Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi đòi hỏi các nhà quản lý cần trang bị những kỹ năng cần thiết để thích nghi hiệu quả. Vậy, đâu là những kỹ năng nhà quản trị hiện đại cần có?

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Trong các công ty hay doanh nghiệp, nhà quản trị đóng vai trò quan trọng để thúc đẩy sự hợp tác giữa nhân viên với nhau và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức. Nhà quản trị thường thực hiện các công việc quản lý, vận hành quy trình kinh doanh bằng các kiến thức và kỹ năng của mình. Bài viết này sẽ phần nào giúp bạn đưa ra câu trả lời cho câu hỏi các kỹ năng nhà quản trị cần trang bị trong thời đại phát triển hiện nay là gì?

Kỹ năng chia sẻ thông tin

Phương thức quản lý truyền thống thường thiếu sự kết nối giữa nhà lãnh đạo và nhân viên. Trong hoàn cảnh đó, nhân viên thường chỉ nhận được những thông tin cơ bản hoặc nửa vời về doanh nghiệp. Đây không phải là phương pháp hay để phát triển doanh nghiệp, thậm chí còn là rào cản kìm hãm sự phát triển. Vì vậy, một trong những kỹ năng nhà quản trị cần có là cách chia sẻ thông tin. Một số thông tin mà nhà quản trị có thể chia sẻ với toàn bộ nhân viên:

  • Chính sách nhân sự

  • Chính sách lương và đãi ngộ, khen thưởng

  • Sự kiện trong doanh nghiệp

  • Chính sách đánh giá công việc

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Nhà quản trị cần xác định những thông tin có thể chia sẻ với nhân viên (Nguồn: headtopics)

Trong thời đại công nghệ phát triển, chắc chắn sẽ không ai làm việc hoặc cộng tác với công ty của bạn nếu có sự mập mờ về thông tin. Nhà quản trị cần biết cách chia sẻ thông tin để mang lại lợi ích cho công việc kinh doanh. Bạn cần biết đâu là những thông tin được phổ biến và cần phải giữ bí mật.

Chia sẻ thông tin đúng cách sẽ giúp nhà quản trị gắn kết các phòng ban một cách có hệ thống và tổ chức. Bên cạnh đó, cách này sẽ giúp nhân viên nhận thức được quyền lợi của mình, hiểu rõ tình hình kinh doanh và tạo cơ hội đưa ra ý kiến, góp phần vào sự phát triển công ty. Chia sẻ mục tiêu lâu dài cũng như tình hình phát triển của công ty cũng là một cách hay để nhà quản trị thu hút nhân sự giỏi gắn bó với công ty. Vì họ có thể nhận thấy được tiềm năng và cơ hội thăng tiến của bản thân từ lộ trình phát triển của công ty.

Một trong những công việc quan trọng của nhà quản trị là cần chia sẻ thông tin một cách công bằng. Điều này sẽ giúp bạn tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh, tránh sự mất đoàn kết giữa các bộ phận, phòng ban và nhân viên với nhau.

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Chia sẻ thông tin giúp nhà quản trị tạo sự gắn kết giữa các phòng ban (Nguồn: thebalancecareers)

Kỹ năng thích ứng

Khả năng thích ứng là kỹ năng giúp bạn hòa nhập, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi. Những người có khả năng thích ứng tốt thường được mô tả là người linh hoạt, dễ dàng xử lý công việc trong nhiều môi trường khác nhau.

Môi trường kinh doanh luôn biến động và phương thức kinh doanh có thể hiệu quả trong hôm nay nhưng ngày mai thì không. Một nhà quản trị cần phải nhận thức được điều đó và biết chấp nhận sự thay đổi, nhanh chóng thích nghi. Nhà quản trị cần cập nhật những kỹ năng, công nghệ và phương pháp mới để thúc đẩy sự phát triển trong công việc của mình cũng như hoạt động của nhân viên.

Nhà quản trị cần phải đưa ra kế hoạch, mục tiêu để các nhân viên cùng hướng đến việc đem lại thành công cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi thị trường biến động thì nhà quản trị cần linh hoạt thay đổi để thích nghi và đề ra phương pháp giải quyết. Không ngại sự thay đổi và thích nghi với mọi sự biến động chính là kỹ năng nhà quản trị cần trang bị cho mình.

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Nhà quản trị cần thích ứng với mọi sự thay đổi của môi trường kinh doanh (Nguồn: Twitter)

Kỹ năng phản hồi công việc

Bất cứ nhà quản trị nào cũng cần đưa ra những phản hồi về nhân viên, bao gồm cả tích cực và tiêu cực. Phản hồi thiếu khéo léo có thể khiến nhân viên của bạn khó chịu và gây phản tác dụng. Chính vì vậy, bạn cần phải rèn luyện kỹ năng này khi muốn trở thành một người quản trị thành công. Phản hồi về công việc của nhân viên đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với việc quản lý nhân sự ở các công ty, doanh nghiệp.

Việc này luôn cần thiết và bạn có thể thực hiện ở bất cứ đâu như trong giao tiếp hàng ngày, các cuộc họp nội bộ, buổi chia sẻ hoặc thảo luận… Nhà quản trị nên sớm đưa ra các phản hồi khi nắm được tình hình công việc và tiến độ thực hiện của nhân viên. Điều này giúp nhà quản trị và nhân viên thống nhất về mục tiêu công việc và phát hiện sớm những sai sót, kịp thời giải quyết.

Để hướng tới hiệu quả công việc, nhà quản trị có thể mạnh dạn đề ra các chính sách phản hồi mang tính hai chiều. Nhân viên có thể đưa ra những phản hồi về lãnh đạo để tạo mối liên kết và cải thiện quy trình làm việc. Điều này có thể giúp cho nhân viên và lãnh đạo hiểu nhau hơn, từ đó công việc được vận hành hiệu quả. Đây cũng là xu hướng phản hồi công việc khá phổ biến trong thời kỳ quản trị nhân sự hiện đại.

Các kỹ năng nhà quản trị cần ưu tiên rèn luyện thường nghiêng về những kỹ năng mềm. Nhưng bạn cũng cần chủ động cập nhật các kiến thức về chuyên môn bởi một nhà quản lý giỏi chuyên môn chắc chắn sẽ khiến nhân viên tâm phục khẩu phục. Chúc bạn thành công!

Thường Lạc (Tổng hợp)

Tags

Quản trị

Nhà quản trị tương lai

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào


Chúng ta đang hoạt động trong một môi trường kinh doanh mà ở đó cấu trúc thứ bậc này càng giảm đi. Tất cả các thành viên trong tổ chức ngày nay muốn kiến thức chuyên môn của họ được hảnh hưởng tới những quyết định. Họ muốn được đối xử như “những cộng sự” hơn là những người làm công, với những thông tin và ý kiến trao đổi hai chiều. Do đó, phân quyền đã và đang trở thành xu hướng tạo nền tảng cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp.

Thêm vào đó, họ luôn kỳ vọng về bản thân mình có thể lãnh đạo được một số mặt, chính thức hoặc không chính thức nào đó. Chính vì vậy, rất nhiều nhà lãnh đạo bị cấp dưới phàn nàn rằng ông đã quá ngang ngạnh hay bảo thủ. Và, những nhà lãnh đạo cần hiểu được rằng họ cần phải làm tốt hơn nữa việc trao quyền cho người khác để họ ra quyết định và bớt tập trung vào việc cho rằng “chỉ có mình là đúng”.

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Vậy cụ thể phân quyền là gì, có lợi ích gì và phân quyền như thế nào? Hãy cùng SaleKit tìm hiểu ngay sau đây.

Phân quyền cho nhân viên là gì? Tại sao phải phân quyền?

Hiểu một cách đơn giản thì phân quyền là việc chúng ta phân chia một phần quyền lực quyết định cho nhân viên cấp dưới, như vậy nhân viên sẽ có toàn quyết quyết định những trường hợp nằm trong quyền hạn của mình. Ví dụ bạn phân quyền cho nhân viên kho là quản lý các hoạt động kiểm và xuất – nhập kho, nhân viên đó sẽ được phép truy cập vào dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho, thực hiện các hoạt động nhập, xuất hàng khi cần thiết rồi báo cáo lại.

Cần phân biệt giữa phân quyền với ủy quyền, khi thực hiện ủy quyền thì nhân viên chỉ được trao quyền hạn quyết định trong một số trường hợp cụ thể do bạn chỉ định mà thôi.

Vậy tại sao bạn phải chia nhỏ quyền lực của mình ra cho nhân viên? Tại sao không tập trung quyền hành trong tay để giữ vị trí độc tôn, tối cao? Đơn giản vì càng nắm nhiều quyền thì lượng công việc bạn cần xử lý càng nhiều, trách nhiệm càng lớn và chắc chắn một mình bạn không thể hoàn thành tốt tất cả. Phân quyền sẽ giúp bạn giảm áp lực cho mình và chỉ cần tập trung vào các công việc chính, mang tính chất quyết định.

Ngoài ra phân quyền còn giúp bạn khai thác được các năng lực của nhân viên, tận dụng khả năng sáng tạo cả họ để tăng hiệu quả công việc. Phân quyền cũng là cách để giới hạn sự can thiệp của nhân viên vào các công đoạn khác, ví dụ nhân viên kho sẽ không được phép bán hàng, nhân viên bán hàng thì không được phép kiểm kê sổ sách. Tại một số nơi họ còn dùng phân quyền để thử thách nhân viên trong thời hạn đánh giá.

Lợi ích của việc phân quyền

Việc phân quyền ngày nay không còn nhằm chỉ là phân công công việc. Phân quyền ngày nay còn có nhiều mục đích. Những mục đích của việc ủy quyền là:

- Phân rõ chức năng nhiệm vụ

- Xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng đầu công việc quan trọng

- Thử thách nhân viên trong trường hợp đào tạo và đánh giá nhân sự

Những phương thức phân quyền

Thông thường trong các mô hình tổ chức xuất hiện ba cấp độ nhân sự, cấp độ lãnh đạo cao cấp, cấp độ lãnh đạo cấp trung (mà tôi gọi là những nhà quản lý có xu hướng lãnh đạo) và cấp nhân viên, thực chất là nhóm ong thợ, họ là những người miệt mài thực thị công việc, họ có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao và dưới sự quản lý trực tiếp của nhóm quản lý có xu hướng lãnh đạo.

Từ 3 cấp độ cơ bản này, các tổ chức sẽ vận hành để thực hiện mục tiêu với cái đích là hiệu quả và tất cả mọi người đều phát triển. Tuy không phải là tất cả mọi tổ chức lại có cách vận hành giống nhau và cũng từ cách vận hành khác nhau dẫn tới những kết quả mang lại khác nhau. Và, chìa khóa của kết quả đó sinh ra từ phương thức phân quyền.

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

Mô hình phân quyền tập trung

Nếu chia tổ chức thành 3 phân cấp theo thứ tự giảm dần về quyền lực gồm Lãnh đạo – Quản lý – Nhân viên thì quyền hành chủ yếu được Lãnh đạo phân cho cấp Quản lý, còn nhân viên cấp cuối không có bất cứ quyền gì. Cấp Quản lý là người thân tín, được Lãnh đạo trao cho rất nhiều quyền hành và chế độ phúc lợi nhằm xây dựng lòng trung thành của họ, nhờ vậy những người Quản lý sẽ dốc hết sức cống hiến. Còn cấp Nhân viên hầu như không được tiếp xúc với Lãnh đạo, không được nghe thông tin hai chiều, hưởng ít bổng lộc, gần như trở thành công cụ cho cấp Quản lý thực hiện công việc mà cấp Lãnh đạo giao xuống.

Đó là lý do vì sao tại nhiều công ty hay cửa hàng nhân viên quản lý cấp trung gian luôn được hưởng nhiều đãi ngộ hơn, trong khi nhân viên bán hàng, phục vụ lại chỉ nhận được lương cơ bản.

Mô hình phân quyền đơn lẻ

Nếu kiểu phần quyền trên Lãnh đạo chỉ tập trung giao quyền quyết định cho cấp Quản lý thì tại mô hình này người Lãnh đạo lại có xu hướng trực tiếp phân quyền cho Nhân viên cấp cuối. Họ sẽ chọn trong số các nhân viên một người có năng lực phù hợp và gọi đến để giao quyền trực tiếp. Như vậy công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả tốt hơn, nhưng lại khiến tổ chức lỏng lẻo, cấp Quản lý cảm thấy mình bị “vượt mặt”.

Mô hình phân quyền toàn diện

Khác với 2 mô hình phân quyền đầu tiên, chỉ tập trung vào cấp quản lý có xu hướng lãnh đạo mà bỏ qua nhóm hân viên như ở mô hình thứ nhất hay ở mô hình lãnh đạp hạn chế khi thực hiện mô hình quản lý tắt, thiếu hệ thống, khi bỏ qua tầng lớp lãnh đạo trung gian mà thay vào đó là thực hiện trao quyền “nhảy cầu” cho nhóm thấp nhất.

Với mô hình này thì ai trong tổ chức cũng được phân quyền theo thứ tự từ cao xuống thấp, nghĩa là không có chuyện bị “vượt mặt” hay chỉ dừng lại ở cấp trên nữa. Lãnh đạo vẫn có thể điều nhân viên cấp cuối lên làm việc nhưng phải qua sự điều phối của Quản lý trực tiếp. Mặc dù có vẻ tốn thời gian và quá nguyên tắc nhưng với mô hình này tổ chức sẽ chặt chẽ hơn rất nhiều, mọi người đều có cơ hội để thăng tiến.

Một số bí quyết giúp phân quyền hiệu quả

- Phân quyền từ trong kế hoạch: Để việc phân quyền có hiệu quả, nhà lãnh đạo cần vẽ nên một bức tranh toàn cảnh về công ty đang hướng tới, vai trò của mỗi thành viên và những mục tiêu cần phải đạt được, cũng như họ phải có khả năng tuyên truyền thúc đẩy người khác làm việc bằng tất cả sự xuất sắc của mình nhằm đạt được những điều đó.

- Tạo dựng môi trường tin tưởng: Nhà lãnh đạo hiệu quả chỉ có thể tạo điều kiện cho việc trao quyền bằng cách khuyến khích và ủng hộ một môi trường ra quyết định mà ở đó mọi người cảm thấy thoải mái và bằng cách trao cho nhân viên những công cụ và kiến thức cần thiết để họ có thể tiến hành hoạt động dựa trên những quyết định đó. Những nhà lãnh đạo nên thường xuyên phát động những cuộc thảo luận về những nhu cầu, cơ hội, nhiệm vụ, hay những khó khăn mà họ có thể gặp phải, đặc biệt phải chỉ ra được điều gì là có hiệu quả và điều gì không cần thiết để duy trì và phát triển một môi trường làm việc an toàn. Hãy khuyến khích mọi người có những ước mơ riêng, có hoài bão lớn và hãy ủng hộ họ.

Nhà quản trị ngày nay phải như thế nào

– Định kỳ đánh giá công việc đã phân quyền: Cách một đoạn thời gian nhất định bạn cần đánh giá lại hiệu quả công việc mà nhân viên đã làm, xem họ có tận dụng hết quyền hành được trao hay không.

- Cần phải giám sát: Khi bạn phát triển các năng lực của nhân viên bằng cách trao đổi quyền quyết định cho những người gắn với các khách hàng hoặc các hoạt động công việc nhất thì điều quan trọng là phải biết chấp nhận những sai sót của nhân viên và phải giúp đỡ họ khắc phục chúng một cách nhanh chóng. Bạn có thể cho phép trao cho nhân viên quyền ra quyết định miễn là phải có những sự giám sát hạn chế rủi ro ở mức độ nhất định nào đó.

– Phân quyền không có nghĩa là rũ bỏ trách nhiệm: Cần xác định ngay từ đầu việc bạn phân quyền là để tận dụng nguồn lực và quản lý tổ chức, chứ không phải để chối bỏ trách nhiệm. Dù kết quả công việc của nhân viên có ra sao thì bạn vẫn phải chịu liên đới.

– Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng phân quyền nhân viên: Những phần mềm này sẽ giới hạn thao tác của nhân viên, ngăn cho họ không “lấn quyền” hoặc thực hiện các hành vi gian dối, giúp bạn dễ dàng quản lý nhân viên hơn.