Nguyên lý Pareto trong quản lý thời gian

Dành một chút thời gian để quan sát những hiện tượng, sự kiện diễn ra xung quanh mình, bạn sẽ “vô tình” nhận ra vốn dĩ không hề có công bằng hay nói cách khác là tỉ lệ 1:1 trong cuộc sống dường như không tồn tại. Nguyên lý Pareto xuất hiện với mục đích khẳng định chắc chắn hơn về sự thật không mấy vui vẻ này. Tuy vậy, nếu Pareto đã chứng minh nguyên nhân – hệ quả tỉ lệ với 80/20 được áp dụng hầu hết cho những điều quanh ta, vậy tại sao chúng ta lại không tận dụng quy tắc này cho quy trình quản trị năng suất của cá nhân và doanh nghiệp? 

Nguyên lý Pareto: Một công thức trùng hợp hay nguyên lý thực sự của vạn vật?

Vào thế kỉ 19, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý, trong khi đang nghiên cứu về sự phân bố tài sản và thu nhập tại nước Ý, đã phát hiện ra: phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội: 80% của cải và thu nhập do 20% dân số kiểm soát.

Tương tự, trong vườn của ông, sau nhiều năm trồng đậu Hà Lan, 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được cho ra từ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng.

Nguyên lý Pareto hay còn được biết đến với tên gọi quy luật 80/20 được giải thích như một quy luật về thiểu số quan trọng và sự phân bố không đồng đều của các sự vật, hiện tượng trong cuộc sống. Nói một cách khác, trong hầu hết hiện tượng, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân gây ra. Một vài ví dụ để chúng ta có thể hình dung:

• 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
• 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng 
• 20% khiếm khuyết tạo ra 80% sự cố 

Quy luật 80/20 không chỉ được áp dụng phổ biến trong kinh doanh, chúng ta có dễ dàng nhìn thấy “sự trùng hợp” đến từ các khía cạnh khác của cuộc sống. Một báo cáo của Chương trình phát triển Liên hợp quốc năm 1992 cho thấy sự phân bố thu nhập trên toàn cầu rất không đồng đều trong đó 20% dân số chiếm 82.7% thu nhập cả thế giới.

Quy luật 80/20 trong quá trình quản trị doanh nghiệp

Chắc chắn rằng với sự phổ biến trong tính đúng đắn của quy luật này, nguyên lý Pareto được áp dụng vào rất nhiều quy trình trong các doanh nghiệp. 

Quan điểm cần chú tâm ở đây chính là thay vì dàn trải những nỗ lực vào toàn bộ, chúng ta có thể tập trung sức lực vào 20% để có thể tạo nên sự khác biệt.

Nguyên lý Pareto có thể được áp dụng trong một loạt các lĩnh vực như sản xuất, quản lý và quản trị nhân lực. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp sử dụng một loạt các phần mềm huấn luyện và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). 

Doanh nghiệp đó phụ thuộc vào khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng của cố vấn, vì phí được chi trả sẽ phụ thuộc vào sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, từ Nguyên lý Pareto, với 100 khách hàng, 80% doanh thu sẽ đến từ 20 khách hàng hàng đầu. 20 khách hàng này có số lượng tài sản cao nhất và chi trả khoản phí cao nhất.

Tạo động lực và duy trì hiệu quả cho bản thân 

Với hầu hết chúng ta mỗi ngày đều bắt đầu với một danh sách những công-việc-cần-phải-làm, nhưng có bao giờ chúng ta tự hỏi, bao nhiêu phần trăm trong số những việc ta đã, đang, sẽ làm mang lại hiệu quả (cho cộng đồng, cho bản thân)? 

Như vậy, với nguyên lý Pareto, chúng ta có thể áp dụng quy luật 80/20 vào quy trình tạo động lực cũng như duy trì hiệu quả cho bản thân. Đầu tiên, trước khi bắt đầu một ngày dài với danh sách công việc dài không kém, bạn hãy thử tìm ra 20% thời gian trong ngày mà mình làm việc hiệu quả nhất, đem lại 80% thành quả. Bên cạnh đó, giống như các lời khuyên trong việc lên kế hoạch và sắp xếp thời gian, hãy đặt 20% công việc quan trọng nhất lên đầu tiên (20% công việc có khả năng tạo ra 80% hiệu quả cho bạn). Nói một cách khác, với nguyên lý Pareto, bạn cần đặt chú tâm vào vấn đề sự phân bố không đồng đều trong một sự việc, hiện tượng trong đời sống. Sự dàn trải trong vấn đề thời gian có vẻ như sẽ không mang lại 100% hiệu quả công việc của bạn.

Nguyên lý Pareto cũng đưa ra một vài lời khuyên cụ thể trong cách làm việc: 

• Thay vì dành một giờ để soạn thảo một bài viết cho blog mà bạn không chắc chắn là cần thiết, hãy dành 10 phút để nghĩ ra ý tưởng. Sau đó dành 50 phút để viết về cái tốt nhất. 
• Thay vì vật lộn suốt ba tiếng với một thiết kế, hãy tạo 6 bố cục (mỗi bố cục 30 phút) và chọn cái mà bạn thích nhất. 

Nguyên lý Pareto có thể được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp dựa trên dịch vụ khách hàng. Nguyên lý này cũng có thể được áp dụng ở cấp độ cá nhân. Quản lý thời gian là cách sử dụng phổ biến nhất cho Nguyên lý Pareto, vì hầu hết mọi người có xu hướng trải đều thời gian của họ thay vì tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Hiểu được nguyên lý Pareto và cách áp dụng quy luật 80/20 vào các khía cạnh khác nhau của đời sống công việc và cá nhân, bạn hoàn toàn có khả năng kiểm soát năng lượng cũng như hiệu suất bản thân tạo ra. 

Với nguyên lý Pareto, 80% cây cầu được hoàn thành vào 20% thời gian đầu tiên, tuy nhiên, chúng ta vẫn cần 20% còn lại để hoàn thiện hoàn toàn. Chính vì vậy, bạn nên nhớ rằng, bởi vì đây là nguyên lý 20% nguyên nhân tạo ra 80% hiệu quả, nhưng bạn cũng cần 20% hiệu quả còn lại để đạt mức tối đa. Khi bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần tất cả 100%. Khi bạn đang cố gắng tối ưu hóa lợi ích của mình, việc tập trung vào 20% quan trọng là tiết kiệm thời gian. Xem xét những hoạt động nào tạo ra nhiều kết quả nhất và dành cho chúng sự quan tâm thích đáng.

Nguyên lý Pareto là một quan sát, không phải là quy luật tự nhiên. 

JobHopin Team