nhà cung cấp hợp lệ từ hộp danh sách. Mã nhà cung cấp mới phải được tạo trên trang Nhà cung cấp trước khi có sẵn để lựa chọn
• E3 - mã lỗi này có nghĩa là ngày thanh toán đã được nhập vào cột N nhưng số hóa đơn chưa được nhập vào cột C. Số hóa đơn phải được chỉ định trước khi thanh toán được thực hiện và do đó, hóa đơn của nhà cung cấp không thể được thanh toán trước khi số hóa đơn được chỉ định. Do đó, nếu xảy ra lỗi này, bạn chỉ cần nhập số hóa đơn thích hợp vào cột C để khắc phục lỗi
• E4 - mã lỗi này có nghĩa là mã chứng khoán đã được chọn trong cột F trên trang Chi tiết không hợp lệ. Tất cả các mã chứng khoán đã được nhập vào bảng Mã chứng khoán sẽ được đưa vào hộp danh sách trong cột F và do đó có thể sửa lỗi bằng cách chỉ cần chọn mã chứng khoán hợp lệ từ hộp danh sách. Mã chứng khoán mới phải được tạo trên trang StockCode trước khi có sẵn để lựa chọn

Ghi chú. Các lỗi nhập liệu có thể dẫn đến tính toán mẫu không chính xác và do đó bắt buộc phải giải quyết tất cả các lỗi trước khi xem lại số dư bên nợ và tính toán lão hóa trên các trang tính khác trong mẫu này

Đơn đặt hàng

Một đơn đặt hàng tự động đã được đưa vào bảng PO. Bạn có thể tạo, xem, in hoặc in lại bất kỳ đơn đặt hàng nào bằng cách sao chép hoặc nhập số đơn đặt hàng thích hợp vào ô H11 trên trang PO. Tất cả thông tin có trong đơn đặt hàng phải được nhập vào bảng Thiết lập, Nhà cung cấp, Mã hàng và Chi tiết và đơn đặt hàng được cập nhật tự động dựa trên số đơn đặt hàng được chỉ định trong ô H11 trên trang PO

Chi tiết doanh nghiệp [tên doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, chi tiết liên hệ, số tham chiếu thuế và số đăng ký kinh doanh] được nhập vào trang Thiết lập. Thông tin Nhà cung cấp được tra cứu trên trang Nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp được chỉ định trong cột E trên trang Chi tiết cho đơn đặt hàng cụ thể

Ngày đặt hàng được tra cứu trên trang Chi tiết dựa trên số đơn đặt hàng được chỉ định trong ô H11. Ngày đặt hàng phải giống nhau cho tất cả các dòng cần được đưa vào đơn đặt hàng. Nếu các ngày khác nhau được nhập cho cùng một đơn đặt hàng trong cột Ngày đặt hàng, chỉ ngày đầu tiên sẽ được hiển thị trên đơn đặt hàng

Mã kho, mô tả kho, đơn vị tính, số lượng, giá, thành tiền cũng được tra cứu dựa trên thông tin đã nhập ở sheet Chi tiết đối với số đơn đặt hàng đã nhập ở ô H11. Lưu ý rằng tờ PO chứa tối đa 25 dòng cho mỗi đơn đặt hàng và thứ tự các mặt hàng được đưa vào tờ PO được xác định theo thứ tự các mặt hàng được đưa vào trang Chi tiết

Tổng phụ, số tiền thuế và tổng đơn đặt hàng được bao gồm bên dưới tất cả các dòng chi tiết. Số tiền thuế được tính dựa trên mã số thuế được chọn cho từng dòng trên trang Chi tiết và tỷ lệ phần trăm thuế phù hợp đã được chỉ định trên trang Thiết lập. Đơn đặt hàng cũng chứa các trường ủy quyền ở cuối trang tính cho phép người dùng in và ký vào từng đơn đặt hàng

Nếu bạn muốn tùy chỉnh đơn đặt hàng tiêu chuẩn theo yêu cầu của riêng mình [ví dụ. thay đổi phông chữ, màu sắc, v.v. ], bạn sẽ có thể làm như vậy nhưng hãy cẩn thận không thay thế bất kỳ công thức nào vì nó có thể dẫn đến thông tin có trong đơn đặt hàng trở nên không chính xác. Lưu ý rằng bạn cũng có thể chèn logo hoặc tác phẩm nghệ thuật của riêng mình ở đầu trang PO

Ghi chú. Nếu bạn không thấy tất cả nhiều dòng đã được thêm vào cho một đơn đặt hàng cụ thể trên bảng PO, bạn cần kiểm tra xem tất cả các dòng liên quan đến đơn đặt hàng đã được gán cho đúng mã nhà cung cấp trong cột E trên

chuyển tiền

Chuyển khoản thanh toán tự động đã được đưa vào trang Chuyển tiền. Bạn có thể tạo, xem, in hoặc in lại bất kỳ chuyển tiền thanh toán nào bằng cách chỉ định số chuyển tiền thích hợp trong ô J10. Số chuyển tiền có thể được nhập vào cột O trên bảng Chi tiết. Tất cả các thông tin khác có trong trang Chuyển tiền được tổng hợp tự động dựa trên dữ liệu đã được nhập trên trang Thiết lập, Nhà cung cấp và Chi tiết

Chi tiết doanh nghiệp [tên doanh nghiệp, số đăng ký, địa chỉ doanh nghiệp, chi tiết liên hệ và mã số thuế] được nhập vào trang Thiết lập. Thông tin Nhà cung cấp được tra cứu trên trang Nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp đã được nhập để chuyển tiền phù hợp trong cột E trên trang Chi tiết

Ngày nộp tiền tại ô J12 trên sheet Chuyển tiền được tra cứu dựa vào ngày nộp tiền đã nhập tại cột N trên sheet Chi tiết để lấy số chuyển tiền phù hợp. Nếu nhiều mục nhập trên bảng Chi tiết có cùng số chuyển tiền, ngày thanh toán đầu tiên sẽ được phản ánh

Việc chuyển tiền cũng bao gồm tổng số tiền mua hàng, tổng số tiền thanh toán và số dư chưa thanh toán cho nhà cung cấp phù hợp. Tất cả các mục có ngày vào hoặc trước ngày thanh toán sẽ được bao gồm trong các tính toán này

Tổng số tất cả các khoản thanh toán được liên kết với số chuyển tiền trong ô J10 được hiển thị trong ô J16. Hóa đơn và số tiền tạo nên tổng số này được liệt kê trong phần chi tiết từ hàng 24

Ghi chú. Tổng số tiền thanh toán chuyển tiền sẽ không nhất thiết phải bằng số dư chưa thanh toán cho nhà cung cấp vì điều này phụ thuộc vào các điều khoản đã được thương lượng với nhà cung cấp. Một số hóa đơn của nhà cung cấp có thể đã được phát hành nhưng sẽ chỉ đến hạn sau ngày thanh toán chuyển tiền, điều này sẽ dẫn đến số dư chưa thanh toán được phản ánh. Khoản thanh toán liên quan đến chuyển tiền được bao gồm trong tổng số khoản thanh toán và tính toán số dư chưa thanh toán vì nó rơi vào hoặc trước ngày thanh toán

Việc chuyển tiền cũng bao gồm một phần ủy quyền nơi có thể ghi lại tên, chữ ký và ngày ủy quyền và người chịu trách nhiệm ủy quyền thanh toán có thể ký làm bằng chứng ủy quyền

Tất cả các hóa đơn của nhà cung cấp có trong khoản thanh toán sẽ tự động được liệt kê trong phần Chi tiết của giao dịch chuyển tiền. Phần này bao gồm các chi tiết về số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, số đơn đặt hàng, loại tài liệu và số tiền thanh toán. Tất cả các chi tiết được liệt kê trên cơ sở từng hóa đơn và dựa trên các mục đã được thêm vào trang Chi tiết

Trạng thái thanh toán cũng được bao gồm trong cột K trên chuyển tiền. Nếu hóa đơn được thanh toán đầy đủ, dòng chữ "FP" sẽ được hiển thị trong cột này. Nếu thanh toán chỉ là thanh toán một phần của hóa đơn, "PP" sẽ được hiển thị. Nếu bạn không muốn văn bản này hiển thị trên các khoản chuyển tiền của mình, bạn chỉ cần định dạng văn bản thành màu trắng hoặc xóa các công thức đã được thêm vào cột này

Ghi chú. Theo mặc định, chuyển khoản thanh toán bao gồm tối đa 30 hóa đơn chưa thanh toán nhưng bạn có thể thêm nhiều hóa đơn hơn vào trang tính này bằng cách sao chép các công thức từ hàng 53 và dán chúng vào số hàng bổ sung thích hợp. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn toàn bộ hàng trước khi sao chép và dán công thức

Ghi chú. Hóa đơn được liệt kê trên chuyển tiền theo cùng thứ tự mà hóa đơn xuất hiện trên trang Chi tiết. Do đó, nếu bạn muốn thay đổi thứ tự liệt kê hóa đơn, bạn cần sắp xếp dữ liệu trên trang Chi tiết cho phù hợp

Ghi chú. Nếu bạn không thấy tất cả các hóa đơn đã được thêm cho một lần chuyển tiền cụ thể trên bảng Chuyển tiền, bạn cần kiểm tra xem tất cả các hóa đơn liên quan đến việc chuyển tiền đã được gán cho đúng mã nhà cung cấp trong cột E trên bảng Chi tiết chưa

Nếu bạn muốn tùy chỉnh bảng chuyển tiền thanh toán theo yêu cầu của riêng mình [ví dụ. thay đổi phông chữ, màu sắc, v.v. ], bạn sẽ có thể định dạng các ô trên bảng Chuyển tiền cho phù hợp. Cũng lưu ý rằng bạn có thể chèn logo hoặc tác phẩm nghệ thuật của riêng mình ở đầu trang Chuyển tiền

Sao kê tài khoản nhà cung cấp

Sao kê tài khoản nhà cung cấp tự động đã được đưa vào bảng Sao kê. Bạn có thể tạo, xem, in hoặc in lại bất kỳ sao kê tài khoản nào bằng cách chỉ định mã nhà cung cấp thích hợp và ngày sao kê trong các ô J11 và J12 tương ứng. Tất cả các thông tin khác có trong bảng sao kê tài khoản được tổng hợp tự động dựa trên dữ liệu đã được nhập trên trang Thiết lập, Nhà cung cấp và Chi tiết

Chi tiết doanh nghiệp [tên doanh nghiệp, số đăng ký, địa chỉ doanh nghiệp, chi tiết liên hệ và mã số thuế] được nhập vào trang Thiết lập. Thông tin Nhà cung cấp được tra cứu trên sheet Nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp được chọn từ hộp danh sách trong ô J11

Số dư chưa thanh toán trong ô J22, số dư trong phạm vi ô từ ô C16 đến J17 và danh sách hóa đơn chưa thanh toán từ hàng 22 trở xuống đều được tự động tính toán và hiển thị dựa trên mã nhà cung cấp được chọn từ hộp danh sách trong ô J11 và

Nếu ngày sao kê được nhập vào ô J12 rơi vào ngày kết thúc tháng, thì tất cả các tính toán lão hóa đều dựa trên các tháng theo lịch nhưng nếu ngày sao kê rơi vào bất kỳ ngày nào khác trong tháng, thì các phép tính lão hóa dựa trên thành phần ngày đó

Ví dụ. Nếu ngày sao kê được chỉ định là ngày 27 tháng 1, tất cả hóa đơn từ ngày 28 tháng 12 đến ngày 27 tháng 1 được bao gồm trong nhóm cũ "Hiện tại", tất cả hóa đơn từ ngày 28 tháng 11 đến ngày 27 tháng 12 được bao gồm trong

Nếu ngày sao kê được chỉ định là ngày 29 tháng 2 [ngày cuối tháng], thì tuổi già được tính dựa trên các tháng dương lịch. Ví dụ: tất cả hóa đơn từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 29 tháng 2 được bao gồm trong nhóm cũ "Hiện tại", tất cả hóa đơn ngày từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 1 được bao gồm trong nhóm cũ "30 ngày", v.v.

Cũng cần lưu ý rằng chỉ những hóa đơn chưa thanh toán vào ngày sao kê mới được đưa vào bảng sao kê tài khoản nhà cung cấp. Hóa đơn chưa thanh toán là hóa đơn có ngày trước ngày sao kê với ngày thanh toán sau ngày sao kê hoặc để trống [cho biết hóa đơn chưa được thanh toán]

Do đó, báo cáo tài khoản được tổng hợp trên cơ sở mục mở - điều này có nghĩa là chỉ các mục mở hoặc chưa thanh toán [hóa đơn] mới được đưa vào báo cáo tài khoản chứ không phải tất cả các chuyển động trên tài khoản nhà cung cấp trong một khoảng thời gian cụ thể [số dư đầu kỳ, hóa đơn và thanh toán được hiển thị riêng]. Chúng tôi tin rằng đây là phương pháp tổng hợp sao kê tài khoản hiệu quả nhất vì nó không cần phải đối chiếu tài khoản phức tạp

Một sự phức tạp tiềm ẩn với báo cáo tài khoản mục mở là khớp các khoản thanh toán một phần với hóa đơn. Quá trình này có thể phức tạp bất kể hệ thống kế toán nào đang được sử dụng, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên làm theo quy trình được liệt kê trong phần Ghi lại các khoản thanh toán từng phần của các hướng dẫn này để khớp chính xác các khoản thanh toán từng phần với hóa đơn của nhà cung cấp được liệt kê trên

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, các hóa đơn chưa thanh toán được liệt kê trên bảng sao kê tài khoản bao gồm cả hóa đơn đã được thanh toán sau ngày sao kê và hóa đơn chưa được thanh toán. Do đó, nếu bạn lập một bảng sao kê tài khoản [đặc biệt là cho các kỳ trước] và một số hóa đơn đã được thanh toán sau ngày lập bảng sao kê, thì những hóa đơn này sẽ vẫn được đưa vào bảng sao kê tài khoản. Chúng tôi nhận thấy rằng việc bao gồm các hóa đơn này có thể dẫn đến một số nhầm lẫn và do đó, chúng tôi đã bao gồm chức năng hiển thị "FP" bên cạnh số tiền hóa đơn của tất cả các hóa đơn đã thanh toán đầy đủ và "PP" bên cạnh số tiền hóa đơn của tất cả các hóa đơn đã thanh toán một phần

Ghi chú. Theo mặc định, bảng sao kê tài khoản bao gồm tối đa 30 hóa đơn chưa thanh toán, nhưng bạn có thể thêm nhiều hóa đơn hơn vào trang tính này bằng cách sao chép các công thức từ hàng 51 và dán chúng vào số hàng bổ sung thích hợp. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn toàn bộ hàng trước khi sao chép và dán công thức

Ghi chú. Hóa đơn được liệt kê trên bảng sao kê tài khoản theo cùng thứ tự mà hóa đơn xuất hiện trên trang Chi tiết. Do đó, nếu bạn muốn thay đổi thứ tự liệt kê hóa đơn, bạn cần sắp xếp dữ liệu trên trang Chi tiết cho phù hợp

Nếu bạn muốn tùy chỉnh sao kê tài khoản nhà cung cấp theo yêu cầu của riêng mình [ví dụ. thay đổi phông chữ, màu sắc, v.v. ], bạn sẽ có thể định dạng các ô trên trang Statement cho phù hợp. Cũng lưu ý rằng bạn có thể chèn logo hoặc tác phẩm nghệ thuật của riêng mình ở đầu trang Tuyên bố

Phân tích doanh số hàng tháng

Phân tích mua hàng tháng và mua hàng tháng, thanh toán và biểu đồ số dư bên nợ đã được đưa vào trang tính Hàng tháng. Tất cả các tính toán trên trang tính này bao gồm khoảng thời gian 12 tháng được tính toán dựa trên ngày bắt đầu do người dùng xác định. Do đó, người dùng có thể sửa đổi khoảng thời gian 12 tháng được bao gồm trong phân tích mua hàng bằng cách nhập một ngày mới vào ô B4

Ghi chú. Số dư đơn đặt hàng trong cột E phản ánh tổng số tiền của tất cả các đơn đặt hàng chưa thanh toán vào cuối khoảng thời gian hàng tháng thích hợp. Đơn đặt hàng chưa thanh toán được định nghĩa là tất cả các đơn đặt hàng đã được phát hành cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hóa đơn của nhà cung cấp và nhập vào bảng Chi tiết. Nếu cột này chứa tổng số khác 0, chúng tôi khuyên người dùng nên theo dõi tất cả các hóa đơn trống của nhà cung cấp để đảm bảo rằng không có khoản nợ nào chưa được ghi lại

Phân tích tuổi chủ nợ

Phân tích độ tuổi của chủ nợ, biểu đồ độ tuổi và biểu đồ lịch sử số dư mua / bên cho vay đã được đưa vào trang tính Độ tuổi. Tất cả các tính toán trên trang tính này đều được tự động hóa và người dùng chỉ cần nhập thông tin đầu vào là ngày sao kê trong ô B4 và mã nhà cung cấp trong ô B6

Tính toán lão hóa có thể được thực hiện cho một nhà cung cấp cụ thể bằng cách chỉ cần chọn mã nhà cung cấp thích hợp từ hộp danh sách trong ô B6 hoặc phân tích tuổi của tất cả các tài khoản nhà cung cấp có thể được biên soạn bằng cách xóa mã nhà cung cấp khỏi ô B6 [chọn ô B6 và chỉ cần nhấn

Bảng Aging cũng bao gồm lịch sử mua hàng và tính toán lịch sử số dư tài khoản nhà cung cấp trong khoảng thời gian 12 tháng và hai biểu đồ cực kỳ hữu ích để phân tích chuyển động tài khoản nhà cung cấp

Ghi chú. Tất cả các tính toán lão hóa được thực hiện trên cơ sở giống như chúng tôi đã thảo luận trong phần Báo cáo tài khoản nhà cung cấp của các hướng dẫn này. Nếu bạn nhập bất kỳ ngày cuối tháng nào làm ngày sao kê, phân tích độ tuổi được tính dựa trên các tháng theo lịch và nếu bạn nhập bất kỳ ngày nào khác, phân tích độ tuổi được tính dựa trên thành phần ngày có trong ngày sao kê đã chỉ định

Ghi chú. Nếu bạn vô tình xóa ngày sao kê khỏi ô B4, bạn có thể nhận thấy rằng một số phép tính trên trang tính này dẫn đến lỗi. Điều này là do ngày sao kê phải luôn được chỉ định để thực hiện các tính toán này. Do đó, chúng tôi đã triển khai các tính năng định dạng có điều kiện để đánh dấu ngày sao kê bằng màu cam nếu ô này vô tình bị xóa

Số dư tài khoản nhà cung cấp

Báo cáo số dư tài khoản nhà cung cấp đã được đưa vào Bảng cân đối kế toán và phản ánh tất cả số dư tài khoản nhà cung cấp chưa thanh toán tại ngày sao kê được chỉ định trong ô B4 trên trang tính Tuổi tác. Báo cáo cũng bao gồm phân tích độ tuổi của tất cả số dư tài khoản nhà cung cấp được tính toán dựa trên ngày sao kê. Tất cả các phép tính trên trang tính này đều được tự động hóa và không cần người dùng nhập liệu

Ghi chú. Theo mặc định, chỉ có 20 tài khoản nhà cung cấp đầu tiên được đưa vào Bảng cân đối kế toán. Do đó, nếu bạn tạo hơn 20 tài khoản nhà cung cấp trên bảng Nhà cung cấp, một số tài khoản có thể không được đưa vào bảng Cân đối kế toán. Hạn chế này có thể được mở rộng bằng cách chỉ cần chọn hàng cuối cùng trên bảng Cân đối, sao chép toàn bộ hàng và dán các công thức vào số lượng hàng bổ sung được yêu cầu. Tất cả các tài khoản nhà cung cấp sau đó sẽ được đưa vào báo cáo

Ghi chú. Nếu số lượng nhà cung cấp trên bảng Nhà cung cấp và số lượng nhà cung cấp đã được đưa vào bảng Cân đối không giống nhau, ô A5 [ô tiêu đề Mã] trên bảng Cân đối sẽ được đánh dấu bằng màu cam để cho biết rằng bạn

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, báo cáo số dư tài khoản nhà cung cấp dựa trên ngày sao kê được chỉ định trên bảng Tuổi tác. Chức năng này cho phép người dùng xem phân tích độ tuổi cho tất cả các tài khoản nhà cung cấp bằng cách nhập ngày sao kê thích hợp và xóa ô nhập mã nhà cung cấp trên bảng Lão hóa và sau đó xem bảng phân tích số lượng phân tích độ tuổi theo tài khoản nhà cung cấp trên bảng Cân đối

Dự báo thanh toán cho nhà cung cấp

Chúng tôi cũng đã bao gồm dự báo thanh toán nhà cung cấp tự động trên trang Dự báo. Dự báo thanh toán này tự động hiển thị tổng số tiền thanh toán cho nhà cung cấp đến hạn trong vòng 35 ngày tới trên cơ sở hàng ngày và 12 tháng tiếp theo trên cơ sở hàng tháng

Trang tính không yêu cầu người dùng nhập và dựa trên ngày hệ thống hiện tại. Việc phân bổ các khoản thanh toán cho nhà cung cấp vào các khoảng thời gian thích hợp dựa trên ngày đến hạn của hóa đơn được nhập vào cột L trên trang Chi tiết

Tổng số tất cả các khoản thanh toán nhà cung cấp quá hạn cũng được hiển thị trong ô E3. Nếu bạn muốn xem chi tiết của các hóa đơn riêng lẻ tạo nên tổng số này, bạn có thể lọc bảng Chi tiết dựa trên số dư hóa đơn [cột S] lớn hơn 0 và ngày đến hạn của hóa đơn [cột L] vào hoặc trước ngày hiện tại.

Cài đặt mẫu

Chức năng đã được bao gồm trong mẫu này sử dụng xác thực dữ liệu, định dạng có điều kiện và phạm vi ô được đặt tên để xác thực tất cả đầu vào của người dùng và để tạo báo cáo tạo thành một phần của mẫu này. Hầu hết các công thức được sử dụng trong mẫu này đều dựa trên các phạm vi ô được đặt tên bao gồm 1.000 hàng đầu tiên trên trang Chi tiết. Khi số lượng hóa đơn mà bạn đã ghi trên trang Chi tiết đạt đến giới hạn này, do đó, bạn sẽ phải mở rộng số lượng hàng mặc định để bao gồm tất cả các hóa đơn của mình trong phép tính mẫu

Phạm vi ô được đặt tên có thể được mở rộng bằng cách truy cập menu Chèn chính, chọn Tên và chọn Xác định để mở hộp thoại Xác định tên. Các tính toán bao gồm hóa đơn trên trang Chi tiết đều dựa trên phạm vi có tên "Bản ghi". Phạm vi ô được đặt tên này bao gồm giá trị mặc định là 1.000 - do đó, bạn có thể mở rộng số lượng hóa đơn được bao gồm trong phép tính mẫu bằng cách chỉ cần nhập một giá trị mới cho phạm vi được đặt tên này và nhấp vào nút OK

Các tính năng xác thực dữ liệu được sử dụng để xác thực đầu vào của người dùng trên trang Chi tiết đã được triển khai trong 1.000 hàng đầu tiên trên trang này. Trước khi đạt đến giới hạn này, bạn chỉ cần sao chép một trong các hàng trống trước hàng 1.000 và dán các ô trong hàng này vào số lượng hàng bổ sung được yêu cầu. Hành động này sẽ sao chép tất cả các tính năng xác thực dữ liệu vào phạm vi ô đích