[1]
NGUYEN THANH NAMA: Tan Binh, HCMCM: 0912 345 678E: nguyen.
APPLICATION FOR LEAVE OF ABSENCE
Subject: Maternity leave application
14* June 2019
Mr. Donal TrumpHR ManagerABC Apartment
Dear Mr./Mrs. {Recipient’s Name},
I hope that this letter finds you in the best of health. This letter concerns my request regarding maternity leave from {start date} to {end date}. It is going to be a three-month leave, and I will rejoin soon after that.
As I am going to be away for a very long time, I have authorized {name of the person} to take over my responsibilities. He/she has courteously agreed to take over my chair for 90 days.
I have attached my medical certificate, along with other important details, required to avail the leave.
I also request you to give me the information of the hospital covered under the office insurance coverage so that a part of my medical expenses is taken care of.
In the case of an emergency, please contact me at {your contact information}.
Yours Sincerely,
Trong tiếng anh, email thông báo nghỉ việc là Email for resignation notice. Nội dung email này thường là đơn xin phép nghỉ việc được trình bày dưới ngôn ngữ tiếng anh.
Hình thức thông báo nghỉ việc này thường được sử dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài hay các công ty trong nước có tính chất khắt khe hơn.
Tuy nhiên với những công ty không quá chú trọng trong việc nộp đơn xin nghỉ việc tiếng Anh tận tay giám đốc hay ban điều hành, việc gửi email thông báo tiếng Anh thường được lựa chọn.
Thay vì viết đơn xin nghỉ việc dưới hình thức viết tay thông thường thì việc gửi thông báo nghỉ việc qua hòm thư điện tử [email] sẽ mang tới cho nhân sự nhiều lợi ích cụ thể.
Đầu tiên, bạn sẽ không gặp tình trạng khó xử khi đối diện trực tiếp với lãnh đạo của mình. Chắc chắn không ai muốn đối mặt xin nghỉ việc với chính người hàng ngày giảng dạy cho bạn, có công trong việc chỉ dẫn bạn hoàn thành công việc. Tôi dám chắc rằng chỉ cần nghĩ tới việc trình bày việc xin nghỉ của ban với lãnh đạo bạn đã cảm thấy mất dũng khí. Do đó, mail xin nghỉ việc dù tiếng Anh hay tiếng Việt cũng đều là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Bạn sẽ không phải sợ hãi, áy náy khi đối diện với người quản lý của mình.
Thứ hai, chắc chắn rằng bạn sẽ khá bối rối trước những câu hỏi của đồng nghiệp như: xin nghỉ việc à, sao lại nghỉ việc, lý do nghỉ việc là gì? Thay vì phải trả lời những câu hỏi câu hỏi dồn dập này, bạn hoàn toàn có thể tránh được qua việc gửi email nghỉ việc. Mọi người sẽ chỉ biết được bạn nghỉ khi sếp của bạn thông báo hoặc tổ chức buổi tiệc chia tay.
Cuối cùng, bạn sẽ không cần phân vân việc nên làm đơn xin nghỉ việc tiếng Anh qua viết tay hay đánh máy, in ở đâu, in chất liệu giấy gì,.. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, hãy tận dụng thời gian này để suy nghĩ về lá đơn email xin nghỉ việc hơn.
Tham khảo ngay: Quy trình nghỉ việc chuẩn nhất
2. Hướng dẫn viết email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh đầy đủ nhất
2.1. Tác dụng của email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh
Email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh hiện thường được dùng cho các công ty nước ngoài tại Việt Nam hay các doanh nghiệp có lãnh đạo người nước ngoài. Việc email thông báo nghỉ việc này sẽ mang lại những tác dụng nhất định.
2.1.1. Đối với người lao động
Trong quá trình làm việc chắc chắn bạn sẽ có lý do để thuyên chuyển công tác. Đây là thời điểm bạn nên viết email thông báo nghỉ việc. Email này thể hiện bạn là một nhân sự chuyên nghiệp, có trách nhiệm với công việc.
Lãnh đạo thường sẽ phê duyệt email của bạn theo đúng quy trình và hoàn thành cho bạn một cách nhanh chóng. Khi thông báo nghỉ việc theo đúng quy trình, rõ ràng, người lao động sẽ được nghỉ việc mà vẫn giữ được thiện cảm tốt lành với công ty.
2.1.2. Đối với các doanh nghiệp
Email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh không chỉ mang tới lợi ích cho người lao động, chúng còn giúp ích cho cả các doanh nghiệp. Phía doanh nghiệp cũng cần người lao động làm đúng với thủ tục và nộp đơn xin nghỉ phép theo yêu cầu của họ.
Email thông báo nghỉ việc bằng tiếng anh là yếu tố để doanh nghiệp xử lý rõ ràng, minh bạch nhưng đảm bảo tính hợp lệ của nhân viên trong doanh nghiệp. Qua thông báo, người quản lý có thể nắm được thời gian nghỉ, các công việc được bàn giao từ nhân sự này sắp xếp công việc sao cho hợp lệ nhất.
2.2. Hướng dẫn viết email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh
2.2.1. Tiêu đề email
Không chỉ thông báo nghỉ việc mà bất cứ email nào bạn cũng nên mở đầu với lời chào. Khi gửi email tiếng anh, bạn hãy áp dụng chung lời chào sau:
Dear Mr. / Mrs….[tên người quản lý/ giám đốc của bạn hoặc chung nhất là gửi Ban lãnh đạo công ty].
2.2.2. Đoạn mở đầu
Phần này hãy hạn chế dùng những lời lẽ hoa mỹ hay quá sáng tạo. Lời khuyên đưa ra là hãy viết sao cho thật ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. Ngay từ đầu email, bạn hãy đi vào vấn đề chính là bạn viết email thông báo xin nghỉ việc, tránh lòng vòng.
Mẫu câu tiếng Anh bạn có thể sử dụng là: I am writing this email to inform you of my resignation from [vị trí bạn đang đảm nhận hiện tại của bạn], effective [ghi rõ ngày bạn sẽ chính thức nghỉ việc]. Ý nghĩa mẫu câu trên là “Tôi làm đơn này để xin phép thôi việc vị trí…từ ngày….”
2.2.3. Đoạn thân
Đây được xem là phần chính của email thông báo xin nghỉ việc bằng tiếng Anh. ãy trình bày các vấn đề liên quan tới việc xin nghỉ việc, các lý do của bạn. Phần này nên bao gồm các ý nhỏ sau:
Thứ nhất, thể hiện những đánh giá tích cực của bạn về công việc cũng như nhân sự công ty cũ. Điều này có thể chỉ có tính thủ tục nhưng bạn hãy làm nếu muốn “bớt bạn, thêm thù”. Người gửi email nên biết rằng người đọc thư sẽ có thể cho nhận xét, đánh giá về bạn với người tuyển dụng mới. Do đó, tốt nhất bạn nên giữ mối quan hệ tốt đẹp với họ. Chẳng hạn: My experience with [tên công ty của bạn] has been valuable, điều này có nghĩa “Những trải nghiệm của tôi tại công ty,... là vô cùng quý giá”.
Thứ hai, trình bày lý do tại sao bạn lại nghỉ việc. Chẳng hạn: I’ve received a very good chance to work in my hometown. Điều này có nghĩa “Thời gian gần đây tôi đã nhận được những cơ hội làm việc tại quê nhà rất tuyệt vời”.
Thứ ba, nhấn mạnh các cam kết việc hoàn thành nghĩa vụ của bạn ở công ty. Điều này thể hiện trách nhiệm, lương tâm nghề nghiệp của bạn với sự phát triển của doanh nghiệp.
Đây là phần không thể trong mail thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh. Điều này thể hiện bạn đã hoàn thành đầy đủ trách nhiệm, nghiêm túc với công việc. Hãy liệt kê các đầu việc, dự án đang làm và cần hoàn thành, các contacts cần bàn giao lại.
Cuối cùng, hãy nêu việc bạn rất sẵn lòng hỗ trợ công ty trong quá trình chuyển giao công việc. Bạn không phải nói quá chi tiết hay hứa những điều không thể thực hiện. Hãy đảm bảo việc bạn sẽ bàn giao lại công việc và làm việc tới ngày làm việc cuối cùng. Nếu bạn đang kinh doanh, hãy chuyển khách hàng này cho đồng nghiệp. Nếu đang làm việc trong ngành marketing, bạn nên bàn giao lại dự án hoặc cố thực hiện tới khi hết nhiệm vụ.
2.2.4. Phần cuối
Phần này, bạn có thể kết thúc email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh đi kèm lời cảm ơn chân thành nhất, lời chúc tốt đẹp nhất dành cho công ty. Chẳng hạn: “I would like to thank the company for every opportunity and experiences. I wish [tên đầy đủ của công ty] continued success in the future”. Điều này có nghĩa “Tôi xin gửi lời cảm ơn công ty vì những kinh nghiệm và cơ hội có được. Xin kính chúc công ty,... ngày càng phát triển vững mạnh hơn trong tương lai.
Dòng cuối email thông báo nghỉ việc, bạn hãy để chữ ký của bạn như mọi email thông thường:
Sincerely yours,
Trân trọng!
[Chữ ký của bạn]
3. Lời khuyên cho bạn trước khi email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh
3.1. Đưa ra lý do trung thực tại sao bạn nghỉ việc
Điều quan trọng nhất khi thông báo nghỉ việc, bạn nên trung thực về lý do xin nghỉ. Có thể bạn thấy công việc hiện tại không còn phù hợp, mâu thuẫn với đồng nghiệp hay bạn tìm được công việc phù hợp hơn thì hãy nên thành thật. Các nhà quản lý sẽ đủ thông minh để nhìn nhận thấy những điều thiếu trung thực nào trong lá đơn của bạn.
3.2. Nên dành thời gian đào tạo giúp người mới nắm vững công việc
Việc bố trí thời gian đào tạo nhân sự mới trước khi nghỉ là điều được các doanh nghiệp đánh giá cao. Điều này trùng khớp với những thứ bạn đã cam kết trong email thông báo nghỉ việc, quản lý cũng sẽ đánh giá cao sự trung thực của bạn hơn nữa. Một khi tạo được ấn tượng tốt với quản lý cũ, nếu bạn xin một công việc với và sếp mới muốn kiểm chứng thông tin bạn cung cấp, có thể sếp cũ sẽ sẵn sàng giúp bạn đó!
Cách đơn giản giúp bạn rút ngắn thời gian hướng dẫn và đào tạo người mới thay thế công việc của mình là liệt kê danh sách các công việc bạn đang đảm nhận. Hãy ghi rõ cách bạn làm việc như thế nào, xử lý sự cố ra sao,... Chắc chắn không chỉ đồng nghiệp mới mà các đồng nghiệp cũ cũng sẽ cảm kích và khâm phục tinh thần làm việc cũng như cống hiến của bạn.
3.3. Giúp quản lý tìm người thay thế
Việc đề xuất hay hỗ trợ tìm kiếm nhân sự thay thế mình trước khi nghỉ việc là điều không phải nhân sự nào cũng sẵn sàng làm. Tuy nhiên nếu bạn là một người trách nhiệm, bạn nên giúp quản lý tìm kiếm người thay thế. Sếp cũ chắc chắn sẽ đánh giá rất cao và vô cùng biết ơn bạn nếu như vậy.
3.4. Gửi lời chào và lời chúc tốt đẹp đến mọi người
Bạn nên gửi lời chúc không chỉ tới sếp, người quản lý. Hãy nói lời cảm ơn và thể hiện thái độ lịch sự của mình với các đồng nghiệp, nhất là những người đã từng hỗ trợ, giúp đỡ bạn trong quá trình làm việc tại tổ chức.
Hy vọng thông tin cơ bản về email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh đã giúp bạn có thêm thông tin về hình thức email trước khi nghỉ việc. Thông thường, bạn nên xin trước với quản lý và lãnh đạo của mình từ 1-2 tháng trước khi nghỉ việc để công ty có sự chuẩn bị về nhân sự mới một cách tốt nhất!